有关档案管理的知识讲座

《有关档案管理的知识讲座》由会员分享，可在线阅读，更多相关《有关档案管理的知识讲座（45页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、档案知识讲座 一 档案的定义及其基本含义 档案是机关 组织和个人在社会活动中直接形成的 保存备查的文字 图表 声像及其他各种方式和载体的历史记录 1 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的 2 档案是保存备查的历史文件 1 办理完毕的文件才能作为档案 2 对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件 才有必要作为档案保存 3 按照一定的规律保存起来的文件 才能最后成为档案 3 档案信息的记录方式和载体是多种多样的 4 档案是原始的历史记录 这是档案的主要特点和性质属性 二 档案的作用 档案在社会中的作用是多方面的 对档案作用的认识是多角度的 从档案的作用性质看 可归纳为

2、以下两个方面的作用 1 凭证作用从档案形成的过程及其结果来看 它是从当时当事直接使用的文件转化而来的 并非在现今使用之际临时编造的 它客观地记录了以往的历史情况 是令人信服的历史证据 2 参考借鉴作用档案以知识原载体的形式 凝结了生产实践 改革社会 创造科学文化等各种实践活动的状况 创造成果和经验教训 可为人们今后处理社会与自然界的关系 处理社会内部人与人的关系 与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴 档案对于人们查考既往情况 研究有关事物的发展规律 具有方泛的参考作用 三 档案的种类 按档案产生的领域分 文书档案 科技档案及各种专门档案按档案的制成材料分 纸质档案 非纸质档案按信息表达

3、方式分 文字档案 音像档案按记录方式分 普通档案 电子档案按立档案单位性质分 党政机关档案 企业档案 军队档案 农村档案按时期分 建国前档案 建国后档案目前 被人们普遍认可的现实种类有文书档案 科技档案 专业档案 会计档案 人事档案 诉讼档案 声像档案 实物档案 电子档案 四 电子文件与电子档案 电子文件 在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理并中在通信网络上传送的文件 电子档案 是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件电子档案的特性及问题 1 信息的非人工识读性 设备依赖性 2 信息存储的高密度性 3 电子文件与载体相分离性 易更

4、改性 电子文件非实体归档的可能性 4 多种信息媒体的集成性 5 系统依赖性 软件 操作系统 硬件环境 五 档案工作的内容 档案工作就是用科学的原则和方法管理档案 为党和国家各项工作服务 档案具体业务工作内容 收集 整理 鉴定 检索 保管 统计 编研和提供利用八个环节 前六个环节称为基础工作 后两个环节称为编研利用工作 1 档案的收集工作 档案收集是指接收与征集档案及有关文献的活动 具体而言 即将分散形成或保存在各机关 单位或个人手中的档案 按照国家的有关规定 通过例行的接收制度和专门的征集办法 有计划地分别集中到各有关档案馆 室 的活动 档案收集的途径 1 对本单位的收集工作 a 本企业内部形

5、成的文件材料 b 本企业所属单位和派出机构 包括境外机构 应报企业的文件材料 c 本企业引进项目 外购设备等带来的文件材料 d 本企业投资的全资 控股 参股企业应向企业提交的文件材料e 本企业执行 办理的外业文件材料 2 对外单位的收集工作 a 接收或代管与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料 b 收集专项工作及科技项目合作 协作单位形成的相关档案材料 c 接收工作项目设计 施工等单位和设备厂商移交的相关档案材料 d 接收产权转让单位移交的材料 e 征集新闻媒体报道 反映本单位活动的在关资料 3 对个人的收集工作 a 对项目及技术主要负责人手中存有资料的收集b 对调动 离职 退休人

6、员保存资料的收集 1 1什么是归档 归档制度的主要内容是什么 各单位在工作活动中不断产生的文件材料 处理完毕以后 经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存 称为 归档 归档制度的基本内容 一般包括归档范围 归档时间 归档要求和归档手续四个方面 1 2归档范围 归档范围 就是哪些文件材料应该归档 哪些文件材料不必归档 根据国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会印发的 国有企业文件材料归档办法 归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录 归档的具体范围参见清办 2005 14号文 关于转发 国有企业文件材料归档办法 的通知 中有关规定 1 2

7、1归档过程中应注意的几个问题 1 上级机关下发的文件材料哪此应该归档 a 上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要文件材料 b 上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件 以及普发的的非本单位职能活动范围但需要执行的规定性文件 c 上级机关领导视察 检查本单位工作时的重要指示 讲话和有特殊保存价值的录音 录像等材料 d 本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本e 涉及本机关的表彰 批评及人员奖惩 职务会免等上级来文 2 同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归档 a 同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关主要职能活动但需要执行的法规性文件 b 有关机关对本地区 本机关工作

8、检查形成的重要文件 c 同级机关和非隶属上级机关与本机关联系 协商工作的重要往来文件 3 下级单位报送的文件材料哪些应归档 a 下级单位报送的年度以上的工作计划 总结 统计报表 财务预算 决算和重要报告 典型材料等文件 b 直属单位报送的重要的科技文件材料 c 下级机关报送的各项规章制度d 其它有重要查考利用价值的文件材料 4 文件草稿 传真稿 公务电话记录 电子邮件是否应归档 草稿是文件的原始稿件 供修改 讨论与审核使用 文件草稿经过审核修改签发以后 就成为定稿 文件的定稿应与正式印发稿 正稿 一同归档 装订成为一件 排列时正稿在前 定稿在后 经领导签字的传真稿 复印后归档 机关领导公务活动

9、形成的重要信件 电报 电子邮件及重要事项的电话记录也应归档 5 不应归档的文件 a 重份文件 b 一般事务性的无查考 保存价值的文件 c 未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿 但重要文件的历次稿均应归档 d 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 e 本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件 f 本机关领导兼任其他机关职务形成的文件 g 一般往来信函 1 3归档要求 1 归档的文件材料应为原件 因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料 2 非纸质文件材料应与其文说明一并归档 外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档 无译文的要译出标题后归档 3 具有永久 长期保存价值的电子文件

10、必须形成一份纸质文件归档 4 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求 5 归档的文件材料一般一式一份 本单位制发的文件应归档两份正稿 一份定稿 重要的 利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数 6 两个以上单位合作完成的项目 主办单位保存全套文件资料 协办单位保存与承担任务相关的正本文件 1 4归档时间 1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档 2 基建项目文件材料在竣工后或财务决算后三个月内归档 周期长的可分阶段 单项归档 3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记 安装调试后归档 4 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档 5 会计文

11、件在会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 6 电子文件逻辑归档实时进行 物理归档应与纸质文件归档时间一致 7 磁带 照片及底片 胶片 实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档 1 5归档手续 各部门的专 兼 职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全 完整与准确情况 整理完毕后编制移交目录清册 由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交 档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量 交接双方应认真核对移交清册 移交清册应注明移交份数 是否为原件 资料完整 准确程度 并履行签字手续 移交清册各留一份以备查考 2 档案的整理工作 2 1何为档案整理工作档案整理工作的原则和要求是

12、什么 档案整理 就是按照一定的原则和方法 将处于零乱的和需要进一步条理化的档案文件材料 进行基本地分类 组合 排列和编目 组成有机体系的过程 档案整理的原则和要求 1 按照档案形成规律和特点 保持档案文件材料之间的历史联系 a 保持文件在来源方面的联系 b 保持文件材料内容上的联系 c 保持文件在时间上的联系 d 文件材料形式上的联系 2 充分利用原基础 3 便于保管和利用 档案整理流程图 待整文件 分类 确定保管期限 输入系统 装订 编页号 编目 文件组合 装盒 排架 编制卷内目录 加盖档章 填写内容 填写盒脊 编件号 档号 打印备考表 2 1档案整理工作中的有关问题 2 1 1档案的分类

13、1 档案常用分类有按时间分类 按组织机构分类 按问题分类等方法 公司采用的是保管期限 年度 问题的复分法 2 分类表公司档案现采用的是 水电厂企业档案分类表 共分0 9类 其中0 5类属于文书档案类 6 9类属于科技档案类 0党群工作6水库调度运行1行政管理7科学技术研究2经营管理8基本建设3生产技术管理9设备仪器4财务审计5人事劳资 分类表示例 水电厂企业档案分类表 采用的是一种层累制编号法这种分类方法采用用数字位数来表示类目的级位 一位数字代表一级类 两位代表二级类 依此类推 例 1行政管理11行政管理综合12行政事务120行政工作计划 总结 通知 规定 办法等一般而言 组织全宗内档案的分

14、类以一至二级为宜 档案数量较少但需分类时 一般只分一个级次 档案数量较多时 可分两级或三级 2 1 2页号的编制 文书档案的页号应编在文件正面的右上角位置 反面的左上角位置编页号 凡是印有文件内容的页都要编一个页号 空白页不编号 一张衬垫纸上贴有多张小型纸质材料的 这张衬纸上的每张小型纸质材料均应编页号 卷内文件页号编完后发现有重号和漏号 页数较少的应重新编页号 页数多时 有重号 如第18页重号 则将18号分为18甲 18乙 在备考表内注明第18页有甲乙两页 发现漏页 如第10页后编成了12页 可将第10页改成10 11 并在备考表内注明10 11合并成一页 右侧装订的文件 应在正面的左上角

15、反面的右上角编页号 上侧装订的 编在文件下侧的中间位置 2 1 3文件的录入 档案的著录 是指编制档案目录时 对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 著录的项目主要有 题名 文号 作者 主题词 形成时间 密级 页数 备注 附件项 保管期限 分类号 档号等 题名项的录入 题名分为正题名 并列题名 副题名及说明题名文字 1 正题名的著录 正题名照原文著录 题名中的各种符号亦不应遗漏 单份文件无题名的依据其内容拟写题名 并加 号 单份文件的题名不能揭示内容时 原题名照录 并根据其内容另拟题名附后 加 号 2 并列题名 并列题名是以第二种语言文字 如外文 书写的与正题名对照并列的题名 必要时

16、并列题名与正题名一并著录 并列题名前加 号 3 副题名与说明题名文字 副题名是解释或从属于正题名的另一题名 必要时副题名照原文著录 其前加 号 说明题名文字是指在题名前后对档案内容 范围 用途等的说明文字 必要时对照原文著录 其前加 号 责任者的录入 文件的责任者 即文件的内容进行创造并负责任的团体或个人 填写应注意以下几个问题 1 应填写正式署名者和主要责任者 即以谁的名义行文谁就是责任者 有关单位行文印发的领导讲话 填写行文印发的单位 未正式行文印发的领导讲话 填写 讲话者 本人 2 单位责任者应填写单位全称 若全称太长则应填写不会误解的通用简称 3 责任者较多时 可只填写主要责任者 其余用 等 字代替 4 文件示署责任者或责任者有误时 应考证后填与 并加 证据不足时 在其后加 如 清江公司 文件日期 备注及附件的填写 文件日期即文件的形成日期 也就是落款日期 文件没有日期的要考证清楚后填入此项 一般公文填发文时间 会议决定或法规文件 填通过或批准 公布日期 合同 协义等填签署时间 报表 计划 规划等可填编制时间 备注 留待对卷内文件变化时作说明之用 有变化情况就如实填写 无变化情