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1、XX控股集团档案管理制度（试行）第一条 范 围一、为规范集团档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为企业发展服务，结合本集团实际情况，特制定本制度。二、本制度规定了XX控股集团档案管理工作的范围、内容和方法，适用于集团各公司档案管理。三、本制度包括XX控股集团档案管理工作职责、XX控股集团档案分类、档号编制规则、XX控股集团文件材料归档及保管期限制度、XX控股集团档案保管与库房管理制度、XX控股集团电子文件归档与管理制度、XX控股集团档案借阅与保密制度、XX控股集团档案统计工作制度、XX控股集团档案工作目标管理考核制度、XX控股集团档案鉴定销毁制度等九项附则。
2、第二条 总 则 一、本制度所称的档案，是指集团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料；档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导；把档案工作列入企业发展规则和年度计划。 三、集团设立档案室，由集团总经理全面统筹决策集团档案工作；集团各部门、各公司设档案分管领导，负责对档案工作的监督、考核，集团档案室进行定期检查。第三条 规范性引用文件 GB/T18894 电子文件归档与管理规范GB/T11821 照片档案管理规范 GB/T11
3、822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T13 档号编制规则 DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T22 归档文件整理规则 DA/T42-2009 企业档案工作规范 DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国档发【1988】4号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第四条 奖励与处罚 一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人，给予表彰和奖励。 二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归
4、档而造成文件材料缺失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依照企业相关规定进行处罚。第五条 附 则 一、本制度最终解释权归集团档案室，各公司可参照本制度另行制定相关规定。 二、本制度及九项附则自发布之日起实施。XX控股集团档案管理工作职责 1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查，建立健全XX控股集团档案管理制度。 2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实，严格遵守保密纪律、爱岗敬业，刻苦学习，积极参加档案业务培训，提高业务能力和管理水平，努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。3、负责
5、集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。积极主动地收集档案材料，接受档案文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作，编制检索工具和汇编材料。5、检查档案安全保管情况，发现问题要及时上报采取措施。做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作，保证档案的完整与安全，维护档案的准确与系统。6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导，监督、检查各公司档案工作，搞好档案集中和统一管理工作。7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、
6、监督、检查，推进档案业务的顺利开展。8、加强档案队伍建设和业务宣传，提升全员档案意识。XX控股集团档案分类、档号编制规则1、本规则规定了集团档案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。2、本规则适用于集团档案的分类整理、组卷、档号编制和排架管理。3、集团档案设置八个一级类目，即1企业管理类（包括党群、行政、经营、生产）、2产品生产类、3工程建设类、4、基本建设类、5设备仪器类、6会计档案类、7职工管理类、8特种载体类。4、根据档案的特点及档案形成和状态的不同，对职工管理类设三级类目；设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目；其余各类均为一级类目。（见档案编制表）5、分类方法5.1企
7、业管理类按公司代码类目号年度保管期限分；5.2产品生产类按产品名称分；5.3工程建设类、基本建设类按工程项目分；5.4设备仪器类按生产装置分；5.5会计档案类按文件形成分；5.6职工管理类按人物分；5.7特种载体类按形态分；6、公司代号的编制集团及各公司，是独立法人企业，由集团档案室统一以“公司代号”代替公司全宗号。“公司代号”设置如下：集团01、有限02、园林03、高新04、房产05、运输06、混凝土07、采石场08、油料09、车检10、物业11、材检12。7、类目的标识及案卷号、件号的编制。7.1公司档案分类号统一用09阿拉伯数字标识。7.2不同级位的类别直接用“ ”断开。7.3案卷号用阿
8、拉伯数字标识，按排列次序流水编号，不应有空号。7.4件号用阿拉伯数字标识，不装订的案卷，卷内文件必须按件装订编号。8、档号编制方法集团档案号结构分为三种：8.1第一种为：公司代码类目号年度保管期限件号，即每一机构（公司），在同一年内，按不同保管期限的文件排列顺序从“0001”开始标注，适用于企业管理类。01 1 2012 Y 0001保管期限件号年度一级类目号公司代码8.2第二种为：公司代码类目号案卷号，适用于产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体类。案卷号 01 3. 01 16二级类目号（项目号）一级类目号公司代码8.2.1产品生产类、工程建设类、基本建设类、
9、设备仪器类、特种载体类在最小类下跨年度编制流水号。8.2.2会计档案类在最小类下每年度编制流水号；8.3第三种为：类目号案卷号，适用于职工管理类。案卷号或员工工号 7. 01 16二级类目号一级类目号8.3.1职工管理类以工作证号为先后次序编流水号，名人档案设三级类目，按内容先后编流水号。8.4底图按入库先后，编流水号。9、案卷排列的次序9.1企业管理类在一级类目下，以件为单位按不同公司，在同年度内按不同保管期限（即永久、30年、10年），编号顺序排列。9.2产品生产类、工程建设类、基本建设类案卷，在一级类目下按阶段、工作程序排列。9.3设备仪器类、会计档案类、特种载体类案卷，在二级类目下按先
10、后顺序排列。9.4职工管理类按员工工号次序排列，名人类案卷，在三级类目下按先后次序排列。10、目录的编制方法10.1总目录：不分类别，按档案归档次序，以卷为单位大流水号登记，总目录有两本以上时，应进行编号，其号由公司代码拼音字母及阿拉伯数字组成，例：01Z1，以此类推。10.2分类目录：在最小属类下，以卷为单位登记，分类目录在两本以上，应进行编号，编号为公司代码类目号目录本顺序号，例，01-4-1。10.3归档文件目录：每年按不同保管期限文件排列顺序，以件为单位登记，编制目录，即发文与复文一件时，只对复文进行编目，发文作为附件，但页数应算在一起。10.4专题目录：2-5类按项目、课题编制。10
11、.5底图总目录：按照底图归档顺序，以张为单位进行登记。10.6底图分目录：按专业及归档顺序，以张为单位进行登记。附：档案编制表一级类目二级类目三级类目备注类号类名类号类名类号类名1企业管理类2产品生产类3工程建设类4基本建设类5设备仪器类01常规设备02压力容器6会计档案类01报表02账本03凭证04其他7职工管理类01名人档案01活动材料02荣誉证书03奖牌赠品04录音录像05照片02员工档案一级类目二级类目三级类目备注类号类名类号类名类号类名8特种载体类01照片02录音、录像03荣誉04光盘、硬盘05证件06印章07书画08匾XX控股集团文件材料归档及保管期限制度一、归档范围1、反映本企业
12、在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。二、不归档范围1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2
13、、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； 4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； 5、其他不需归档的文件材料。三、归档要求1、凡是需要归档的文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，图纸必须符合国家制图标准
14、，文件材料禁用铅笔、圆珠笔书写，并有利于长久保存。2、归档文件材料必须保持成套性、系统性，能完整、准确地反映集团及各公司各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类清楚、立卷合理、区别不同保管期限，便于保管和利用。4、电子文档应有相应的纸质文件一并归档。5、对归档的图纸修改必须经过有关部门负责人认可。修改内容少时，可直接在图纸上“杠改”、“刮改”，同时应在修改处标注“修改标记；修改内容超过35%时，应另出新图代替，将原图纸作废，新图列入原图纸目录，并标明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。四、归档时间1、企业管理类，在次年5月底前，由各公司、各部门按要求组件、立卷后，向集团档案室归档，并办理移交手续。2、会计档案类由各公司会计部门自行
