Office0办公软件基础知识培训ppt课件

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1、 OFFICE2007入门培训 培训目的 1 随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高 作为公司的员工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展 2 通过此次培训学会使用常用的Office办公软件 Word Excel PowerPoint3 培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果 这就是培训学习的最终目的 OFFICE2007 EXCEL2007 EXCEL OFFICE2007新特性 工作界面 整体布局介绍 功能区布局 功能区有三个部分组成 选项卡功能区顶部有七个选项卡 组每个选项卡都包含一些组 命令命令是指按钮 用于输入信息的

2、框或菜单 开始 选项卡 开始 选项卡包含七个组 剪贴板 字体 对齐方式 数字 样式 单元格 编辑 其中样式组中套用格式和单元格样式都提供了丰富的格式样本 在编辑组中提供了常用函数 排序和筛选 查找和选择等常用功能命令 便于用户使用 插入 选项卡 插入 选项卡包含六个组 表 插图 图表 链接 文本 特殊符号 其中插图组中SmartArt图形是您的信息的视觉表示形式 您可以从多种不同布局中进行选择 从而快速轻松地创建所需形式 以便有效地传达信息或观点 页面布局 选项卡 页面布局 选项卡包含五个组 主题 页面设置 调整为合适大小 工作表选项 排列 页面布局主要用于打印时进行格式的调整 公式 选项卡

3、公式 选项卡包含四个组 函数库 定义的名称 公式审核 计算 函数库 对各种类别的函数进行了一个分类 使用户能够方便快捷的找到所需函数 excel2007较2003版本提供一些新函数 如countifs sumifs等 数据 选项卡 数据 选项卡包含五个组 获取外部数据 连接 排序和筛选 数据工具 分级显示 在数据选项卡中 提供了排序和筛选 数据合并计算 组合 分类汇总等常用功能 审阅 选项卡 审阅 选项卡包含四个组 校对 中文繁简转换 批注 更改 在审阅选项卡中 提供了一些文字处理功能 视图 选项卡 视图 选项卡包含五个组 工作薄视图 显示 隐藏 显示比例 窗口 宏 在窗口组中 提供了冻结 拆

4、分等功能 使用键盘操作功能区 例如 在EXCEL中可使用按键提示居中对齐文本 1 按Alt可以显示键提示 2 然后按H选择开始选项卡 3 按A 然后在 对齐 组中按C以居中对齐所选文本 OFFICE按钮 通过使用 office按钮 可以打开或创建excel工作薄 点击右下方的EXCEL选项可以对工作表进行各项设置 更丰富的模板 新建EXCEL2007时有更加丰富的模板以供下载选择 另存为功能 点击office按钮 另存为 可保存为PDF或XPS格式 同时也可以保存为EXCEL97 2003等版本 快速访问工具栏 Excel2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮 方便用户使用 单击快

5、速访问工具栏中的按钮 可以执行相应的功能 也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问工具 输入与编辑数据 Excel2007入门 1 单元格Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的 存储单元 组成 这些长方形的 存储单元 即为单元格 这是Excel最小的单位 输入的数据就保存在这些单元格中 这此数据可以是字符串 数学 公式等不同类型的内容 2 列标和行号Excel使用字母标识列 从A到XFD 共16384 03版256 列 这些字母称为列标 使用数字标识行 从1到1048576 共1048576 03版65536 行 每个单元格通过 列标 行号 来表示单元格的位置 如 B1 就表示第B列第1行

6、的单元格 3 名称框和公式编辑框名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示 利用名称框 用户可以快速定位到相应的名称区域 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域 Excel2007入门 4 工作表工作表是由单元格组成 在excel中一张工作表由16834 1048576个单元格组成 Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表 工作表的标签名为sheet1 sheet2 sheet3 可以通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换 5 工作簿工作簿是处理和存储数据的文件 标题栏上显示的是当前工作簿的名称 Excel默认的工作簿名称为 book1 每个工作簿包含多个工作表 默

7、认状态工作薄包含 张工作表 但是 张工作表往往不能满足用户的需求 所以一个工作簿中可能包含多张工作表 管理工作簿 1 单击鼠标右键在菜单中选择 新增 副菜单中的 Office模板 建立新工作薄 如图1 2 开始 所有程序 microsoftoffice Office模板 PS 创建模板的方法1 在新建的空白工作簿中输入通用性的内容并进行必要的处理 2 选择 office按钮 另存为 菜单项 打开 另存为 对话框 3 输入文件名 单击 保存 按钮 即可生成模板 创建工作簿 1 2 管理工作簿 1 单击 常用 工具栏中的 打开 按钮2 按快捷键 Ctrl O 3 选择 文件 文件搜索 菜单项 在

8、基本文件搜索 任务窗格中可填写搜索条件 单击 搜索 按钮 以搜索的方式打开工作簿 1 打开工作簿 保存工作簿 1 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮2 按快捷键 Ctrl S 3 选择 文件 保存 菜单项PS 设置自动保存恢复信息选择 工具 选项 保存 选项卡 可以根据需要设置自动保存恢复信息 当系统出现故障后 Excel可以根据自动保存的文件数据在下一次打开该文件时自动恢复文件 为了不会因为意外情况的发生 如停电或硬件故障 而造成工作结果的丢失 建议用户养成经常保存文件的习惯 管理工作簿 2 新建窗口前面所讲的拆分窗口并没有产生新的窗口 当需要用多个窗口来观察同一个工作簿时就要新建窗口 选择

9、 窗口 新建窗口 菜单项 就可以建立一个新的窗口 3 增删及重命名工作表在工作表的标签上单击鼠标右键 将会弹出一个快捷菜单 如下图 通过该快捷菜单中的选项可以执行对工作表的常用操作 管理工作簿 5 隐藏窗口如果有多个窗口暂时不用 但又不能关闭这些窗口是 可以将它们隐藏起来以便对其他窗口进行操作 选择 窗口 隐藏窗口 菜单项即可将其隐藏 当需要使用这些窗口时 可取消隐藏 选择 窗口 取消隐藏 菜单项 在 取消隐藏 对话框的列表框中列出了所有被隐藏的窗口 选择要取消隐藏的窗口 然后单击 确定 按钮 就可以将该窗口重新显示出来 4 切换工作表单击某个工作表的标签 就可以从一个工作表切换到另一个工作表

10、中 6 冻结窗口当窗口中数据很多时 可能需要在观察其他数据项时某些数据项始终保持可见 这时就可以使用冻结窗格的功能 1 在窗口中选择一个单元格 2 选择 检视 冻结窗格 菜单项 位于所选单元格上方及左边的数据将始终保持可见 如果需要取消冻结窗格 只需选择 检视 取消冻结窗格 菜单项即可 数据录入 选择单元格 1 单个单元格的选择PS 在单元格之间切换 按 Tab 键可以切换到同行相邻的下一个单元格 按快捷键 Shift Tab 可以切换到同行相邻的上一个单元格 按 Enter 键可以切换到同列相邻的下一个单元格 按快捷键 Shift Enter 可以切换到同列相邻的上一个单元格 2 选择连续的

11、多个单元格3 选择不连续的多个单元格4 选择局部连续总体不连续的单元格5 选择行6 选择列7 选择工作表的所有单元格 输入数据 1 输入字符型数据字符型数据 汉字以及英文字母 也就是通常所说的文本 2 输入数值型数据3 输入日期和时间 1 在Excel中允许使用斜线 文字 破折号与数字组合的方式来输入日期 如 2008 7 222008 7 222008年7月22日 但系统默认的日期格式只有一种 见编辑栏中显示的格式 数据录入 2 设置日期格式 选择需要转换日期格式的单元格 选择 常用 格式 菜单项 在 单元格格式 对话框的 数字 选项卡中 选择 分类 列表框中的 日期 选项 选择需要的格式

12、数据录入 5 超链接超链接定义了在工作表之间的 工作簿之间 Excel与其他文档之间的跳转 1 选择 插入 超链接 菜单项 2 在弹出的 插入超链接 对话框中 根据需要进行设置 链接反映的是在其他文档中的修改 而超链接则直接跳转到该文件中 数据录入 数据录入 6 自动填充数据当数据输入过程中需要大量的相同数据或具有某种规律的同类型数据时 可以使用自动填充数据功能 从而提高数据输入的效率 1 自动填充数据的操作步骤 以下表为例 在A1中输入 1 将鼠标指针放在A1填充柄上 这时鼠标指针变为十字形状 按住鼠标左键并拖动 直到拉出的矩形框覆盖要填充的所有单元格后 释放鼠标 单击 自动填充选项 按钮可

13、选择自动填充的方式 如果没有显示 自动填充选项 按钮 可以选择原单元格并单击其填充柄使 自动填充选项 按钮显示出来 数据录入 编辑数据 1 删除数据2 复制与粘贴数据PS 选择性粘贴默认情况下进行的粘贴操作是将原单元格中的所有内容全部粘贴到目标单元格中 如果仅需要复制元单元格中的数据而保持目标单元格的格式 或者还需要进行其他操作时 可使用 选择性粘贴 功能 选择原单元格 并对其进行复制 在目标单元格中单击鼠标右键 选择 选择性粘贴 选项 根据需要进行设置和粘贴 单击 确定 按钮 注意 若第 步单击 粘贴链接 那么当修改原单元格中数据时 目标单元格中的数据会随之改变 数据录入 撤销与恢复操作 1

14、 执行撤销的方法 1 单击常用工具栏中的 撤销 按钮 2 按快捷键 Ctrl Z 3 选择 编辑 撤销 菜单项 2 执行恢复的方法 1 单击常用工具栏中的 恢复 按钮 2 按快捷键 Ctrl Y 3 选择 编辑 恢复 菜单项 数据录入 添加批注 1 添加批注 为单元格添加说明性的文字 1 选择要添加批注的单元格 2 选择 插入 批注 菜单项 3 在批注框中输入批注内容 4 单击批注框以外的其他地方 隐藏批注框 2 编辑批注 1 选择要编辑批注的单元格 2 单击鼠标右键 选择 编辑批注 选项 3 对批注框中的文字进行编辑 4 单击批注框外的其他地方 隐藏批注框 使用工作表 1 插入列单击要插入位

15、置后面的列标 选择一列单元格 单击右键 选择 插入 命令 如下图 选中多列或在同一行中选中多个单元格 选择 插入 列 菜单项 则插入与所选列或单元格数量相同的列 使用工作表 2 增加单元格通常这一功能很少用到 只有在输入某行或某列数据后 发现少输入一个数据 而且该数据后的其他数据都因它而提前了一格 这时需要插入一个单元格 具体操作如下 1 选中单元格 选择 插入 单元格 菜单项 2 根据需要在 插入 对话框中进行选择 3 删除行 列和单元格 1 选中要删除的行 列或单元格 单击右键 选择 删除 选项 2 选中要删除的行 列或单元格 选择 编辑 删除 菜单项 使用工作表 保护工作表 1 选择 校

16、阅 保护工作表 菜单项 选择 校阅 撤销工作表保护 菜单项可撤销对工作表的保护 2 在弹出的 保护工作表 对话框中 根据需要进行设置 查找与替换 1 查找 选择 编辑 查找 菜单项 按快捷键 Ctrl F 2 替换 选择 编辑 替换 菜单项 按快捷键 Ctrl H 使用工作表 1 设置行高与列宽 1 用鼠标修改行高与列宽 2 指定行高与列宽的精确值 调整单元格 使用工作表 2 合并单元格 1 选择要合并的多个相邻的单元格 2 选择 常用 单元格 对齐 选项卡 3 选中 合并单元格 数据的快速填充方法 填充一系列数字 日期或其他项目 在同一行或列中填充数据 同步录入 1 选中工作表中需要录入相同内容的单元格2 录入内容3 按住ctrl键 单击回车 选择性粘贴的应用 粘贴值 1 选择需要复制的单元格 复制2 选择需要复制的目的单元格3 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 粘贴值 选择性粘贴的应用 粘贴运算 1 在任一空白单元格录入1000 复制该单元格2 选择需要运算范围3 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 选择性粘贴 选择 运算 中的 除 单击确定 选择性粘贴的应用 表格转置