时间与计划管理ppt课件

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1、 时间与计划管理 胡适 曾任北京大学校长 台湾中央研究院院长 中华民国驻美大使等职 是新文化运动的领袖之一 也是第一位提倡白话文 新诗的学者 为五四运动的核心人物 对中国近代史产生了较为深远的影响 兴趣广泛 著述丰富 在文学 哲学 史学 考据学 教育学 伦理学 红学等诸多领域都有深入的研究 著有 白话文学史 胡适文存 尝试集 中国哲学史大纲 等书 诸位毕业同学 你们现在要离开母校了 我没有什么礼物送给你们 只好送你们一句话 这一句话是 珍惜时间 不要抛弃学问 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭 不得已而做的 从今以后 你们可以依自己的心愿去自由研究了 趁现在年富力强的时候 努力做一种专门学

2、问 少年是一去不复返的 等到精力衰竭的时候 要做学问也来不及了 有人说 出去做事之后 生活问题急需解决 哪有功夫去读书 即使要做学问 既没有图书馆 又没有实验室 哪能做学问 我要对你们说 凡是要等到有了图书馆才读书的 有了图书馆也不肯读书 凡是要等到有了实验室方才做研究的 有了实验室也不肯做研究 你有了决心要研究一个问题 自然会节衣缩食去买书 自然会想出法子来设置仪器 至于时间 更不成问题 达尔文一生多病 不能多做工 每天只能做1点钟的工作 你们看他的成绩 每天花1点钟看10页有用的书 每年可看3600多页书 30年读11万页书 诸位 11万页书可以使你成为一个学者了 可是每天看3种小报也得费

3、你1点钟的功夫 四圈麻将也得费你1点半钟的光阴 看小报呢 还是打麻将呢 还是努力做一个学者呢 全靠你们自己选择 易卜生说 你的最大责任就是把你这块材料铸造成器 学问就是铸器的工具 抛弃了学问便是毁了你自己 再会了 你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器 时间管理的概念和误区时间管理的基本原则时间管理的方法和技巧 1 什么是时间 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 时间一维性是指时间的不可逆性 时间管理的概念和误区 时间的特性 供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时

4、所以我们无法开源 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 去问失败重修的学生 想体会 一年 有多少价值 去问定期周刊的编辑 想体会 一周 有多少价值 想体会 一月 有多少价值 去问不幸早产的母亲 时间的价值 想体会 一小时 有多少价值 去问等待相聚的恋人 想体会 一分钟 有多少价值 去问错过火

5、车的旅人 想体会 一秒钟 有多少价值 去问死里逃生的幸运人 想体会 一毫秒 有多少价值 去问错失金牌的运动员 时间的价值 时间是如何被分配的 谁偷走了我们的 时间 谁偷走了我们的时间 变成救火队员的原因 关注所有的事情 把自己当成万能的救世主计划和目标缺乏有效的时间估算经常地改变想法和决策下属忙得应接不暇不能充分利用一切可以利用的资源 自己动手 形容一些初级 中级经理哪里的事情催得急就往哪儿跑 2 什么是时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 时间的浪费 是指对实现目标毫无贡献的时间消耗 时间管理 不是指以时间为对象而进行的管理 它是指面对时间而进行的 自管理者

6、的管理 案例 有人曾经粗略统计过一个活到72岁的人对时间是怎么花的 睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年 时间管理的重要性 时间管理 一直是个重要的问题 但从没像今天这么重要过 为什么 寻求事业 家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸 竞争的压力 消费者 你的客户对品质的要求 1 工作缺乏计划2 组织工作不当3 时间控制不够4 整理整顿不足5 进取意识不强 时间管理的误区 时间管理的误区之一 工作缺乏计划 从来不做或是不重视做计划的原因 过分强调 知难行易 不做计划也能获得实效不了解做计划的好处计划与事实之间极难趋于一致不知如何做计划

7、 时间管理的误区之一 工作缺乏计划 如果缺乏计划 将导致如下恶果 目标不明确 没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则 组织工作不当主要体现在以下几个方面 职责权限不清 工作内容重复 事必躬亲 亲力而为 沟通不良工作时断时续 怎么办 天哪 究竟听谁的 学会如何接受请托学会利用资源 时间管理的误区之二 组织工作不当 时间管理的误区之三 时间控制不够 在时间控制上容易陷入的陷阱 习惯性拖延时间 不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的 会议病 困扰 时间管理的误区之四 整理整顿不足 帕金森定律 只要有足够的场地 文件的堆积将被扩展 以便填满可供堆积的空间 工作将被扩

8、展 以便填满可供完成工作的时间 文件堆积定律 时间管理的误区之五 进取意识不强 主要表现 个人的消极态度 做事拖拉 找借口不干工作唏嘘不已 做白日梦工作中闲聊 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 请善用它 1 明确目标2 有计划 有组织地进行工作3 分清工作的轻重缓急4 合理地分配时间5 与别人的时间取得协作6 制定规则 遵守纪律 二 时间管理的基本原则 明确目标 A 目标刺激我们奋勇向上 B 有目标才会有结果 C 目标引导我们发挥潜能 时间管理的基本原则之一 在选择或制定目标时应考虑两个方面 一是目标要符合自己的价值观二是要了解自己目前的状况请记住

9、成功完全是一种个人现象 只有你所完成的事情和你的价值观相符 你才会觉得成功 S Specific目标明确M Measurable可衡量的A Achievable可达成的R Relevant符合实际的T TimeBased有时间限制的 目标的SMART原则 有计划 有组织地进行工作 有计划 有组织地进行工作 就是把目标正确地分解成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果 时间管理的基本原则之二 通常会体现在以下五个方面 1 将有联系的工作进行分类整理 2 将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列 3 按排列顺序进行处理 4 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间 5 由于工作能够有

10、计划地进行 自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行 哪些是可以同时进行的工作 有了计划 就必须有行动 行动是一件了不起的事 请大家记住 1 切实实行你的计划和创意 以便发挥它的价值 不管主意有多好 除非真正身体力行 否则永远没有收获 2 实行时心理要平静 估计困难 做好准备 及时调整 分清工作的轻重缓急 请看下面的行事次序 看看你自己平时喜好用哪种方式 1 先做喜欢做的事 然后再做不喜欢做的事 2 先做熟悉的事 然后再做不熟悉的事 3 先做容易的做 然后再做难做的事 4 先做只需花费少量时间即可做好的事 然后再做需要花费大量时间才能做好的事 时间管理的基本原则之三 5 先处理资料齐全的事

11、然后再处理资料不全的事 6 先做已排定时间的事 然后再做未经排定时间的事 7 先做经过筹划的事 然后再做未经筹划的事 8 先做别人的事 然后再做自己的事 9 先做紧迫的事 然后再做不紧要的事 10 先做有趣的事 再做枯燥的事 11 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事 然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事 12 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事 然后再其他人所拜托的事 13 先做已发生的事 后做未发生的事 我们认为 处理事情优先次序的判断依据是事情的 重要程度 所谓 重要程度 即指对实现目标的贡献大小 提请注意 虽然有以上的理由 我们也不应全面否定按事情 缓急

12、程度 办事的习惯 只是需要强调的是 在考虑行事的先后顺序时 应先考虑事情的 轻重 再考虑事情的 缓急 也就是我们通常采用的 第二象限组织法 重要性 紧急性 紧急重要 不紧急但重要 紧急不重要 不紧急不重要 对于紧急重要的突发事件 要本人亲自 立刻处理 对于不紧急但重要的 则要本人进行战略规划 花最多的时间去处理 对于紧急不重要的工作 要减少所花时间 酌情委托下属去处理 对于不紧急不重要的工作可以不去处理 或花最少的时间处理 20 时间 60 时间 15 时间 5 时间 第二象限的四象原则 请思考下面的问题 你是否 知道 在哪一方面如果持续有优异的表现 对个人生活或工作会有积极的意义 1 改善人

13、际关系2 改善事先准备工作3 更周详地规划与组织4 善待自己5 抓住机会6 充实自我7 增进能力 合理地安排时间 时间管理的基本原则之四 穆尔于1939年大学毕业后 在哥利登油漆公司找到业务员的工作 当时的月薪是160美元 但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标 当穆尔逐渐对工作感到得心应手后 他立即拿出客户资料以及销售图表 以确认大部分的业绩来自哪些客户 他发现 80 的业绩都来自于20 的客户中 同时 不管客户的购买量大小 他花在每个客户身上的时间都是一样的 于是 穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司 然后全力服务其余20 的客户 结果如何 第一年 他就实现了

14、月薪1000美元的目标 第二年便轻易地超越了这个目标 而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商 最后还当了凯利穆尔油漆公司 Kelly MoorePaintCompany 的董事长 这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性 还体现了巴列特定律 也称80 20原理 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的 巴列特定律 20 80法则 80 20的法则认为 原因和结果 投入和产出 努力和报酬之间本来存在着无法解释的不平衡 一般来说 投入和努力可以分为两种不同的类型 多数 它们只能造成少许的影响 少数 它们造成主要的 重大的影响 与别人的时间取得协作 时间管理的基本原则之五 制定规则 遵守纪律

15、时间管理的基本原则之六 核心主要体现在以下三个方面 1 在进行工作的时候 一定要念念不忘这个工作应于何时截止 2 即使外部没有规定截止的日期 自己也要树立一个何时完成的目标 3 由于不得已原因而不能按期完成时 一定要提前和相关部门取得联系 将影响缩小在最小范围内 1 了解自己使用时间的方式和状况2 做好工作计划 3 缩短别人干扰的时间4 不要拖延 5 第一次就把事情做好 6 时间的判断应有弹性 三 时间管理的方法和技巧 1 了解自己使用时间的方式和状况 时间管理并没有什么高超的技巧 关键就在于持之以恒 2 做好工作计划 1 计划的类型按广度分战略性计划 作业性计划按时间框架分短期计划 长期计划

16、按明确性分具体性计划 指导性计划 战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔 通常以年为单位 涉及较宽的领域和不规定具体的目标 作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔 如月度计划 周计划 日计划 主要偏重于实现的方法 短期计划是指一年以内的期间 长期计划一般超过5年以上 具体性计划具有明确规定的目标 不存在容易引起误解的问题 指导性计划只规定一些一般的方针 指出重点而不限定在特定的行动方案上 制定计划的大致步骤如下 1 确立目标 2 探寻完成目标的各种途径 3 选定最佳的完成方式 4 将最佳途径转化成月 周 日的工作事项 5 编排月 周 日的工作次序并加以执行 6 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性 2 做好工作计划应注意事项 一 事先的了解几项内容 1 所在部门的业务定位2 所在岗位的业务定位3 上级主管的业务目标4 上级主管对你的期望和要求5 与其它相关岗位的业务接口关系 Why What Who When Where Howto 5W3H 任务如何做 可以借助类似的成功先例吗 哪种方式最有可能达成目标 可能会遇到的问题是什么 解决方法呢 制定任务目标的原因 明确目标的原因及目的论