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1、贵州台金农业技术开发有限责任公司 办公设备管理流程设计 二零一二年十一月 办公设备管理流程设计 流程设计的目的流程结构设计 办公设备管理流程设计目的 目的1 目的3 逐步实现企业管理的规范化 标准化和程序化 提高企业的管理水平 确保办公设备使用正常 提高行政办公效率 确保企业生产经营活动的正常开展 目的2 明确职责分工 梳理 规范各项操作步骤 有效管理和使用企业的办公设备 延长办公设备的使用寿命 降低办公设备的采购 使用 保养 维护等费用 减少浪费和损失 从而降低企业办公费用和经营成本 目的4 办公设备管理流程结构设计 办公设备管理流程设计 关键节点工作执行标准 办公设备日常管理流程 办公设备
2、采购管理流程 办公设备维修管理流程 办公设备报废管理流程 关键事项与考核指标 流程执行工具 流程执行工具 关键节点工作执行标准 关键事项与考核指标 关键节点工作执行标准 流程执行工具 关键事项与考核指标 总流程 子流程 办公设备日常管理流程与工作标准 办公设备日常管理流程图办公设备日常管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 各职能部门 审批 行政人员 流程名称 办公设备日常管理流程 总经理 行政经理 办公设备使用登记 审核 开始 1 编制库存 使用中及需采购办公设备统计登记表 4 检查统计办公设备运行情况 配合 6 办公设备使用情况登记 归档 结束 3 进入办公设备采购流程 编修
3、部门 签发人 签发日期 维修 报废 采购 是 否 2 办公设备建档 各部门统计使用中及需采购的办公设备 5 进入维修 报废流程 是 否 办公设备检查维护 办公设备登记与建档 办公设备日常管理工作标准 办公设备登记与建档办公设备检查维护办公设备使用登记 办公设备登记与建档 汇总各部门提交的使用中及需采购办公设备统计表盘点办公设备库存编制库存 使用中及需采购办公设备设计登记表将统计资料提交行政经理审核执行工具办公设备统计表库存 使用中及需采购办公设备统计登记表办公设备管理制度档案管理制度 办公设备检查维护 办公设备采购流程参照 办公设备采购管理流程与工作标准 到各部门检查办公设备运行情况统计办公设
4、备的损坏情况办公设备维修流程参照 办公设备维修管理流程与工作标准 办公设备报废流程参照 办公设备报废管理流程与工作标准 执行工具办公设备采购申请表办公设备维修申请单办公设备报废申请表 办公设备使用登记 根据办公设备统计登记表 办公设备运行情况统计等资料 对办公设备的使用部门 种类 名称 数量等信息进行登记将各类登记表及申请表进行编号 归档执行工具办公用品台账办公用品领用传票办公用品领用登记表实际用品登记表 办公设备统计登记办公设备建档办公设备运行情况检查统计办公设备使用情况登记 归档 流程关键事项与考核说明 办公设备统计登记办公设备统计登记及时率 目标值为100 办公设备统计准确率 目标值为1
5、00 办公设备建档办公设备建档及时率 目标值为100 办公设备建档规范性 建档工作规范 建档标准统一 档案文件易于查找办公设备运行情况检查统计办公设备运行情况检查及时率 目标值100 办公设备运行情况统计准确率 目标值为100 办公设备使用情况登记 归档登记及时率 目标值为100 登记记录归档及时率 目标值为100 办公设备采购管理流程与工作标准 办公用品申购管理流程图办公用品申购管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 办公设备采购申请 财务部 行政人员 流程名称 办公设备采购管理流程 总经理 行政经理 办公设备采购 开始 3 核准费用预算 1 统计办公设备采购需求 结束 编修部
6、门 签发人 签发日期 7 办公设备入库登记 办公设备验收入库 2 编制办公设备采购申请表 审核 办公设备采购管理流程图 4 采购所需办公设备 审核 审批 审批 6 办公设备检查验收 5 配合 办公设备采购管理工作标准 办公设备采购申请办公设备采购办公设备验收入库 办公设备采购申请 行政人员根据各部门办公设备需求表 统计办公设备采购需求编制办公设备采购需求表根据办公设备采购需求表 编制办公设备采购申请表将检查无误的办公设备采购申请表提交行政经理审核 总经理审批执行工具企业内部采购管理制度办公设备采购需求表办公设备采购申请表 财务部核准需采购办公设备的数量 单价和总预算等将核准的费用预算提交总经理
7、审批行政人员根据预算及企业相关采购安排 将采购任务交予相关部门或人财务部配合相关采购人员核对和支付货款相关采购部门或人员配合进行办公设备的采购执行工具办公设备采购申请表企业内部采购管理制度办公设备预算表 办公设备采购 办公设备验收入库 检查所采购办公设备的质量 及时发现质量问题对无质量问题的办公设备进行统计 确认数量 种类等信息核对确认待入库办公设备的数量 种类 及时记录多购或少购的情况 并进行处理登记办公设备实际入库数量 入库时间 入库经办人等信息执行工具办公设备采购申请表办公设备验收报告办公设备入库清单 流程关键事项与考核说明 办公设备采购申请表编制办公设备采购安宫设备检查验收办公设备入库
8、登记 流程关键事项与考核说明 办公设备采购申请表编制申请表编制及时率 目标值为100 申请表编制准确率 目标值为100 办公设备采购采购及时率 目标值为100 采购按时完成率 目标值为100 办公设备检查验收检查验收细致度 检查验收工作细致 能及时发现所采购办公设备存在的问题验收及时率 目标值为100 办公设备入库登记入库登记及时率 目标值为100 入库登记准确率 目标为准确 无差错 办公设备维修管理流程与工作标准 办公设备维修管理流程图办公设备维修管理工作标准流程关键事项与考核说明 维修记录归档 主办部门 行政部 设备维修鉴定 行政人员 维修公司 流程名称 办公设备维修管理流程 行政经理 设
9、备维修处理 开始 1 鉴定办公设备维修申请表 2 填写办公设备维修申请表 3 协调维修工作 结束 编修部门 签发人 签发日期 4 联系维修机构 接到办公设备维修申请表 内部能维修 填写办公设备维修记录单 5 签字确认设备已维修 6 设备维修记录归档 审查 是 否 进行维修 调查 确认维修内容 办公设备维修管理工作标准 设备维修鉴定设备维修处理维修记录归档 设备维修鉴定 行政人员接到办公设备维修申请表后 结合实际情况对申请表进行鉴定使用期内 凡经鉴定人为因素造成损坏的 由责任人承担相关费用由于借用 私自转交造成损坏而无法确认责任人时 由领用人承担责任部门公用设备损坏而无法确认责任人诗 由部门负责
10、人承担责任根据鉴定结果填写办公设备维修申请单申请单内容包括维修设备名称 编号 所属部门 维修原因 责任人等执行工具办公室被维修申请表办公设备维修申请单 设备维修处理 对于经行政经理审查确认可以进行内部维修的设备 七星阵人员应及时协调维修部门实施维修工作对于经行政经理审查确认为需请外部专业维修机构进行维修的设备 行政人员应寻找相应的维修机构联系维修机构 说明维修内容 确认维修时间等内部维修工作完成后 行政人员在办公设备维修记录单上签名 并记录维修时间外部维修工作完成后 行政人员应检查维修情况维修人与检查人在办公设备维修记录单上共同确认签字 并填写维修日期及检查日期执行工具办公设备维修管理制度办公
11、设备维修记录单 维修记录归档 检查各项维修记录的填写是否完整对检查完毕的维修记录进行编号 存档执行工具办公设备维修记录单档案管理制度 流程关键事项与考核说明 办公设备维修申请表鉴定办公设备维修申请单填写联系外部维修机构维修记录单检查与填写 流程关键事项与考核说明 办公设备维修申请表鉴定调查全面 对维修申请内容及责任人的调查全面责任人鉴定准确率 目标值为100 办公设备维修申请单填写申请单填写及时率 目标值为100 申请单内容真实性 申请单所列事项内容真实 无虚假申清单所述内容清晰度 描述清晰 易懂联系外部维修机构联系及时率 目标值为100 联系准确率 维修内容表述准确 维修时间安排合理维修记录
12、单检查与填写检查及时率 目标值为100 记录单填写及时率 目标值为100 记录单填写准确率 所填写的维修 检查时间 维修人 检查人等信息准确 无差错 办公设备报废管理流程与工作标准 办公设备报废管理流程图办公设备报废管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 办公设备报废申请 行政人员 财务部 流程名称 办公设备报废管理流程图 总经理 办公设备注销 开始 2 办理报废手续 3 办公设备报废处理 结束 编修部门 签发人 签发日期 5 办公设备报废 注销记录存档 报废注销记录归档 1 填写办公设备报废申请单 4 办理办公设备注销手续 配合 配合 行政经理 审核 审批 办公设备报废管理工作
13、标准 办公设备报废申请办公设备注销报废注销记录归档 行政人员确认并核对需报废办公设备的名称 编号填写办公设备报废申请表将检查无误后的办公设备报废申请表提交行政经理审核 总经理审批检查办公设备报销申请表是否经主管领导审批将通过审批的办公设备 报废申请表提交财务部财务部配合行政人员办理办公设备报废手续执行工具办公设备报废申请表企业内部申请审批制度 办公设备报废申请 办公设备报废手续办理完毕后 行政人员将办公设备送往相关机构或地点进行报废处理确认办公设备已进行报废处理确认已报废的办公设备已向财务部办理注销手续执行工具办公设备报废申请表办公设备注销表办公设备管理制度 办公设备注销 报销注销记录归档 检
14、查各项资料的填写是否完整将办公设备报销申请代表 办公设备注销表等进行编号 存档执行工具办公设备报废申请表办公设备注销表档案管理制度 流程关键事项与考核说明 填写办公设备报废申请表办公设备报废手续办理办公设备注销手续办理记录归档 流程关键事项与考核说明 填写办公设备报废申请表申请表填写及时率 目标值为100 申请表内容完整性 申请单所列事项内容真实 完整申请表内容准确率 目标值为100 办公设备报废手续办理手续办理及时率 目标值为100 手续办理准确率 目标值为100 办公设备注销手续办理注销手续办理及时率 目标值为100 注销手续准确度 注销手续清晰 准确 无错办或漏办情况记录存档存档及时率 目标值为100 记录完整性 各项记录完整 无缺失
