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1、Doc. No.A2OS004制定日期改订日期版次(修订)V03文件名称采购作业程序页 次8 of 8制定部门采购部1.目的 Purpose 为使本公司采购确达适时、适量、适地及经济有效之目的。2.适用范围 Scope 凡本公司对外采购之一切物料、材料、零件、设备、仪器均属之,悉依本办法之规定办理;本办法未涵盖之采购案,以个案签核后办理之。3.权责Authority and Responsibility所有采购流程之权责单位,悉依核准权限及采购流程权责单位规定办理。3.1 请购单位各单位依据实际需求或物控单位依据购料预算,以及各单位依据经核准通过的资本支出预算提出申请, 原物料申请填写“请购单
2、”、总工务物品则填写“一般物品申购单”、“重要物品申购单”。如其请购项目为统一请购之项目时，由权责部门汇总各单位之需求统一提出申购单请购,须会签管制单位,请购类别为资本支出及费用类者须会签财务单位。统一请购项目及权责管制单位如下：3.1.1 入库原物料及零配件物管单位。3.1.2 委外加工3.1.2.1 制程外包或后段外包：物管单位。3.1.2.2 OEM、ODM外包：生管单位。3.1.3 总工务物品:行政管理单位(支援部) 。3.1.4 办公室用电脑及软件:信息系统管制单位。3.1.5 样品采购:需求单位。3.1.6 劳务采购:需求单位。3.2 采购单位采购案原则由采购单位(原物料采购, 总
3、工务物品采购)负责询议价、下“(总工务物品)订购单 ” 及 “(原物料)订购单 ”、到货跟催、收货异常处理.惟下列采购项目因业务实际需要,经采购单位议价后,依合约委由下列权责部门办理采购、到货跟催及报销单据汇整。3.2.1 委外加工3.2.2 除以上项目,其余由采购单位依照作业程序作业。4. 名词定义 Terms Definition4.1一般采购4.1.1 原物料4.1.1.1 入库原物料置于原物料仓库,用于生产线之各种原料、物料。4.1.1.2 非入库原物料非产销经常使用而不需于原物料仓库建立库存之一般材料,由使用部门个别提出需求者。4.1.2 总工务物品4.1.2.1零配件 a 入库零配
4、件置于零配件仓库,用于生产设备维修之各种附属零配件。b 非入库零配件非直接生产设备使用而不需建立库存之一般附属零件、配件,由使用部门个别提出需求者。4.1.2.2 庶物性物品下列项目且其单价金额小于1,000,且总价小于1,000者属之,惟已经采购年度议价者不在此限。a 办公室器具：包括办公桌、椅、柜、隔墙、白板等摆设物品。b 文具用品：包括文具领用单所列及其他耗用物品。c 计算机外围用品：包括色带、报表纸、磁盘、护目网等计算机耗用物品。4.1.3 协助替代材料开发、测试及辅助治具功能改善所需之材料、零组件及治具等。4.1.4 机/仪器、运输设备供生产、研发、营业或其他支援营业行为使用之机器、
5、仪器、运输或通信等设备，但第4.1.6项除外。4.1.5 杂项设备不属第4.1.4项而金额大于12,000，使用年限在二年以上之设备,如金库、防震桌、活动柜等。4.1.6 办公室用电脑相关软、硬件(配属机仪器之计算机相关软、硬件归第3.1.4项)凡属工作所需使用之计算机及软件属之.(消耗性材料如纸张、色带、磁盘、防护镜等属管总物品)。4.1.7 统一请购:如物品是各单位都可共享的,如钳子、起子、板手等.4.2 样品采购无偿取得或有偿取得之新材料可为非通过本公司稽核合格之供应商。4.3 劳务采购4.3.1为定期提供劳务之采购，如机仪器设备之维护、清洁服务、废弃物清理服务等,不定期之设备维修、校正
6、、车辆保养等以费用报支方式办理。4.3.2 销售、仓储、产品设计之相关委外劳务服务。4.4 委外加工4.4.1 制程外包或后段外包4.4.2 OEM及ODM外包 4.5 工程案土木、设施(FACILITY)、配线、配管、隔间、屋舍、内装、通讯网路、监控系统兴建修缮等。 如为非经常性项目之零星采购得由各部门开立“一般物品申购单 ”经权责主管核决后自行采购及报销。5. 作业流程 Operation Flow作业流程权责单位使用记录/表单PR審核PR releaseOKNoUser開立PR簽署採購合約合格供應商詢價/報價比/議價作業核決PO release回簽跟催檢驗驗收歸檔交貨貨特採退貨收貨END
7、OKNoOKOKNGNG需求单位权责主管需求单位采购/供应商采购采购/供应商采购/供应商采购主管权责主管采购人员厂商/采购供应商仓库 品管仓库采购人员采购请购单一般物品申购单重要物品申购单同上同上采购合约采购合约报价单比价/议价表(A2OS004-02)(A2OS004-03)订购单订购单订购单送货单 验收单 (A2OS001-03)验收单(A2OS001-03)特采需求申请单(A2OS005-01)应付凭单6. 作业内容 Operation Description 6.1 请购 6.1.1 各单位于采购之需求时,应填请购单经单位主管核可,再送权责主管核决,但如欲请购之物品为统一请购项目时,由
8、总单位汇总各单位之需求,提出请购单,并经该单位主管核可,送权责主管核决,请购单位及采购单位各留存一份。 6.1.2 采购单位须针对所有合格供应商签署采购合约，以书面方式确保合格供应商与我方在采购物品之双方各项权利与义务，采购合约一式两份双方签署完成后，供应商及采购单位各留存一份。 6.2 询/报/比/议价 6.2.1总工务采购单位依下列程序办理: 6.2.1.1 采购人员就于准备采购时,查阅供应商资料,以了解过去采购及询价记录。 6.2.1.2 采购人员可采用询价/议价/招标/长期合约采购等方式择一为之,其具体办法由采购单位订定之。 6.2.1.3 询价之供应厂商就以经评定合格者为原则,并于报
9、/比/议价后,填写“比价表(A2OS004-02) ”、“议价表(A2OS004-03) ”,连同“订购单 ”呈权责主管核决。 6.2.1.4 采购为争取时效符合以下任一条件者得以一家厂商议价。 a 单价在1,000以下且总金额10,000以下之案件。 b 经请购单位指定并填写指定厂牌需求评估单者。 c 独家供应商。 d FOR SPECIAL PURPOSE EVALUATE(供特殊评估目的者)。 e 已为2ND SOURCE导入案件。 f 延续工程。 g 机台/设备维修案件。 6.2.2 采购项目如事先采购单位已参与议价并签订合约或经权责主管核准之价格书面协议时,得不经本程序,直接下订单。
10、 6.2.3 设备采购应要求厂商提供必要文件,俾供本公司申请税务抵减。 6.2.4 原则上原物料除独家供应商/经常性采购(Repeat order)或经顾客/使用者指定外,应向两家供应厂商询价,应列于“议价表(A2OS004-03) ”上，目前厂内均为代工产品，原材料皆为客供料。6.3 下订单 6.3.1 采购单位于议价核准后,编制订购单经权责主管核准后交厂商再以电话确认内容或要求厂商回签。采购单位应主动跟催,国内供应商应于出货前三天,国外供应商应于出货前一周再度确认交期。 6.3.2 采购案如有因供应商无法如期交货,恐造成本公司损失之虞时,订购单位应于下订单之同时与供应商签定基本长期合约,或
11、延迟罚则或履约保证条款。 6.4 BLANKET ORDER 6.4.1 需求数量明确者,采购单位可配合下长期采购单,由使用单位依需求分批自行叫货,随叫随送。 6.4.2 延迟罚责之执行,由各单位提出,采购单位得依订单或合约之延迟罚则决定罚款与否经权责主管核准后,由采购单位执行之。 6.5 验收作业程序如下: 6.5.1 收货人员于收料后应将“验收单” (A2OS001-03)送交品保部作品质检验,并将检验结果填写于验收单上。 6.5.2 若检验不合格,检验单位或使用单位应及时通知采购及收货人员办理退货或其他必要措施.若检验合格则按正常收料作业处理。 6.6 报销付款: 6.6.1 采购依订单
12、或合约之付款条件,汇集相关文件,经权责主管核准后,向会计单位报销。 6.6.2 若厂商未依规定之交期交货,采购单位得依订单或合约之延迟罚则决定罚款与否经权责主管核准后,由报销单位执行之。6.7 “请购单”填写时应注意下列事项：6.7.1 品名、规格、数量及交期填写清楚，如有图面、样品、施工规范、验收规范及工程预算书亦应随附。6.7.2 需求日期应预留采购单位之作业、签核及会签时间。6.7.3 资本支出应填预算编号与项次，如属项目计划者应填计划编号。6.7.4 是否为现有财产设备之附属机件量测机仪器件及计算机设备等栏位请务必填写。6.7.5 支出科目不同，请勿填写于同一请购单上。6.8 与产品直
13、接相关之原物料、零件、加工品、劳务、委外加工之采购案需符合供应商之要求。6.9 请购单、询价表、比价表（A2OS004-02）、议价表（A2OS004-03）、订购单等相关资料须保存三年。 6.10环境物质之采购6.10.1 对供应商进行评鉴并建立供应商评鉴计划表。6.10.2 针对环境物质请供应商提供材料之a.成份表、b.不使用证明书 6.10.3 要求供应商签署”环保协约” 。6.10.4 建立合格供应商一览表（A2QM007-05）(含承认材料内容)并分发品管单位 。6.10.5 建立查核表。 6.11供应商原材料、半成品、成品之评估及不使用环境管理物质中禁用物质之相关测试资料收集。7 . 参考资料Concerned Documents NA。 8. 附录 Attachment 8.1 附录一: 核准权限共三页。8.2 附录二:比价表(A2OS004-02)，共一页。8.3 附录三:议价表(A2OS004-03)，共一页。 8.4 附录四:订购单(总工务品)，共一页。 8.5 附录五:订购单(原物料)，共一页。 8.6 附录六:请购单，共一页。 8.7 附录七:一般物品申购单，共一页。 8.8 附录八:重要物品申购单，共一页。
