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1、 集团采购操作与设置步骤文档作者:赵发源创建日期:2011-12-26确认日期:控制编码: 当前版本: 1.0仅供汉得公司内部使用文档控制更改记录50日期作者版本变更参考审阅姓名岗位集团采购概述集团采购有两种方式:1. 集中签协议,各个公司(OU)分别采购2. 集中签协议,各个公司(OU)分别申请,但统一由一个公司(OU)集中采购这两种方式都是通过全局一揽子采购协议实现,不同的是第一种方式没有公司间开票业务,和正常的采购业务基本一致,但是可以引用全局一揽子采购协议来获得价格优势;第二种方式因为采购方和接收方是不同的公司,所以涉及到公司间开票业务.对于第二种情况可以看下图分析:一、各公司(OU)
2、分别采购操作步骤业务情形与操作步骤简要说明保健品公司(B01)和股份公司(G01)都属于东阿阿胶集团,保健品公司(B01)和供应商签订一个协议,对于东阿阿胶集团下的所有公司都可以引用这个协议,并且分别进行采购.1. 在B01创建全局一揽子采购协议，然后G01引用此协议创建采购订单并接收；2. 序号1到5的操作是创建协议，下采购订单和接收的操作，6是财务人员开票时需要进行的操作；3. 根据业务方案概述，只产生1张发票的事务处理，即G01对供应商的的AP1. 在B01创建全局一揽子采购协议(补充:采购协议中的供应商必须同时为B01和G01的供应商)对于全局一揽子采购协议不能启用累计定价功能2. 选
3、择请求组织和采购组织对于分别采购的请求组织和采购组织都是同一个组织3. 在G01做采购申请并创建订单全局一揽子采购协议不能发放，只能创建标准采购订单，可以由采购申请引用协议创建，也可以由采购订单直接引用协议采购申请引用协议：采购价格来自采购协议，不可更改4. 在G01做接收5. 在G01和B01都可查看采购协议的发放情况6. 在G01创建对供应商的AP与正常的采购应付没有区别二、一个公司(OU)集中采购操作步骤业务情形与操作步骤简要说明：保健品公司(B01)和股份公司(G01)都属于东阿阿胶集团,保健品公司(B01)和供应商签订一个协议,对于东阿阿胶集团下的所有公司都可以引用这个协议,分别进行
4、申请,最终由B01进行采购;1. 在B01创建全局一揽子采购协议，然后G01引用此协议创建采购订单。2. 在采购OU下进行接收操作。3. 根据业务方案概述，共产生3张发票的事务处理，按照生成发票的先后次序，分别是1.B01对供应商的AP 2.B01对G01的AR 3. G01对B01的AP1. 在B01创建全局一揽子采购协议这里仍然引用上面步骤创建的协议,更改采购组织即可2. 在G01做采购申请并创建订单3. 在采购OU下进行接收接收的时候只能在采购OU下(保健品公司)接收,接收组织需要选择G014. 查看物料事务处理由于设置了配置文件“MO：安全性配置文件”，刚刚产生的物料事务处理只能在采购
5、OU下进行查看(更新补充:可以通过设置多OU访问在接收OU下查看)4.1 在B01下查看物料事务处理在B01下产生两笔事务处理，一笔是逻辑接收，一笔是公司间逻辑销售4.2 更改组织到G01下查看物料事务处理5. 在B01创建公司间AR发票该请求属于应用产品“库存管理系统”，所以一般会默认分配给职责“INV_超级用户”，我们可根据客户需求，将该请求分配给相关职责，比如AR对应的请求组；在G01或B01下都可提交该请求。 6. 在B01的AR职责下跑自动开票导入程序，生成B01对G01的AR6.1 自动开票 点击确定后，提交请求，然后查看请求的输出结果 6.2 查看B01对G01的AR发票事务处理
6、 单价取自采购订单上的价格,也可以取自公司间价目表(通过公司间事务处理流设置) 点击工具中的“创建会计科目”，然后再点击“查看会计科目”7. 在G01下创建公司间AP发票该请求属于应用产品“库存管理系统”，所以一般会默认分配给职责“INV_超级用户”，我们可根据客户需求，将该请求分配给相关职责，比如AP对应的请求组；在G01或B01下都可提交该请求。 8. 在G01的AP职责下跑请求“应付款管理系统开放接口导入”，生成G01对B01的AP8.1 应付款管理系统开放接口导入 点击确定后，提交请求，然后查看请求的输出结果 8.2 查看G01对B01的AP发票事务处理 帐户取自公司间事务处理流中的“
7、库存应计帐户”，对AP发票进行验证，会产生暂挂，原因是“发票与任何 PO 均不匹配”，需要手工释放三、集中采购的设置1. 相关的会计分录和帐户设置分别采购的会计分录与普通采购没有差别,不再赘述;以下都是集中采购的分录和设置1.1 B01是给供应商下订单的一方，产生 4 笔会计分录：n 1笔是关于对供应商的逻辑接收（逻辑PO接收）借：材料采购/采购价格（取自接收选项）贷：应付暂估(取自组织参数)n 1笔是关于逻辑入库的（逻辑PO接收）借：库存商品/采购价格(取自子库存)贷：材料采购（取自接收选项）n 1笔是关于逻辑发运确认公司间销售成本的(公司间逻辑销售/发放)借：销售成本(取自公司间关系中的公
8、司间销货成本)贷：库存商品/库存成本n 1笔是关于对G01的公司间应收的（导入公司间应收发票后）借：应收账款贷：销售收入（借贷两方的帐户都取自自动会计,AR中的事务处理类型中的设置对其无效）1.2 G01为实际接收方，产生 3 笔会计分录n 1笔是关于接收的借：材料采购/贷：应付暂估(取自公司间关系中的库存应计帐户)n 1笔是关于入库的借：库存商品贷：材料采购n 1笔是关于公司间的应付的（导入应付发票后）借：应付暂估(取自公司间关系中的库存应计帐户)贷：应付账款(取自供应商会计中的帐户)2 窗口：“公司间关系”职责：INV_B01超级用户或INV_G01超级用户路径：设置组织公司间事务处理流
9、若物料定价选项中选择“PO”，则B01销售给G01的价格为采购价格； 若物料定价选项中选择“转移”，如果配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为否，则会获取对应内部客户开单地点的价目表价格作为结算价格，如果这个配置文件设为是，则需要通过高级定价进行价格获取。 接收入库后，销货成本的帐户取自公司间事务处理流的“公司间销货成本帐户” G01导入公司间应付发票时，应付暂估帐户取自公司间事务处理流中的“库存应计帐户”3 定义内部客户职责：AR_B01超级用户 或 OM_B01超级用户路径：客户标准设置： 地点业务实体：B01 收货方关联组织：G01 在上一步设置公司间关系时，B01的客户为“山
10、东东阿阿胶股份有限公司”，那么在定义这个客户时，就要把这个客户和接收组织G01关联。 这里，大家会问供应商“山东东阿阿胶保健品有限公司”要不要和B01进行关联，答案是：不需要。就和定义普通的供应商没有分别。 点击收货方详细信息 付款条件：定义在Bill To层，付款条件名称必须与G01在AP内设置的付款条件名称相同。 价目表：定义在Bill To层5 公司间应收的事务处理类型设置职责：AR_B01超级用户路径：设置事务处理事务处理类型 生成B01对G01的应收发票时，应收账款和销售收入的帐户不取自这里，取自自动会计6 公司间发票的事务处理来源设置职责：AR_B01超级用户路径：设置事务处理事务
11、处理来源 7 为事务处理类型分配序列职责：GL_B01超级用户路径：设置财务系统序列单据分配 如果在类别中选不到事务处理类型，需要到系统管理员职责下添加单据类别职责：系统管理员路径：设置财务系统序列单据分配8 定义币种间的汇率 每个OU都有自己的本位币和原币，要定义好原币和本位币之间的汇率关系；否则自动开票时会报错。四、集中采购退货的操作操作步骤简要说明：1. 在采购OU下进行退货操作2. 根据业务方案概述，共产生3张发票的事务处理，按照生成发票的先后次序，分别是1.B01对供应商的AP 2.B01对G01的AR 3. G01对B01的AP1. 在采购OU下退货退货的时候也只能在采购OU下(保
12、健品公司)进行,退回自组织为G01 2. 查看物料事务处理由于设置了配置文件“MO：安全性配置文件”，刚刚产生的物料事务处理只能在采购OU下进行查看在B01下查看物料事务处理: 在B01下产生两笔事务处理，一笔是逻辑退回至供应商，一笔是公司间逻辑销售/退货更改组织到G01下查看:3. 在B01运行“创建公司间AR发票运行自动开票主程序，生成AR发票,类型为贷项通知单4. 在G01运行“创建公司间AR发票”运行应付款管理系统开放接口导入（来源选择公司间），生成AP发票,类型为贷项通知单五、附件一:价格控制测试设置公司间事务处理流时,可以根据“物料定价选项”来控制公司间交易的价格，上面的测试是将“
13、物料定价选项”设为“PO”进行测试的，下面将选项设为“转移”进行测试。若物料定价选项中选择“转移”，如果配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为否，则会获取对应内部客户开单地点的价目表价格作为结算价格，如果这个配置文件设为是，则需要通过高级定价进行价格获取。系统通过预置的流程判断应该从那里获取内部结算价格(即公司间交易价格)，下图为整个内部结算价格判断的流程，其中几个关键点：l 事务处理流的类型；l 定价方式l 是否启用公司间高级定价的配置文件；1. 价格取自公司间价目表测试此时将配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为否1.1 设置公司间关系将“物料定价选项”设为“转移”，因
14、为“物料定价选项”设置之后不可更改，所以需要新设一个处理流，失效原来的。1.2 设置公司间价目表在收单方设置价目表将物料添加至价目表，价格为20，采购协议中的价格为15添加之前物料属性需要勾选客户订购和内部订购，否则价目表上选择不到此物料1.3 查看公司间AR价格新建一个采购申请：创建采购订单：接收：创建公司间AR发票查看行价格为20，即取自公司间价目表2. 价格取自高级定价测试此时将配置文件“INV:用于公司间发票的高级定价”设为是即可, “物料定价选项”仍为“转移”定义修改量时,若有以下提示,需运行请求”建立属性映射规则”2.1 定义修改量定义一个折扣类型的修改量，数量在50到100之间的时候会有10%的折扣
