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1、深圳市XXX会议管理制度第一章 总 则第1条 目的为加强XX会议管理，规范会议组织服务程序，严肃会议纪律，提高会议质量，增强会议效果，降低会议成本，持续提升会议管理水平，结合公司实际，特制订本管理办法。第2条 原则贯彻执行会前通知、会时签到、会中记录、会后跟踪落实四项要求。第3条 适用范围；适用于公司各种例会，专题及其他临时会议。 第4条 会议安排的优先原则 ：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第二章 职 责第1条 会议责任部门XXXX部负责监督该制度的执行。第2条 职责1、XXXX
2、部负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督；2、XXXX部负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件；3、公司各部门负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。第三章 管理规定第1条 会议分类 1、公司级（A类）例会：原则上固定于每周 X XX:00XX:00召开，要求公司总经理、分管副总、各部门经理及副职参加；2、部门级（B类）例会：原则上固定于每周X XX:00XX:00召开（公司例会次日），要求部门全员参加；3、专题会议（C类）：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定；4、其他临时（D类）会议：按
3、“谁发起，谁组织”原则进行，会议时间、地点、参加人员由发起部门确定并通知到； 5、以上所有正式会议，完成后均须报备XXXX部以统一跟进核查。第2条 会议通知 1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日通知单到各参会部门（人员），并同时抄送XXXX部，与会前未发通知者，会议召集部门负责人（或会议召集人）处罚为：XXXX：。2、例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由XXXX部通知各参会人员，部门例会则由部门报XXXX部，并说明原因。未通知的，责任部门负责人（或会议召集人）处罚为：XXXX：。3、会议通知中需明确会议议题，时间、地点和参会人员等。未按要求明确的，责任部门负责人（或
4、会议召集人）处罚为：XXXX：。4、原则上所有的会议除电子邮件通知外，还须采用当面、电话、短信、微信通知等沟通形式，确保各与会人员已反馈收到会议通知。第3条 会议准备XXXX部负责会议室预定、设备准备，需在会前半小时准备完毕。因准备不充分影响会议召开的，责任部门负责人（或会议召集人）处罚为：XXXX：。第4条 会议纪律1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。未准备签到表，对会议组织人处罚为：XXXX：。2、会议主持及各与会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，会议记录人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。3、参会人员如不能按时出
5、席，需至少提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向XXXX部请假。未请假视同缺席或迟到处理。4、公司例会需部门经理及副职参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知XXXX部。5、不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。 6、会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。 7、会议发言要言简意赅，按约定控制发言时间。8、会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在XXX分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。9、会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。10、做
6、好会议保密工作，密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。第5条 会议记录 1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后1工作日内，发各参会部门，同时抄送XXXX部。统一存档。未提交会议纪要的，对会议组织人（或部门负责人）处罚为：XXXX。2、会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。未签字的，会议组织人处罚为：XXXX。3、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。未按要求编写发送的，会议纪要记录人处罚为：XXXX。第6条 处罚规定XXXX部负责编制每月会议纪律处罚清单，每月第5工作日前报给XXXX部，以通报公示。第四章 附则第1条 例会如遇节假日，召开时间相应顺延或另行规定；第2条 本制度由公司XXXX部负责解释及修订；第3条 会议纪要会议记录跟进汇总表模板具体见附件；第4条 本制度自发文之日起施行。第 6 页 共 6 页
