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1、湖南有色金属控股集团有限公司网上电子报销管理系统建设项目需求分析（初稿）湖南中科新域科技开发有限公司二一三年一月目录第1章项目背景41.1公司财务信息化状况41.2公司报销业务状况5第2章需求分析72.1总体需求72.2具体需求92.2.1功能需求92.2.2性能需求122.2.3集成需求122.2.4安全性需求13第3章功能设计143.1总部借款报销业务分析143.1.1总部借款业务分类153.1.2总部报销业务分类153.1.3总部借款、报销和还款业务流程分类汇总153.2预算管理功能设计163.2.1预算编制173.2.2预算调整183.2.3预算执行控制183.2.4预算统计与查询19
2、3.3.借款管理功能设计193.3.1电子借款申请单的格式和说明193.3.2电子借款流程213.3.3总部借款流程的特殊要求243.4.报销管理功能设计263.4.1电子报销单的格式和说明263.4.2电子报销流程313.4.3报销冲抵借款业务流程383.5还款管理功能设计393.6综合查询403.6.1预算执行情况的查询403.6.2预算项目执行情况查询403.6.3个人业务查询413.6.4个人借还款查询（个人信用）413.6.5部门借款报销情况查询413.6.6组合查询41第4章实施电子报账的收益分析424.1 效果分析424.2 效益分析434.2.1 直接效益分析434.2.2 间
3、接效益分析442第1章 项目背景1.1公司财务信息化状况湖南有色总部在完成办公自动化和财务核算平台建设的基础上，财务信息化工作正在向财务管理纵深方向发展。借款报销业务作为总部财务管理的前端，直接与业务信息接触，提高借款报销业务的信息化水平具有覆盖面广、流程明确、易于推广等特点。此外总部已经实现了CA认证以及网上公文处理系统已经上线，因此具备了实施网上电子报销系统的技术基础和应用基础。网上电子报销系统作为信息收集平台，实现了报销流程的标准化，规范了填单要求、审批流程，并且与账务核算系统、预算管理系统和网上银行系统紧密集成，实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范，完成了数据的共享和
4、集成。通过网上电子报销系统，能够使经费预算从业务发起时就得到控制，加强了预算的控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。网上电子报销系统是公司信息化建设的一个重要组成部分，有助于公司总部利用信息化手段提高借款、报销业务的处理能力，以适应工作模式的转变，从而为公司优化管理提供有力的支持。总部已经实行了无币化报销，但实际工作中仍存在一定的问题：比如手工录入的业务单据信息不规范、查询困难，手工审批的业务流程不透明、效率低，预算和支持控制的难度大，业务决策的支持数据少等。总部网络化的财务管理其前端是由业务带来的资金流信息，其中
5、一大部分是费用的报销，这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大，而且传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大的问题日趋严重。此外，在财务精细化管理的要求，随着预算编制的不断深入和细化，如何加强费用预算支出的控制手段，使预算管理工作能够落到实处，成为急待解决的问题。要想深入开展预算管理，降低报销成本，提高工作效率，必须借助财务信息化和办公自动化的手段实现网上报销。1.2公司报销业务状况目前总部的费用报销采用手工填写报销单的方式。这种传统的手工报销方式存在以下主要问题：1）预算控制手段比较落后（1）总部目前采用经费本的方式进行预算控制，仅限于对经费总量控制， 财
6、务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制，效率低、准确性差、实效性差；（2）对预算执行情况的分析需要耗费大量工作，时间滞后很长，不能及时给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。2）报销速度较慢，影响工作效率（1）报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据。（2）领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批，无法专心于更重要的管理和决策工作。（3）财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，每次都需要进行核对校验，耗费时间，严重影响工作效率，也影响了报销款的支付速度。3）数据重复处理，财务工作量大在手工报销流程中，财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文
7、件，由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理，每次都需要进行复核、校验，增加了财务人员的工作量，严重影响工作效率，出错的风险较高，使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去。4）填单不规范，财务审核程序多（1）由于借款报销涉及政策较多，分散在不同文件，员工往往不能全面熟悉有关政策，在填制单据时信息容易不全或出错，直接影响到了会计信息的质量，为企业内部控制留下了巨大隐患，增加了财务风险。（2）在手工报销模式下，员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查，又要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输人会计信息系统
8、，不仅工作量巨大，而且出错率也比较高。5）信息不能及时完整反馈，难以满足管理需求由于整个报销过程是手工方式进行，无论是领导还是报销人无法及时准确了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节，难以满足员工查询及管理的需要。因此，应通过建立网上电子报销系统，规范管理、加快报销速度，减少财务人员等相关人员工作量，增加报销过程透明度，加强预算监控，提高总部财务管理水平。同过网上电子报销系统可以优化整个报销流程，打通企业财务信息传递过程中的断档。l 目前传统的经费报销流程（如下图）第2章 需求分析2.1总体需求网上电子报销系统建设将与整个公司整体信息化建设的步伐相结合，逐步实现财务、业务流程一体
9、化。 在总部财务管理信息化深入推进的过程中，将逐步实现预算管理、网上报销、财务核算的闭环管理。网上电子报销系统要能够直接从全面预算系统取数，对经费预算部分进行控制，报销数据自动导入核算系统，对预算执行情况进行汇总和分析，实现整个预算工作的闭环管理。此外，有效利用现有的高新技术和网络资源，建立快速有效、安全可靠的网上电子报销系统，支持费用支出的预算控制功能，实现个人、部门、项目的费用控制；依靠网络优势和合理的管理流程，实现财务管理的规范有序，监督有力，同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决策依据。1）加强预算控制（1）使经费预算从业务发生时就得到控制，可以实时统计、分析数据，各部门能够及时了
10、解预算执行情况，增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。（2）利用预算与费用实施的对比控制，建立全程预警的预算管理模式，彻底改变重预算编制、轻预算执行的情况。（3）通过完整的预算执行信息，提高预算编制水平。2）提高工作效率（1）通过系统流程再造和完整的报销表格设计，协助和规范员工填写报销单据，提高报销信息采集的速度与质量。（2）领导可以在任何时间进行单据的网上签批和数字签名,节约领导和员工的有效工作时间,提高工作效率。（3）通过网上电子报销系统实现原始票据信息自动生成凭证，减少会计人员的重复劳动，能把更多的精力放到增值的工作上。3）完善内部控制（1）网上电子报销系统不仅仅是财务流程的电子化，
11、它可以渗透到总部日常管理的方方面面，以网上电子报销系统为契机，可以对总部日常管理制度及流程进行梳理，规范总部管理，把规章制度通过流程的方式固化在网上电子报销系统中。（2）通过其内部的预设流程，使得单据按照正规的流程逐级审批，审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上，提高审批速度。4）提供满足用户需求的决策支持信息（1）网上电子报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统，使会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征，而不仅仅是价值或金额方面的信息，提高了信息的透明度。（2）能够提供个人、领导及财务人员所需要的相关借款报销信息，为领导决策提供了信息支持，同时也提高了财务的服务
12、水平。l 网上电子报账报销流程2.2具体需求公司总部对网上报销管理系统的需求包括功能需求、性能需求、系统集成需求、运行界面要求和安全性要求。其中功能需求可分为主功能需求、辅助功能需求、扩展功能需求三类，如图2-1所示。图2-1 网上电子报销系统需求示意图2.2.1功能需求主功能需求包括个人业务处理、领导审批处理、财务业务处理。1）个人业务处理提供在线填单功能，即个人根据业务需要选择相应的业务单据类型进行填写；业务单据包括借款单、经费报销单、差旅费报销单、还款单；个人填单如采取汇款方式，必须填写收款人名称、开户行及银行账号等信息；在提交单据未经审批之前，个人可以撤消；提交单据后，系统自动生成唯一
13、的单据号码。提供个人业务查询功能，支持：查询个人所有申请的单据，支持多维、组合、各种条件查询；查询个人审批过的所有单据，支持组合查询；查询个人单据的审批状态；支持个人入卡信息查询；单击查询出的记录可查看具体单据的情况；个人借还款查询（个人信用）；查询个人借还款情况；查询个人未还款情况。提供个人薪酬福利情况查询：通过调用工资系统的个人薪资费用部分的数据，可以使用户在线查询出自己的“工资条”和福利费用信息。2）领导审批处理提供领导审批功能，即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面，可点击查询每条单据具体情况；显示审批单据所列支预算项目的可用金额（设置按钮查看）；为方便领导审批，可查询提交单据员工
14、的历史单据情况和历史借款情况；领导可根据情况审批是否同意单据；如同意，根据流程设定，单据将转至上一级领导或转至会签部门审批，或到财务审批；如不同意，可附说明单据将返回提交人；领导可以对多条单据进行批处理审批。提供预算项目执行情况查询，即根据权限定义，各级领导可查询权限范围内的预算项目执行情况；选择特定预算项目后，可查询出该项目的所有明细支出情况，并可查询具体单据。提供部门借款，报销情况查询，即部门领导可查询本部门所有员工的借款、报销情况。3）财务业务处理提供会计审核功能。审核登录界面为默认待审核单据列表；会计通过核对原始凭证，签署审核意见；会计的审核金额可以与提交金额不同，审核金额如超过提交金
15、额的10%，不允许通过；为方便审批，可查询提交单据员工的历史单据情况和历史借款情况；审核同意后，由会计打印单据，并粘贴原始票据，传递至出纳；如不同意，签署意见后返回填单人；不允许审核对单据进行批处理；审核完毕后，可查询审核人员审核的所有业务单据。提供出纳支付功能。出纳对于单据信息没有任何修改的权限，但他有权查看经过会计核准后的费用详情，并根据最终的核准金额和付款方式，进行支付处理，处理后签署意见；如果是以入卡方式支付，出纳可以定期导出银行支付文件；如果是支票支付，出纳必须在系统中录入支票号码；如果是限额支票支付，出纳必须及时通过银行对账单取得支票实际支付金额，录入本系统的实际支付金额；借款人如果借限额支票，必须在出纳录入实际支付金额后才能报销。提供生成记账凭证功能。出纳付款后，会计人员定期可以通过本系统直接生成记账凭证。生成的记账凭证应满足账务系统的要求；本系统处理的常规单据应能无缝生成凭证，生成凭证后不再需要修改；生成凭证中应包括科目、摘要、金额、个人往来、科研项目等基本信息；会计人员可以单张或批量生成
