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1、档案数字化加工过程中的安全与对策纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等设备埘纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利川，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。纸质档案数字化加工是档案信息化建设的重要内容，是加强档案抢救保护的重要措施，是推进数字档案馆建没的重要基础工作。纸质档案数字化是一个巨大的工程，光靠档案部门本身来完成是很困难的，所以相当数量档案部门的档案数字化工程一般是选择与专门的档案数字化企业合作。在保证扫描速度和质量的前提下，如何
2、加强档案数字化加工过程中的安全管理，是我们必须重视的问题 /1/view-12139876.htm一、危害档案的安全问题1.搬运过程中纸质档案原件的安全问题，因为档案数字化加工需要将档案库房中大量的纸质档案原件搬运至数字化加工场地，在加工完成后又要搬运回档案库房。在这一过程中因搬运装具和操作等原因，容易造成档案原件的丢失和损坏2.数字化加工场地的安全问题数字化加工场地不是档案专门存放地点，防火、防盗、防潮、防水等“九防”设施很难落实到位，同时参与人员较多，保管闲难，对档案原件的安全留下隐患3.数字化扫描过程中拆除装订和复原过程中原件的安全问题纸质档案数字化加工有时候要求我们拆除档案装订物，开展
3、档案的扫捕工作，存扫描完成后再将档案重新装订、在这一过程中可能会发生档案原件某页的丢失或重新装订、装盒再顺序的错乱4.数字化过程中数字化产品的安全问题档案数字化产品安全包括档案数据级安全、应用级安全和网络级安全几方面，数据级安全主要是指涉及到数字化档案存储的数据安全问题；应用级安全是指档案管理信息系统在实际应用中要考虑的安全问题；网络级安全是指支撑数字化产品运行的物理设备的安全问题，包括网络基础设施安全；如果在数字化加工过程中管理不当，会造成数字化档案产品的丢失或者泄露。二、相应的对策1.增强安全意识，建章立制，明确责任，高度重视档案安全保密工作 档案作为人类活动的真实记录，是宝贵的不可再生的
4、资源，一旦发生安全事故，将是尤法弥补的损在当今社会高速发展的新形势下档案安全工作的重要性、长期性、复杂性和艰巨性，我们要有清醒的认识。既要加快档案信息化进度，以便服务社会、服务民生，更要关注档案的保密性和和安全性，不能因档案数字化而泄露国家秘密，危害国家、社会和人民的安全要明确专人对档案数字化过程中安全工作进行定期和不定期的检查，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发牛 。要建立健全档案数字化过程中档案安全管理制度、责任追究制度、保密制度，把数字化过程中档案安全责任落实到具体人员，与数字化工作机构、与具体数字化工作人员层层签订保密协议，做到防微杜渐，堵住危及安全的漏洞，避免泄密事件发生2.
5、切实加强档案搬运过程中安全管理 为了档案的安全，我们应要求档案数字化企业上门服务，将数字化设备搬到档案部门，在档案部门自己的场地开展数字化工作。因为大多档案部门都具备完善的消防设施、防盗报警系统、视频监控系统等，方便监督，安全有保障。如因客观原因要将档案运送到数字化企业进行加工的，档案的运输务必指派二人以上押运，严禁其他闲杂人员靠近和混入搬运队伍中；并对搬运过程实施全程监控，安保人员和档案管理人员对每趟搬运过程实施全程护送；搬运档案装具要符合安全要求，运输车辆要用箱式年辆为好，防盗、防雨等安全性较高，车内必须酣备灭火器。严格执行档案不在外“过夜”的原则，必须在当日工作完成之后运回库房。3.做好
6、档案扫描前的准备工作。一是合理选择档案数字化设备。档案数字化过程中，不仅要注重数字化产品的质量，还要保证实体档案及数字化档案的安全性。要根据实体档案原件具体情况，合理选择数字化处理设备，保证原件不受损害如：当实体档案因年代、纸质、装订等原因不便于拆卷或拆除装订后无法复原的情况，应选择使用数码相机、速拍仪等设备作为数字化的工具，以保证原件的安全；当实体档案便于拆卷和恢复的情况下，应选择高速文档扫描仪等设备，以确保数字化产品较高的质量：二是保证数字化处理设备网络的封闭性二禁止数字化处理设备与其他网络相连接，禁止使用私人移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，杜绝档案数字化产品流出渠道；档案数据的迁移、临时
7、备份等工作统一采用具有安全功能的专用U盘、移动硬盘，指派专人管理；严禁任何单位和个人擅自复制数字化处理的各种数据，确因工作需要，须经档案部门负责人同意。三是对档案进行适当处理。包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫捕前，要整理好需扫描的各类档案目录，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊处理 档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前要根据档案的具体状况，适当进行整理，视需要进行登记或作出标识，确保档案数字化质量.在拆除原档案装订时，要注意保护档案原件，页面需修整的要按规定执行
8、4.严格规范数字化加工场地的管理。要制定数字化场所安全规范一工作人员必须佩戴工作证，非本场所工作人员或相关人员不得进入；工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所，随身物品统一存放于入口处；场地内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品；要进行数字化加工场地安全隐患排查，注意防火、防盗等；对加工现场进行定期的安全检查和经常性的日常巡查，每天工作完毕必须断开所有电源，确保用电安全和档案安全，将安全隐患消灭在萌芽中；加工场地不得随意堆放档案，要严整有序的摆放。在数字化的过程中，难免对实体档案进行拆卷等动作，整齐有序的摆放才能保证数字化工作完成以后对档案原件的复原，确保实体档案不受损害。
9、严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，更不准私自摘抄、外传档案内容；爱护设备，专人操作.确保档案绝对安全。5.严把数字化产品的检查和验收关 对纸质档案数字化加工产品进行检查、验收时应分项进行，不但对档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等进行检查，而且还要将档案数字化过程中的安全工作纳入档案数字化项目检查验收指标。如各个环节的移交手续，扫描人员工作记录，处理系统与设备维护的工作日志及监查记录等。验收应以抽检的方式，检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率一般不得低于档案和数据总量的5%。要严把验收指
10、标，以下分项抽检应为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫捕档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份；档案数字化加工过程中各个环节的移交手续，扫捕人员工作记录，处理系统与设备维护的工作日志及监查记录不全。随着档案信息化工作的不断推进，档案数字化加工是档案工作发展的必经过程。在数字化的过程中确保档案的完整与安全，是档案部门的基本职责，是档案工作的“重中之重”。只有警钟时时鸣，安全时时抓，才能从根本上消除隐患，预防各种事故的发生，才能确保档案的绝对。
