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1、档案信息云平台应用推广问题探析深圳市建筑工务署是深圳市政府直属正局级事业单位，主要负责政府投资项目的统一建设管理，是全围首家实行政府工程集中统一管理的专业化管理单位，年完成投资额60-100亿元，同时处于前期、在建或交工的项日数量多达一百多个，然而，作为政府财政全额拨款的事业单位，受编制和体制的限制，工程管理人手长期处于极度紧张的状态，服务于工程建设的档案管理人员则更是少之又少，人手紧缺的状况促使工务署必须在档案管理方面进行管理和服务创新。工务署联合信息企业研发的云平台就是管理与服务创新的一项重要成果，本文就云平台的研发与推广应用情况作一简要介绍。一、云平台基本情况介绍1.云平台基本功能特点。
2、云平台针对当前工程建设项口中普遍存在的档案管理不同步、真实性难以保障、责任小明、工程档案归档不及时、不完整、不规范以及人员流动性大、资料新手多等问题提供了较好的解决方案，有理念新颖、特色鲜明、功能全面的特点。云平台集成了数据即时采集与活化、元数据白适应设计、第三方实时监理、多平台端展示、云端存储、移动端实时数据采集、根甲台设计、多方式信息与利用服务等多项技术，真正实现了“业务全渗透、结果全记载、过程全监管、数据大服务”的工程项目建设信息伞痕迹管理，不仅为各级管理人员、参建单位、运营、维保单位提供整合的数据服务，更重要的是为本单位阳光工程建设提供了有力保障。2.云平台使用基本情况 云平台的研发始
3、于2012年11月底，2013年8月1日正式投入试运营，2014年8月22日通过项日整体验收。截止2014年12月底，平台应用项目已达160多个，平台用户数超千个。随着平台的应用与推广，各项目组和参建单位档案规范化管理意识逐渐增强，档案工作日常化、日常工作档案化的“同步管理”理念得以落实，项日建设信息人数据根平台格局初步形成，信息大服务的成效逐步显现二、云平台研发与应用推广情况介绍云平台的应用不仅仅涉及档案室人员和署内部员工，还包括参与项几建设的几百家承包单位、上千名用户。因此，项目开发团队非常注重应用推广与用户体验，始终将该将工作与本单位业务工作密切挂钩，同时注重培训、督导、考评、宣传、制度
4、等多法并举1.创新软件研发工作 云平台研发过程中，始终将业务工作需求和用户体验放在首位，产品没计不仅充分考虑了工程卡当案管理的现实问题，还围绕单位业务实际需求不断凋整，同时整合了诸多其他行业领先的信息化技术，如人工智能技术、信息雷达技术等；为了突出档案信息利用效果，平台对项目信息进行数据挖掘、抽取、展示，领导可以直观、实时了解项目的四大核心信息；为了完善平台的实用性，项曰开发团队形成每2周1次的例会制度，例会除常规组成人员参与外，还根据需要邀请平台示范项目组项目主任、专业工程师、参建单位资料员或用户代表出席；此外，平台还根据利用对象和需要不同，创新推出PC查阅端、移动查阅端、监理端、手机采集端
5、、管理端，人性、卣观地为不同的人员服务：2.大胆建立数据中心模式 云平台的后台支撑环境较为复杂，如果自行解决需要耗费人量的人力、物力和财力.深圳市建筑工务署在平台推广时采用了“数据中心”建没的模式，与深圳市超算巾心联合进行平台运营，将云平台运行环境、带宽、数据存储容量、数据安全、数据备份及技术维护等完全交由深圳市超算中心直接管理，节省了上线时间、成本和后期的工作量。 /1/view-12140580.htm3.认真做好培训基础工作。作为一个现阶段近千用户使用的平台，做好用户的培训工作是推广应用的基础。云平台在推广应用过程中，档案室联合研发单位共组织集中培训6次，深入项目现场培训20余次。此外，
6、档案室还不断通过平台短信、QQ群、电话以及向各单位发放其他培训材料强化培训效果。4.坚持开展现场督导工作二考虑到实际参与人员专业能力的差异、人员的流动、平台运行初期与现场实际的匹配性、各参建单位领导的认识与配合程度等，都会影响平台的有效应用程度，因此，在做好培训的基础上，项目开发团队又推出了更切实际的做法一一现场督导，每周保持2-3人持续对所有项目的平台使用进行常规跟进（远程服务与在线检查），对每个项目至少一次到现场进行工程文件过程管理和平台使用的督促与指导，更加有效地加速了平台的推广运用。5.树立示范与考评并举。平台在研发模式建立之初，就确定必须结合具体项目边实践边推动，所以，平台从一开始就
7、选择了新开工的深圳市孙逸仙医院为示范项目进行研发，同时通过考评再分别树立样板。2014年8月，在反复征求意见的基础上出台了署建设项目档案与信息化管理考评办法，抽取10个项目进行首批试点考评，考评结果在单位业务会和OA平台上予以通报；另外，通过考评，在原来研发示范项目的基础上，推选出应用优秀示范项目，作为各部门进一步学习的样板项目，既表彰了先进又树立了示范，为云平台推进起到了极大的促进作用。6.发挥宣传的润滑作用。云平台的应用离不开宣传工作，本单位云平台的应用推广中，不断交叉利用单位OA系统、内部业务工作会议、文件通知、检查通报、单位督办工作、项目评审、项目总结报告等各种形式，宣传云平台进展情况
8、、使用情况、存在问题、最新创新点、服务亮点、示范项目利用云平台带来的便利、业界的评价、获得的奖励等，引起各级领导和有关人员的广泛关注，从而进一步推动了云平台的使用。7.完善内部制度和外部约束。云平台的使用涉及署各部门和数百家参与项目建设的承包单位，对于署内部，必须建立制度，明确使用要求，对此，署里专门印发了文件关于启用云平台的通知：而对那些外来承包单位，云平台的使用必须依据合同来约定，为此，深圳市建筑工务署又在内部制度和招投标管理中明确要求，在与各参建单位签订的项目合同、履约评价中明确平台使用、文件资料建设要求，并将其文件信息化管理考评结果与项目履约挂钩。8.建立体系化的组织保障 作为全署管理
9、工程项目共同使用的云平台，组织和人员保障是应用系统推广的重中之重。一方面，平台的运维需要专业的管理人员（档案室）进行管理；数据的准确性需要专业的资深人员监管；而系统的数据采集档案室也要求各个参建单位提供至少1名资料专员按照管理要求去执行.因此，只有从档案室到各参建单位都做好人员保障，平台才可以平稳运维。 9.完善存量数据清理 云平台上线之前，已积累了大量的存量项目文件、档案资料信息，这些信息多以实体保存，其中包含的信息和数据利用价值发挥程度不高，为提高云平台数据服务的系统性、全面性，深圳市建筑工务署组织专人集中对这些存量文件、档案资料进行清理和信息上传，存量信息的数据清理和录入又对云平台大范围
10、利用起到了有效的推动作用：10.扎实工作赢得领导持续支持任何项目的推动都离不开领导的支持，在项目立项初期，单位各级领导就对档案信息化工作给予积极的支持。但要得到领导持续的支持，必须做好自身工作。结合前面所述，我们扎实开展研发、培圳、督导、信息清理、检查、宣传、制度落实等各项工作，并阶段性地向领导汇报最新进展及成果，赢得各级领导的持续支持。三、云平台应用推广中的难点问题分析与思考1.研发中要找准定位。从信息化时代各行各业各种软件系统高大上的设计，反观这些年来人们对档案工作的一向俯视，很多人一开始并不能很好地接受档案云平台，甚至认为有了业务平台后，在业务平台加设档案这个子模块就可以了一面对这些怀疑
11、的态度，项目开发团队一直坚信自己的定位和态度，不卑不亢、埋头苦干，从细节人手，从每一个参与工程建设的人员需求人手，并坚持以档案的本质管理为主，在固守档案本质属性的基础上进行大胆创新，如始终强调任何业务系统的结果信息最终的流向始终是档案，最终将档案云平台打造成各业务系统的出口，做出让人信服的成果。2.应用推广中要做实基础工作首先做好基层使用习惯的培养工作，传统惯性模式的改变需要一个过程，平台管理模式下的常态化工作习惯形成也需要一段时间，通过反复培训、督导、检查、宣传，云平俞逐步赢得了项目各层面项目管理人员的持续支持与重视，全面促进基层使用习惯的养成 其次就是做好自身云平台海量数据的姚范与平台数据
12、质量监管，平台倡导是痕迹化记录项目建设全过程的理念，随着应用的深入，平台的数据海量增加，如何确保这些海量数据信息规范化、条理化和便捷化地满足使用需要，也一直是项目开发团队深入研究的问题。此外，面对参建单位数量多、人员素质参差不齐，著录条目和上传文件的规范性不足的问题，除加大培训与督导力度外，项目开发团队也一直通过完善平台录人规范细则，以及利用第三监理方式予以完善。3.无论研发还是应用推广要始终贯彻服务意识 云平台从始至终都是以服务项目建没为主导，将服务意识贯穿于云平台整个研发过程中，要求不仅能服务于档案部门自身，更要服务于工程项日建设全生命周期，服务于所有参与人员的日常工作。针对这一服务目的，项目开发团队充分考虑平台为各类使用者带来的好处，如渗透式全程监管和即时活化信息，让档案人员不再死守故纸，激发了工作热情；痕迹化信息记录，让质量检查监管部门随时核对现场和文件信息，项目管理不再责任难究；结算文件结果提醒、变更文件提醒等，让参建单位也可享受云平台的便利再者，推广的培训督导采取了使用者自述使用情况、平台设计者和督导者进行点评的模式，这种创新形式能很快获得共鸣，达到了较好地推动效果。
