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1、2020 4 21 企业档案管理工作 Monica2011 02 20 公司 Page2 企业档案管理的必要性 02 认知企业档案管理 01 公司档案管理制度简介 03 目录 Page3 档案及企业档案电子文件及电子档案企业档案构成类型企业档案业务流程及方式 认识企业档案管理 Page4 档案是国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录 档案工作基本术语 档案 企业档案 企业档案是企业在研发 生产 经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件 企业档案工作规范 Page5 电子文件 电子档案 电子文件是指机关 团体 企事业单位和其他组织在处理公务过程中 通过
2、计算机等电子设备形成 办理 传输和存储的文字 图表 图像 音频 视频等不同形式的信息记录 电子文件管理暂行办法 Page6 电子文件 电子档案 电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据 背景信息和支持软件 企业档案工作规范 Page7 企业档案构成类型 Page8 企业档案业务流程及方式 Page9 企业档案管理的必要性 02 认知企业档案管理 01 公司档案管理制度简介 03 目录 Page10 良好的档案管理的作用档案管理的意义档案管理对企业的价值贡献点企业忽视档案工作可能引发的主要风险 企业档案管理的必要性 Page11 良好的档案管理的作用 良好的档案管理有助于企业增加技术和知
3、识储备 促进企业保护好知识产权和商业秘密 为企业的可持续发展提供强有力的保障 有助于企业在市场竞争中增强抵御风险的能力 并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用 维护企业的经济利益和合法权益 Page12 良好的档案管理的作用 良好的档案管理 续 有助于企业构筑企业信用体系 提高企业诚信度 树立企业形象 有助于企业加强自身文化建设 利用丰富生动的档案素材 展示企业创业发展的历程 培养员工的认同感和归属感 创新企业经营理念 提升企业的文化品位 Page13 档案管理的意义 企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的 对企业发展和国家 社会具有查考和保存价值的各种文字 图表 声像 电子 实物
4、等不同形式的历史记录 是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料 反映了企业成长与发展的历程 是企业的重要资产和信息资源 也是企业文化的积淀 Page14 档案管理对企业的价值贡献点 Page15 企业忽视档案工作可能引发的主要风险 企业核心成果流失企业权益失去保障企业历史失去记忆知识资产无法积累 Page16 企业档案管理的必要性 02 认知企业档案管理 01 公司档案管理制度简介 03 目录 Page17 公司档案管理类目体系档案的移交归档档案的利用 企业档案管理制度简介 Page18 公司档案管理制度 简介 第一章总则第二章归档范围及保管期限第三章归档时间及质量要求第四章档案的整理第
5、五章档案室的管理第六章档案利用制度第七章档案保密制度第八章档案人员的岗位职责 Page19 公司档案管理类目体系 我公司档案类目体系采用两级类目的形式将公司档案分成了6个一级类目 各一级类目下设了总计29个二级类目 该类目体系体现在 归档文件类目 归档范围及保管期限表 中 档案的归档 分类整理工作以此表为依据开展 Page20 公司档案管理类目体系 续 行政人事类 XZ 经营管理类 JY 产品科研类 CP 工程项目类 GC 图书资料类 TS 实物档案类 SW 一级类目 规章制度 01 公务文件 02 质量管理 07 其它文件 08 空调项目 01 消防项目 02 水处理项目 03 除尘项目 0
6、4 二级类目 法规标准 01 行政人事 02 样本资料 05 其它 二氧化氯发生器 01 风电润滑系统 02 矿井救生 03 荣誉类 01 纪念品 02 印信类 03 归档件文类目 归档范围 Page21 档案的移交归档 归档程序 一 日常积累 填写 文件移交清单 档案交接 签字确认 分类整理 Page22 二 档案的移交归档 日常积累在日常工作中应根据公司档案归档范围 将能反映公司科研 生产 经营 管理等活动及岗位工作真实情况的 对将来工作具有查考利用价值或指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的顺序集中留存下来 归档程序 续1 一 Page23 二 档案的移交归档 分类整理所有归档文件以
7、反映一个完整问题 事件 项目为一件 卷 进行整理 并根据文件的内容参照 档文件材料范围 保管期限表及分类编号方案 进行一级类目和二级类目 年度 产品型号 项目 的归类 归档程序 续2 一 Page24 二 档案的移交归档 填写 文件移交清单 填写 文件移交清单 的目的是便于档案交接双方确认交接文件的内容 数量以明确档案管理责任 因此移交人应根据文件内容详细填写文件移交清单 归档程序 续3 一 Page25 二 档案的移交归档 填写 文件移交清单 续1 归档程序 续3 一 建设单位 项目名称 电子文件移交清单移交部门 建设单位 项目名称 纸质文件移交清单移交部门 Page26 二 档案的移交归档
8、 填写 文件移交清单 续2 归档程序 续3 一 合同文件移交清单移交部门 Page27 二 档案的移交归档 档案的交接与签收移交人将需移交的档案文件 纸质 电子版 连同相应的移交清单交档案管理员核对确认无误后再交交接双方部门负责人签字即完成档案移交工作 归档程序 续4 1 Page28 二 档案的移交归档 产品科研类 在产品鉴定验收后1个月内归档 后期销售推广阶段的文件参照行政人事类文件进行进行收集归档 工程项目类 在项目验收后1个月内归档 项目时间较长的可以分项目阶段进行归档 项目交付使用后的售后服务资料参照行政人事类文件进行进行收集归档 归档时间 2 Page29 二 档案的移交归档 归档
9、时间 续1 2 行政人事类 经营管理类 在文件材料办结后的次年3月底以前移交到档案室归档 实物及声像档案 贵重礼品和奖杯 奖牌等应及时向档案室登记造册 实物可由部门暂时保管 另外录音 录像 照片等随相关文件材料一同移交档案室 统一编号 Page30 二 档案的移交归档 归档时间 续2 2 其它文件参加会议文件 国内外考察 学习与培训 谈判 技术交流 研讨会 鉴定会等带回来的各种技术文件材料 出差人员在报销差旅费之前将文件移交档案室归档 特殊情况下 对于有保存价值的信函 电传 电报 谈话备忘录等应加盖公章或由经办人签名后归档 Page31 二 档案的移交归档 归档范围 续3 3 以 归档文件类目
10、 归档范围及保管期限表 为依据 因实际工作内容复杂多变 各部门需移交的文件范围不限于此表 各部门应本着负责任的态度 将所有有必要长期 永久留存的对公司有利用价值的文件材料主动移交到档案室 工程项目类档案的详细归档范围参见 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 中的 建设工程文件归档范围和保管期限表 Page32 二 档案的移交归档 归档质量要求 4 归档的文件材料必须完整 准确 系统 具有长期保存价值的文件材料的归档率 完整率 准确率应达到100 归档的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程 归档的文件材料必须层次分明 符合形成规律 文字材料幅面尺寸规格宜为A4
11、 图纸宜采用国家标准图幅 Page33 二 档案的移交归档 归档质量要求 续1 4 纸质文件应采用耐久性强的书写材料 和耐久性强的纸张 光盘等载体 电子文件归档时 要使用耐久的载体 可根据实际情况采用光盘 硬盘等载体 禁止用软盘等易坏载体 归档前要进行病毒的检测 并且要保证电子文件可读 归档前由档案部门验收 文件材料在归档前遗失 文件形成部门或经办人应尽力弥补 并承担相应责任 Page34 三 档案的利用 档案属于公司机密 未经许可不得外传 外单位人员未经公司分管领导批准不得借阅 阅档必须在办公室指定的地方 不得携带外出 需要借出档案的 须经部门领导批准 利用公司绝密 机密的技术资料 科研成果
12、 发明创造 新工艺等技术档案 未经分管领导批准 任何人严禁利用 Page35 三 档案的利用 档案利用申请单 利用档案 必须履行审批 登记 签收手续 Page36 三 档案的利用 借出档案材料的时间不得超过一周 必要时可以续借 过期由档案管理员催还 需要长期借出的 须经分管领导批准 借阅档案者必须妥善保管档案 不得私自转借或复印 不得拍照 拆卸 损污 归还时保证档案材料完整无损 否则 追究当事人责任 Page37 三 档案的利用 借出档案材料 因保管不慎丢失时 要及时追查 并报告移交部门及档案室及时处理 绝密文件 珍贵的实物档案等一律不准外借 否则追究相关人责任 凡重大项目的规划设计 方案设计
13、 施工图设计等技术机密 涉及不宜公开的公司机密等档案 应做秘密保管并严格控制查阅范围 需要查阅者须经本单位主管领导批准 Page38 三 档案的利用 凡作秘密和内部管理的档案 应严格履行查阅审批手续 严禁擅自复制 利用者应严格遵守保密规定 不得泄露公司秘密 凡未经公布的统计数字 未做结论的内部调配 考察 评议 不宜公开的方针政策规定 个人隐私等档案 应做内部管理不得擅自扩散 Page39 篇末分享 一个象样的人家都有一本家谱 一个具有长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整的档案资料 江泽民同志曾指出 档案工作是各项事业发展的一个重要基础 这个基础不牢固 将来我们要负历史责任的 企业档案工作说到底 就是要通过这样一种记录的方式 使企业组织中个人的智慧变成组织的智慧 从而使企业不断传承下去 最后实现企业的可持续发展 打造百年企业 感谢您的关注 Thankyou
