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1、职业秘书第四讲第四节如何安排上司的工作日程1、如何兼顾效率与健康作为现代企业的领导人，他们工作的一个特点就是“忙”，从内部的人事安排到外部的市场竞争，几乎是无所不包，可以说是千头万绪。因此，为了抓住大事、抓住重点，提高工作效率，他们的工作本身也需要有个计划，否则，在繁杂的事务中就会出现紊乱，顾了这头忘了那头，捡了芝麻丢了西瓜，从而使企业在激烈的竞争中败下阵来。所以，作为上司的助手，为上司安排工作日程是秘书一项很重要的工作。如果说秘书的工作难，那就是难在这个工作日程的安排上，因为它要花费秘书很大一部分精力。工作日程的安排，通常是按时间来划分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等
2、。在安排工作日程时，要考虑各项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率！但是，在安排工作日程时，不能只顾工作的效率，因为上司的年龄一般偏高，还必须考虑上司本身对工作的承受能力，所以要讲究弛张之道。上司也是人，也是血肉之躯，而且年龄一般都偏大，所以上司在体力上连续作战的能力是有限的。如果不注意有张有驰，劳逸结合，影响了身体健康，最终的工作效率也无从谈起。因此，秘书在为上司安排工作日程时，既要考虑如何限度地提高工作效率，又要在时间上留有充分的余地，有利于上司的身体健康，充分做到劳逸结合。可以说，能否统一工作效率与时间宽裕这一对矛盾，是评价一个工作日程表是否科学合理的标志。2
3、、长期与短期工作安排上司的日程安排可分为年度计划、本月计划、本周计划以及当天计划等形式。计划是安排得越细越好还是越粗越好，这主要是根据上司的实际需要而定，一般来说，由于客观的变化和许多不可预料因紊的影响，中长期计划是宜粗不宜细的。现在大多是这样，年前制订年度计划，年度计划主要是将来年的工作大致描个轮廓，比如为了实现某项重要目标而要抓哪几项工作，或接规定要开哪几个例行的大会；根据年度计划的设想，安排当月的计划；而本周的计划就是实施，星期一上午与天地公司李总会谈，星期二下午召集哪些人开研讨会不仅如此，还要根据实际情况的变化随时调整、充实计划，使之更具体、更详细。在所有的日程表中，当天的日程表要非常
4、具体，如上司外出办事，在把日程表交给上司时，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认；对于经常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。由于电脑的使用，日程表的制作、修订和打印都己变得非常简单。一般来说，刚刚参加工作的秘书很难把上司的工作日程表安排得那么慎密周到，至少得23年才行。只有虚心向老同事学习，自己多留心，与有关部门密切配合，才能将这项工作做好。a.适当保密上司的工作日程安排，一般都是画成一览表形式，因为它简单明了。打印好的日程表给上司本人一份，给秘书部门负责人或其他综合部门负责人
5、一份，再就是给有关部门和汽车司机复印几份。不过，给业务部门和司机的日程表，内容不能太详细。比如上司某月某日出差，在这前一天的上午与天地公司的李总会谈等等，只有秘书自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细，因为日程表送得越多，泄密的可能性就越大。如果业务部门的人在与客人洽谈业务时，无意之中让对方看到了上司详细的日程表，后果就难以设想了，所以，给这部分人的日程表，只要与他们业务有关的部分详细一点就行了。因此，在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号，但是，这些符号所代表的内容在公司内要统一，不仅负责制定日程表的秘书要明白，而且要让其他秘书也能看得懂。另外，日程表旁边还要留一定的空白，以便随时
6、能用铅笔增增减减或作特定的标记。b.事先确认在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因为上司在审核日程表的过程中，往往会根据自己以往的经验来考虑应该采取什么方法处理，是否要安排专门的时间，而这些也正是秘书所要掌握的。但是，也不能完全听任上司的主观意思去做，把计划丢在一边，如果是这样，秘书就有可能不知道下一步应该干什么，使日程表变成了一张废纸。几乎所有的秘书都是这样的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或当天早晨的第一件事，是安排当天各项工作的时间与具体步骤，与有关方面打好招呼，保证各项工作按计划顺利进行。3、制定日程表的方法要求与
7、上司面谈的人中，很多是客户和顾客；要想全部安排见面，几乎是不可能的，因为上司的时间毕竟有限。因此，作为重点，秘书在给上司安排工作日程时，要对上司的工作进行分类，以保证上司的工作效率。对于那些确实需要安排与上司面谈的客人，秘书也需要对他们所关心的问题和与自己公司的关系作出判断，这样在安排约会的时间和顺序的时候，做到心中有数，保证上司的日程安排科学合理。由于采用电脑作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么变更，就能马上打印出来，并通知相关人员。由于上司工作内容不一样，上司外出的次数和来访的客人人数不一样，因此给上司制定工作日程表也因人而异。一般来说，给上司制定工作日程表有四到五种
8、，它们在滚动执行过程中相互衔接：a.年度预定日程表将股东大会、公司成立周年纪念日、法定节假日和公司其他特定纪念活动等记载在表内；将这个表也抄送给总务部等相关部门，必要的时候请他们配合；b.月内预定日程表月内预定日程表，主要是根据年度预定日程表进行安排，上面注明上司出差、开会等重大事项；每个月连续制定；c.每周工作日程表将上司一周之内的约会和会议等预定好的工作记入表内，这是上司一周之内具体工作安排的基本依据；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送给上司审阅，请上司确认；d.当天工作日程表这份表是根据每周工作日程表制定出来的。把当天工作的一些注意事项记在上面，交给上司，提醒他不要忘了约会等一
9、些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认；对于经常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。e.多人日程表如果同时给几位上司制定日程表，也画成一览表形式。如果出现新的情况（比如需要召开全体董事紧急会议）需要调整大家的工作日程，调整起来就非常方便。这几种日程表的制定要灵活掌握，对于上司的工作安排，既不要重复，也不要遗漏；这几种表出来以后，要随时注意它们之间的衔接，经常把它们集中起来，相互对照。为上司制定好了工作日程安排表，秘书当然希望能按预定的安排顺利运行，但是，在实际工作中，情况经常发生变化，不是这里就是那里总
10、要出现一些突发事件，改变上司原来的日程安排；在这种情况下，秘书要能根据具体情况，随机应变，采取相应的措施：如果是在年度预定或月内预定这种时间范围比较长的预定期间内，出现新的情况，秘书应根据这种突发事件对其他事件的影响，及时提醒上司注意；如果实在不能避免，要及时与对方和有关部门联系，并对日程表进行修改，请上司确认；如果能够对预定的日程安排作相应的调整，应与客户和其它有关方面进行联系。（如对会场、旅馆、交通工具等的取消或变更；在变更日程表后，如果新的日期是手写的，用红笔打上记号。）如果约会时间延长，影响后面的约会或其他工作，秘书要用便笺等告诉上司，听取上司的指示。如果可能的话，在约会的前一天，用电
11、话与对方再次确认约会的时间和地点比较妥当；这样做虽然要花些时间和精力，但能提醒对方秘书别忘了，做些前期准备，这样，既能让对方能够感到你们重视这次约会，也等于提醒对方别忘了约会的时间。4、制定日程表的注意事项每个月上旬日程安排的内容，主要是参加公司内和公司外的各种比较重犬的活动，如各种会议、会谈、出差、访问等。在安排日程的过程中，要与各部门密切配合，并随时向上司本人请示汇报。a.时间上留有充分的余地安排上司的工作日程，在时间上一定要留有充分的余地。有许多秘书都犯过这样的错误；为了争分夺秒，上司刚开完董事会，就安排与刘先生会谈其实，这并不能提高工作的效率，其结果往往适得其反。因为上司刚开过董事会，
12、思想不能一下子转过弯来，加上又没有休息，这样与刘先生会谈，能谈得好吗？如果董事会要延长的话，那不白白浪费刘先生的时间？所以，在制定日程表的过程中，的困难是时间的测算。董事会要开多久？与刘先生的会谈需要几个小时如果是公司内部的会议及其他活动，时间的测算也许要容易一点，与客人的会谈则不好说了。就拿签订合同来说吧，如果事先知道对方会提出什么条件和要求，事情也许好办一点；如果事先不知道的话，双方还需要讨价还价，合同签下来到底需要多少时间，就谁也不好说了。因此，秘书在安排日程表时，在每项工作原订的时间之后，再加上分钟的机动时间。b.提高效率上司要到几家公司拜访，是先到天地公司还是先到大地公司？是由天地公
13、司到恒昌公司还是由大地公司到恒昌公司？对于这些问题，秘书要事先统筹考虑，找出行车路线，减少路上耽误的时间。当然，如果恒昌公司提前邀请，那么，在时间安排上要尽可能优先。上司经常要乘车外出，因此秘书对乘车时间和交通状况都要比较清楚。比如上班时、下班时交通拥挤的情况就不一样，顺行和逆行的情况不一样，月末、周末和平时不一样如果对于这些胸中有数，那就能比较准确地算出上司外出办事在路上所需要的时间。c.内外兼顾随着业务的发展，上司与外界打交道的时间越来越多，但是作为公司领导必须内外兼顾。因此，秘书在给上司安排工作日程时，一定要留出专门的时间让上司来了解本公司生产经营状况，及时处理业务中的各种矛盾和向题，把握本公司的发展。如果从上午8点半就开始开董事会，点与天地公司李总会谈，下午1点半去拜访恒昌公司的赵经理一天到晚忙于这些活动，没有时间了解各部门的情况，对请示报告也不能及时批阅，那就会影响本公司的发展。如果秘书知道每过一段时间就有多少文件需要上司批阅，或各部门定期上报的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半专门处理内部事务。上司出差和休假之后，等待他批阅的文件往往比平时多，所以在上班的第一天，一般不要安排会议、约会等活动，让他专门处理内部各种文件，哪怕是抽出半天也行。
