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1、云南高速公路内业资料档案编制要点公路工程内业资料是基本建设的历史档案和重要技术资料，是真实记录工程详细情况的技术文件，是工程验收、维护、改扩建的依据，养护、管理部门必须长期保存的重要技术档案。内业资料的编制工作，不仅是工程验收及使用、管理、养护、改扩建的需要，而且对今后公路的发展也具有重要的借鉴作用。做好公路工程内业资料的编制工作，是工程建设项目的一项重要任务。 一、内业资料编制基本要求:公路工程内业资料中包含着大量信息，对今后的运营管理、科研、类似项目的建设等具有重要的参考价值。内业资料编制必须确保以下六个特性：（一）真实性内业资料是工程建设质量的重要凭证和依据，是今后工程养护、运营管理、改
2、建工程等的重要参考资料，文件资料必须真实、可信。 （二）完整性内业资料宏观上的完整性应符合交通部交公路发2004446号附件二：公路工程竣工档案目录中提出的应收集的文件目录；单项材料的完整性是指每一分项、分部、单位工程的质量控制文件应符合公路工程质量检验评定标准（JTG F80/1-2004）中关于质量保证资料的有关要求。管理性的文件应齐全、完整，文件附件应与文件相互对应，按照文件的来源、文号编排收集全面。按照工程内容、规范要求应该具备的资料项目齐全，检测频率满足要求。（三）系统性在工程建设过程中形成的文字、音像文件，工程设计和竣工图表等较多，涉及范围广泛。为便于以后的查阅，竣工档案的整理、编
3、排应具有系统性、规范性和科学性，要求除熟悉工程建设程序、技术规范等外，还应具有档案管理知识，熟悉档案管理规定。（四）原始性现场填写的表格资料要求直接在现场手写，自动检测仪器直接打印资料、采用计算机软件输出的试验报告、分项工程评定资料等必须逐页手写签名，不得采用个人印章替代，需要加盖单位或机构印章的应直接加盖在页面上。 （五）规范性试验、检测所用表格应与工程项目相符，填写正确、记录齐全、数据的处理计算方法符合规范、规程要求，施工自检意见、监理意见应明确表达对试验、检测结果所反应的工程质量满足标准、规范要求的相关评价及工作要求。有关人员的签名、日期等齐全，装订格式符合档案管理的要求。（六）及时性内
4、业资料是对公路建设过程中项目管理、施工过程、工程质量控制过程的反映。要求现场质检原始资料应在现场检查现场填写，必须真实、准确、可靠，不得追记，不得复印。二、内业资料编制方法 为保证内业资料真实和规范，满足基本要求和规定，应分别从以下几个方面对工程资料进行整理。 （一）按参建单位 根据公路工程竣（交）工验收办法（交通部令2004第3号）内业资料目录中要求的相关内容，根据“谁承担、谁编制”的原则，将内业资料按性质、类别、工程内容分成不同的部分和章节，分别由建设单位、施工单位、监理单位等整理编制，最后汇总成册。建设单位汇总全部内业资料时，对各个单位的资料按产生的先后次序、位置、工程项目等整理，从而使
5、整个项目的竣工资料具有较强的条理性、逻辑性、层次感。 （二）按工程分类 竣工档案文件可分成下列五大类型：综合文件；决算和审计文件；监理文件； 施工文件科研、新技术文件。对每一类型资料整理、汇总时，可根据材料产生的时间、形成的单位、内容等特点将以上五类资料文件细分成：项目建设管理文件、设计文件、招投标文件、合同文件、管理往来文件、工程质量控制文件、施工工序文件、试验资料、检查验收资料、声像资料、财务文件等。这些文件的归档整理需要参照相应的规范、规定。如：房建工程的技术文件应符合建设部建设工程文件归档整理规范(GBT 50328 -2001)的有关要求。照片的整理应符合照片档案管理规范(GBT 1
6、18212002)有关要求。 （三）按质量评定体系 按公路工程质量检验评定标准提出的工程质量评定体系对工程竣工资料进行分类、整理。按工程质量检查、验收、评定的总体思路对每一分项工程的资料文件进行整理，从资料的原始性、完整性等能够很好地反映分项、分部、单位工程以及合同段的工程质量。各施工、监理单位对施工、检查中所形成的施工原始记录依据施工段落、时间、施工工序进行编排，按评定标准的规定划分为分项工程、分部工程、单位工程、合同段，以分(单)项工程为编制单元，逐个编排分项(单项)施工原始记录及其他有关文件资料，所有资料不能相互交叉整理，按分项工程归人到相应的分部工程、分部工程归入单位工程的方法逐步、逐
7、层进行汇总。（四）按总目录编排 内业资料总目录作为内业资料的主骨架，对内业资料编制工作具有重要的指导意义，能够起到总体规划、提纲挈领的重要作用。依据关于贯彻执行公路工程竣工验收办法有关事宜的通知(交公路发2004446号)附件二中所列竣工档案总目录的要求，将竣工档案资料分成五大部分，每部分根据工程的建设过程、资料类型、施工特点分成不同的细目。整理前，建设管理单位可制定工程项目内业资料档案总目录，按参建单位、工程内容具体划分每一类型文件整理的标准、方法，施工、监理单位对照总目录，依据自己所承担的任务进行内业资料的收集、整理，成册后移交到建设单位，最后由建设单位完成汇总、归档及档案验收等工作。编制
8、总目录应满足以下要求： 1、结构层次清晰。不同合同段的施工、监理单位形成的资料要自成体系，互不干扰，有利于对施工、监理单位资料的汇总。 2、适用性强。对每一类型的资料要划分为更具有操作性的细目，每个细目可作为一个模块，通过模块组合就可满足不同工程内容的需要，对模块中资料的编排方法、次序、排列位置等均可详细做出具体规定。 3、责任明确。竣工资料的整理工作以合同为基础，“谁承但、谁编制”。建设单位对竣工资料的汇总偏重于归类和排序，不改动各参建单位的资料内容。出现质量事故、资料整理不规范等问题，由相应承担任务、编制文件的单位负责。 三、内业资料管理存在问题及处理措施（一）无专人管理。必须指派专人管理
9、内业资料档案。（二）管理混乱，内业资料分散多处。应加强内业资料档案管理, 建立完善的内业资料档案目录。指派熟悉资料档案管理工作的人员负责集中管理,分类建档。（三）未分类整理归档。建立档案管理制度和方法,将资料按分类建立的内业资料档案目录及时归档。（四）真正的原始资料丢失，原始资料被复制。做好原始资料的保护、搜集、整理和归档工作。使相关人员知道原始资料是工程实施中形成的且不得修改的原始记录。（五）分部工程、单位工程评定未引入子分部工程、子单位工程的概念。要求按公路工程质量评定标准（JTG F80）附录J的要求对子分部工程、子单位工程进行工程汇总评定。（六）中间检验申请单、工程报验单和工程检验认可
10、书不全。要求必须严格按规定程序进行工程报验，监理和业主应加强管理和检查，对申报手续不全开工的，应严肃处理。（七）报验资料中无监理工程师签字。提高监理人员素质，严格按报验程序操作,对合格工程报验资料应及时签认。（八）自检及抽检频率不足。要及时学习有关标准、规范、规程及技术文件，完善岗位责任制,更换不负责任的人员。（九）填写不规范，相关资料前后矛盾。提高素质，端正态度,严肃认真填写各类检验材料。严禁弄虚作假,对造假人员必须坚决清退。（十）试验台帐不齐全。加强试验人员的责任心,建立完整的试验台账。试验台帐应能清楚反映如下内容：1、试验项目与数量；2、试验日期；3、试验频率；4、试验结果是否合格。（十
11、一）试验数据处理修约不规范。试验人员应进行现行相关的试验规程、规范、标准的技术业务培训。（十二）试验报告签字不全。 要求试验完毕后各有关人员须按程序依次签字，前面人员未签认，后序人员不得签认。试验室主管不得出具签认不全的试验记录和试验报告。（十三）原始资料记录不齐全、不完整，不真实可信。应对原始资料记录及时进行收集整理，现场质检原始资料必须真实、准确、可靠，不得追记，不得复印。（十四）表格内容填写不完整，签字不齐全。完工后的项目应及时检查，及时填写，由检查负责人检查签认。（十五）未按要求分类编制、装订。有关文字、图表、音像资料应按国家标准照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）和云南省高等级公路工程内业资料编制实施细则编制。做到：1、前期文件和内业资料归档完整；案卷分类准确、组卷合理；2、卷内材料排列系统、有序；目录与卷内文件材料实物相符、无错漏；3、文件材料用纸规格统一；4、图纸、文字材料折叠及补贴整齐；竣工图绘制准确、清楚，审批手续完备；5、案卷装具规范统一；装订整齐、牢固。8
