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1、Word和Excel办公软件技巧(文图结合)2008-11-24 08:51:54|分类： 电脑知识 |标签： |字号大中小订阅 减肥文件中的图片使用Word XP打开一个Word文件，然后选中Word文件中任何一幅图片，右击，选择“设置图片格式”，并在打开的窗口中单击“图片”标签，并单击“压缩”按钮，然后在打开的“压缩图片”对话框中，在“应用于”列表框中选中“文件中的所有图片”，在“更改分辨率”中选择“Web/屏幕”，同时在“选项”下确认选中“压缩图片”和“删除图片的裁剪区域”复选框，最后单击“确定”按钮即可。通过以上操作，可以让Word文件变得更小。小提示此减肥法对Office XP中的其
2、他软件都有效，如Excel XP、PowerPoint XP等。正文：*合并Word文件 我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击插入菜单下的文件命令，在弹出的窗口中选择Word文件，再找到同事的文件，点击插入钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！ *更改文件默认存盘格式 在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式
3、固然很方便，只要单击文件另存为命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击保存钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击工具选项，打开设置窗口，点击保存标签，在将Word文件保存为下拉框中的Word文件（*.doc）改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。 *修复文件 遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击文件打开，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中
4、选择从任意文件中恢复文本项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！巧用快捷键 现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢？这里我向朋友们介绍几点心得，肯定会给您的操作带来方便。轻松显示功能键的作用大家对于功能键最熟悉的莫过于（帮助）了，那么，若要查看的其它功能键，只要按如下操作即可清楚显示。方法是点击菜单栏上的“视图工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。若没有，则选择“自定义”菜单项。在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”
5、标签页。在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选 框，单击“确定”退出。其后，在文档视图下端就会看到的功能显示。 快捷键改文字的大小写选择想要更改文字的大小写，只要按下就可以了。每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。一次保存多个打开的文件如果你想要一次性保存或关闭所有打开的文档。操作方法是：按住键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项，全部关闭和全部保存。关闭文档前将提示你保存你所做的改动。全部关闭命令在同样起作用。为常用的符号定义快捷键我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命
6、令，来寻找自己所需要的符号了。其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。点击菜单栏上的“插入符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，用鼠标击活“请按新快捷键”编辑框，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。当切换到“特殊字符”标签页中，会看到已事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。Microsoft Word 的一些小技巧1、 文档的作者名称、缩写和联系地址：有的人的电脑可能是请技术人员安装
7、的，所以Word的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具”“选项”“用户信息”中修改。2、 找回Word文档自动保存的临时文档：如果是Windows 98的电脑，自动恢复文件默认在：“WindowsApplication DataMicrosoftWord”下。如果是Windows 2000 或XP的或有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件在“WindowsProfiles用户名Application DataMicrosoftWord”下。3、 给文档设定打开权限密码和修改权限密码：可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”“另存为”右上角的“工具”“常规选项”。为PowerPoi
8、nt文档插上音乐的翅膀Powerpoint 2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐(图1)，但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。 文件中的声音但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享(本文以PowerPoint 2003为例，其它版本请参照操作)。方法一:1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”(图1)，在出现的“插入声音”对话框中选中要作为
9、背景音乐的文件，然后单击“确定”(图2)，在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象(图3)。插入-影片和声音-文件中的声音自动2.用鼠标右键单击插入的声音对象(喇叭图标)，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”(图4)，在出现的“自定义动画”任务窗格中，点击刚刚插入的音乐选项右侧的下接箭头，在出现的菜单中单击“效果选项”(图5)。自定义动画3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在(F):XX 张幻灯片之后”(中间XX为数字)，在中间的数字增减框中输入适当的数字(图6)。播放声音数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50
10、，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项(图7)，这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。播放声音另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项(图8)，这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。播放声音4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。 方法二:1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”(图9)。幻灯片切换2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”
11、选项右边的下拉箭头，在出现的列表框中点击“其它声音.”(图10)。幻灯片切换3.在出现的“添加声音”对话框中，选中要作为背景音乐的声音文件，然后单击“确定”按钮(图11)，再回到“幻灯片切换”任务窗格中勾选“循环播放，到下一声音开始时”选项(图12)。添加声音修改切换效果4.放映幻灯片，背景音乐功能实现。注:1.第一种方法支持较多类型的声音格式文件，但声音文件并没有内嵌到文档当中，因此要将文档移动到别的机器上时，对应的音乐文件也要移动，且相对路径不能错，因此建议采用此方法的同时将背景音乐文件和文档放在同一目录，这样便于移动后不容易出错。2.第二种方法目前仅支持.wav类型的声音文件，因此会造成
12、完成后的文档相对较大，但好处也是很明显的，设置成功后，PowerPoint会自动将声音文件内嵌进去，这样即使将文档移动到别的机器上，也不用担心背景音乐文件问题。3.以上两种方法各有优劣，大家在实际生活中可根据需要作适当选择。Office超强技巧连载图片和多媒体技巧(上)给文档添加图片可以使其图文并茂，从而产生更好的效果。这一期我们会和大家一块儿讨论Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！让图片如影如随用Word编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。不过，只要在插入或粘贴一张图片后
13、，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。以后，该图片上方或下面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。图形固定技巧插入Word文档中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样。解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。快速还原图片文件有时出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时，可以用Word打开这个文件，再选择“文件”“另存为Web页”，Word就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上.files的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。快速导入图片文件经常要从网上下载一些HTML的网页文件，而且一般这些网页上的图片等也会被下载在.files文件夹下，使用拷贝起来不方便。可以单击“文件”“建立新文件”，打开“新建”文件对话框，单击“其他文件”标签，并双击其中的
