秘书理论与实务培训讲义4

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1、秘书理论与实务 学院 老师 精品资料网 专业提供企管培训资料 第一章绪论 第一节秘书的涵义一 古代的 秘书 1 宫中秘藏的各种图书典籍 或朝廷的机要文件 2 谶纬图箓一类的文图资料 3 官职 机构名称 公元二世纪 东汉汉桓帝设秘书监 物人 精品资料网 专业提供企管培训资料 二 西方的秘书国际职业秘书协会所下的定义是 具有熟练的办公室工作能力 不需上级敦促即能能主动负责 积极进取 干练果断 能在授权范围内作正确决定的经理助手 各国对秘书定义的共性 1 秘书是一种社会职业 而不仅是一种官职名称 2 秘书主要是为领导服务的人员 但要求与权限有何不同 精品资料网 专业提供企管培训资料 三 现代秘书定义

2、分析 四角号码词典 秘书是掌管文书和机要的干部 商务印书馆1988年修订版 新华词典 秘书 管理文书并协助领导人处理工作的人员 上海辞书出版社1989年版缩印本 辞海 秘书 协助领导人综合情况 调查研究 联系接待 办理文书和交办事项等的工作人员 袁维国主编 秘书学 1990年9月出版 秘书 在我国现代主要指党和政府机关 企事业单位 社会团体 军队 院校内的一种行政职位 其主要职责是辅助管理 综合服务 主要工作是撰拟文告 管理文书 接待来访 管理会议 调查研究 处理信息 办理事物 参谋咨询 联络协调等工作 精品资料网 专业提供企管培训资料 1989年董继超在 普通秘书学 把秘书分为广义和狭义 狭

3、义的秘书是指 掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员 广义秘书定义是指在领导者身边或中枢机构工作 并以办文 办会和承办领导交办指示为主要辅助任务的专门人员 傅西路 秘书是为领导工作服务的办公室人员 是领导的参谋和助手 劳保部2003年 秘书国家职业标准 从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务 并为决策及其实施提供服务的人员 精品资料网 专业提供企管培训资料 考虑 1 定义的方法 列举法还是种差 邻近的属 2 秘书是职业 职位还是职务 3 对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书 还是应包括广义的如研究室 信访局 保密局 档案局等与办公厅室独立平行的机构的工作人员 4 秘书的

4、本质特征是什么 核心认识 秘书活动的主要对象是领导者 秘书活动的根本职能是辅助管理 精品资料网 专业提供企管培训资料 第二节秘书学 一 什么是秘书学秘书学是一门研究秘书工作和秘书活动规律的科学 是一门综合性的应用学科 二 秘书学的学科对象 代表性观点介绍 秘书工作 居主导地位 秘书 秘书机构 秘书工作 辅助领导说 秘书活动说 秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 精品资料网 专业提供企管培训资料 三 秘书学的研究领域 一 秘书史 通史 国别史 断代史 专项秘书史 二 秘书理论 基础秘书理论 应用秘书理论 交叉秘书理论 三 秘书业务 文字 文书 信息 协调 督查 信访 接待 会议 值

5、班等 四 秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法 手段和技能 与秘书业务相比 有更强的实践性 可操作性 精品资料网 专业提供企管培训资料 四 秘书学与相关学科的关系1 秘书学与管理学2 秘书学与应用写作学3 秘书学与文书学4 秘书学与档案管理学5 秘书学与公共关系学 精品资料网 专业提供企管培训资料 五 学习和研究方法事实积累法经验分析法案例研究法试验证实法 精品资料网 专业提供企管培训资料 第二章秘书工作的起源与沿革 研究对象 1 历代各级各类秘书机构的设置 职能 地位 作用和演进过程 特别是中央秘书机构 2 秘书人员的选拔 培养 考核和素质要求 3 各项秘书业制度 4 历代公文文体 精品资料

6、网 专业提供企管培训资料 秘书工作范围界定 1 记录帝王 长官言行与政事 拟制处理文书 保管档案 2 在宫庭 中央政权 地方官署为了解下情 传达命令 起上通下达的作用 3 在宫庭 官署内应诏答对咨询 起参谋作用 4 协助官署主持者处理官署内日常行政事务和交办事项 精品资料网 专业提供企管培训资料 第一节秘书工作的起源一 秘书工作产生的社会基础1 社会组织领导部门的出现 是秘书工作产生的基本前提2 文字和公务文书的产生 是秘书工作产生的基本条件 精品资料网 专业提供企管培训资料 二 秘书工作产生的标志 一 关于秘书人员史官 司马迁的 史记 和班固的 汉书 都认为仓吉是黄帝的史官 执掌记录言行 是

7、左史 明陶宗义 书史会要 又载 沮诵是黄帝的史官 纳言 尚书 孔氏传 喉舌之官 听下言纳于上 受上言宣于下 二 关于文书据传黄帝时期已有文书并被汇编 后汉书 祭祀志 载 自五帝始有书契 精品资料网 专业提供企管培训资料 三 关于秘书工作 后汉书 淮南子 记载尧设进善旌 舜设敢谏之鼓 尚书 收录起自 尧典 说明当时已有言行记录 三 秘书工作起源的时间起源于部落联盟昌盛时期 即黄帝 禹的时期或距今四千五百年至四千一百年之间 第二节古代秘书工作 一 夏商周三代的秘书工作夏 国家秘书工作由此开始 商 1 浓厚的迷信色彩 进一步分工 占卜史官 祭祀史官 记事史官 作册史官 2 出现了第一个中央秘书机构

8、太史寮 西周 1 太史寮的完善 五史 各司其职 五史 太史 小史 内史 外史 御史2 社会调查制度的推行 春秋战国 1 秘书人员的变革 史官地们的衰落新的秘书官职的产生士充实秘书队伍2 秘书职业道德的深化 注意 一 文书载体甲骨文书 体例由叙辞 命辞 占辞 验辞组成 金文文书 其功能从歌功颂德转为颁录法典和记载史实为主 简牍文书 已有大量出土 尚书 论语等书都是根据简牍文书整理 缣帛文书 春秋时代最早使用 工艺复杂 产量有限 石刻文书 春秋初出现 属于记事文书文字体式为籀文 二 公文文种誓 诰 命 檄 书 典誓 动员部下 讨伐敌方的文书 诰 勉励下属的文书 命 代表国家发布的命令性文书 檄 征

9、召 晓谕 声讨 书 臣下向天子或国君陈述自己政见的文书 典 颁布制度 法令的文书 二 秦汉时期的秘书工作 确立 一 机构和人员1 秦建立以丞相府为首 御史大夫寺为辅的国家最高行政辅助机构 2 皇宫辅助人员 尚书 负责皇帝的文书收发事务 负责保管未供皇帝查阅的重要档案 博士 学识渊博之士 源于战国的游士 3 地方政府的秘书机构和人员 主簿 典领文书和处理日常事务 记室令史 文书的起草 保管 收发 4 汉代尚书台取代丞相府 验证了中央辅助机构 膨胀回位 的发展规律 5 宦官秘书 中常侍 侍中 二 秘书工作制度1 统一行文标准文字 2 统一文书体制 3 规定公文特殊用语和书写程式 4 确定公文转运行

10、传递制度 三 秘书官员的选拔途径和要求察举 皇帝诏命大臣 依照标准推荐 征召 皇帝慕其才名 礼聘文人名士 辟除 三公九卿 刺史等高级官员有权自行聘用幕僚 四 官文书种类1 诏令文书 策书 制书 诏书 诫敕策书 主要用于封 免及诔事项 制书 主要用于向全国颁布赦令 任免九卿或京师近臣 诏书 皇帝以单方面意志下达的命令文书 更主要的是皇帝批示臣民的奏书形成的 诫敕 对象是刺史 太守及三边营官 最大的特点督责敦促的特征 2 章奏文书 章 奏 表 议章 用于向皇帝谢恩陈事 奏 陈请 举劾 谏诤 多用于国家政典大事 表 陈述 用语和体式 起首 臣某言 尾 臣某诚惶诚恐顿首死罪死罪 议 是臣民执奏异议之事

11、的文书 三 魏晋南北朝时期的秘书工作 发展 一 初步形成三省制1 设立中书省 曹操设秘书令 为名符其实的秘书官职 曹丕设中书令 中书监 中书省的主要秘书官员 中书舍人黄门郎通事郎2 设门下省分散中书省之权 晋时期 由皇宫中的官员组成 出纳诏命 主官为侍中 3 初步形成相互牵制的三省 为制约中书门下两省 将尚书台升格为尚书省 成为中央政府执行政务的总机构 二 公文理论研究取得重大成果如刘勰 文心雕龙 曹丕 典论论文 陆机 文赋 等 文心雕龙 对公文的研究 第一部系统研究公文性质 特点 起源 发展及写作规律的著作 探究了公文的起源 对公文比较科学的分类 对公文写作要求和规律的概括 三 秘书工作制度

12、1 改革公文书写材料 东晋末年 桓玄下令革除竹 木 帛 纸混用旧习 规定公文一律用毛笔在纸上书写 由此蔚然成风 2 确立文书签押与官印移交制度 并将泥封加印法改为在公文末盖 朱色水印 法 四 唐宋时期的秘书工作 成熟 一 唐1 机构和人员 1 三省制的成熟 职能 中书出令 门下审议 尚书执行 主要官员 A 中书省中书令 主管 中书舍人 旧唐书 职官制 其职掌 侍奉进奏 参议表章 凡诏旨敕制及玺书册命 皆按典故起草进画 既下则署而行之 凡大朝会诸方起居 则受其表状而奏之 凡册命大臣于朝 则使持节读册命之 凡将帅有功及有大宾客皆使劳向之 B 门下省 侍中 长官 给事中 典议C 尚书省 尚书仆射 2

13、 翰林学士翰林待诏 协助中书省批答四方章表疏义 起草制诏敕 无官署 无官阶 3 匦使院职责为 申天下之冤滞 达万人之情状 开辟了一条使民间下情直达中央政府的畅通渠道 是最早的中央信访机构 4 地方政府的秘书机构掌书记 孔目 主簿 2 文书工作律令和制度 1 据 唐律疏议 分析 秘书工作的法制化明显 如 文书拟制方面 遗忘避讳 应题而不题文 写错公文 内容失实 他人代署代制 2 文书工作制度四禁制度 用纸制度 一文一事制 贴黄制 公文折叠制 3 公文文种 1 皇命文书 下行 册书 制书 发敕 敕谍 论事敕书册书 立皇后 皇太子 封诸王制书 大赏罚 大赦囚犯 任免重要官职慰劳制书 嘉奖功勋发敕 废

14、置州县 增减官吏论事敕书 用于告戒臣下应遵守的行为规范用的 敕谍 凡皇帝命令臣下对某事可依据旧典施行的文书 2 臣下上行除表 状 议等外 还有 疏 臣属论谏政事提出建议的文书 榜子 翰林院向皇帝奏事时用的文体 二 宋1 机构和人员 1 中央辅助机构政事堂三省制枢密院 承旨司 承宣旨命 通领院务 中书省 主事房 点检房 催驱房 班簿房 制敕库房门下省 通进司 银台司 封驳房 进奏院尚书省 2 鼓院 谏院 中央信访机构的发展 与唐比较 宋代的中央信访机构分为两个各自独立 层次不同的部门 鼓院为初级 检院为高级 匦使院设置目的是为了打击政敌为主 宋代两院设置目的是为皇帝了解下情 匦使院隶属中书省 两

15、院隶属门下省 后者更亲近于皇帝 2 文书工作制度引黄制度 公文摘由 五 秘书工作的融合期 辽金元 金创设快速传递官方文书的急递铺制度元1 机构 中书省内设参议府 相当于办公厅 处理省内日常事务 承发司 负责文书收发管勾司 出纳四方文移检校司 文牍稽失照磨所 文书照刷 磨勘时政科 记注皇帝言行 2 秘书工作制度的新发展照刷 磨勘 用来监督公文处理 明察曰照 寻究曰刷 复核曰磨 检点曰勘 公文传递制度 1 设立各类驿站 2 急递铺制度3 秘书人员选拔首论行止 次取吏能 又计日月多者为优 六 明清时期的秘书工作 完备 一 明1 机构与人员 1 内阁内阁的形成内阁的职责 献可替否 奉陈规海 点检题奏

16、票拟批答 起草诏令 议政 2 通政司掌握内外章疏 敷奏封驳之事 充分发挥沟通上下的作用 是呈文皇帝的咽喉之处 3 六科 皇帝与六部之间的联系机构侍从规谏 补缺拾遗 驳正御旨违失 科参 稽查弹劾 4 司礼监 乘笔太监 代替皇帝的朱笔批阅奏章称批红 传宣帝命 批阅章奏 草拟诏旨 5 地方秘书机构或人员布政司 经历司府 州 经历县 主簿 典吏 2 公文类别明代公文分为五大类三十二种 每种公文都确定了应用范围 皇帝的下行文 诏 诰 册文 谕 书 令等 其中谕可为总称 臣僚上奏文 题 奏 揭贴官府上行文 咨呈 呈状 申状 牒呈官府下行文 照会 札 下帖官府平行文 平咨 平关 平牒 3 秘书工作制度 1 明确上下行文程序 衔接 配合相当系统化 例 上行文 通进司 内阁转呈或直呈皇帝 皇帝 司礼监批答 文书房 内阁拟旨 六科抄发 2 票拟 用纸拟出初步处理意见 贴于原奏章上 进呈皇帝 类似于拟办 3 贴黄 命内阁制制作统一的贴黄格式 令进呈章疏的官员将文书中的内容以一百字以下字数概括起来 贴于文尾 提高公文处理 宋代引黄制度的继承 4 禁繁文 洪武六年 降诏禁止表笺公文使用骈俪文 开始建立禁繁文制度