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1、办公室文秘岗位技能培训教程 第一章办公室文秘概述 第一节文秘的角色 办公室是访客最先到达和最后达到的地方 给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象 如果文秘部门环境优雅 关系融洽 文秘人员态度友好 办事认真 就会给访客留下良好的印象 进而增进与本单位的业务往来 一 文秘人员的特点 1 塑造良好的角色形象 依法办事 2 有清醒的配角意识 3 应该依据领导者的期待塑造自我 以此作为自己的角色追求 4 要尽力使自己的行为跟文秘角色相称 二 文秘工作的特性 1 文秘工作的中介性办公室处于领导与职能部门 职能部门与职能部门 上级单位与下属单位的之间 有着承上启下 联系左右 连结内外的作用 2 文秘工作
2、的政策性和综合性 办公室必须认真贯彻执行公司政策 办公室必须了解方方面面的情况 研究问题 向领导汇报 并提供意见 各职能部门管不到的问题 难以归口的问题 办公室都要管起来 这是文秘工作综合性的表现 3 文秘工作的辅助性和服务性 文秘工作人员在处理任何问题时 都要以领导意见为根据 而不能代替领导做决定 可以提出意见 建议以至方案 但只有被领导采纳并成为决定后 才能贯彻执行 文秘工作的出发点和归宿点都是为领导者的领导活动服务 以提高领导活动的效率和质量 与此同时 文秘工作也为各职能部门服务 4 文秘工作的机要性和潜隐性 文秘紧靠领导 接触领导的机会最好 经常参与研究各种机密问题 负责机密文件的起草
3、和保管 所以文秘人员要严守保密规定 纪律 文秘工作的潜隐性体现在 1 文秘不能显示自己的劳动成果 2 文秘人员不得对外表现自己 5 文秘工作与处理信息 文秘工作的基本职能在于接收信息 处理信息 利用信息和沟通信息 文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精神 新动向 新政策 新经验 即发现文件的 新鲜信息 对信息的深刻理解 综合处理及合理利用是文秘工作的基本职能 第二节文秘与领导的关系 文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关系 文秘是领导者的直接助手和参谋 一 文秘与领导的特别关系1 就政治本色而言 文秘与领导是同志关系 2 就精神道德方面而言 文秘与领导是诤友关系 二 文秘是领导的时间安排者文秘要
4、为领导安排一天 一周乃至一个阶段参加重大活动的时间表 文秘要为领导事先安排好时间 可保证领导活动有节奏 高效率 也使领导有适当的休息时间 三 文秘对领导起辅助作用1 精力辅助 如提供经过处理的信息 撰写文稿 挡驾等 2 智力辅助 如在制定决策过程中参与论证 在执行决策过程中跟踪调查和及时反馈 平时为领导提供咨询等 3 心理辅助 第三节文秘的职责 文秘的主要职能有 辅助决策 沟通信息 协调关系 保守秘密 办文办会和管理事务等 一 辅助决策职责二 协调关系职责三 处理事务职责四 组织会议职责五 撰写文稿职责六 管理文书职责七 保守机密职责八 信访工作职责九 督促检查职责 第四节文秘人员必备素质 一
5、 政治和道德素质要求良好的政治素质 高尚的道德风貌 是文秘素质的首要内容 政治素质 是指政治方向 政治立场 政治品德和思想作风的总和 道德素质是文秘人员在从事自己的职业中应遵循的道德 包括职业所要求的道德观念 情操 品质等 1 坚定正确的政治方向办公室文秘人员必须坚持社会主义政治方向 时时刻刻保持政治上的敏锐性 关心国内外时事 政治 认真学习 深刻理解党和政府的重大决策 并尽可能通过对时事政治的研究 预测未来发展的趋势 主动做好工作 2 敏捷高效的工作作风办公室文秘人员必须具有强烈的时间观念和效益观念 养成雷厉风行的工作作风 遇事反应敏捷 办事干净利落 抓紧时间 讲求效率 同时 高效必须优质
6、从辅助决策到办理事务 从理性分析到见诸文字 都要周密细致 各种数据一定要仔细核实 避免出错 3 忠诚可信的个人品行忠诚是做人的根本之道 也是办公室文秘人员的必备品质 细心周到 认真负责地为领导服务 为其他职能部门服务 决不当面一套 背后一套 或者把为领导服务作为捞取私利的筹码 4 恪守机密的职业道德办公室文秘人员从工作 资料 电话 会议 谈话中 知道很多重要的情报 必须慎之又慎 在日常工作中坚持做到不该问的不问 不该看的不看 不该说的不说 不该做的不做 养成保守机密的好习惯 二 知识素质要求文秘工作的广泛性和综合性 科学技术的不断发展和商务管理的复杂性 要求办公室文秘人员必须具备广博的知识 不
7、仅要有良好的文化素质 而且必须建立适应形势发展需要的知识结构 1 扎实的基础知识基础知识是指在办公室文秘人员知识结构中起基础性作用的知识 一般来说 文秘人员应具有中等水平的文 史 地 哲 数 理 化 生物等方面的基本知识 2 必要的相关知识相关知识是指与办公室文秘工作有密切联系的知识 这部分知识有助于办公室文秘人员整体素质的提高 也有助于办公室文秘人员更有效地开展工作 经济学知识 法学知识 心理学知识 公共学知识 3 精深的专业知识办公室文秘人员的专业知识 主要包括档案学 应用写作 调查研究 会务工作 信访工作 机要保密 组织协调 以及现代办公等方面的知识 三 能力素质要求办公室文秘人员是应用
8、型人才 不仅需要优秀的品质修养 合理的知识结构 而且还要具备过硬的实际能力 办公室文秘人员的能力 一般分为基础能力和专业能力 基础能力包括观察力 记忆力 注意力 想象力 思维力等 这是办公室文秘人员从事秘书活动所需要的基本能力 也是从事其他工作的人员都应具备的能力 1 写作能力指应用写作能力 即要能写出观点正确 内容充实 结构严谨 表达清晰 语言流畅 符合公文格式的各类应用性文件 写好应用文 就应熟悉其程式 对应用文语体有透彻的理解 具有丰富的语法 修辞 逻辑知识 另外 办公室文秘应当写得一手好字 虽然不一定要成为书法家 但一定要把字写得正确 端正 匀称 给人以实用美感 2 说话能力即口头表达
9、能力 就是运用口头语言交流思想 传达信息的能力 办公室文秘经常要从事汇报 传达 讨论 会谈 接待等工作 能说会道是办公室文秘人员的一个起码要求 口齿清晰 条理分明 不紧不慢 不卑不亢 言词文雅 简练生动 则是办公室文秘人员说话的基本要求 3 阅读能力阅读能力是表达能力的基础 也是一种基本的工作手段 只有通过博览泛读 才能获得知识和有价值的信息 才能有效地办理公文和处理事务 对于办公室文秘来说 阅读一是要准确 即能准确地把握文章的整体结构及中心思想 并能用自己的语言进行概括 二要快速 办公室文秘每天有大量的材料阅读 因此必须提高阅读效率 四 心理素质要求1 动机要成为一个合格的秘书 就应该培养和
10、确立为民族振兴 为国富民强 同时实现个人价值 追求个人幸福的正确动机 有了崇高的追求目标和正确的行为动机 就能够不计个人名利得失 不畏工作艰难险阻 就会产生巨大而持久的工作动力 2 兴趣兴趣能引起人们持久而稳定的注意 使感知清晰 启发思维和想象 产生愉快的情绪 良好的兴趣 可以使人眼界开阔 热爱本职工作 不断追求新的知识 丰富其精神世界 办公室文秘只有真正培养起对本职工作的兴趣 才能自觉克服工作中的各种困难 克服某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌倦心理 对事务性的工作具有持续而稳定的兴趣 是一个优秀文秘人员应具有的心理品质 同时 文秘活动涉及面广 除了本专业的兴趣外 还要培养外围兴趣 如音
11、乐 绘画 书法 摄影 旅游等 以丰富知识 陶冶性情 提高素养 3 意志办公室文秘在培养自己的意志品质时要注意以下几个方面 1 自觉要有远大的理想和信念 勇于进取 既不盲目陶醉 也不嫌工作琐细 2 果断遇事要能准确估计情况 当机立断 果敢行动 采取坚决措施 处理复杂 紧急情况 3 自制每做一件事都必须认真审慎 在任何情况下都能控制自己的情感 欲望 节制行动 约束言论 避免冲动急燥 4 坚韧工作中要有为实现目标而不怕困难 锲而不舍 百折不挠的精神 避免一遇困难即改弦更张 也不能时冷时热 时紧时松 4 意识办公室文秘要加强以下几种意识 1 创新意识 善于接受新事物 捕捉新信息 研究新问题 在工作职权范围内 大胆发挥主观能动性 2 参与意识 把工作重点放在为领导服务上 想领导之所想 急单位之所急 当好参谋和助手 3 竞争意识 将竞争机制引入文秘工作中 不断增强时间观念 效益观念 争取工作的主动性 超前性 4 经济意识 把工作的出发点和立脚点放在改善经营管理和提高经济效益上 5 性格办公室文秘性格有多方面良好的特征 如乐观热情而不轻佻 敏捷灵活而不冒失 稳健从容而不矜持 坚毅执着而不固执 风趣幽默而不刻薄 自制自律而不拘谨
