文书实用写作的教程4

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1、高等教育 十一五 规划教材高职高专公共课教材系列 实用写作教程 丁富云主编方学武副主编 目录 第一章绪论第二章实用写作基础第三章行政公文第四章宣传文书第五章事务文书第六章经济文书 上 第七章经济文书 下 第八章公关礼仪文书第九章学术论文 第一章绪论 明确实用写作的概念与作用 种类及特点 熟悉实用写作的基本原理和发展历史 了解实用写作的基本知识和规律 从而有效地指导实用写作实践 第一节实用写作概念与作用第二节实用写作的种类及特点第三节实用写作的基本原理第四节实用写作的产生与发展 第一节实用写作概念与作用 一 实用写作的概念写作是对文字 文章撰写活动的统称 按照社会功能将写作划分为两大类型 一类是

2、供欣赏 阅读的文艺性文体的写作 一类是解决生活 工作 学习中实际问题的实用性文体的写作 综合各种观念 对实用文定义如下 实用文是行为主体在社会生活中 为处理事务和交际需要而形成并使用的具有惯用格式的普遍通行的实用性文体 这个定义包含了四个方面的内容 第一 实用文是由行为主体 即使用者形成和使用的 一般来说 使用者具有一定的文字修养 能够掌握实用文的写作技巧 行为主体包括机关 组织和个人 第二 使用实用文的目的是为处理各类事务和进行人际交往 它说明实用文是人们处理事务和进行交际的一种工具 第三 实用文是一种具有约定俗成体式的文章体裁形式 具有普遍通行性 第四 实用文重在实际应用 注重实用是其本质

3、属性 二 实用文的作用 一 法规准绳作用在公务文书中 有相当一部分是用于公布法律和行政法规的 公文 是依法行政和进行公务活动的重要工具 在现实生活中 实用文在加强社会主义法制 维护社会秩序上发挥着法规准绳作用 二 指挥管理作用党政机关 企事业单位 群众团体 都在特定的范围内担负着组织 指挥 管理的职责 而实施这些职责的基本工具 就是公文 在党政公文中 命令 决定 决议 指示 批复等文种 就属于指挥 管理性的下行公文 三 联系知照作用公务文书 事务文书等实用文 是各种政务 业务信息的主要载体 实用写作的联系和知照作用 使得全社会这个网络系统成为协调运转的有机整体 四 宣传教育作用实用文无论是对上

4、还是对下 从广义上讲 都是在做宣传 它可以促进领导下决心 及时决断 动员群众正确执行政策 决定 五 凭证依据作用实用文的凭证依据作用 在不同文种中都有不同程度的表现 第二节实用写作的种类及特点 一 实用文的种类 一 公文类共有13种 命令 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 二 宣传类常用的宣传类实用文主要有新闻 通讯 演讲稿 解说词等 三 事务类常用的事务类实用文有一般书信 专用书信 介绍信 推荐信 感谢信 慰问信 倡议书 建议书 申请书 电报稿等 条据 启事 规章制度 计划 总结 会议记录 简报 调查报告 述职报告等 四 法律类主要包括公安机关使用

5、的文书 如控告 检举书 立案报告 案件侦查终结报告 通缉令等 人民检察院使用的文书 如起诉书 抗诉书 起诉 免予起诉 决定等 人民法院使用的文书 如判决书 裁定书 调解书等 当事人或法定代理人使用的文书 如起诉状 上诉状 申诉状 答辩状等 五 经济类包括说明书 广告 意向书 协议书 经济合同 市场调查报告 市场预测报告 经济活动分析报告 市场决策方案 招标书 投标书等 六 外贸类包括对外交往中的函电 备忘录 议定书 照会 会谈纪要 声明 调研报告 经贸合同等 七 科技类常用的科技类实用文主要包括科学技术专著 报刊自然科学论文 毕业论文 科技实验报告 科学研究报告 科技文摘 专利申请书 毕业设计

6、任务说明书 科技成果鉴定书 科普作品等 二 实用文的特点 一 实用性实用文的写作目的在于实际应用 实用性是实用文的主要价值体现 任何一篇实用文的内容都是 以实告人 旨在务实 解决具体实际问题 二 程式性各类实用文一般都有惯用的格式 这种比较固定的格式 有的是约定俗成的 即人们在长期的使用过程中代代相传 互相仿效 习惯成自然 得到社会的公认的 国家行政机关公文处理办法 中对13类13种公文的格式做了明确规定 三 时效性它包括两方面的含义 一方面是内容的时效性 另一方面是办文的时效性 第三节实用写作的基本原理 一 客观反映与实用性原理 一 反映论是实用写作的理论基础实用写作必须坚持反映论 做到真实

7、 准确地反映客观现实 二 实用性 是实用写作的逻辑起点实用文因事成文 以实际应用为写作的出发点和落脚点 它贯穿于实用写作活动的始终 二 美观与方便处理的原理 一 增强实用文的美感要求一是体现在形式讲究整齐 匀称 层次分明 眉目清楚 美观得体 二是体现在行文上追求一种质朴 平实 简洁之美 二 方便阅读便于处理一般要求内容专一 集中 篇幅要求简短 表达朴素平实 语言真实准确 三 约定俗成与时代性原理 一 约定俗成是实用文保证运行的需要实用文的体例与格式要求是长期以来人们根据社会实践和社会发展需要总结出来的 是社会约定俗成的 二 时代性是实用写作发展的必然要求实用写作必须与时俱进 既强调约定俗成 又

8、要体现时代性 四 要素构成与主客体统一原理 一 主体内化规律实用文作者的修养应包括以下几个方面 1 政策理论修养2 业务知识修养3 词章文体修养 二 主客体统一规律首先 是主观认识与客观实际相一致 其次 是认识与实践的统一 再次 是坚持主体与客体的具体的 历史的 环境的统一 三 载体实现主体意图规律载体实现主体意图规律体现在四个方面的转化 即从无向转化为有向 即 意化明旨 从无限转化为有限 即达到 言之有物 变无序为有序 即达到 言之有序 化无形为有形 即 物化表达 四 受体接受主体规律实用写作效果的检验 是写作受体的反馈 实用文的受体是特定的 为提高文本的办事效果 写作者应当关注受体的个人情

9、况 包括 受体的职业 年龄 所处的环境 知识结构 理解能力和阅读习惯等 第四节实用写作的产生与发展 人类的群体活动需要交流 协调 组织 指挥 实用文由此应运而生 实用文伴随着国家和文字的出现而产生 同时也随着生产力的发展和社会的进步而不断发展变化 纵观实用文的发展历史 大体经历了四个阶段 一 先秦时期 幼年阶段从甲骨刻辞到 尚书 我们可以看到文章本源于实用 最早的文章是实用文 我国实用文的 尚实尚用 的传统 自实用文产生时起一直贯串于整个发展过程 二 秦汉至辛亥革命之前 逐步成熟阶段秦朝实现了 书同文 政治的统一和文字的统一 为公务文书的统一创造了条件 魏晋六朝历时约400年 在实用文发展史上

10、占有重要地位 是实用文发展的自觉时期 隋唐宋时期 是我国封建社会的顶峰时期 也是实用文发展的高峰期 元 明 清时期 是我国实用文的稳定发展时期 三 辛亥革命以后 变革和崭新发展阶段辛亥革命对封建文书的改造 新中国成立后 公文走上规范化 系统化 科学化的道路 十一届三中全会后 实用文进入崭新发展时期 20世纪80年代以来 实用文写作理论体系和基本功训练体系建立 进入21世纪 实用文在社会主义市场经济条件下 发展更为迅速 并日趋国际化 现代化 专业化 实用文因事而作 注重实用是其根本属性 实用文种类繁多 在社会生活中发挥着重要作用 实用写作具有实用性 程式性 时效性的特点 实用写作以唯物主义的反映

11、论 美观和方便处理 约定俗成和时代性 以主客体统一为写作的基本原理 实用文源远流长 为我们提供了丰富的学习和借鉴资源 第二章实用写作基础 第一节实用写作的一般步骤第二节实用写作的主题第三节实用写作的材料第四节实用写作的结构第五节实用写作的语言 了解实用写作的一般过程 掌握实用写作基本要素的主要特征和要求 为学习具体的实用文种奠定基础 第一节实用写作的一般步骤 实用文写作要经历准备 构思 表达 修改等四个阶段 一 准备阶段包括两个方面即 思想准备和材料准备思想准备 1 加强思想修养 2 熟悉党和国家的方针政策 3 明确写作内容 材料准备 做到 广泛收集 精鉴严选 为我所用二 构思阶段构思的基本内

12、容主要有 主题的确立和深化 材料的鉴别和选择 结构的设计和安排 三 表达阶段实用写作主要使用叙述 议论 说明三种表达方式 一 实用写作的叙述有三个特点 1 客观的叙述人称 2 真实的叙述对象 3 单纯的叙述线索 二 实用写作的议论实用文中的议论与议论文中的议论虽有许多相似的地方 但也有它的特殊之处 1 就事论事 针对特定的事实 事件 阐明对某一问题的看法 2 冷静 公允 不带主观色彩 不带个人的感情色彩 强调议论的客观性 三 实用写作的说明在实用文中说明具有以下特点 1 使用行业术语进行说明 2 自然语言和人工语言交替使用 四 审核修改阶段 一 审核修改的范围实用文审核修改的主要范围包括 主题

13、 材料 结构 表达和文种格式等五个方面 1 看主题是否客观正确 明确集中 2 看材料是否真实典型 合乎观点 3 看层次条理是否清晰 详略安排是否得当 前后顺序是否合理 整体布局是否符合文种要求 4 审查语言是否规范 得体 表达方式是否符合文体特点 字句标点是否有误 5 检查文种选择是否正确 格式是否规范 行文对象是否准确等 二 修改的方式1 作者自改2 领导 专家审阅3 会议讨论 三 修改的符号常用的修改符号有删除号 增补号 换位号 提行号 连接号 复原号 空格号 空行号 缩行号等 第二节实用写作的主题 一 主题的含义主题是作者在文章中通过各种材料所反映出来的中心意思 实用文的主题是撰写者根据

14、实际工作需要 或针对领导交拟 或为了配合形势 在传达政策 汇报工作 交流思想 传递信息时 通过文章内容所表达出来的基本精神或主要观点 二 主题的确立确立主题要求做到正确 明确 集中 深刻 新颖 一 主题正确一是符合国家的方针 政策和法律 法规 二是符合客观实际 符合领导意图和广大人民群众的意愿 能够根据实际工作中迫切需要解决的问题 提出科学 合理的指导意见和具体措施 二 主题明确主题明确 是指观点明确 态度明朗 它要求作者以鲜明的立场和观点评判客观现实中的是与非 好与坏 真理与谬误 文章在撰写时必须明确指出 问题应该怎样办 办到什么程度 达到何种效果 这些都与实用文的办事效果息息相关 三 主题

15、集中主题集中 是指主题的简明与单一 即 一文一事 要求文章的目的要单纯 一篇文章只涉及一个主要事件 提出一个基本观点 这样才有利于对问题的分析论证和事情的最终解决 四 主题深刻主题深刻 是指文章能透彻地揭示生活本质 准确地反映客观规律 善于击中问题要害 具有深刻的思想意义和丰富的内在意蕴 当然 实用文重在实用 且时效性强 并非每篇文章都特别强调其主题深刻 五 主题新颖主题新颖 就是文章的主题不落俗套 不人云亦云 根据实际工作需要 有自己的见解和主张 要与日新月异的社会发展形势相适应 要为各项工作提供新鲜而有价值的信息或认识 小结 正确 明确 集中是确立主题的基本要求 深刻 新颖则应视具体文种而

16、定 三 主题的表现表现主题的常用方式有以下几种 一 题目明旨在标题中直截了当地点出主题 例如 大学关于加强学生思想政治工作的意见 以标题高度概括全文 以简洁 明快的语言把文章的主题告诉读者 在新闻 行政公文写作中应用最为普遍 二 开门见山在文章的开头部分明确地提出行文的目的或主要内容 如 市水利局关于转发省水利厅 正文第一段 现将省水利厅 关于开展水土保持规划工作的通知 水发 2005 201号 转发给你们 请按文件要求认真落实 具体事宜通知如下 这一通知开头即明确告知了通知发文的目的 三 篇末点题在文章的结尾处 以简洁的语言点明或强调文章的主题 篇末点题 能加深读者对文章主题的印象 提高办事的准确性 使用这种方法 要注意前后文之间的关系 保证主题的提出水到渠成 四 小标题显示主题一些篇幅较长 内容较复杂的实用文 往往借助文中小标题 段旨 明确文章的主题 这种表现主题的方式 不仅使文章主题鲜明突出 而且文章层次清楚 条理分明 便于读者理解其核心内容 以上表现主题的方式 写作者在使用时应根据实际情况 可以单独使用 也可以综合使用 第三节实用写作的材料 一 材料的概念与作用 一 材料的概念