《协同办公（OA）系统操作手册》由会员分享，可在线阅读，更多相关《协同办公（OA）系统操作手册（75页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1 协同办公 协同办公 OA 系统 系统 操作手册操作手册 2 1 引言引言 5 1 1 编写目的 5 1 2 前景 5 1 3 定义 5 1 4 参考资料 5 2 软件征述软件征述 6 2 1 软件的结构 6 2 2 程序表 7 2 3 文卷表 8 3 安装与初始化安装与初始化 8 4 运行说明运行说明 8 4 1 运行表 9 4 2 运行步骤 10 4 3 登陆 10 4 4 用户操作主界面 11 4 5 用户信息栏 12 4 6 桌面显示 12 4 7 注销 13 4 8 修改密码按钮 13 4 9 个人信息修改按钮 14 4 10 导航菜单 15 4 11 邮箱查看 15 4 12 未
2、读邮件 16 4 13 写信 17 4 14 收件箱 19 4 15 草稿箱 20 4 16 已发送 20 4 17 已删除 21 4 18 外部邮件账号配置 22 4 20 外部邮件账号列表 24 4 21 外部邮件同步 25 4 22 邮件管理 26 4 23 邮件查询 27 4 24 设置邮件签名 28 4 25 使用邮件签名 28 4 26 新建自定义邮箱 30 4 27 基础邮箱分页设置 30 4 28 自定义邮箱分页设置 31 4 29 邮件转移 31 4 30 内部通讯簿 32 4 31 未读新闻 34 4 32 全部新闻 35 3 4 33 新闻查询 35 4 34 新闻管理
3、36 4 35 新建新闻 37 4 36 未读公告 40 4 37 全部公告 41 4 38 公告查询 41 4 39 公告管理 42 4 40 新建公告 42 4 41 公告查询 45 4 42 新建文档 46 4 43 文件转发 47 4 44 文件复制 47 4 45 文件剪切 48 4 46 当前文件夹文件搜索 49 4 47 所有文件夹文件搜索 49 4 48 查看文档 50 4 49 查看文档附件 50 4 50 新建子文件夹 51 4 51 重命名文件夹 51 4 52 共享选中的文件 52 4 53 文件夹复制 52 4 54 文件夹剪切 53 4 55 删除文件夹 54 4
4、56 共享文件柜 54 4 57 创建分组 54 4 58 分组管理 55 4 59 分组联系人添加 55 4 60 按索引查看联系人 56 4 62 查找联系人 57 4 63 单位管理 57 4 64 新建部门 58 4 65 编辑部门 59 4 66 删除部门 60 4 67 新建用户组 61 4 68 用户管理 62 4 69 编辑角色 63 4 70 设置角色权限 64 4 71 克隆角色 64 4 72 删除角色 64 4 73 添加 删除权限 64 4 74 增加个人常用网址 65 4 75 管理个人常用网址 66 4 76 公共网址设置 66 4 77 查看公共网址 67 4
5、4 78 内部短信查看 68 4 79 内部短信搜索 68 4 80 未读内部短信 69 4 81 已读内部短信 70 4 82 我的日志 70 4 83 新建日志 71 4 84 查询日志 72 4 85 本单位工作日志 73 4 86 查询本单位工作日志 73 5 非常规过程非常规过程 74 6 远程操作远程操作 75 5 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 本操作手册适用于协同办公 OA 系统全部使用人员 用于指导系统的各种 操作与用户培训 学习工作 1 2 前景前景 系统名称 协同办公 OA 系统 协同办公 OA Office Anywhere 系统功能的全面实现是为了满足在集团内
6、 部无纸办公 集团内部信息流通更加安全快捷的基本要求 并为集团信息化建 设提供奠定坚实基础 1 3 定义定义 OA Office Automation system 办公自动化系统 或 Office Anywhere system 随处办公系统 传统的理解为办公自动化系统 随着信息化程度的不断 提高 办公不仅仅局限于办公室 而是引伸为办公无处不在且需要实现不同用 户不同地域的协同化办公 在本文档中在不特别指明的情况下 系统 特指 OA 系统 1 4 参考资料参考资料 协同办公 OA 系统业务需求说明书 工作流管理联盟规范之工作流参考模型 6 2 软件征述软件征述 2 1 软件的结构软件的结构
7、OA 办公自动化系统功能结构如图所示 7 2 2 程序表程序表 OA 办公自动化系统 我的办公桌 公共事务 系统管理 常用网址 协同管理 我的办公桌 电子邮件 短信 公告通知 新闻 通讯薄 个人文件柜 我的日志 工作流 Office 文件 公共事务 新闻管理 新闻管理 新建新闻 新闻查询 公告通知管理 公告管理 新建公告 公告查询 日志管理 系统管理 组织机构管理 8 单位管理 部门管理 用户管理 角色与权限管理 公共事务管理 公共网址设置 交流设置 系统信息 常用网址 设置个人网址 设置公共网址 2 3 文卷表文卷表 3 安装与初始化安装与初始化 该系统需要配置在 JDK 1 5 版本的服务
8、器上 通过 Weblogic 9 2 为中间件 的服务器 数据库支持需要 SQL Server 2000 以上版本或 Oracle 10g 以上版本 等常见数据库系统 需通过数据库初始化为程序创建配套的数据库 通过修改配置文件或其他 方式为 Weblogic 配置与系统相应的 JNDI 连接 并测试与数据库的连接是否正 确 系统安装直接将程序部署到 Weblogic 中即可 4 运行说明运行说明 该系统为 B S 架构 只需通过客户端浏览器访问服务器 URL 端口 其余步 骤通过观察浏览器中的界面做相应操作 9 4 1 运行表运行表 以下各操作调用系统的相应程序段 通过程序处理来进行页面跳转与
9、数据改变 登陆文件复制增加个人常用网址 用户操作主界面文件剪切管理个人常用网址 用户信息栏当前文件夹文件搜索公共网址设置 桌面显示所有文件夹文件搜索查看公共网址 注销查看文档内部短信查看 修改密码按钮查看文档附件内部短信搜索 个人信息修改按钮新建子文件夹未读内部短信 导航菜单重命名文件夹已读内部短信 邮箱查看共享选中的文件夹创建分组 信件电子邮件文件夹复制分组管理 写信文件夹剪切分组联系人添加 收件箱删除文件夹按索引查看联系人 草稿箱共享文件柜查找联系人 已发送单位管理我的日志 已删除新建部门新建日志 外部邮件账号配置编辑部门查询日志 外部邮件账号列表删除部门本单位工作日志 外部邮件同步新建用
10、户组查询本单位工作日志 邮件管理用户管理 邮件查询编辑角色 设置邮件签名设置角色权限 使用邮件签名克隆角色 新建自定义邮箱删除角色 基础邮箱分页设置添加 删除权限 自定义邮箱分页设置 邮件转移 内部通讯簿 未读新闻 全部新闻 新闻查询 新闻管理 新建新闻 未读公告 全部公告 公告查询 公告管理 新建公告 公告查询 10 新建文档 文件转发 4 2 运行步骤运行步骤 该系统的运行 一般通过用户点击按钮来完成一个指令 程序经过内部处 理后将页面进行相应跳转即完成了一个运行步骤 4 3 登陆登陆 当用户链接到本站点后 将首先被要求输入 用户名 和登录 密码 如 图 4 3 1 所示 图 4 3 1
11、当用户输入 用户名 和登录 密码 按 登陆 按钮 或 Enter 键 此时系统将检查输入的 用户名 和登录 密码 是否正确 如果输入正确 将进入系统的主界面 首页 用户可以使用用户名 也可以是用户昵称登陆 一般情况下用户名为该用户的姓名全拼加上 加部门简拼 例如汇业软件部 张三 登录名为 zhangsan hyrjb 用户昵称默认情况下与用户名一致 用户可用户可 以修改以修改自自己昵称己昵称 通过修改后的昵称进行登陆 昵称在全系统中保持唯一 若重通过修改后的昵称进行登陆 昵称在全系统中保持唯一 若重 复请更换其它的昵称 复请更换其它的昵称 11 如果登陆后长时间没有操作 出于安全考虑 系统会自
12、动取消登录状态 如果登陆后长时间没有操作 出于安全考虑 系统会自动取消登录状态 超时后 点击任何操作 都会要求重新登录 超时后 点击任何操作 都会要求重新登录 如果用户首次登陆 页面自动跳转到强制修改密码页面 参看下图 4 3 2 图 4 3 2 4 4 用户操作主界面用户操作主界面 登录系统成功后 打开如图 4 4 1 所显示的界面 页面主要划分为二个 部分 左侧为主菜单 右侧显示菜单相应的内容或基本功能模块列表 12 图 4 4 1 4 5 用户信息栏用户信息栏 登录成功后默认进入的是用户操作界面 如图 4 5 1 所示 用户信息栏 包括 用户信息 桌面显示按钮 修改密码按钮 用户注销按钮
13、 图 4 5 1 4 6 桌面显示桌面显示 桌面显示按钮主要用于显示用户定义的桌面模块 如图 4 6 1 13 桌面包括 公告浏览 未读邮件 待办工作 未读新闻 常用网址 未读 短信 我的日志 生日提醒等 并且模块可以通过鼠标拖动调整位置 并且可 以通过点击 保存 按钮实现个性模块排序设置 也可以通过点击 恢复系统默认 设置 按钮恢复系统模块排序设置 图 4 6 1 4 7 注销注销 注销按钮主要用于用户退出 OA 系统 4 8 修改密码按钮修改密码按钮 修改密码按钮 主要用于用户修改自己密码 具体操作界面参看图 4 8 1 14 图 4 8 1 4 9 个人信息修改按钮个人信息修改按钮 个人
14、信息 个人资料修改 可以通过此页面设置个人昵称 设置成功后 可以通过昵称登陆 OA 具体操作界面参看图 4 9 1 个人信息不仅可以显示用户的信息 并可以设置用户的昵称 用户可以通过设置用户个人信息不仅可以显示用户的信息 并可以设置用户的昵称 用户可以通过设置用户 昵称进行系统登陆 例如系统本来提供的用户名不容易记忆 用户可以根据自己的需要修昵称进行系统登陆 例如系统本来提供的用户名不容易记忆 用户可以根据自己的需要修 改容易记忆的昵称来进行系统登陆 改容易记忆的昵称来进行系统登陆 如汇业公司综合部下张三的用户 系统生成的用户名为如汇业公司综合部下张三的用户 系统生成的用户名为 zhangsa
15、n hyzhb 登陆时输入 登陆时输入 数据多 且容易记忆 则他可以将自己的昵称设置为数据多 且容易记忆 则他可以将自己的昵称设置为 zs 则可以根据你进行登陆 则可以根据你进行登陆 15 图 4 9 1 4 10 导航菜单导航菜单 登录成功后默认进入的是用户操作界面 如图 4 10 1 所示 导航菜 单包括 我的办公桌 公共事务 系统管理 常用网址 协同管理 我的办公桌包括 电子邮件 短信 公告通知 新闻 通讯簿 个人文件 柜 我的日志 工作流 Office 文件 公共事务包括 组织机构管理 工作流管理 公共事务管理 交流设置 桌面设置 模块代码设置 菜单设置 系统管理包括 新闻管理 公告通
16、知管理 日志管理 常用网址包括 设置个人网址 查看公共网址 协同管理包括 协同项目管理 协同文档管理 协同成员管理 注意 注意 出于系统安全考虑 不同权限的用户 所能够使用的菜单会有所不同 需要使用系统管理员账号进行合理设置 图 4 10 1 4 11 邮箱查看邮箱查看 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 16 具体操作界面参看图 4 11 1 图 4 11 1 4 12 未读邮件未读邮件 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 未读未读 未读 菜单右侧显示当前用户未读邮件列表 如果没有未读邮件显示提示信 息 如果有未读邮件 显示邮件列表 具体显示如下图 4 12 1 图 4 12 1 17 因为附件加密与防盗链机制 OA 系统中的附件 邮件 新闻公告 日志 文件柜等 无法用下载工具获取 需要用户在下载时选择 IE 本身的下载功能 否则将得不到正确的附件 以迅雷为例 可以在设置 监视设置中 将 监视浏览器 选项取消 在其它站点需要使用迅雷下载时 直接在链接上右键 选择 使用迅雷下载 即可 4 13 写信写信 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的
