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1、办公室管理设计 办公室组织结构办公室管理 办公室组织结构 组织结构设计部门职责设计 财务组织结构 董事会 董事长 监事会 总经理 战略规划委员会 技术中心 营销中心 管理中心 技术品管部 办公室主任 财务部 人力资源部 投资管理部 东南亚销售部 欧洲销售部 中东销售部 美洲销售部 成套部 财务规划委员会 供应管理部 市场运作部 行政秘书 法律事务 电脑维修 网络管理 文书传真 司机 保洁员 部门名称 办公室 职能 负责为公司管理层提供决策支持 保证公司内部管理体系的完整和平稳运行 进行公司形象推广 公关和公司企业文化建设 负责公司法律事务 行政支持工作 考核指标及权重 制度建设完善性公司网络运
2、行的稳定性员工满意度固定资产状况后勤支持投诉率重要任务完成情况 办公室 上级 管理总监拟设岗位 办公室主任法律顾问电脑维护 网络维护行政秘书前台 文书 司机 清洁工 涉及流程名称 重大活动组织流程印章管理流程计算机维修流程文件借阅流程 部门职责 负责组织制定和完善公司各项管理制度 并监督各项制度执行情况负责组织制定公司长期发展规划 制定公司年度工作计划负责来访人员的接待 组织公司各种会议和其它重大活动负责对公司总经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实负责文书 印章管理 合同审查及一般法律事务处理负责公司内部出差管理与支持 文件的打印 复印及办公设备的维修 养护 车辆管理 办公场所的使用管理
3、办公用品 低值易耗品 的采购与管理 固定资产采购与管理 档案图书管理 保密 安全 消防和清洁卫生等工作负责公司计算机 网站及信息网络的建设 管理和日常维护负责公司对外的形象宣传与公关 对内企业文化建设 完成总经理交办的其它工作 办公室 办公室管理 会议管理重大活动管理固定资产管理信息管理企业文化建设 办公室管理 会议管理 确立会议目的确立会议议题会议时间参加人员会议要求 会议全过程 确定会议具体时间确定会议地点通知参加人员会场布置 会议文件 材料准备 会议纪录拟定成文 监督执行执行反馈 会议发起人 办公室 参加人员 会议纪录者 指定人 会议各环节 各环节负责人 各类会议的管理 总经理级会议管理
4、流程 总经理 办公室 提出会议需要 会议记录 拟定会议通知 审核 合格 下发 否 是 文件下发监督执行 拟定成文 各部门 审批 准备相关材料 办公室主任 办公室管理 重大活动管理 重大活动组织流程 各部门 总经理 办公室主任 部门需求 活动计划 审核 同意 审批 同意 执行 否 是 否 是 办公室 办公室管理 固定资产及低值易耗品管理 各固定资产及低值易耗品需求部门填写采购申请报告 报交办公室办公室审核后报请总经理审批本着成本最低原则进行采购 专业性固定资产及低值易耗品采购应由相关人员协助采购采购后应由总经理进行审批 确认专业性固定资产及低值易耗品采购回来后应经其确认 固定资产 低值易耗品采购
5、回来后 报交相关单据给财务部入账办公室登记固定资产卡片按固定资产 低值易耗品类别 使用部门分别进行登记 以便进行固定资产核算 低值易耗品和部门费用核算安排固定资产购买财产保险事宜 对投入使用的固定资产及低值易耗品进行日常的保养和维修 最大限度的延长固定资产及低值易耗品有效使用寿命对所修理的固定资产进行修理情及低值易耗品况登记 在年末由办公室及财务部联合在某一固定时间内进行固定资产及低值易耗品盘点 保证及低值易耗品帐实相符查明帐实不符原因 并进行相应处理 对于需处置固定资产 低值易耗品 填写 固定资产处置单 或 低值易耗品处置单 经社皮后进行相应处理对需处置的 填写及时报交财务部相关单据入账 各
6、部门固定资产低值易耗品需求预算 注 2000元以上为固定资产 200元 2000元为低值易耗品 预算 采购 登记 领 借用 报废 处理 对固定资产及低值易耗品领用进行登记 核算部门固定资产折旧费用对固定资产及低值易耗品借用进行登记 确保安全使用 按时归还 每年预算期各部门在规定期限内向办公室提交部门固定资产及低值易耗品需求预算办公室审核后 经总经理批准后 列入办公室年度固定资产低值易耗品采购总预算 报交财务部 维修 盘点 固定资产采购流程 各部门 办公室 总经理 管理总监 采购申请 审批签字 询价采购 付款记账 固定资产卡片 注 2000元以上 财务部 审批签字 签字 审批 确认后领用 审核
7、计算机等办公设备维修流程 申请部门 办公室主任 硬件维护员 维修申请 检查 处理方案 审批 权限 同意 是 是 否 维修反馈表 维修 维修登记 办公室管理 信息系统管理 提出统计分析的内容提出数据分析目的选择分析工具 统计分析 提出信息需求内容 框架协助进行信息条定义 数据库建立 输入原始数据 数据收集 信息相关部门 办公室 确定信息系统框架 定义信息条根据部门需求提出软件系统设计方案提交自行设计或外购软件系统建议经批准后进行设计或购买系统软件安装 调试 建立数据库系统 进行数据备份监督检查数据输入情况确保信息系统保密性 安全性 提供数据接口保证分析工具自动化 进行日常维护 保证信息系统正常运
8、转 办公室管理 企业文化建设 公司理念的企业文化的核心办公室负责公司的核心价值观 企业哲学等的提炼在实际工作中倡导这种理念 将这种理念逐渐灌输给员工在公司不断成长的过程中 要注重随着内外条件变化不断对企业文化进行调整 更新 丰富 发展 公司管理制度是企业文化的体现公司人力资源部统筹规划公司的各项制度建立由各部门进行相关制度的制定 汇总到人力资源部办公室负责从公司理念的贯彻 企业文化建设的角度对制度进行审核 培训 刊物 发布网络信息 组织员工活动等载体是企业文化建设的主要途径新员工培训及公司员工企业文化培训中 办公室要协助人力资源部丰富培训内容 由人力资源部负责实施培训办公室负责公司内部刊物发行 网络信息发布 更新 倡导并向员工灌输公司核心价值观 经营哲学等办公室负责定期组织开展员工活动 通过活动的形式宣传 推广 深化企业文化 增强员工对公司文化的认同感 树立榜样人物是企业文化建设的主要方法树立典型人物 号召全体员工向榜样看齐 定期评选优秀员工 并给予优秀员工精神与物质的双重奖励 宣传优秀事迹 将企业精神深入人心 载体建设 制度建设 理念建设 树立典型人物 企业文化建设 员工行为规范是企业文化的体现人力资源部负责制定员工行为规范办公室负责从公司理念的贯彻 企业文化建设的角度对制度进行审核
