《（效率管理）记事本的效率手册》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（效率管理）记事本的效率手册（17页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、让记事本为你工作类别: 书摘企业管理出版社，作者：凡禹通过简单有效的文字说明和插图帮助你了解记事本的六大功能：1、目标功能记事本能够帮助你树立目标并不断审视自己的进度。2、效率功能记事本能够帮助你提高工作效率，在最短的时间里做更多的事情。3、计划功能记事本功能是你做好计划的有效辅助条件，能督促你有条不紊地执行。4、信息功能记事本能够帮助你整理信息，以备日后使用。5、平衡角色功能记事本能够实现工作、生活等各个角色的平衡。6、记忆功能记事本能够帮助你提高记忆力，节约时间。翻开记事本，首先映入眼帘的是个人资料信息库。在购买了记事本后，我们应该立即在此写上自己的姓名、联系方式与住址（住址就不必了吧），
2、这样做是为了以防万一，即使记事本丢失，拾到的人也可以按照这些信息找到推。在记事本的扉页上，可以留下你的座右铭或者人生梦想，在你遇到困难，想打退堂鼓的时候，可以翻开扉页时时提醒自己，鞭策自己。有些记事本本身带有口袋，我们也可以充分利用它。比如放一些重要的便条，或是重要人物的名片，资料等，或是一些常常使用的信息，把这些东西放在记事本的口袋里，能够让我们非常方便地使用它们。在我们的记事本中，总会有一些个人隐私不希望别人看到，解决这个问题的方法，可灵活运用密码、暗记符号等方式。这样，别人就看不懂你的内容了。不过，自己一定要记着这些符号的意思，要不然，会适得其反。为了使记事本的内容一目了然，应该对信息的
3、预定、确定与实行进行明确地区分记录。记录预定的信息时，最好能留出空间以保证后期的删减、添加。一般说来，一条信息可留出两到三行，甚至更大的空间来保证未来所发生的不确定因素。这样一来，即使发生什么突然事件，我们的记事本也能记录得清晰而有条理。为了保证记录的连续性，过去几年的记事本最好能保留下来，或许几年后的某一天，在一个雨后的下午，重新拿起过去的记事本，文字所传达给你的感觉会非常的微妙，就像翻开日记本一样，过往的岁月随着一页页的笔记历历呈现在我们的眼前，所有这一切，都能成为我们保留记事本的最好理由。本摘录简单有效的文字说明与插图帮助达到以下几点：l 树立目标并不断审视自己的进度l 提高效率，在最短
4、的时间里做最多的事情l 做好计划，并有条不紊地执行l 整理信息，以备日后使用l 实现工作、生活等各个角色的平衡l 帮助记忆，节约时间阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作与笔记使人精确。培根身边永远要带着铅笔和笔记本，读书和谈话时碰到的一切美妙的地方和话语都把它记下来。列夫托尔斯泰坚持一贯的目标才是最重要的。所以即使迟钝不聪，只要锲而不舍，也可能发挥相当的作用。塞涅卡选择记录的目标，把目标的短、中、长期计划，具体地写在记事本上。如何选择和制定正确的目标呢？就考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观；二要了解自己目前的状况。请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得
5、成功。目标必须具备下列三项要求，缺一不可：l 目标要有可信性。当然是对你自己要有可信性。l 清楚的界定目标。必须明确，越清楚越好，内容、期限等等。l 需要有强烈达到目标的愿望。要培养自己拥有热切的欲望，就生动想象目标达成后的情形，多次练习。人生未来年表写好的三个重点：KEY1 列举梦想与目标后，设立达成的日期KEY2 确定现状与梦想的距离KEY3 把达成的日期分段一个人要从客观的角度认清自己的不足，并不是一件容易的事情。因此“确定现状与梦想的距离”的用意，就在于认清差距。大多数人身兼父母、儿女、公司职员或主管多重角色，写完这份未来年表，认清现在的位置后，反而能够有种按部就班的期待心情。人生年表
6、的三个重点： 2010年 梦想与目标 与梦想的距离 达成日期分段达成日期 现状如何 短期目标你在记事本上记什么、如何记，意味着你每天想什么、希望做什么，也就意味着你生活的视野。要如何生活？做些什么事？换言之，笔记的使用方式，就成为你对自己生活所做的一个设计。记事本不仅是单纯管理每天行程的随身工具，更是协助人们达到梦想的外部记忆体。事实上，成功的小窍门不外乎两件事情：一是制定目标，二是把目标用自己的手写在记事本上。在当今科技发达时代，靠一根拇指就能通过手机或PDA，键入许多行程和当日重点，为什么还要大费周折写在记事本上呢？因为当我们把梦想与目标写在记事本上时，就像是藉由文字的力量，给自己加油打气
7、，假若我们把记事本化作自己身体的一部分，寸步不离，可以随时对自己人生地图作一番检视。与其说记事本是单纯管理行程的工具，不如说是攸关人生能否成功筑梦的外部记忆体。没有截止日期的工作，不要期待有成果做任何事情一定要给它定个截止日期。如果没有定下期限，就会有“有空就做”这样暧昧不明的想法。人的惰性就是“反正不急的事情现在就不做”。将所有目标变得更具体如果你制定了远期或近期的目标，一定要把它们具体化，例如：目标：参加聚会活动扩展人脉数据化：“每”月参加“一”次聚会活动，交换“五十”张名片，其后从中选出“十”位有交流诚意的人联络，从中选出“五”人深交。目标：有重点的企划书数据化：以“四十”字乘“三十”行
8、的“两”张A4纸完成企划书。目标：言之有物数据化：自我训练在发言之前以“三百”字归纳结论。目标：与不苟言笑的上司加强沟通数据化：“一”天“一”次逗上司笑。所以“这”星期要准备“三”个笑点。同时“一”星期与上司共进“一”次午餐。目标：提高部属的动机数据化：准备“三”个激励方案，每个方案不超过“一”万元。把“重点是什么”作为口头禅这种思考的整理，就是集中思考力的方法要多看书李嘉诚现在还保持着每年读50部书的习惯。（基本上是每周读一本，一月四本书的进度啊）活页式记事本可以随自己的意思来改变内容的次序，也可以由自己规划出自己的记事系统，具有相当大的灵活性，对于信息管理或资料的携带上会便利很多。请检查记
9、事本的放置在使用时是否方便。记事本是一年365天必须随时携带在身边的管理工具，将某个记事本固定地放在某个地方，有篮球随时拿起记录。一般对于男性来说，固定地放在已习惯使用的同一侧上衣口袋内，会比较便利；女性则可以放在手提袋中的固定位置。另外，在记事本中放置一些小工具也非常方便，比如小日历，便利条等。虽然临时性记录完全可以用随身手机或者PDA代替，日后再整理到记事本上，但传统的文字记录方式也许印象更深刻，改变习惯，准备随身手写记事本。不要买自己想要的东西，而要买自己需要的东西；不需要的东西即使自己只花一分钱，也是昂贵的。老卡托养成每年使用相同类型记事本的习惯KEY1 它的大小宽度与手掌差不多KEY
10、2 便于记录，随时可以放在手掌中记事KEY3 便于携带，可以放在手提包中职业人士节约时间的秘诀：l 处理公务切忌先办小的、后办大的，应先做最重要的事；l 用大部分的时间去处理最难办的事；l 把一部分事交给秘书去做；l 能打电话解决的问题就打电话，少写信，必须写信时尽量定短信；l 减少会议；l 拟好工作时间；l 分析自己利用时间的情况：多少时间被浪费了；行动的五个层次：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、繁忙以及浪费时间。重要且紧急。这些都是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如，老板要你明天早上十点钟以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形；重要便不紧急。对这一类工作的注意，可分辨出一个人
11、办事有没有效率。在我们和生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下，似乎可以一直拖延下去；而在太多的情形下，我们确实这样拖延着，这些都是我们“永远没有着手”的事情。例如：你要参加提升你专业技术的培训班，你想找出时间先做一番初步资料收集之后，再向老师提出你的计划；你一直想写的两篇文章；你想开始的节食计划；三年来你一直计划要做的年度健康检查。这些工作都有一个共同点，尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期地拖延下去。紧急但不重要。这一类是表面上看起来极需要立刻采取行动的事情，但客观来检视，我们就会会把它
12、们列入次优先极里面去。繁忙。很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心，它们提供一种有事做和有成就的感觉，也使我们 更有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。如果你发现时间经常被小事情占去了，你就要注意了。浪费时间。是不是浪费时间，当然是属于个人的主观认定。例如，如果我们在看完电视之后感觉很愉快，那么看电视的时间就用得不错，如果事后我们觉得看电视的时间我们不如用在修剪草地打网球或看一本好书上，那么看电视的时间就可以归在“浪费”一类。努力节约时间而又做不到的人，常常在把太多的时间用在第三和第四类而不是第二类事情上。最新时间管理理论：按事情紧急
13、和重要的不同程度，分为ABCD四类，A、重要而又急迫；B、重要而不紧迫；C、急迫而不重要；D、既不急迫又不重要。先做AB，少做C，不做D。方向重于细节，策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事，才是最大的时间管理、最好的节约时间的方法。一般来说，我们可以根据重要性来确定做事的优先次序，而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。这需要拿出你的待办工作表，首先，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我的一生的目标或短期目标”（这是判断工作重要性的标准，当然，自己的长、中、短期目标是首先要明确记录下来的）这个问题来检视其中某一项工作。如果是，就在前面打一个记号，然后按照你要去做的先后次序标上数字，标先后次序的时
14、候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。健全的时间管理，应该以效力优先、效率次之的观念为出发点。如果你是根据紧急性来确定做事的优先次序，可以分为三类：必须今天做好KEY1应该在今天做好KEY2应该在某个时间做好，但是还不急 KEY3每天清晨一张开眼，我们就应思考今天这一天该如何度过，以及在自己的人生这个时间轴上今天如何定位，这样才能利用好一天的时间。（有时候产生了不想起床或者拖延起床的后果，不可取。即使要思考也最好起床后再思考！）你可以将行程表安排的滴水不漏，但是，你必须对什么是真正重要的事做到心中有数。安排行程表的原则是：一天只要达成几件真正重要的事，就足够了。当然你的计划表范围应该要广泛，但
15、绝不能是百科全书，否则很可能会力不从心。“我明天必须做的6件重要事项”，找出可以不做的事并不去完成它的人，就是有能力的人。“重要的事，经常只占整个事的20%”，时间管理的二八原则，用80%的时间处理那重要的20%的事情。生活应该是很单纯的，不要把事情“复杂化”。而事实上，让事情变得复杂的，不是别人，而是你自己。记事本中每日的行程计划，并不是所有都值得做的，有的事情可以跳过，有的可以交待给其他人做。最重要的是：不值得做的，千万别做！（好好想想自己的事情哪些是不值得做的，或者说是需要拒绝掉的。）l 不值得做的事会误以为自己完成了某些事情。就像将没人听过或读过的论文列在履历上一样，你只是对白费力气沾沾自喜罢了。l 不值得做的事会消耗时间与精力。因为用在一项活动上的资源不能再用在其他活动上，不值得做的事所用的每一项资源都可以被用在其他有用的事情上。l 不值得做的事会生生不息。让生活复杂化，并由此产生更多相关要接着去做的不值得做的事。寻找乱放
