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1、第八章公共关系专题活动 学习目标与要求 1 了解公共关系专题活动的涵义 类型 特点 2 能运用有关理论知识分析各种公共关系专题活动的案例 3 熟练掌握各种公共关系专题活动的策划和组织工作 4 能够独立撰写各种公共关系专题活动的策划方案 1 第一节公共关系专题活动概述 一 公共关系专题活动的涵义公共关系专题活动又称公共关系特殊事件 它有别于一般日常的公共关系活动 但是涉及范围也很广泛 例如各种开幕典礼 新闻发布会 社会赞助 展览 联谊 宴请 开放参观等皆属于此列 它是社会组织为达到一定的目的 在一个特定的时期 特定的场合下 围绕一个明确的主题 经过精心策划 有计划 有步骤地开展的各种专项公关活动
2、 2 第一节公共关系专题活动概述 二 公共关系专题活动的特点 一 针对性强 二 感染力强 三 不受时间限制 四 它们一般能产生广泛的社会影响 对于吸引社会舆论 增进与目标公众的沟通 理解成效显著 三 组织和策划公共关系专题活动的基本要求 一 目标明确 内容具体 二 时机恰当 规模适中 三 符合公众心理 赢得社会支持 3 第一节公共关系专题活动概述 四 公共关系专题活动清单国外公共关系专家在策划和组织公共关系专题活动方面积累了大量经验 开列了非常详细的公共关系专题活动清单 包括16项和上百个条目 清单 4 第二节开幕典礼 一 开幕典礼的涵义和类型开幕典礼又称开幕式 是指社会组织为第一次与公众见面
3、和具有纪念意义的事件而举行的简短 庄重而又热烈的活动形式 是组织赢得公众的赞美和给公众留下美好的记忆的关键性的第一步 开幕典礼可包括各种重要工程的开工典礼 企业及商业的开张志喜 各种运动会和文艺会演第一天拉开序幕 以至新推出的重要的产品和服务项目第一次向公众开放等 5 第二节开幕典礼 二 开幕典礼的策划和组织工作大致可归纳为 开幕典礼的准备工作 开幕典礼的仪式程序安排 开幕典礼的结束工作三项内容 一 开幕典礼的准备工作 二 开幕典礼的仪式程序安排 三 开幕典礼的结束工作 6 一 开幕典礼的准备工作 1 拟定严密的计划 计划应从全局出发 对整个活动的主题 日程 规模 场地 时间 内容 对象以及必
4、要的人力 物力 经费预算等 都应列出详细清单 2 拟定邀请名单 精心拟定出席典礼的宾客名单 邀请出席开幕式的嘉宾要注意有代表性 一般包括政府有关部门的负责人 社区的负责人 同行业代表 社团代表 知名人士 新闻记者 公众代表及员工代表 名单拟定后 首先要征得领导同意 然后印制准确无误的请柬 一般需提前一至两周将请柬送交嘉宾 以便对方及早做出安排 3 确定主持人 为领导人拟好开幕词 致贺词 答谢词的提纲 确定致贺词的宾客名单并提出相应的要求 开幕词 致贺词 答谢词等均应言简意明 热情庄重 起到密切感情 增强友谊的目的 4 安排各项接待事宜 事先确定签到 接待 剪彩 摄影 录音等有关服务人员 典礼开
5、始前这些人员应到达指定岗位 5 确定致辞 剪彩人员 一般情况下 参加致辞和剪彩的己方人员应是组织的主要负责人 客方人员应是地位较高 有一定声望的知名人士 致辞 剪彩人员以及主要宾客 应事先排定好他们的座次站位 6 做好摄影 录音 录像的安排 对开幕式环境 会场 照明 音响等应作认真准备 确保仪式顺利进行 7 二 开幕典礼的仪式程序安排 1 由主持人宣布典礼开始 2 宣读重要来宾名单 3 来宾代表致贺词 致贺词者名单及先后顺序应事先确定 4 本单位负责人致答词 5 剪彩 8 三 开幕典礼的结束工作 1 安排必要的助兴节目 如题词 秧歌 舞狮耍龙 鞭炮锣鼓 表演节目等 2 组织参观生产 经营 服务
6、现场 进一步展示组织新形象 3 通过座谈会和留言簿的形式广泛征求意见和建议 这些意见和建议经过综合整理也是很好的公关素材 4 宴请招待 要特别做好媒介人员和知名人士的招待工作 5 向嘉宾发放宣传材料和赠送有特殊标记的纪念品 增加纪念活动在公众中的持久影响 6 做好嘉宾的送别 感谢致意等工作 9 第二节开幕典礼 三 策划和组织开幕典礼的注意事项 一 突出强调社会组织在公众心目中的第一印象 社会组织往往要通过别出心裁和富有创意的开幕式给公众留下一个经久难忘而又美好的回忆 二 开幕典礼的形式不要复杂 历时不宜过长 一般控制在一至两个小时 三 开幕典礼的场面要办得热烈隆重 丰富多彩 体现喜庆 欢快的气
7、氛 四 公关人员应准备充分 接待周到热情 指挥有序 确保万无一失 多制定几套后备应急方案 五 所有宾客无论地位高低 均不得怠慢 对围观群众也以礼相待 10 第三节新闻发布会 一 新闻发布会的涵义和特点新闻发布会又叫记者招待会 是一个社会组织把各类新闻媒介的记者召集在一起 宣布某一有关信息 并让记者就此进行提问 然后由召集者来回答的一种特殊会议 新闻发布会曾被作为进行公共关系宣传的最好方式之一 主要用于树立或维护组织形象 协调公共关系 引导社会舆论朝着有利于本组织的方向发展 11 第三节新闻发布会 二 新闻发布会的策划和组织社会组织是否能通过新闻发布会将组织的有关信息成功地传递出去 并借此树立自
8、己的形象 提高组织的知名度 美誉度 关键在于新闻发布会的策划和组织 一般来说 组织好一次新闻发布会需要做好以下工作 一 会前的筹备工作 二 会议的程序安排 三 会后效果测评 12 一 会前的筹备工作 1 确定举行新闻发布会的必要性2 确定会议地点和举办时间3 确定会议主持人和新闻发言人4 准备发言和报道提纲5 准备宣传辅助材料 6 确定邀请记者的范围 13 二 会议的程序安排 1 签到2 发放资料3 介绍会议内容4 主持人讲话5 回答记者提问6 参观和其它安排 14 三 会后效果测评 1 尽快整理新闻发布会的记录材料 对会议的筹备 组织 主持和回答问题等环节的工作进行总结 并将总结材料存档 2
9、 编发公关新闻稿 公共关系工作人员应善于编写公关新闻稿 3 收集反馈信息 15 第三节新闻发布会 三 策划和组织新闻发布会的注意事项 一 会议的场所选择和场所布置要符合恰当氛围 体现严肃性 权威性 庄重性 二 同新闻界搞好关系 尊重新闻记者 为他们的工作提供方便 无论权威媒介 还是普通媒介 名记者或者一般记者 都要一视同仁 不能厚此薄彼 三 要确保所发布的信息准确无误 若发现错误 应及时更正 四 切忌口气生硬 随意打断记者提问 对记者有偏见 挑衅性的提问 应保持镇静 有理有节地予以反驳 不应激动发怒 16 第四节展览 一 展览的涵义与特点所谓展览 是指综合地运用产品说明书 宣传手册 活页广告等
10、文字媒介 照片 幻灯片 录像片及电影等音像媒介 讲解 交谈和现场广播等声音媒介 现场表演 示范等动作语言媒介以及实物媒介等多种传播手段 进行全方位的宣传和展现社会组织的成果 风貌 特征的公关专题活动 17 第四节展览 展览会的特点 第一 它是一种十分直观 形象生动的复合型传播方式 直接冲击公众的视觉 听觉 触觉 并产生强烈效果 第二 能有效地引起社会公众及新闻媒介注意 第三 能给组织提供与公众直接双向沟通的机会 及时获得公众对新产品的反馈信息 第四 它所传递的是最新的消息 展示的是最新的产品 18 第四节展览 二 展览的类型 一 从展览的时间来划分 可分为长期固定展览 定期更换内容的展览 一次
11、性展览 二 从展览的地点来划分 可分成室内展览和露天展览 三 从展览的性质来划分 可分成贸易性展览和宣传性展览 四 从展出商品种类的多少来划分 可分成单一商品展览和混合商品展览 五 从展览的规模来划分 可分成大型展览 小型展览 微型展览 六 从展览的内容可分成综合性展览和专题性展览 19 第四节展览 三 展览的组织与策划不论何种类型的展览 均要求对展品经过筛选 紧扣展览主题 整个展览会经过精心设计 使观众留下深刻的印象 为办好展览会需要具体抓好以下几个环节 一 展览的前期筹备工作 二 培训讲解及示范操作人员 三 成立专门对外发布新闻的机构 四 展览活动安排 五 做好展览会的效果测定 20 第四
12、节展览 四 组织与策划展览的注意事项目前 社会举办的展览会太多太滥 几无实效 企业应以少而精的原则选择参加 参加展览展示会要精心策划 独特新颖 以便在众多参展商中脱颖而出 要引起参展观众 尤其是新闻界的极大注意 扩大影响 参加或组织展览展示会费用较大 应做好费用预算和控制 21 第五节联谊 一 联谊活动的涵义联谊活动是指社会组织为了加深组织内部员工之间 社会组织与社会公众之间 社会组织与社会组织之间的感情 增进相互间的友谊而举行的活动 公共关系工作人员应有计划地经常举办一些联谊活动 这类活动既可以使人得到美的享受 又可以是创造组织内外 人和 的好方法 其目的主要是促进交往 增加感情 获取信息
13、增强合作 22 第五节联谊 二 联谊活动的层次及类型联谊活动由低到高有以下三个层次 1 感情型 感情型联谊活动是以联络感情为主要内容的 如出席对方庆祝活动 互赠纪念品 使双方互相建立对对方的良好印象 为今后进一步加强团结联系或合作奠定基础 2 信息型 信息型联谊活动是以互通信息为主要内容的 努力使双方在市场变动中 能够保持联系 共同获利 3 合作型 合作型联谊活动是以经济合作为主要内容的 通过一些生产项目或经营项目的合作 促进双方经济效益共同提高 23 第五节联谊 两种常见的联谊活动分别是 一 文艺演出及电影招待 二 交际舞会 24 第五节联谊 三 联谊活动的策划和组织工作 一 明确联谊目的
14、围绕目的去策划活动 同时又要兼顾客人的兴趣 一般应注意选择那些具有客人本国民族风格和客人所喜闻乐见的活动内容 二 提出活动预算 筹措必需的经费 购买必要的物品 三 根据场地 交通 气象 设备等条件 确定活动的时间 地点和场所 四 确定应邀对象 及早发送请柬和通知 五 安排活动程序 印刷节目单 并提前发给客人 六 精心布置联谊场所 并安排专人负责接待和保安工作等 25 第五节联谊 四 组织和策划联谊活动的注意事项 一 选择所需的联谊类型 最好是参加综合性的联谊会 参加联谊活动应有所值 不能无目的或仅以应酬为目的 二 联谊活动是合法的 涉及须审查的社团活动 应主动上报政府部门 三 联谊活动是健康
15、品味高尚的 不损人利己 也不损害社会公众利益 四 邀请人数要与场地相应 过多会显得拥挤 太少又会造成冷场 这是主办人要特别注意的 26 第六节赞助 一 赞助的涵义和目的赞助是社会组织以提供资金 产品 设备 设施和免费服务的形式无偿资助社会事业或社会活动一种公关专题活动 赞助活动是一种对社会作出贡献的行为 是一种信誉投资和感情投资 是企业改善社会环境和社会关系最有效的方式之一 27 第六节赞助 赞助主要有四种目的 一 通过赞助活动做广告 增强广告的说服力和影响 二 树立组织关心社会公益事业的良好形象 三 培养和社会公众的良好感情 四 制造新闻效果 扩大社会组织认知度 提高组织在公众中的美誉度 2
16、8 第六节赞助 二 赞助的类型 一 赞助体育运动 二 赞助社会慈善和福利事业 三 赞助教育事业 四 赞助文化生活 29 第六节赞助 三 赞助活动的组织与策划 一 做好赞助研究 二 制定赞助计划 三 评估与审核赞助项目 四 实施赞助方案 五 测定赞助效果 30 第六节赞助 组织与策划赞助活动的注意事项 一 开展赞助活动必须着眼于社会效益 以获得公众的普遍好感 二 开展赞助活动必须符合法律规范 三 开展赞助活动应当量力而行 不能凭一时冲动 感情用事 四 目前 社会拉赞助者众多 鱼目混珠 企业应加以仔细评鉴 对各种明显不能满足其要求的征募者 应坦率而诚恳地解释组织的有关政策 不必为威胁利诱所屈服 必要时可诉诸社会舆论和法律 以保障组织的合法权 五 要注意留存一部分机动款项 作为遇到临时 重大活动时的备用款 31 第七节宴请 一 宴请的类型几种常用的宴请类型 一 国宴 二 正式宴会 三 便宴 四 冷餐会 五 酒会 六 茶会 七 工作进餐 32 第七节宴请 二 宴请的组织与策划 一 宴请活动的前期准备确定宴请的目的 名义 对象 范围与类型 确定宴请时间 地点 确定邀请对象 订菜 席位安排 二 宴
