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1、 单位公文发文格式及细则 二 一一年三月 1 1总则 1 1为了进一步规范 集团公文格式 根据 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 并结合我矿实际情况 特制订本格式细则 1 2本细则以 文件式 公文为例 穿插讲解非 文件式 公文 2 2公文种类 2 1公文分为 文件式 公文和非 文件式 公文 2 2 文件式 公文是指公文文头中发文单位名称后加 文件 两字的公文 主要包括 通知 通报 批复 决定 决议 请示 报告 2 3非 文件式 公文是指公文文头中不加有 文件 两字的公文 主要包括 函 命令 令 会议纪要 工作简报 情况通报 学习与研究 3 3公文中各要素标识规则 3 1公文由眉
2、首 主体和版记三部分组成 3 2眉首又称文头或版头 由份数序号 秘密等级 紧急程度 发文单位 发文字号和签发人等组成 3 3主体又称行文部分 包括 标题 主送单位 正文 附件 印章 成文时间 附注 3 4版记又称文尾 包括 主题词 抄送单位 印发单位 印发日期和印发份数等 行文部分 文尾 4 001机密特急 有限公司文件 办 200 号 此页全部称为文头或眉头 序号 密级 函 5 公文基本要素 关于 的通知 各单位 一 1 1 2 2 空一行 正文三号仿宋体 小标题三号黑体 二号华文中宋体 此页全部称为行文或主体 字体和字号2 公文结构层次序数 6 公文基本要素 结束语 附件 1 2 二 年
3、月 日 附注 不加书名号 空4个字 此页全部称为行文或主体 以上均为三号仿宋体 字体和字号2 7 主题词 通知 抄送 200 年 月 日印发 拟稿 核稿 共印 份 三号黑体 三号华文中宋 三号仿宋体 左右各空1个字 左上角不标注 此页无正文 此部分称为文尾 字体和字号2 8 公文各要素具体论述 9 3 2 1份数序号3 2 1 1是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 3 2 1 2如需标识公文份数序号 用阿拉伯数字顶格标识在首页左上角第一行 如 NO 01 01 001 等 3 2 2秘密等级和保密期限3 2 2 1秘密公文分为 绝密 机密和秘密 3 2 2 2公文的密级顶格标识在首页
4、右上角 函的密级在眉首横隔线左下方顶格标识 两字之间空1个字 3 2 2 3如需同时标识秘密等级和保密期限 秘密等级和保密期限之间用 隔开 秘密等级两字之间不空1个字 如 绝密 3个月 函 对内文头1 对内文头2 10 3 2 3紧急程度3 2 3 1公文紧急程度分为 急件和特急 3 2 3 2紧急程度顶格标识在公文首页右上角 函的紧急程度在眉首横隔线左下方顶格标识 两字之间空1个字 3 2 3 3如需同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级在第1行标识 紧急程度在第2行标识 函 对内文头2 11 3 2 4发文单位3 2 4 1由发文单位全称或规范化简称后加 文件 组成 函 命令 令 和会议纪要
5、不加 文件 两字 联合行文 文件 两字居于发文单位名称右侧上下居中 如联合行文单位过多 必须保证公文首页显示正文 3 2 4 2发文单位标识使用小标宋体字 无小标宋体字时用华文中宋体字 用红色标识 字号由发文单位以醒目美观为原则酌定 但应小于22毫米 15毫米 高 宽 3 2 4 3平行文或下行文 发文单位标识上边缘至纸张上边缘垂直距离为6 2厘米 上行文发文单位标识上边缘至纸张上边缘垂直距离为11 7厘米 函的发文单位标识上边缘至纸张上边缘垂直距离为1 7厘米 函 纪要 联合发文头 对内文头2 上行文 12 3 2 5发文字号 文号 3 2 5 1是指由发文单位编排的公文代号 包括单位代字
6、年份和序号 单位代字一般由两个层次组成 第一层次是发文单位代字 第二层次是发文单位主办公文的部门代字或公文类别的代字 如 晋华煤办 晋华煤函 等 3 2 5 2年份 序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称 用六角括号 括入 不能使用方括号 或圆括号 等其它括号 顺序号不加括号 也不编虚位 即1不编为001等 不加 第 字 对内文头2 联合发文头 函 13 3 2 5 3发文字号通常标识在发文单位版头之下 横隔线中央上面 而上行文居左空1个字标识 右空1个字标识签发人 函的发文字号则在横隔线之右顶格下方 标题之上标识 发文字号标识的位置距横隔线的垂直距离为4毫米 3 2 5 4公司各单位以部门名义制
7、发的公文 发文字号中不加单位代字 只用年份和序号表示即可 如 2006 2号 3 2 5 5联合行文时 一般只标识主办单位的发文字号 对内文头2 联合发文头 函 部门文件头 发文字号2 14 3 2 6签发人3 2 6 1上行文应在首页注明签发人的姓名 是表示公文生效并对该公文郑重负责的一个标志 3 2 6 2发文字号居左空1个字 签发人姓名居右空1个字 签发人后标全角冒号 冒号后标识签发人姓名 3 2 6 3联合发文签发人的姓名竖式平排 主办单位签发人的姓名在上 其他单位签发人在主办单位签发人之下按发文单位标识的顺序排列 最后的签发人要与文号同处一行排列并使横隔线与之的垂直距离为4毫米 3
8、2 6 4平行文及下行文不必标识签发人 对内文头 联合发文头 函 上行文头 15 3 3 1标题3 3 1 1标题应当准确简要地概括公文的主要内容 标明方法一般由发文单位 事由 文种 对内行文 发文单位可以省略 有些公文内容单一 正文部分文字较少时也可省略事由 3 3 1 2标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 行文1 函和请示的区别 请示和申请的区别 16 标题2 3 3 1 3标题应在文头横隔线下空二行的地方居中标识 分一行或多行排列 分行时要做到词意完整 排列对称 间距恰当 发文单位一般单列一行 第二行开始标明公文事由和文种 3 3 1 4除函外 工作简报 情况通报 学习与
9、研究等非 文件式 公文标题则不需标识文种 而此类公文还常常带有副标题 如有副标题 应在正标题之下居中标识 副标题之前加上破折号 行文1 情况通报头 17 公文标题一般占正文宽度的3 5为宜 如字数过多 超过正文宽度4 5以上就应根据标题语句分两行或多行排列 设计公文标题通常有以下9种方法 1 直尺式XXXXXXXXXXXXXXXXX 2 短长式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3 长短式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4 宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 18 5 倒宝塔式XXXXXX
10、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6 梭子式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 7 等距式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 8 腰鼓式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 9 正副标题式XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX 19 3 3 2主送单位 即抬头 3 3 2 1是指主要受理公文的单位 应当使用全称或规范化简称 多个主送单位可统称 3 3 2 2上行文主送单位一般只写一个 如需同时送其他单位 应当用抄送的形式
11、主送单位一般不标识个人 3 3 2 3主送单位列在正文之前 与标题之间空一行 顶格标识 3 3 2 4非 文件式 公文 如会议纪要 工作简报 情况通报等 主送单位不标识在行文部分内 而标识在文尾的抄送单位前面 如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时 也应将主送单位名称移至文尾的抄送单位前面 行文1 工作简报 20 3 3 3正文3 3 3 1正文是公文的主体部分 用来表达公文的内容 一般每自然段左空2个字 回行顶格 而全部用阿拉伯数字和小圆点表示结构层次的规章制度类公文 则采用悬挂缩进方式排版 即每自然段序号一行顶格 其它各行右缩进 正文中的数字 年份不能回行 如 1 1 1 行文1 2
12、1 正文2 3 3 3 2正文结束语通常根据文种的类型确定 结束语中带有 特此 和 此 等的结束语 均不加句号 如 特此通知 特此致函 此令 此复 等 上行文中请示的结束语一般用 以上意见当否 请批示 妥 当 否 请批示 复 报告的结束语一般用 以上报告 请审阅 或 特此报告 平行文的结束语一般用 妥 当 否 请复 敬希函复 特此致函 特此函告 专此函达 等 下行文的结束语一般为 特此通知 此令 此复 等 22 正文3 3 3 3 3一般地说 在主送单位之下 落款之前的部分都是正文 但如果是转发 下发或印发公文 被转发 下发或印发的公文同转发性公文一样仍属正文 而不能看成是附件 行文1 23
13、3 3 4附件3 3 4 1是指对公文具有补充 说明性的附加文字材料 3 3 4 2应当在正文之后空一行左空2个字 成文日期之前标识 附件 后标全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 3 3 4 3公文如有多个附件时 使用阿拉伯数字标识序号 每个附件标识1行 序号对齐 如 附件 1 行文2 24 附件2 3 3 4 4附件内容要另起一页标识 主件和附件要装订在一起 并在附件内容左上角顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件和正文不能装订在一起的 应在附件首页的左上角标识正文的发文字号 如 附件1公文格式样式 25 3 3 5成文日期3 3 5 1成文日期是公文生效的时间 一般用领导最后的批准日
14、期 联合行文 以最后签发单位领导人签发的日期为准 3 3 5 2成文日期中年月日要写齐全 不得有任何省略 一般使用小写汉字 不使用阿拉伯数字 以示正式 庄重 规定 零 要写成 3 3 5 3除函外 会议纪要 工作简报 情况通报 学习与研究等非 文件式 公文正文后不署成文日期 与工作简报 情况通报 学习与研究文头类似的公文 成文日期标识在文头中发文单位名称的右侧 横隔线之上 发文单位左空1个字 成文日期右空1个字 两者并列一行 工作简报头 行文2 26 3 3 6公文生效标识3 3 6 1公文生效标识是证明公文效力的表现形式 包括发文单位印章或签署人姓名 加盖印章要清楚 端正 3 3 6 2单一
15、发文印章 1 单一单位发文 在落款处不署发文单位名称 只标识成文日期 2 成文日期右空4个字 加盖印章后应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 27 公文生效标识2 3 当印章下弧无文字时 采用下套方式 仅以下弧压在成文日期上 即骑年盖月 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 有限公司 有限公司 办公室 二 七年一月二十九日 二 七年一月二十九日 28 公文生效标识3 3 3 6 3联合行文印章 1 当联合行文只盖两个印章时 在落款处也不署发文单位名称 而应将成文日期拉开 左右各空7个字 主办单位印章在前 两个印章均压在成文日期上 两印章互不相交或相切 相距不超过3
16、毫米 二 七年一月二十九日 29 公文生效标识4 2 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止空白印章 应将各发文单位名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章居中加盖或套印在其上 主办单位印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 每排印章中心线对齐 在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期 3 在加盖两个或两个以上印章时 只能采用一种加盖方式 即不管个别印章适合哪种加盖方式 只能统一采取一种 要下套均下套 要中套均中套 以保证印章排列整齐 美观 30 公文生效标识5 二 七年一月二十九日 31 公文生效标识6 3 3 6 4当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一页 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 3 3 6 5除会议纪要 工作简报 情况通报 学习与研究等非 文件式 公文外 其它 文件 式公文 函和命令 令 都应加盖印章 否则应视为无效 公文盖章应用红色印油 32 3 3 7附注3 3 7 1附注一般是对公文发放范围 使用时需注意的事项加以说
