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1、IBOS协同办公平台工作流设置操作指导手册工作流作为IBOS协同办公系统的核心功能，实现了企业办公和业务的申请、转交、审批会签、登记备案等环节的实施与管理。使用工作流，您可以轻松追踪业务流程进度、根据需要创建新的工作流、自定义工作流以满足需求。本文将以简单的“办公用品申请”流程为例，为你展示IBOS工作流的基本使用流程与技巧。1)工作流管理管理员可对流程进行新建、编辑、设计、导入导出、校验、等操作。a）新建流程：点击“新建”页面跳转至新建流程信息页，如下图所示：填好流程名称需要正确选择流程的分类，方便后续快速查找。如果事先已经设计好表单，可以直接点击“选择表单”下拉框进行选择，如果未建立表单，
2、可以在此处“添加一个”设计流程时，系统支持为所建表单选择对应部门。流程类型设计流程时系统提供“固定流程”和“自由流程”两种流程类型，用户可自行定义。工作名称/文号编辑点击“工作名称/文号”后面的详细，可以完善工作名称/文号信息。“自动文号表达式”可自定义进行编辑，详细操作方式可见“说明示例”b）表单设计：流程定义完成后，开始设计流程的表单。整个流程设计中，已完成部分字体会变成蓝色。具体表单设计可见“表单库管理”详细操作步骤。c）流程设计：鼠标移至流程列表处，将出现流程操作按钮，点击“流程设计器”按钮将弹出设计窗口。新建步骤：单击“新建步骤”即可弹出添加步骤图形框。用户可直接在新建步骤中添加所有
3、的步骤，添加完成，可勾选按序号顺序生成连接线。设置步骤：右键单击或直接双击步骤图形框可对该步骤“基本属性”、“经办权限”、“表单字段”、“条件设置”等进行设置，同时还可删除该步骤。下面将简单说明该步骤中各属性设置的具体内容。“新建步骤1”，必须设定其“经办权限”和“表单字段”。否则，用户将会无法在办公平台新建工作和填写表单。基本信息提供设置该步骤的序号、节点类型、节点名称l表单字段可对流程已匹配表单中各个字段进行设置包括设置字段是否可写、是否保密、定义字段规则等。设置字段可写，即在该步骤主办人可对该字段进行编辑，否则不可编辑。设置字段保密，即在该步骤该字段不可见，否则可见。设置字段规则，提供规
4、则包括不能为空、只为中文、只为英文、只为数字等。针对“办公用品申请”表，我们将除了部门和行政审批以外部分的表单字段都进行了勾选，这样用户在发起工作流的时候才能在表单字段中填入数据，如下图所示：l经办角色可设置该步骤的经办授权范围，并可在定义范围的基础上设置过滤规则和智能选人规则。经办权限授权范围提供按人员、部门、角色进行选择。选人过滤规则，如下图所示可设置只允许特定范围经办人。设置了自动选人规则，系统将自动填写符合规则的步骤主办人，亦可提供是否允许手动修改。l条件设置提供设置该步骤的跳出条件，如不符合则无法进入下一步骤。可同时添加多个跳出条件并允许设置需要同时符合或仅需符合其一。其他设置可针对
5、该步骤主办人、会签、转交选项、回退选项、办理时限、插件、公共附件等进行统一设置。主办人选项管理员可设置明确指定主办人、无主办人会签和先接受者为主办人。会签选项中，管理员可设置允许会签、禁止会签和强制会签。如果设置强制会签，则不会签不能进行办理完毕操作。强制转交：勾选了强制转交，如果经办人未办理完毕，主办人可以强制转交给经办人。回退选项：管理员可设置是否允许回退、回退至上一步骤和回退至之前步骤。并发合并：一个工作流程中可能会存在同一时间有并发项，管理员可设置禁止并发、允许并发和强制并发，流程审批快结束时，管理员可设置强制合并或非强制合并来结束流程办理时限：管理员可设置办理流程办理时限，允许为小数
6、，表示接收工作后办理的实现，0表示不限时。公共附件：系统可对公共附件进行权限设置，包括新建、编辑、删除、下载和打印等全线编辑流程：与流程列表点击“编辑”将进入流程信息编辑页面，你可编辑该流程“基础信息”，添加“管理权限”、“定时设置”、“查询字段”、“查询模块”等操作。校验流程：点击“校验”对该项流程进行校验，校验结果正常显示绿色否则红色显示问题导入导出流程：支持对流程导入XML文件同时亦可将已有流程导出至本地。删除流程：于列表处勾选流程并点击“删除”即可。流程批量设置：点击“批量设置”即可批量设置流程的常用选项，点击“添加”图标进行多流程添加。d）管理流程权限管理流程在实际应用中的相关权限，
7、包括：管理，监控，查询，编辑，点评。管理员可根据部门、岗位和常用联系人来选择管理权限人选，权限类型系统一般默认为所有权限，用户可自定义调整。点击列表即可查看新建的管理流程权限e）配置高级查询此功能用户配置工作查询-高级查询的相关信息。管理员可设置高级查询中的查询字段，新建高级查询中公用的快速查询模板。配置高级查询时，管理员可通过名称、办理范围、发起人、名称/文号、流程状态、日期和公共附件等方面内容的添加。在前台“工作查询”中即可进行高级查找f）设置定时任务设置自动发起流程的定时任务,可配置内容包括：发起人，发起频率，发起时间等。2)表单库管理a）新建表单打开“表单库管理”，选择需要添加表单的分
8、类后即可新建表单，此处以“办公用品申请”为例。编辑表单属性的时候，设置对应的使用部门。b）设计表单表单属性编辑完成，点击新建表单或列表处“设计”即可进入表单设计器。新建表单后，将自动弹出表单设计器，首次使用需选择“总是允许弹出窗口”下面，开始进入表单设计器的初步使用：首先，需要插入表格，点击图标弹出新建表格信息框，如图填写表格信息点击“确定”完成。创建表格后，根据设计可将特定表格进行合并。鼠标拖选表格，点击图标即可成功合并。合并表格后，填写文字并且设置文字样式，如下图所示：选中表格内容，右键可清空文档、插入表格、调整对其方式和插入段落、代码等操作完成上述表单设计后，开始为表单插入控件，对于本例
9、中申请人与部门，需要插入宏控件，首先将光标锁定表格中需要插入控件位置，单击填写控件信息。对于类型属性选择“当前用户姓名”，用户发起工作时，系统将自动填写该用户姓名，无需自行输入。同理，部门可选择“当前用户部门”对于申请日期可直接选取“日历控件”，同样光标锁定位置，然后点击“日历控件”申请事由可直接选择“单行输入框”控件，系统一般默认表格大小，用户也可根据实际情况自行定义。对于办公用品明细、部门审批和行政部门审批等三项，都可选择使用“多行输入框”，方便更多信息的编辑和录入。将所有控件插入完成后，需要先“保存表单”，才能进行预览实际效果。预览效果如下：多功能编辑器：除了提供常用文本编辑外，还支持智
10、能插入时间、日期、特殊符号、表格、JS、CSS等元素。常用表单控件：标签文本、单行输入框、多行输入框、下拉菜单、单选框、复选框、部门人员控件、日历控件、宏控件、计算控件和列表控件点击控件即可插入，用户可编辑控件名称、大小等内容。一般情况下的表单设计，直接可以用常用控件来完成。l宏控件：当控件内容为系统可直接提取项目时，使用宏控件则无需申请人再次填写该项信息，如“用户部门”、“用户岗位”等。点击“确认”后控件即插入成功，插入后的控件可再编辑或删除。l标签文本：设置文章标签，控件自带设置文字大小、样式和对齐方式等。l单行输入框：需要输入文本但文字数量较少的情况下，可直接添加单行输入框l多行输入框：
11、可供多行文字输入下拉菜单：在下拉菜单内容输入中，每行只能输入一个选项，输入完成后直接按“Enter”键即可新加选项单选框：在多选项中选择一个选项的时候可以直接添加单选框，编辑单选框时也是每行一个选项。复选框：支持全部选项中进行多项或者全部选择。直接在表单中插入复选框后，在复选框的后面添加选项即可部门人员控件：也就是前台经常使用的选人控件，通过部门、岗位和常用联系人来添加需要选择的用户日历控件：通过日历控件，用户可快速选择日期和时间。计算控件：系统中需要统计数量、价格、时间等一系列操作可直接通过计算控件来实现。具体的计算公式可参考计算控件的说明。列表控件：系统添加列表控件可集中输入信息，每项信息
12、下面对应不同字段的控件，使信息排列一目了然。拓展控件：除了常用控件之外，系统还提供拓展控件来解决部分用户对控件的特殊要求。签章控件：支持用户通过盖章和手写来实现系统的签章功能，可更改签章颜色。进度条控件：每天的工作情况和项目进度都可以通过进度条控件来实现。图片控件：添加图片控件后，可直接进行图片上传操作。二维码控件：支持内容、电话、短信、名片和WIFI等多种内容的二维码生成。编辑表单：关闭设计器即返回表单列表，当鼠标移动至表单项时将出现多个操作按钮，点击“编辑”即弹出表单信息编辑窗口。预览表单：点击“预览”表单将在新窗口处打开以供预览。历史版本：每次编辑的表单都可先做“存档”，保存之后直接在历史版本中可以查看。导入导出表单：点击“导入”将提示需要导入TXT、HTM或HTML文件，点击“导出”系统将其HTML形式保存至本地。
