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1、业务部职责与管理规定激情 信心 专业 责任 智慧 =成功！目录一. 业务工作职责与管理规定概述1. 业务级别划分-32. 各业务工作职责-33. 客户维护与开发-44. 合同的确立、签署、执行与追踪-4二. 业务部工作人员操作行为与规范1. 三严禁-62. 四做到-63. 业务工作中的注意事项-64. 客户管理规定-75. 离职时的相关规定-7三业务部薪资及奖罚制度1. 薪资等级-82. 业务晋升原则-83. 提成制度-84. 业务奖罚制度-8业务工作职责与管理规定概述一、严格遵守国家法律法规和本部各项规章制度。二、服从公司领导工作安排，积极与各部门、单位沟通联系，了解采购、技术、货仓等与产品
2、相关的基本知识。三、全心全意为客户服务，恪守职业道德，对来联系业务的单位、人员要热情、周到、文明、礼貌。四、积极参加我司组织的培训活动，努力学习、勤于实践，不断提高自己的思想、业务质素。 五、按时按量完成上司交办的各项工作。一业务级别划分1. 实习业务2. 业务助理3. 业务员4. 高级业务员5. 资深业务员二. 各业务工作职责1. 实习业务员1) 熟悉公司文化及各项规章制度；2) 到各部门学习产品知识，包括生产部，仓库，品质，工程；3) 了解产品相关知识，行业知识；4) 协助其它业务出货跟单等工作；5) 熟悉公司各类文件制作及流程。2. 业务助理1) 进一步熟悉公司产品及相关知识2) 协助老
3、业务日常工作3) 公司网站平台管理4) 客户询盘邮件处理5) 新客户开发与积累6) 每天10封以上客户往来邮件，并抄送指定邮箱3. 业务员，高级业务员，资深业务员1) 公司网站平台管理2) 客户询盘邮件处理3) 老客户跟进，新客户开发4) 每天保证15封以上客户往来邮件，并抄送指定邮箱5) 新员工产品及专业培训辅导4. 业务部门主管 1) 带领业务团队共同学习进步2) 外贸业务执行及监督管理3) 项目规划，统筹整理客户资源4) 业务部门会议主持，组织定期的专业培训与题材5) 网站，平台客户总协调6) 部门间的工作协调处理7) 协助公司、业务开拓的其他相关工作8) 积累外贸工作经验，熟悉电子行业
4、外贸流程与相关法规5. 业务部其他相关职责 1) 外事接待，翻译工作，英文说明书的制作，英文公函的制作等 2) 客户建档，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。3) 留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。4) 提交周报、月报和年度总结。5) 注意提升自身产品知识、英语沟通能力和业务技巧等。三客户维护与开发 1. 现有客户关系维护1)处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系2)适当对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广告宣传支持，塑造良好的企业和品牌形象。3)
5、在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。2. 新客户开发 通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。按照规定做好统计，上报主管，以便公司对客户资源定期优化重组。四合同的确立、签署、执行和跟踪 1合同条款的谈判确认与客户协商、谈判，确立合同项目。包括所购产品的价格、数量、规格、颜色、品牌、包装及其他要求；贸易国别；贸易方式（EXW,FOB,CFR, CIF）；付款方式；唛头；交货期；目的港；备品额度及其他条款。2. 销售合同形式发票的签署1) 确认合同条款后，由业务人员开具销售合同形式发票予客户确认并签署回传；2) 订金收取
6、（30%T/T）3合同的执行 按照我司统一格式，下达生产单给跟单，所需文件包括：生产通知单及其他附件。生产要求务必详实准确，业务对自己的生产单负责，如有错漏，将酌情受罚。4合同跟踪 备货期间，对定单生产情况进行跟踪，并及时告知客户生产进度和具体交货时间。5验货 主要是涉及合同条款的项目，如产品性能，包装，颜色，数量，规格，唛头，品牌等进行查验，保证按时、准确交货。6. 货物发运前准备1）定舱：货物备妥前，先与客户货代或我司货代联系好，填写定舱单及做好其它发运事宜。2) 催收尾款：我司一般为出货前T/T全款，L/C at signt须经上级同意3）单证准备：原产地证(客户要求)，装箱单明细，商业
7、发票，报关文件准备及提交等。7. 出货收到客户尾款水单后，及时通知财务查账确认，制作好出货通知书，款到经财务和经理签字后安排出货）。空运货物将产地证一并交予贷代快递即可，海运须将产地证与提单开船后尽快寄出，无产地证要求的可选择电放提单。8. 售后问题的处理1）及时处理索赔问题因出口产品供货方原因产生的出口产品错发漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。原则为：尽量把问题解决在客户当地。返修所涉及的费用，业务须向公司领导请示批准方可承诺客户。返修在6台以内的因运输有包装破损而无法再承受下一次运输的，公司同意为其更换包装盒。2）收集产品反馈信息收集有关产品质量问题、市场对
8、产品需求的反馈信息，归纳，整理，为产品的整改和新产品开发提供意见和建议。业务部工作人员操作行为规范为提高业务人员素质，规范管理，防微杜渐，特制订公司业务人员业务操作行为规范。 一三严禁1. 严禁在工作当中使用私人邮箱、MSN、SKYPE等类似工具处理来自于公司资源的任何事务，不得私自更改公司交予的原始密码，需要更改的， 需要提前通报主管并上报新密码备档。否则按行政处罚予100元/次。2. 严禁截留现金货款，违者处以两倍以上的罚款并除名，情节严重的追究法律责任。 3. 严禁私自飞单、倒货，违者处以500-2000元罚款并除名，情节严重的追究法律责任。 二四做到1. 做到保守机密，不向不明人士及竞
9、争对手透露价格机密、受控信息等。2. 做到通讯畅通，不无故关机或失去联系。3. 做到据实报销，不隐瞒行销日程，不瞒报费用。4. 做到爱护公物，不损坏公司物品，保持工作环境整洁，接待客户后须做好清场。三业务工作中的注意事项 (一)用户洵价或报价注意事项：1业务人员联系客户时，严格按公司公布的价格向客户报价，井记录备案(含报价时间、有效期、客户名称、所报价的等级、价格等)。我司不承认电话报价和口头许诺。2不得有哄抢客户的情况发生。老客户询盘，一定要先问清楚是否和公司其它同事联系过，如有，则将电话转给相关人员；如未有，先大致了解下对方的公司及要求信息，最好要求发邮件再报价。(二)信息收集注意事项：
10、1与客户交流中要充分了解客户目前的经营状况，资信状况，销售渠道和采购渠道内容，建立各级客户资料档案，保持双向沟通。2在业务操作过程中遇到困难和问题，反馈时要及时、准确、全面。3在巩固原有客户的同时，要积极凋查市场需求状况和发展趋势，搜集新的信息，开拓新市场。遇到客户对新产品实际的需求信息(非我司目前推销的产品)，须以邮件形式汇报上级进行处理。4做好行销日志，要求明确具体，及时上交公司。所有与客户往来邮件需抄送到指定抄送邮箱，工作报告和客户管理统计表亦需定期发送到指定邮箱。5每周/月定期整理和分析市场信息，提出意见和建议，以书面形式反馈给公司。(三)签订合同的注意事项：1. 签订合同前，了解客户
11、资信，做好资信调查，有效防范资金风险。 2. 签订合同时，业务人员对合同文本所规定的条款填写内容要负责任，须进行认真推敲，逐项填写完善，不得涂改，拟定大货购销合同或订货单或PI等需由经理签字认可。对违规者，视情节轻重给予处罚3、合同文本采用公司规定的统一标准。备注：样品PI需客户签字确认，10台以上定货PI需经理签字确认。(四)发货注意事项：1发货前须向客户收取全额货款，在出货通知单上经财务确认经理签字，方可安排出货注意：须交财务一份，一份自己保留，此将成为业务业绩评定的凭证。2大货单，客户预付30定金后订单进入生产计时。订单在付款条件方面有特殊情况者，须与经理协商确认后方可答复。3订单相关成
12、品入库后，7天内未出货的，可视为下单客户自动放弃此样机，并可由仓库安排予其他所需业务员。(五)工作汇报：务必及时做好工作日记、周报、月报、总结计划，按照公司统一格式做好客户管理统计汇报表。违者，第一次予以警告处分，再有发生酌情予以处罚。四客户管理规范 此规范旨在有效地整合利用公司的客户资源优势，对其进行最优化的使用基本原则：1. 每周，将所有跟进的客户资料，填入客户档案表格中包括客户公司名称，联系人，电话，传真，邮件地址，网站，来源(如果是自己找的，请注明出入)，第一次询盘的扼要介绍和跟进情况(1)对于跟进成功的顾客，请在跟进情况中注明(表格用亮绿色为底色表示出来)；(2)对于跟进失败的顾客，请在跟进情况中作简要介绍(表格用浅紫色为底色表示出来)；(3)对于没有回复的顾客，需在跟进情况中注明每周，客户管理表格以邮件附档的形式交主管，由主管统整理成一份资料每三个月，对于上述(2)和(3)类情况的客户资料，如果该业务觉得希望不大，己准备放弃的话，经业务员同意，主管可将这些闲置客户资源整理出来，由主管统一将这些客户资料重新分配给其他业务员继续跟踪。2客户资源为公司所有，公司业务应该谨慎保管，不得外泄，并小得做任何私人性质的备份。3. 经过每周的统计，如果发现同一个客人有两位或多位业务员跟进的话根据以下原则决定客人的归属：(1) 哪位同事的跟进有实质性进展，客人归属于有实质进展的同
