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1、商务英语写作期末复习直播课讲稿（定稿）中央电大外语部杨启宁 （ 2004年12月15日）浏览人次393崔松同学们，老师们，大家好！这里是中央广播电视大学直播课堂，今天我们要辅导的课程是开放教育专科“商务英语写作”。我是中央广播电视大学外语部崔松。今天与我一起来到直播课堂的是对外经济贸易大学裘彤老师。参与今天直播的还有北京广播电视大学的学生，欢迎大家。裘彤直播课堂还设有两部热线电话，号码是（010）66490577（010）66419051大家如果有什么问题，请打电话提问。同时，本次直播还通过“电大在线”学习网同步播出，网址是：欢迎大家登录收看网上直播，进行在线交流。崔松今天的直播课有两项主要内
2、容：一是对本学期的学习内容和学习方法进行介绍；一是对考试内容的介绍。在今天的复习中，我们将把学习内容与复习内容穿插起来讲。裘老师，现在您给我们总结一下本学期的主要学习内容好吗？裘彤PPT1好的。“商务英语写作”本学期的主要学习内容共有两部分，第一部分有7小节，第二部分共有16章，这也是我们期末考试所涵盖的主要考试内容：PART ONE: BACK TO BASICS Layout Business Writing Style Tone in Business Writing Language Review Punctuation Spelling Planning & CheckingPart
3、 Two: Business writingEnquiriesReplies to EnquiriesSales CorrespondenceOrdersPayment DemandsPaymentComplaintsReplies to ComplaintsJob ApplicationsRequests For ReferencesReferencesGoodwill CorrespondenceMemoranda and e-mailBusiness ReportsMinutesNotices崔松有同学提出在第一部分商业书信写作基础中，有些内容如关于书信格式、书信语气等方面，已经从“商务
4、交际英语”课程中学习了有关内容，那么在学习中同学们该如何处理这部分内容呢？ 裘彤这部分属于商业书信写作的基础知识，对第二部分各类书信的写作都有着总的指导意义。建议同学们将这部分学习内容作为参考内容，在学习第二部分具体的商务信函写作时参照学习。崔松本课程的学习和复习重点是第二部分：商业书信写作商业书信的写作是有章可循的。对于我们专科学生的要求是能独立撰写一般的英语商务函件（包括电子邮件）和简单的业务报告，意思表达清楚，用词比较准确，无重大语法错误。同学们在学习中要根据本课程的特点，把握“模拟”和“套写”的学习方法，以掌握基础的商务信函写作方法。下面我们进入教材第二部分的学习。裘彤PPT2我们首先
5、来学习第二部分的写作结构，以帮助我们更好地掌握这部分内容。它的每一章都由以下六部分组成：书信简介个案研究书信范例书信的措辞和结构书信的写作方法与策略练习下面我们逐章进行复习。第一章是查询信（Enquiries）。查询信的特点是开门见山、直截了当、格式简单、易于回复。本章介绍了四种基本的查询信：(1)要求提供服务；(2)要求提供建议；(3)要求报价和(4)要求提供文件。崔松PPT3查询信一般包括事由标题、提出问题、说明原因和表示感谢四部分。查询信的结构简单，正文部分一般由三段组成：第一段提出你所需要查询的资料是什么。常用的表达方式有：I should appreciate further det
6、ails aboutIn particular, I should like to know if Would it be possible for ?Could you please send me ?Would you please let us have a firm offer of ?裘彤PPT4正文的第一段咨询结束后，第二段的主要内容是简单说明写信的原由，如：This company produces a large range of , and we are interested in .My current lighting system is , and I think .M
7、y company is planning to ,and I would like to .崔松PPT5查询信的第三段是对收信人所能给予的帮助表示感谢。常用短语为：Thank you for .Thank you very much for .I should like to express my appreciation for .下面我们进入第二章。第二章是复查询信（Replies to Enquiries），顾名思义就是回答对方的询问。要针对不同的查询信提供相应的回答。与查询信的结构一样，复查询信也有三个段落：说明来函已经收到、回答具体询问并表达良好祝愿。对复查询信的总的要求是：l 体
8、现回信人对双方业务关系的重视l 及时主动热情处理来函l 回函信息要清楚明确裘彤PPT6第一段要说明来函收悉。常用短语有：Thank you for your fax of enquiring about .I have received your letter of requesting information about .I was very pleased to receive your fax of regarding .It was a pleasure to hear from you again.崔松PPT7第二段要回答对方的询问。如：If it is possible, we
9、should like to .If you wish, you can (回复要求提供服务)It might be that . (回复要求提供建议)You can see in the enclosed catalogue that . (回复要求提供文件)The above prices include .( 回复要求提供报价)裘彤PPT8最后一段应表达良好祝愿。常用表达方式有：I hope that the information enclosed will prove useful to you.I now look forward to .I hope that the enclo
10、sed advice will help you to .Please do not hesitate to contact me again if .崔松下面我们进入第三章。第三章是推销信(Sales correspondence)。推销信分三类：直销信（邮购）、零售信和促销信。推销信通常使用“问句陈述建议说明”的模式。写作推销信时，要注意：l 仔细推敲安排推销信的格式和内容l 考虑问题从对方的兴趣出发l 语气要显得既友好又不能过于亲密l 要使对方易于做出反应裘彤PPT9PPT10第一段可以用疑问句开头来引起对方的兴趣。如：Have you ever thought about ?Would
11、 you be interested in ?也可以使用陈述的语气。如：Living without could be pretty difficult for you.Now theres an even better reason to buy.You may not know that .崔松PPT11PPT12你还可以使用建议的语气。如：Consider the benefits of .Spend a few minutes reading the brochure, and you will see .此外，还要做一些必要的说明。如：Dont send any money with
12、 your order.Send off the enclosed today.Fill in the attached form, and fax it off to us.崔松PPT13下面是第四章订购信（Orders）。一般规模较小的公司撰写订购信。标准的订购信包括三小段：提及此前的联系列出订购货物的各项细节注明付款条件及折扣率。第一段要提及此前的联系。常用短语有：Thank you for your quotation of.Thank you for showing me /Many thanks for the demonstration of your.Thank you for
13、 sending me .Further to our telephone conversation this morning I should like to .崔松PPT14第二段要列出订购货物的各项细节。可以这样开头：I have pleasure in ordering the following goods:I should like you to send me the following items:Please send me the following:Please supply the following goods mentioned in your quotation:
14、裘彤PPT15最后应注明付款条件及折扣率。如：We agree to your quoted prices, and anticipate receiving the goods on or before . Please charge this order to our charge account, number.We look forward to receiving by 23 August. As agreed, payment will be .同学们写信时要注意结构和策略，这本教材和其他商业书信教材有些不同，它不仅介绍了主要的书信类型，而且更多地讲解了写作的技巧。崔松对。这本教材的特点就是它不只是简单地教我们撰写各类书信，更重要的是告诉我们怎样适当地表达，从而在商业事务中制胜。好，下面我
