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1、如何书写英文邮件 据调查 约有88 的互联网用户使用电子邮件 而在商务领域中约有90 的员工通过电子邮件的形式来联系公务 英文电子邮件的重要性 商务英语电子邮件以其方便快捷 在现代商务活动中起着重要作用 商务往来中的电子邮件代表着公司的形象 显示着公司的水平和实力 直接影响到客户对公司的评估 所以 商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式 Contents 商务英语电子邮件由五部分组成 Address 收信人Email地址 抄送收信人Email地址Subject 主题Salutati
2、on 称呼 Opening 开头 Body 正文 Ending 结尾句ComplimentaryClose 礼貌结束语Writer sFullName 写信人全名 Writer sTitleandDepartment 写信人职务及所属部门 Address 地址 Tel 电话号码 Fax 传真 商务英语电子邮件的格式 1 15 Address 地址 收信人地址To 抄送收信人地址Cc 密送收信人地址Bcc Cc CarbonCopyBcc BlindCarbonCopy To 12 Cc 456 Bcc 789 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开 商务英语电子邮件的格式 2 15 Subje
3、ct 主题 1 3 1 主题 Subject 框的内容应简明地概括信的内容 短的可以是一个单词 如greetings 长的可以是一个名词性短语 也可以是完整的句子 但长度一般不超过35个字母 YES SuppliertrainingNO professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany 商务英语电子邮件的格式 3 15 Subject 主题 2 3 2 主题框的内容切忌含糊不清 NO NewsaboutthemeetingYES Tomorrow smeetingcanceled 3 视信的内容是否重要 还
4、可以开头加上URGENT或者FYI ForYourInformation 供参考 例如 URGENT Submityourreporttoday 商务英语电子邮件的格式 4 15 Subject 主题 3 3 4 一般来说 只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词 连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写 YES NewE mailAddressNotificationDetailedcalculationNO detailedcalculation 商务英语电子邮件的格式 5 15 Salutation 称呼 1 4 根据发信人的具体情
5、况以及发信人与收信人之间的关系而定 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名 但对长辈或上级最好使用头衔加上姓 TomHanks Dear HiTom DearMrHanks 收信人的名字千万不要写错 商务英语电子邮件的格式 6 15 JenniferAniston Miss Mrs MsAniston Salutation 称呼 2 4 3 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔 Dr Prof GeneralWright 商务英语电子邮件的格式 7 15 Salutation 称呼 3 4 4 外国人的名字有时罗马数字I II等 GeorgeVI WhenGeorgeVIdied Elizabeth
6、IIsucceededtothethrone 商务英语电子邮件的格式 8 15 Salutation 称呼 4 4 5 如果没有名字 或者是很正规的邮件 则可用 DearCommitteeMember DearColleagues DearMeetingPlanner ToAllSalesReps ToWhomItMayConcern 商务英语电子邮件的格式 9 15 DearMadamorSir DearPurchasingAgent Ladiesor andGentlemen DearCustomers Opening 开头 1 3 澄清你的意图 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要 这样才
7、能更好的引出邮件的主要内容 感谢读者是邮件开场白的好办法 感谢您的读者能让对方感到高兴 特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助 商务英语电子邮件的格式 10 15 记得要注意语法 拼写和标点符号 保持句子简短明了且句意前后一致 Opening 开头 2 3 商务英语电子邮件的格式 11 15 如果回复客户的咨询 向他们对公司的兴趣表示感谢 Thankyouforcontactingus 如果对方已经回复过你的一封邮件了 感谢回复 Thankyouforyourpromptreply Thanksforgettingbacktome 如果你主动给别人写邮件 表明意图 Iamwritingto O
8、pening 开头 3 3 商务英语电子邮件的格式 12 15 如果有人给了你特别的帮助 Thankyouforallyourassistance 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑 Itrulyappreciate Thankyouforyourfeedback 如果你询问一些信息 对方花了点时间才发送给你 Thankyouforprovidingtherequestedinformation Body 正文 正文是电子邮件的主要部分 大多把话题分成几个小主题 每个小主题一段 每段一般只有一两句话 正文由两三个或三四个简短的段落构成 商务英语电子邮件的格式 13 15 正文书写格式
9、绝大多数采用齐头式 齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始 这种格式便于打字和节省时间 提高工作效率 称呼和开头之间 段落之间 正文和信尾客套话之间一般空一行 Ending 结尾 在邮件结束之前 应再次感谢收信人 商务英语电子邮件的格式 14 15 Thankyouforyourpatienceandcooperation 或Thankyouforyourconsideration Ifyouhaveanyquestionsorconcerns don thesitatetoletmeknow 或Ilookforwardtohearingfromyou ComplimentaryClose
10、礼貌结束语 1 2 结尾致意要留意 弄清大家的关系才选择用词 商务英语电子邮件的格式 15 15 VeryFormal非常正规的 例如给政府官员的 Respectfullyyours Yoursrespectfully Formal正规的 例如客户公司之间 Verytrulyyours Yoursverytruly Yourstruly ComplimentaryClose 礼貌结束语 2 2 商务英语电子邮件的格式 16 15 LessFormal不太正规的 例如客户 Sincerelyyours Yourssincerely Sincerely Cordiallyyours Yoursco
11、rdially Cordially Informal非正规的 例如朋友 同事之间 Regards Warmregards Withkindestregards Withmybestregards Mybest Thanks Seeyounextweek Signature 签名 邮件的末尾加上签名档 附加必要的个人信息 商务英语电子邮件的格式 15 15 签名档可包括姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 但信息不宜行数过多 一般不超过4行 ChunhuiLiExecutiveassistantPhone 18845780388E mail cli93 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件
12、的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式 Contents 商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则 Correctness 准确Conciseness 简洁Complete 完整Clarity 清楚Courtesy 礼貌 五C原则 1 14 Correctness 准确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利 义务关系 其准确性对商务管理与沟通至关重要 具体而言 不仅电子邮件的英语语法 标点符号和拼写要做到准确无误 电子邮件内容还要叙述准确 以免引起误会纠纷 五C原则 2 14 Conciseness 简洁原则 1 3 简洁原则是商务英语写作最重要的原则 指在不
13、影响完整性和礼貌性的前提下 尽量使用简单句子和简短词语 一封拖沓冗长 措词复杂的电子邮件既浪费写的时间 也会给阅读者带来不必要的麻烦 故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务 在具体写作中 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了 有大量省略句和不完整句 其词汇特征是用语简洁 语言简明扼要 五C原则 3 14 Conciseness 简洁原则 2 3 为了节约时间和空间 电子邮件中可使用缩略语 UPlsFYIInfoQtyBTW ASAP asapIMOFAQ 五C原则 4 14 Assoonaspossible Inmyopinion Frequentlyaskedquestion
14、s Conciseness 简洁原则 3 3 舍长句 复合句 选短句 简单句 喜并列 弃从属的句法特征 缩略语的使用 不完整句的选择 反映了与普通商务信函相比 商务电子邮件更倾向于非正式文体 更为口语化 五C原则 5 14 Complete 完整原则 商务电子邮件内容应力求具体 明确 完整 提供读者所需要的信息 尤其像询问贸易条件等需要回函的电子邮件 更需要清楚完整 因为只有包含具体信息的邮件 才能达到良好的沟通效果 邮件是否完整 可以用5W1H来检验 即who when where what why和how 五C原则 6 14 Clarity 清楚原则 1 2 商务英语电子邮件的写作要做到层
15、次清楚 用词准确 具体表现在 结构方面语法方面 尽量使用短段落 必要时使用主题句 用词要肯定准确 切忌使用语义模糊 模棱两可的词或词组 以免产生歧义 造成误解 延误商务沟通和贸易 五C原则 7 14 Clarity 清楚原则 2 2 Thefiguresshowasignificantincrease Wewilldeliveryourgoodssoon Thefiguresshowayear on yearincreaseof15 WewilldeliveryourgoodsonDec10th 五C原则 8 14 Courtesy 礼貌原则 1 6 商务英语电子邮件应遵循措词婉转 礼貌的原则
16、 鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败 买卖双方应十分注重措辞方式 要婉转 礼貌 使对方容易接受 在写电子邮件时 可以通过使用虚拟语气 委婉语气等方法迂回地表达观点 提出要求 五C原则 9 14 Courtesy 礼貌原则 2 6 Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice Notforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice 虚拟语气 要不是我们接到许多老客户的大量定单 我们尚不能给这些货物报如此低的价格 五C原则 10 14 Courtesy 礼貌原则 3 6 IwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIFshanghai GivemeyourbestquotationforCIFs
