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1、目 录1、总部行政部工作职责12、总部行政部职权33、各单位行政部工作职责44、办公环境管理制度65、文档管理制度106、会议管理制度157、监督管理制度208、公文管理制度249、印章证件管理制度3710、印章证件管理制度补充规定4211、合同、合同专用印章管理细责4412、安全管理制度5213、行政部日常业务规定5542总部行政部工作职责 第一条 贯彻落实总部领导指示和决议，全面负责行政人事工作。第二条 起草修订、呈报审核行政人事规章制度，监督检查各项制度落实情况，查纠并指导解决存在的问题。第三条 结合形势政策和工作任务变化，研判行政人事工作，提出合理化建议，完善规章制度。第四条 组织公司
2、总部绩效管理、考勤等工作；督导、审核各单位绩效考核工作落实。第五条 负责公司级会议、日常行政性例会的会前准备、组织实施、会议记录整理下发等工作。第六条 指导帮助各单位创造性的开展行政人事工作，并做好区域间的沟通、协调工作。第七条 规范统一各单位行政人事管理模式和日常业务标准，加强行政人事工作的学习培训和单位人员的管理教育。第八条 拟制撰写行政人事公文，负责本级文书的发文编号、收文呈送、收发文归档管理等工作。第九条 筹划组织公司重大活动，并总结讲评活动开展情况。第十条 及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围和高效运转的工作机制。第十一条 调查处理各类违纪违规、重大失职和安全事故，以及员工投诉
3、、劳资纠纷等。第十二条 协调配合运营部完成人员接待工作。第十三条 出色完成总部领导赋予的其他任务。总部行政部职权第一条 具有行政人事规章制度监督实施和最终解释权。第二条 具有奖励惩处实施权和知悉权。第三条 具有行政人事工作督导和问题的查纠权。第四条 具有行政经理、人事部长、文秘部长的直接领导权与管理权。第五条 具有行政部门、人事部门、文秘部门工作绩效考核的建议权。第六条 具有对总部各部门工作考核权。第七条 具有规范统一行政人事管理模式和日常业务标准的权利。第八条 具有对行政经理、人事部长、文秘部长任免的建议权。各单位行政部工作职责第一条 贯彻落实总部行政部和本级领导指示决定，负责本级行政人事工
4、作。第二条 抓好行政人事规章制度的落实，查纠督促解决存在的问题，上报重大行政事故的发生和处理结果。第三条 结合总部指示要求和工作实际，研究和上报行政人事工作合理化建议。第四条 组织本级绩效管理、考勤等工作，及时上报行政人事管理和绩效考核等工作情况。第五条 负责本级会议、日常行政性例会的会前准备、组织实施、会议记录整理，以及重要会议纪要的上传等工作。第六条 指导帮助下属单位抓好行政人事工作，提高行政人事工作质量。第七条 加强与本级各部门的协调沟通，强化行政人事工作的学习培训和单位人员的管理教育。第八条 拟制撰写行政人事公文，负责本级文书的发文编号、收文呈送、收发文归档管理等工作。第九条 筹划组织
5、公司重大活动，并总结讲评活动开展情况。第十条 及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围和高效运转的工作机制。第十一条 调查处理各类违纪违规、重大失职和安全事故，以及员工投诉、劳资纠纷等，并及时上报处理结果。第十二条 完成公司行政内务和环境管理工作。第十三条 协调配合运营部完成人员接待工作。第十四条 出色完成各级领导赋予的其他任务。 办公环境管理制度第一条 办公区域环境管理，实行总部、分部、分公司三级联管责任制，所有员工自觉遵守，认真贯彻执行，共同营造健康向上、和谐共进的良好氛围。第二条 员工要自觉遵守国家政策法规，任何场合、任何时间，不得观看淫秽书刊、影像，以及传播小道消息、议论领导和同事。
6、第三条 员工穿着要适身得体、举止大方、自然端庄，不得纹身纹面，服装、面部保持洁净美观，树立良好形象。第四条 男员工不得留长头发（不掩耳、不遮眉）、长胡须、大鬓角，严禁烫染头发；女员工不得烫染怪异发型、化浓妆、涂染颜色过分艳丽的指甲油，以及佩戴夸张首饰。第五条 员工上班期间，统一着工服、穿黑色皮鞋。各单位员工还须佩戴工作牌，不得在办公室戴套袖、帽子、手套和围巾等。第六条 各单位根据季节变化，报经总部批准后，统一规范员工着装。冬春季室外活动（如晨操等），可安排员工带手套、着统一羽绒服，不得穿其他外套、围围巾；夏秋季室外活动，统一着工作服。第七条 员工走路要抬头挺胸、上身保持正直；落座时上身挺直稍向
7、前倾，两脚着地，不得盘腿、跷腿、躺（爬）卧坐仰，以及打哈欠、伸懒腰等，严禁将腿搭在办公桌面上；站立时，要轻身起立，保持坐椅平稳，避免磨擦声响，身体不得倚靠墙壁，不得趴椅背、办公桌、办公隔断等。第八条 工作期间保持在岗在位，不得串岗串位，员工相互间要相互谦谅、用语文明、声调适中，严禁在办公场所高谈别论、大声喧哗、嬉笑打闹、接打电话、吃零食等，自觉维护办公秩序。第九条 员工面遇客户或领导要用语文明、热情大方、行举文雅(先生、女士、您好、请指示、谢谢等)，交谈时目视对方，适时点头应答，严忌说话粗鲁、言语多乱、以及面对客户打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等不文雅言行。第十条 员工间应以职务或职称
8、称呼，下级进入上级房间应敲门，经允许后方可进入，报告工作时应两腿并拢、举止端详。 第十一条 电话铃响三声之前接听，超过三声主动道歉（不好意思，让您等久了）；通话中，应礼貌问好（您好，这里是xxx，请问有什么可以帮您）；通话完毕，礼貌道别，轻放电话（主叫者先挂，超过10秒，如对方未挂，可由被叫方挂断）。第十二条 员工接听电话应耐心热情，尽量说普通话。属于自己职责的问题应全面详实回答对方提问，不属于自己职责范围的问题，要及时转交分管同事（同事不在时，留下对方电话及基本个人信息）。第十三条 各部门要安排轮流值日员，负责责任区卫生清扫，由本级行政部门负责统一制定和明确具体事项。所有员工自觉爱护办公场所
9、卫生，不得随意涂画、张贴、丢弃垃圾、吐痰等，不得在办公区域内吸烟，营造干净整洁、卫生健康的工作环境。第十四条 值日员、员工个人应按照整理、摆放、清扫、擦抹、倒换、拖洗等标准清理卫生，即，整理好办公室公共物品；摆放好公共桌椅、资料等物品；清理地面垃圾；擦抹文件柜、展示柜、打印机、窗台、饮水机等物品灰尘；倒掉公共区域垃圾，换上垃圾袋；拖洗地面。第十五条 员工上班前检查电脑、资料是否完整，下班要检查用电设备、资料存放，保持桌面干净整洁；值日员负责检查办公室所有电源、门窗等是否关闭，资料是否入柜上锁，确保无安全隐患。 第十六条 各类书籍、资料、报纸等杂刊应归类存放、摆放有序、方便易拿，严禁混堆混放。非
10、正式文件和绝密级以上资料，各单位根据工作需求，可指定专人集中保管（建立借阅书籍、资料规定，办理借阅手续）。第十七条 扫帚、抹布、洗衣粉等清洁用品要放在合理位置，不能随处乱放在明显位置上，每次使用后要清洗干净并整齐放回原处。 第十八条 室内外各种线路要走向简洁、整齐、安全，并用护钉固定或捆绑整齐，不能随意搭接线路。 第十九条 所有员工要爱护公司财物，在保障工作高质有效开展的同时，节约使用电话、电脑、传真机、打/复印机等办公设备，非正规需要均使用二次纸或无纸化办公。第二十条 每日上午上班前各部门利用10至15分钟，组织员工清理责任区卫生，由行政部统一组织检查，做到物品文件摆放整齐，责任区域内无垃圾
11、无污渍无灰尘。行政部每月、每季度、重大节日或公司重大活动前，必须组织员工进行办公环境清理并检查。第二十一条 违反以上规定和类似规定的员工，第一次部门领导给予批评教育，第二次公司研究给予人事（调离岗位、降职、解除劳务关系等）或者经济处理（50元/次）。文档管理制度第一条 为加强公司文档管理，规范文件资料归档、借阅、销毁等程序，结合公司实际，制定本制度。第二条 公司年度规划、正式文件、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、决定、委托书、协议、合同、项目方案、领导重要讲话、手稿、出版物原稿、照片、录音、录像等具有查考价值资料，均应存档保管。第三条 文档通常分为企业、财
12、务、人事、产品、客户、物资、文秘、后勤、宣传、信贷、房源等，公司、部门均应指定专人保管，健全登记、借阅、销毁等制度。第四条 公司文档通常分为绝密、机密、秘密三个等级，文档管理员严格按密级分类存放、立卷保管，机密级以上文件和原件必须存入档案室保管（各单位可根据实际情况指定专人保管）。第五条 公司经营战略、经营方向、经营规划、经营项目、经营决策、战略性合作协议，以及金额100万元以上合同为绝密文档。第六条 财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事资料、各项技术、金额在10万-100万元合同等为机密文档。第七条 重要项目资料、项目合同协议等为秘密文档。第八条 文档保存期限除政府有关法令或本公司
13、其他特定规章制度外，文档保存期间分为永久、10年、5年、1年。第九条 机密级以上文件资料归档实行季度、年度整档制，每年四、七、十、次年一月10日前，各单位完成文件资料整理归档。机密、绝密等重要资料要及时存档，个人不得保管。第十条 公司章程、大型会议纪要、公司证照、各级批文、印鉴、年度经营计划、年度经营总结、年度财务报表、各项技术资料、不动产所有权证书、债权凭证、人事资料、大型活动图片（音像），以及其他核定须永久保存的文书等，为永久保管文档。 第十一条 会计凭证、其他经核定须十年保存的文书等，为10年保管文档。第十二条 期满或解除合同协议、完结后项目方案、其他经核定须保存五年的资料等，为5年保管
14、文档。 第十三条 部门工作计划、工作总结、完结后部门请求报告、其他经核定须保存一年的资料等为1年保管文档。第十四条 声像资料存档，必须是原版原件、清晰完整，并附有人物、事由、时间、地点等详细文字说明；各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须为原件，并妥善保管。 第十五条 总部董事长、副董事长、总经理、副总经理、总监，借阅非密级文档可直接通过文档管理员办理借阅手续；各单位总经理、副总经理借阅非密级文档可直接通过文档管理员办理借阅手续；其他人员借阅非密级文档，须填写借阅文档申请登记表，并呈送相关部门负责人核批。第十六条 普通员工原则上不得借阅绝密级文档，确需借阅必须经本级总经
15、理或委托人审批，不得带离文档存放地点；借阅机密级文档，必须经本级副总经理以上领导审批，借阅时间不得超过3小时；借阅秘密级文档，必须经部门领导审批，不得隔夜。本级领导每月至少对文档管理抽查1至2次。第十七条 任何单位、个人要自觉遵守保密规定，不得涂改文档内容，严禁翻印、抄录、拷贝、转借、遗失。第十八条 销毁已到保管期限文件资料，必须填写销毁文档/资料审批表，报经本级总经理批准，在监烧人监督下销毁，做到“灰尽”人离，不留任何可恢复或辨认痕迹。附：1、借阅文档申请登记表 2、销毁文档/资料登记表附件1借阅文档申请登记表（单独建表时为二号字）借阅日期文件编号文件标题秘密级别借阅人签字批准人归还时间借阅人签字备 注
