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1、电子邮件写作 CopyrightsZhuang Jing 为什么要写邮件 写邮件时最困难的事情是什么 平常工作时最常写的是什么邮件 提纲 电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语 提纲 电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语 电子邮件的目的 电子邮件可以用来帮助发件人达成以下目的提出要求 指示传递相关信息作出解释说明不要事事都用邮件解决发送给正确的人TO需要针对邮件采取行动的人CC需要知情的人或是可能有帮助的人写作中始终记得自己的目的对事 不对人 我明明已经说清楚了 为什么对方没搞明白 我明明交待了三件事 为什么对方只做
2、好了一件 提纲 电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语 电子邮件的结构 电子邮件的结构服务于电子邮件的目的对各种观点进行分组向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式使用 金字塔原理 写作同样的内容 不同的结构 不同的含义 电子邮件的结构 分组 狗 猫 大象 龙 恐龙 老虎 十二生肖狗老虎龙非十二生肖猫大象恐龙 现在存在狗猫大象老虎现在不存在龙恐龙 可以家养狗猫通常不可家养大象龙恐龙老虎 合适的分组可以让收件人所看到的事物和你想要告诉他们的保持一致 电子邮件的结构 自上而下 电子邮件不是文学作品自上而下是一种给定的逻辑联系跳跃会造成信息缺失一 二 三 总
3、分 总 电子邮件的结构 金字塔原理 金字塔中的观点遵循三个原则每一层次的观点必须是低一层次观点的概括每一组的观点必须在逻辑上属于同一范畴每一组的观点必须符合逻辑顺序常用逻辑顺序演绎顺序 按演绎推理组织内容因果顺序 按因果关系组织重要性顺序 按重要程度组织条理清晰的关键 是把你的观点组织成金字塔结构 然后按照组织好的结构下笔 提纲 电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语 电子邮件的内容 电子邮件的内容最终也服务于电子邮件的目的清晰的标题恰当的主体有头有尾 电子邮件的内容 标题 标题必须是邮件所谈论的事情转发前检查标题标题可以是邮件核心思想的浓缩标题长短合适
4、可以省略不必要的词语一个邮件最好只有一个或一类主题 电子邮件的内容 主体 主体的内容详细程度取决于收件人不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同有些指代要清楚 不用不常用的缩写主体的内容详细程度取决于主题情境的事态资源是否充足立场是否一致 电子邮件的内容 主体 最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的邮件主体里不可缺少的三个部分如果想从对方那里得到我想要的信息 我需要给对方提供哪些信息我希望对方采取哪些行动措施我需要对方什么时候给予回复 电子邮件的内容 主体 行文时的注意事项明确简洁不要模棱两可避免使用复杂的句子清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致换位思考强调对方利益可以强硬地表达
5、立场 但最好不要使用责难 挖苦对方的语气慎用大写字母 红色字体和感叹号 电子邮件的内容 开头和结尾 建议不要省略问候语建议在首句和对方寒暄一下建议在结束部分积极展望一下双方未来的合作请使用公司要求的标准签名格式和缩略格式 提纲 电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语 电子邮件的典型类型 提出要求 指示基本涵盖日常的工作邮件传递相关信息会议纪要转发通知作出解释说明案例描述分析报告 电子邮件的典型类型 要求 指示 日常工作最常用的邮件建议和特定联系人约定特定标题 格式不易出错方便整理关键信息尽可能详细时间数量注意用语礼貌 电子邮件的典型类型 传递信息 会议纪要
6、ToDoList 有逻辑顺序OpenIssues 列明所需资源Deadline Responsibleperson转发通知F Y I 只转发给需要的人转发一串长长的讨论时 不妨自己总结一下规避潜在风险 电子邮件的典型类型 解释说明 案例描述情景 冲突 问题 解决方案 建议 标准式 情境 冲突 问题 解决方案突出忧虑式 冲突 问题 情境 解决方案突出信心式 问题 情境 冲突 解决方案分析报告开篇点明主题清晰划定报告范围对主要发现进行摘要以结论和建议措施结尾 提纲 电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语 电子邮件中的英语 开篇Thanksfor 名词 动名词I
7、amwritingto 动词Howisgoingon 结语Thankyouandwaitingforyourreply comments Thankyouandhopewecangetitdonetogether Thankyouandhopethesituationcangetbettersoon 电子邮件中的英语 询问进度I malittleconcernedabout 名词 动名词Iseverythingonschedule Whatiscurrentsituationfor 名词 动名词回复进度Everythingisgoingwell Wehaveaslight seriouspro
8、blemwith 名词 电子邮件中的英语 提出建议Ipropose suggestthatwecan should 动词Howabout 动名词在建议后给出原因Foronething 原因Onreasonisthat 原因回复建议Inmyopinion itis not agoodidea Iamnotsureaboutthissuggestion canIgetbacktoyoulater 电子邮件中的英语 表示遗憾Iamsorry but 从句Unfortunately 从句表示高兴Itismypleasureto 动词Wearepleasedto 动词 电子邮件中的英语 表示要求Plea
9、sekindly 动词Couldyoupls 动词Woulditbepossibleforyouto 动词表示确认 根据As主语mentioned 从句Aswediscussed 从句 电子邮件中的英语 连接词追加 and also inaddition moreover转折 but however still yet incontrast比较 similarly inthesameway likewise因果 because dueto so therefore顺序 first next then afterthat finally总结 tosummarize insummary举例 for
10、example forinstance强调 especially inparticular Iwouldliketoemphasize参照 asabove asbelow asfollowing 电子邮件中的英语 灵活运用不同人称代词不要使用You直接作为句子的开始使用We可以强调集体的努力和拉近距离对于没有十足把握的观点尽量使用I灵活运用主动态 被动态不论主动态或被动态 主语总是被突出的多用主动态表现出主动积极Wehavegotitdone Itisdone 传达不好的消息时多用被动态WedidnotapproveyourapplicationYourapplicationwasnotapproved 有用的建议 重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件重要的邮件发出之前再读一遍 正文和附件中的关键数据再核对一遍如果觉得自己邮件措辞过于激烈 不妨写好后先不发 心情平复后重新读一遍 改一遍非必要情况不要发过大的附件 5M 如果附件较大 请压缩后发送看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用 书目推荐 金字塔原理 美 巴巴拉 明托 商务电子邮件写作大全 韩 KevinKyung ThankYou
