《（管理制度）办公管理制度汇编》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（管理制度）办公管理制度汇编（47页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、广西南宁比尔萨斯服饰有限公司行政管理制度汇编2012年2月拟稿部门：行政人事部实施日期：2012年3月1日目录第一部分 行政办公管理制度3第一章办公区域管理规定3第二章工衣管理规定8第三章食堂管理规定9第四章车辆管理规定10第五章司机管理办法13第六章公文管理14第七章请示报告制度15第八章资料管理16第九章名片管理17第十章通讯管理18第十一章会议管理办法19第十二章办公用品管理办法19第十三章钥匙管理办法23第十四章印章管理办法23第二部分 人力资源管理制度25第一章考勤管理制度25第二章人事异动管理规定30第三章员工奖罚制度36第四章人事档案管理办法11第五章劳动关系管理制度42第六章员
2、工关系管理制度46第十一章修改与解释47第一部分 行政办公管理制度第一章 办公区域管理规定一、 目的规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。二、 职责/权限行政部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。三、 工作要求办公室职员工作纪律：1. 办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣。2. 文明礼貌待人，严禁大声喧哗。3. 室温26以上方可以开启空调，温度调节不得低于26（含）以下。4. 保持个人办公台面整洁。5. 做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。6
3、. 办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。7. 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室、洽谈室与展厅。8. 在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室、展厅等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。9. 除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网，挂工作以外QQ。10. 接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。11. 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室、会议室或展厅内进行。12. 公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议负责人请假）外，皆须准时参加，不得迟到、早退。13. 行政
4、文员要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。14. 下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。行政文员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机（调整为自动接收）、复印机、门窗等。15. 上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。16. 在上班期间不能制造杂音影响他人工作，营造良好的工作环境。四、 具体日常工作管理复印管理1. 有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人必须听从其安排，不得有故意损坏机器的行为。2. 复印机发生故障应立即关机，行政部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。3. 行政部人员应担保复印纸
5、张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。4. 节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。5. 各部门复印用纸由行政部统一申购，复印时行政部要监督复印人员节约。6. 非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。7. 行政部人员上下班时应检查复印机的开关情况。电话管理1. 公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。2. 正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况视情况而定。3. 上班时间内电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。4. 接听电话须认真仔
6、细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。管理人员手机使用管理1. 对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。2. 管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。3. 管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政部更新后公布。4. 管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值（可以由财务部代替充值100元300元，当事人返回公司须到财务部还款或者从工资内扣除）。5. 行政部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。6. 一个月出现三次停机或
7、关机现象，对工作造成影响的，取消相关管理人员该月话费补助，并记严重违纪。7. 参加会议或培训时，手机一律关机或调为静音，中途需要接打电话须向会议负责人或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。8. 手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。办公室职员接待访客技能与礼仪1. 前台客服人员负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。2. 部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政部负责跟进。3. 访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客
8、着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。4. 访客接待基本礼仪： 客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。 引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。 在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处
9、。 在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。 进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门。 面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。 办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要
10、利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。前台管理1. 前台为公司形象，由行政文员与客服人员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。2. 为树立公司形象，大厅办公所有人员，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。3. 前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好！比尔萨斯，请问有什么可以为您服务”。4. 前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须与相关人员打好招呼并尽快返回。5. 前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，
11、问清事先有无预约并立即通知相关人员安排接待。必要时可以引领至部门。6. 各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。7. 部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。8. 应聘人员由前台通知人力资源部招聘人员专职接待。9. 晚上六点开始，所有进出办公室人员（经理级以下），必须在前台详细登记进出办公室的时间及事由。办公设施设备管理1. 办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由行政部负责。 2. 行政部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。3. 公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。4. 所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政
12、部审核后方可执行。5. 办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。6. 办公室布置一经确定，未经行政部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。办公室卫生管理1. 公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政部负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。2. 凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。3. 各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4. 各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。5. 各工作场所内，严禁随地吐痰。6. 饮水机及周围必须保持清洁。7. 整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。8. 下水道口应经常清除
13、污秽，保持清洁畅通。9. 凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。10. 各工作场所须充分保持空气流通。11. 垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。12. 公司设置常用的药品并存放于小箱或木橱内，以便于取用。公共区域清洁管理1. 公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊（通道）、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。2. 办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。3. 走廊（通道）卫生包括：走廊（通道）地毯/地面/墙壁的清洁、走廊（通道）两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。4. 楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。5. 洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。6. 会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁（包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、立架、空调、排气扇、壁扇、光管、饮水机、垃圾篓等）。第二章 工衣管理规定一、 目的为树立公司形象，形成良好社会效应，促使公司管理及经营效益进一步提高。根据公司的经营性质，结合各部门、各岗位的特点，特制定本规定以规范员工
