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1、八、公司文书处理制度(一)总则第一条 范围本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。第二条 定义本制度所指文书,包括以下内容:1高层决策文书以及基层下达的文件。2部门会议文书与转阅文件。3合同书、证券、证书和劳动协议书。4志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。5收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。6往来书信、电报、任命书、意见书。7各种报告、各种统计表。其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理。第三条 类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类:1机密文书(1)绝密。(2)秘密。(3)保密。2普通
2、文书,即机密文书以外的文书。3其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。第四条 适用原则(二)文书的收发第五条 收发到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发:1普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期;在文书登记簿上作好登记;由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员;文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续。2绝密文书或亲启文书,必须直接送交当事者,由文书当事者开封与处置。第六条 制度时间外的处理1值班人员能够判定为是紧急
3、重要的文书,或者直接写给公司高层领导的文书,应立即通知秘书室主任;其他次重要文书,只需通知收发室的主任,并按其指示处理。2所有到达的文书,值班人员都必须一一作好登记,于此后第一个工作日早晨转交收发室。 第七条 收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜,都必须由收发室主任做出决定与指示。第八条 设立信使在文书的接受与处理过程中,各部门间经常需要相互传递文书;因此,在文书档案室设一名信使,来回传递各类文书。(三)文书的处理第九条 处理原则文书处理的基本原则是“准确”与“及时”,并且明确文书处理的责任者。第十条 成文原则凡重要的往来交涉,都必须形成“文书”或形成记录,即使情况特殊,也必须事后追忆
4、,形成“备忘录”。第十一条 特例对那些并不重要的事项,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项,只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。第十二条 处理手续领取文书的部门,按下列规定及时予以处理。1凡重要事项,或者异常事项,应立即向所在部门主管做出报告,并逐级向上请示,必要情况下必须与其他部门取得联系,等候并按照上级指示,处理文书中涉及的有关事项。2如果文书中涉及的事项,与其他部门有关,必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。3在具体处理时,如果认为有必要请其他部门做出配合,并且其他部门提供配合需要一定的时间,在这种情况下,应事先征得对方的意见。4如果事情涉及两个以上的部门,并且难以判断由何
5、部门出面主持时,应听取其他部门的处理意见。第十三条 防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项,以防止文书的处理延迟或停顿,如发生延迟或停顿现象,应立即交文书档案部门处理。第十四条 重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件,必须存放在带锁的档案文件柜中,予以严格保管。文件柜的存放,必须选择在发生意外时,能够安全、迅速转移出去,放在容易发现的醒目位置。(四)文书的制作第十五条 用纸的规格制作文书的用纸,除特殊情况外,原则上采用规格。第十六条 字句文书应以简单明了的文体记述,采用标准的简体汉字,避免使用艰涩的词句。第十七条 文体全部文书一律采用书面文体。第十八条 复印绝密文书未经
6、主管认可不得擅自制作或复印副本,在特别有必要的情况下,必须注明包括正本在内共复印多少份,送往何部门等等。第十九条 署名在文书发送与转交时必须按下列要求署名,特殊情况或有专项指示的情况除外。1代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告,全部署名“董事会代表”。2对外广告及宣传,采用公司名称。3除此之外的文书,署上相关业务部门名称,以及部门经理的职务与姓名。不重要的文书,只需署上经办人姓名。 (五)文书整理第二十条 编写符号各种文书都必须按整理的要求编写符号,表示文书的类别,再按符号编辑数字符号,给各文书排序,以便于检索。第二十一条 文书的符号与编号按下列规定使用:1表示部
7、门名称的符号,用部门名称的第一个汉字,如制造部门、工艺室,用“制、工”表示。2文书类别直接用“绝密”、“密”等字样表示。3各种文书,按先后顺序用自然数排序编号。4同一文书或同一名称的文书,追加一组自然数,用“-”隔开,如“制、工、密0015-001”。编号按年度更新。第二十二条 填写文书登记簿所有文书的符号与编号都必须填写在“文书登记簿”上。第二十三条 整理文书处理完结之后,按文书的符号与编号进行编辑整理。将大部分没有必要查询与翻阅的归为一类进行;另一类需要经常查阅的文书,尽管文书处理已经结束,但文书的效用还没有终结,仍需要单独整理。第二十四条 保管文书整理后,大量不重要的文件直接送总务部门保
8、管,其他少量的重要文书,在一定的期限内由责任部门妥善保管。(六)文书的送发与交接第二十五条 主管部门全部文书的发送与交接,由总务部负责。在特殊情况下,公司内文书的送发与交接,由相应的部门负责。第二十六条 绝密与亲启文书绝密与亲启文书必须加封,并在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章。第二十七条 转交邮寄予面呈送交的重要文书,必须在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印章,分别表示“可以由专职传递员以外的人员转交,或在书信接受者不在的情况下留下文书,嘱咐由指定传递者当面呈交的文书”;“可以通过邮寄传递的文书”;“必须由指定传递者当面呈交的文书”。第二十八条 填写送发登记簿所有送
9、发文书,按“转交”、“邮寄”与“面呈”,分别填写送发登记簿。对于“面呈”文书,还必须在相应的备注栏目注明送交过程的要点,以及领取文书的当事人签名盖章。 (七)文书的存档与废除第二十九条 存档由本公司总部的行政室,按文书的整理符号与编号进行编辑归档。第三十条 编辑行政室按年度把重要的、经各部门整理编号的文书,进行汇总,分编装订成册,存入档案。会计文书则按会计年度编辑成册。一些不太重要的文书,不必按文书类别编辑,只需按年度汇集成册。第三十一条 分编标准存档文书按部门,以文书的符号独立分编成册。第三十二条 保存期限保存期限按下列规定确定:1永久保存。凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书,以及员工人事劳资文书,都归为“永久保存”文书。2保存十年,类似永久保存文件性质。没有必要永久保存的文书,合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等等,可以保存十年。3保存五年。保存期从编辑日起算,次重要且没必要保存十年的文书,可保存五年。第三十三条 废除保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书,应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议,报总裁认可,由文秘室执行。如果对废除没有疑义,应即刻予以废除或销毁。