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1、GB T XXXXX XXXX 11 附 录 A 规范性附录 文件过程 文件控制和文件系统的运行要求 表A 1具体规范了文件过程 文件控制和文件系统的要求 它们的实施方式应适用于组织特性 任 何特定要求不实施的决策 均应以书面形式论证 如 组织可能决定不实施A 1 11迁移和转换文件 原 因是未计划将其文件移交给另一组织 表A 1 文件过程 文件控制和文件系统的运行要求 序号 序号 类别 类别 运行要求 旧版序号 GB T 34112 2017 ISO 30301 2011 运行要求 旧版序号 GB T 34112 2017 ISO 30301 2011 1 文件过程 文件过程 A 1 1 创
2、建文件 事务或事件开始 或开始不久 时 文件应由经办人创建或由组织 运行事务的工具自动创建 A 1 1 3 A 1 2 创建文件 针对每个业务过程 作为其文件组成部分的信息的形式和结构应得 到标识并被记录 A 1 3 1 A 1 3 捕获文件 应该确定并记录融入业务过程捕获文件的方法 A 1 1 6 A 1 4 捕获文件 关于文件的背景信息应被增加到捕获环节中 A 1 2 2 A 1 5 捕获文件 当业务过程需要捕获证据时 应该在捕获时实施特殊的标识符 A 2 1 1 A 1 6 捕获文件 当文件替代了现存的文件 更新时 如某些证明性信息 新的版 本应标识过期的版本及其变更 A 1 7 文件分
3、类与标引 文件应按照相关业务过程进行聚类 分类 A 2 1 2 A 1 8 存储文件 维护和存储文件的方法 应该符合文件载体 技术的相关标准 以 确保文件可长期可访问和可使用 A 2 3 2 A 1 9 利用与再利用 数字文件应保持长期可访问和可使用 A 2 3 3 A 1 10 利用与再利用 关于文件的元数据方案应确定并实施 A 2 1 5 A 1 11 迁移和转换文件 文件受控迁移到另一组织或系统应得到批准并被记录 A 2 4 3 A 1 12 迁移和转换文件 文件格式的常规转换 包括从模拟态转换成数字格式 数字化 应 得到批准和记录 A 2 4 4 A 1 13 迁移和转换文件 在迁移和
4、转换过程中 初始系统或格式应被留存直到过程结束 同 时最终格式或系统的完整性和可靠性已得到证实 A 1 14 处置 确定文件保管期限的准则 应按工作过程要求建立并被记录 A 1 1 4 A 1 15 处置 对文件进行转移 删除和销毁的决策 应该经过批准 并得到记录 A 2 4 2 A 1 16 处置 经过批准应该销毁的文件应在监督下进行销毁 并得到记录 A 2 4 5 A 1 17 处置 业务的性质和复杂性和正式的责任要求决定了被销毁文件的控制信 息 登记 标识和历史元数据 应被留存 A 2 4 6 A 2 文件控制 文件控制 A 2 1 文件元数据方案 每个工作过程中标识文件需要的信息应得到
5、确定并被记录 包括标 识对文件和工作过程负责的组织的工作领域 A 1 2 1 A 2 2 文件元数据方案 创建和控制每个工作过程文件要求的描述性信息和控制性信息 元A 2 1 4 GB T XXXXX XXXX 12 数据要素 应得到标识和记录 A 2 3 文件元数据方案 要求标识 管理和控制文件的元数据决策 应得到记录并予以实施 A 2 1 6 A 2 4 业务分类方案 联系业务活动和文件的方案或分类应予以建立并得到记录 A 2 1 3 A 2 5 访问和许可规则 访问文件的规则应予以建立 并得到记录 同时按要求适时维护 A 2 2 1 A 2 6 访问和许可规则 文件系统中的利用规则应通过
6、给文件和人员分配利用状态来予以实 施 A 2 2 2 A 2 7 访问和许可规则 限制使用 包括加密使用 在规定的期限过后 应予以取消 A 2 3 4 A 2 8 处置权限 应按业务 法规和其他标识出的要求确定文件的保管期限和处置方 式 在保管期限表中予以记录 A 1 1 5 A 2 9 处置权限 保管期限表和处置期限表及方案应得到批准并予以记录 A 2 4 1 A 3 文件系统文件系统 A 3 1 完整性 安全性 文件系统应确保文件的完整性 安全性 以防止未经授权就对文件 进行使用 修改 删除 分发 隐藏和 或销毁 A 2 3 1记录 A 3 2 技术 针对每个工作过程 要选择创建和捕获文件
7、的技术 无论是自动的 还是手工的 选择的结果及其变更应得到记录 A 1 4 1 A 3 3 目录 文件系统应予以清楚地标识 分配给专人负责 予以记录在文件系 统目录中并定期更新 A 2 5 1 A 3 4 证明性文档 任何有关文件系统的实施决定都应予以记录 维护 并应为需要的 人所获得 A 2 5 2 A 3 5 获得性 文件系统的获得性应予以确保并予以记录 A 2 5 4 A 3 6 完整性 系统的任何故障发生 升级或常规维护不得影响文件的完整性 A 2 5 6 A 3 7 监控 应对照业务要求和文件目标 定期实施并记录文件系统绩效的监控 A 2 5 5 A 3 8 访问 应在系统管理任务中 建立 记录并维护文件系统访问的规则 A 2 5 3 注 旧标准中的A 1 1 1和A 1 1 2的要求现在被包含在条款8 2和A 2 5 7中 并被从附录A中删除
