（会议管理）ECM集团会议应用解决方案

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1、ECM 高效沟通管理高效沟通管理 大型会议应用解决方案大型会议应用解决方案 2003 年 2 月 北京炎黄新星网络科技有限公司 目目 录录 1炎黄新星简介炎黄新星简介 1 2高效沟通管理系统简介高效沟通管理系统简介 1 2 1ECM 为客户带来的利益 1 2 1 1高效沟通节省运营成本 1 2 1 2加强内部上传下达 提高管理政策执行力度 2 2 1 3加强平级沟通 提升部门协作效率 2 2 1 4提供企业管理的有效依据 2 2 2ECM 主要功能 2 2 3主要应用领域 3 2 4主要客户及应用简介 4 2 5ECM 主要特点 5 2 5 1高效的多渠道群发通讯工具 5 2 5 2确保目标实

2、现的管理工具 5 2 5 3软硬件一体化 安装使用简单方便 5 2 5 4领先的融合通讯技术 语音合成技术 6 2 5 5ECM与CRM ERP OA的关系 6 3大型会议应用大型会议应用 6 3 1会前计划 7 3 1 1会议联系人导入 7 3 1 2会议计划批量发放 7 3 2会议召集 8 3 2 1会议报名通知 8 3 2 2会议报名 8 3 2 3会议报名情况收集 8 3 2 4会议报名催办 8 3 3会前提醒 9 3 4会议资料发放 9 3 5会议服务安排 9 3 5 1登记合作服务单位 9 3 5 2合作服务单位通知 10 3 5 3登记会议参与人房间分机号 10 3 5 4会议参

3、与人服务 如订票服务等 10 3 6会议组织 10 3 6 1会议帮助 10 3 6 2紧急联络 11 3 6 3会议通知 11 3 6 4会议变更 11 3 7会议互动活动 11 3 7 1会议投票 11 3 7 2会议竟猜小游戏 11 3 7 3抽奖活动 11 3 7 4人文关怀 12 4成功案例成功案例 12 4 1国家开发银行应用案例 12 4 2中国旅游饭店业协会 会议应用案例 15 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 1 炎黄新星简介炎黄新星简介 北京炎黄新星网络科技有限公司是一家面向智能化通信业务的综合技术服务 提供商及相关软件产品的领先供应商

4、 作为智能通信综合业务的设计师和建筑师 我们一直致力于以智能化通信产品开发 通信业务综合服务为核心的新技术 新 产品的研发 投入了巨大的人力和资金 迄今为止拥有 炎黄新星独家最新提出 的高效沟通管理 ECM 第三代统一消息 电信运营商级的电子邮件系统 以及 国际领先的 拥有自主知识产权的语音技术等一系列有核心竞争力的产品 炎黄新星一直致力于在信息通信技术领域提供创新产品和解决方案 促进智 能化通信业务发展 短短的三年时间我们拥有了众多精诚合作的合作伙伴 中国 电信 中国移动通信 中国联通等国家级电信企业和国内外著名的 IT 企业 如 IBM HP 清华同方 方正科技 清华紫光等 作为新一代高新

5、技术企业 炎黄新星愿意运用公司丰富的技术资源 强大的 研发实力 将技术成果带入您的企业 以最先进的技术 最优质的服务 为大中 型企业的信息化建设及电子政务做出自己的贡献 2 高效沟通管理系统简介高效沟通管理系统简介 高效沟通管理 Effective Communication Management 缩写 ECM 是基于 管理学的理论 为企业提供强有力的通讯工具和管理工具 它强调以现有的一切 通讯手段作为基础 包括 WEB 电话 电子邮件 短信 传真 即时通信等 结 合多种管理手段 包括事务提醒 自动催办 确认回复 团队协作 监督和报警 等 实现沟通的高效和管理 2 1ECM 为客户带来的利益为

6、客户带来的利益 2 1 1高效沟通高效沟通节节省运省运营营成本成本 在企业里 员工和中级主管花在沟通上的时间大约占其工作时间的 40 50 而对于高层主管 这个比率会更高 在使用 ECM 之后 员工用于沟通的 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 时间将会大大减少 人员工作效率得到了提高 人力资源成本因此而节省 以每 人每天节省半个小时计算 一个公司每年节省的时间也是非常可观的 ECM 整合了多种通讯手段 员工可以用最合理的方式进行沟通 从而节省内 部的通讯成本 对于跨地域的集团公司来说 更能节省大量的长途电话费用 例如 国家开发银行总行及 28 个分行在使用

7、 ECM 后 长途费用降低了 50 具体分析请查看 附件 成功案例 2 1 2加加强强内部上内部上传传下达 提高管理政策下达 提高管理政策执执行力度行力度 ECM 是一个可靠的多渠道通讯工具 它可以利用各种通讯手段快速的传递信 息 并运用事务提醒 自动催办 确认回复 事务监督报警等管理手段 不但保 证信息的准确到达 而且使企业各项事务具备可管理 可监督性 ECM 还有一个重要作用 即将平时的 非正式沟通 行为转变为企业内部的 正式沟通 团队沟通 行为 使团队沟通信息在企业内部快速 高效 有序 的流转 2 1 3加加强强平平级级沟通 提升部沟通 提升部门协门协作效率作效率 ECM 可灵活定义部门

8、之间的协作过程 将各部门之间的沟通过程和事务办理 情况进行明确记录和跟踪 消除灰色地带 并可以跨部门监督和报警 保证部门 协作时各个环节的紧密有序 责任明确 2 1 4提供企提供企业业管理的有效依据管理的有效依据 ECM 将企业内部的各个环节进行有效关联 并采用自动事务记录机制 记录 所有团队沟通信息 这将成为企业进行管理过程改进 组织结构安排 人员责任 分明的重要依据 为企业管理者提供帮助 2 2ECM 主要功能主要功能 多渠道消息群发 ECM 具备以下通讯方式 WEB 电子邮件 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 固定 移动电话语音 手机短信 传真 即时

9、通信 ECM 可以同时向多人发送消息 不但可用于企业内部 也可用于企业和投资 人 合作伙伴 客户之间 多种方式回复确认 ECM 为每一次沟通都加上回复确认机制 变单向沟通为双向沟通 一项事务 只有在得到对方的回复后才确认结束 如 会议通知是否收到 事情是否完 成 回复的方式也可以多种多样 如短信回复 IVR 语音电话回复等 事务沟通管理 用户可灵活使用 ECM 中的多种管理手段 包括 事务提醒 事务通知 自动催办 领导监督 系统自动报警等 应用自动催办功能 ECM 系统可代替负责人督促执行者尽快完成工作 领导 可以随时监督事务处理状态 独特的报警机制避免事情延误 这些管理手段和多 样化的通讯方

10、式相结合 确保每件事务的沟通目标实现 团队协同工作 对于需要多人参与的事务 用户可以灵活定义沟通过程 ECM 系统自动对沟 通过程进行记录和跟踪 对每个执行者的工作内容和进度进行管理 保证各个协 作环节紧密有序 责任明确 沟通灵活转移 ECM 可完全配合用户的使用习惯 或者特别情况下的需要 如出差 调动等 将沟通信息转移到指定的通讯方式上 用户可根据具体需要 将某些事务转移给 其他责任人进行处理 查询统计 ECM 能清楚记录系统中的各种信息 提供给用户和管理员进行事务 信息发 送的统计和查询 方便管理者了解企业的工作效率 2 3主要应用领域主要应用领域 ECM 能够满足企事业单位的各种通讯及管

11、理需要 具有众多的应用领域 政府办公 可用于政府机关内部 政府与政府之间 政府与管辖企业之间的 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 沟通 主要用于提高政府机关办事效率 对紧急事务的反应速度 解决大批量政 务沟通的问题 企业日常管理 主要用于企业内部沟通管理 包括日常事务提醒 通知发放 事务督办等 市场营销 主要用于企业营销 包括信息发布 开展促销活动 客户关怀 客户调查分析等 销售管理 流动销售管理 分区域渠道管理 客户服务 主要用于企业售后服务 包括售后快速响应 服务状态反馈 服 务统计 收缴欠款等 物流管理 销售订单 库存控制报警 采购管理 2 4主要客

12、户及应用简介主要客户及应用简介 客户名称基本应用 国家开发银行总行 及全国 28 家分行 1 总行与分行之间日常管理 包括日程通知 会议管理 工作通知反馈 2 重要客户帐户情况 贷款情况 交易情况的语音通知 语音电话查询 中国电信数据 通信局 1 内部管理 2 与下级电信部门协作办公 长春市政府1 长春市政府内部管理 2 应急指挥系统 国家安全生产 监督管理局 1 内部管理 2 应急指挥系统 中国旅游饭店 行业协会 1 会议报名管理 2 会议组织 包括通知 提醒 反馈 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 3 会议互动活动组织 同方计算机本部1 企业内部管理

13、2 会议管理 3 计算机渠道管理 2 5ECM 主要特点主要特点 2 5 1高效的多渠道群高效的多渠道群发发通通讯讯工具工具 ECM 可以独立作为一个传递信息的手段 实现多渠道立体化传递信息 保证 用户在开会 出差 特殊办公环境等情况下 仍然能够有效的接收信息 同时 它所特有的大批量群发功能 为企业大批量发送短信 电子邮件 传真提供了便 利 2 5 2确保目确保目标实现标实现的管理工具的管理工具 ECM 是一个管理工具 它可以记录下来沟通的全过程 以便于进行查询和审 核 同时 用户可以预先设定大量的策略 包括沟通对象 通讯方式 事务内容 处理要求 催办条件 监控方式等 各种策略会在条件满足的情

14、况下自动执行 确保沟通目标的实现 2 5 3软软硬件一体化 安装使用硬件一体化 安装使用简单简单方便方便 ECM 是一个软硬件一体化的设备 真正实现了即插即用 安装时仅需分别同 电源 电话线及公司网络连接 并进行基本配置后即可投入使用 ECM 的使用用 户 可以根据自己的使用习惯设定喜欢的通讯方式 无须增加额外设备 不给使 用者添加负担 以下是 ECM 产品系列 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 ECM1000 系列经济实惠 以最小的投资全 面提升小型企业内部沟通效 率 ECM2000 系列并发量高 扩展性好 适合 中型企业使用 ECM3000 系列高稳定

15、性 高可靠性 高并 发量 适合于大型企业或电 信运营商使用 可对外提供 ASP 服务 2 5 4领领先的融合通先的融合通讯讯技技术术 语语音合成技音合成技术术 ECM 采用先进的融合通讯技术 将多种通讯手段进行集成 满足用户进行多 渠道沟通的需要 同时采用炎黄新星自主知识产权的语音合成技术 能够自如的 将文字信息转换为语音信息 使用户通过电话就能收听到各种沟通信息 2 5 5ECM 与与 CRM ERP OA 的关系的关系 ECM 除独立使用外 还可以与 ERP CRM OA 等信息化系统实现有效结合 起 到兼容 强化执行和补充的作用 例如 企业原来已经有 CRM 系统 但在售后服务的过程中

16、经常出现找不到 责任人 故障排除不及时或相互之间推委责任的现象 与 ECM 对接之后 可以帮 助 CRM 解决通知 催办 监控 报警等沟通问题 加强系统的执行力度 使系统 运行更顺畅 又如 企业已有 ERP 系统 在缺货时可以用 ECM 及时通知提醒仓库人员及供 货商补货 而应收款到期仍未收到款时 可以用 ECM 催促应付款的公司付款 ECM 对 OA 的补充更为明显 例如内部周报 月报 各种工作的提醒 催办 北京炎黄新星网络科技有限公司 ECM 高效沟通管理系统大型会议解决方案 通知 都能大大加强公司内部管理的执行力度 3 大型会议应用大型会议应用 由于 ECM 系统具备多渠道 Email 短信 语音呼出 传真 双向的通讯方 式 可以实现快速 准确 有效的沟通 因此在大型会议的召集 安排 组织上 有着广泛的应用 它的主要应用目的是实现分处在不同地域的群体间的会议召集 以及会议期间的信息交流 信息共享 提供一种高效协同工作的手段 ECM 大型会议解决方案充分运用 Intranet Internet 网络资源 电信语音及 传真网络资源 移动网络资源等先进的信息交流技术 在大型会议的召开中