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1、材料设备类供方选择与管理流程编号：HTDC-CG-LC02B版号：A/0页码：第 7 页 共 7 页材料设备类供方选择与管理流程(主责部门：工程部)编制日期审核日期审批日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人审批人1 目的选择合格的优质的材料设备供应商，保证采购的材料设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。2 术语无3 适用范围城市公司开发项目中，甲供材料设备供应商的选择与管理。4 关键活动描述 4.1 材料设备采购方式划分4.2 平台采购管理中心与城市公司工程部根据项目采购分判方案确定采购范围。4.2.1 金额大于10万元的材料设备类采购，必须实行邀请招标，禁
2、止将应统一招标的分部分项材料设备肢解或化整为零，规避招标。4.2.2 金额大于10万元但属下述情况时，可采用竞争性谈判或直接委托方式确定合作单位，当合作单位有不止一家可供选择时，优先采用竞争性谈判：1） 因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替代性的材料设备。2） 与本公司多次合作，产品质量与售后服务较好，经调查，价格比市场价格略低。3） 材料设备供方信息库里有两家以上优秀供应商的也可以考虑采取竞争性谈判形式采购。4.2.3 金额在10万以下的材料设备类采购，实行直接委托采购。4.2.4 工程采购管理中心组织编制采购分判方案，城市公司总经理、财务管理中心协助，经工程采购管
3、理中心分管领导审核，招标采购专业小组评审，总裁审批后执行。4.2.5 工程采购管理中心根据审批通过的采购分判方案，组织编写项目采购策划表，城市公司总经理、财务管理中心协助，经工程采购管理中心分管领导审核，招标采购专业小组评审，总裁审批后执行。4.2.6 工程采购管理中心、城市公司工程部根据项目采购策划表各自负责权限内采购工作。4.3 项目采购策划4.3.1 工程采购管理中心基于工程部提供的项目主项计划、施工进度计划，规划设计管理中心提供的初步阶段材料设备选型定板清单、施工图阶段材料设备选型定板清单（权限内城市由工程部（技术组）提供），进行材料设备采购策划，并组织工程部、规划设计管理中心、成本管
4、理中心共同编制项目材料设备采购计划。项目材料设备采购计划提交分管领导审核，总裁审批确定后，作为单项采购实施的依据。4.3.2 对于城市公司的项目情况是，城市公司工程部（采购组）基于项目总控计划、施工进度计划，规划设计管理中心提供的初步阶段材料设备选型定板清单、施工图阶段材料设备选型定板清单（权限内城市由工程部（技术组）提供），进行材料设备采购策划，项目材料设备采购计划提交分管领导审核，总经理审批确定并报备工程采购管理中心，作为单项采购实施的依据。4.4 采购计划过程修订4.4.1 工程部（项目组）在实施项目施工进度计划中，遇项目进度有延误，需调整施工进度计划时，要及时书面告知工程采购管理中心/
5、工程部（采购组）材料设备新的进场要求。4.4.2 工程部（项目组）根据工程进度状况，提供的材料设备新的进场要求，报工程部（采购组）；工程部（采购组）每月更新项目材料设备采购计划，以保证采购满足工程所需。4.4.3 若需改变项目材料设备采购计划确定的采购方式，即采购方式由邀标改为竞争性谈判或由竞争性谈判改为直接采购的，工程部（采购组）应填写采购方式变更审批表，根据权责手册审核审批。4.5 招标采购（根据项目采购分判方案）4.5.1 成本部负责按计划进行招标的准备工作，负责招标公告的拟定，应注明拟招标工程的性质、规模、地点、资格条件以及获取资格预审文件、招标文件的办法等事项，审批通过的招标公告由工
6、程部（采购组）发布。4.5.2 各部门可在招标公告截至时间之前向工程部（采购组）推荐符合条件的承包商或供应商报名参加拟招标工程的资格预审。工程部（采购组）收集相关拟投标单位的信息，并筛选后列出参加资格预审单位的名单。4.5.3 工程部（采购组）根据需要组织规划设计管理中心、工程部（技术组）（权限内城市公司）、财务部等相关部门进行对材料设备供应商考察，并组织编制材料设备类供方考察报告。4.5.4 工程部组织确定招标采购入围单位审批表，按组织权责手册报审核审批。4.5.5 招标文件编制：招标文件通常由技术标书和商务标书两部分组成，招标文件包括但不限于以下内容：1） 技术标部分：在参加工程供应商考察
7、后，由工程部负责，规划设计管理中心、工程部（技术组）（权限内城市公司）协助编制技术标部分。2） 商务标部分：财务部负责编制商务标部分。包括企业资质、营业执照，相关获奖证书，证明公司业绩的相关文件、安全生产许可证、企业简介，具体可根据招标内容灵活调整。3） 经济标部分：成本部负责编制经济标部分。主要指投标报价中的价格。财务部从资金、税务角度参与该部分标书的编写。4.5.6 成本部汇总审查技术标和商务标，形成招标文件。招标文件经分管领导审核，总经理审批后，成本部组织发标，根据需要组织工程部、规划设计管理中心等参加招标答疑。4.5.7 成本部组织开标，可根据需要邀请内外部专家、顾问等参加招标采购专业
8、小组，根据评标结果，拟定中标单位根据权责手册审核审批。4.6 招标采购4.6.1 成本部负责按计划进行招标的准备工作，在公司内外部发布招标信息公告，招标公告应注明拟招标工程的性质、规模、地点、资格条件以及获取资格预审文件、招标文件的办法等事项。4.6.2 各部门可在招标公告截至时间之前向工程部推荐符合条件的承包商或供应商报名参加拟招标工程的资格预审。工程部收集相关拟投标单位的信息，并筛选后列出参加资格预审单位的名单。4.6.3 工程部根据需要组织财务部等相关部门进行对材料设备供应商考察，根据需要邀请平台规划设计管理中心参加，并组织编制材料设备类供方考察报告。4.6.4 工程部组织确定招标采购入
9、围单位审批表，按组织权责手册报分管领导审批。4.6.5 招标文件编制：招标文件通常由技术标书和商务标书两部分组成，招标文件应包括但不局限于以下内容：1） 技术标部分：在参加工程供应商考察后成本部组织工程部编制技术标部分。2） 商务标部分：财务部负责编制商务标部分。包括企业资质、营业执照，相关获奖证书，证明公司业绩的相关文件、安全生产许可证、企业简介，具体可根据招标内容灵活调整。3） 经济标部分：成本部负责编制经济标部分。主要指投标报价中的价格。财务管理部/财务部从资金、税务角度参与该部分标书的编写。4.6.6 成本部汇总审查技术标和商务标，形成招标文件。招标文件经分管领导审核，总经理审批后，成
10、本部组织发标，根据需要组织工程部等参加招标答疑，根据需要邀请平台规划设计管理中心参加。4.6.7 成本部组织开标，可根据需要邀请内外部专家、顾问等参加招标采购小组，根据评标结果，拟定中标单位，根据权责手册审核审批。4.7 竞争性谈判采购4.7.1 成本部负责按计划进行竞争性谈判的准备工作，具体包括：1） 初步选择入围竞争性谈判的供应商（入围单位不得少于三家）并进行询价。2） 选择入围单位的时候优先考虑供应商信息库里战略供方或优秀供方。3） 工程部组织对入围供应商的资质进行审查，确定合格单位，工程部根据资质审查结果和询价情况确定竞争性谈判入围单位，根据权责手册审核审批。4.7.2 成本部组织竞争
11、性谈判谈判，根据情况邀请专业部门参加，成本部负责经济标确定。4.7.3 成本部根据竞争性谈判谈判情况，拟定权限内采购中标单位，其中成本部负责经济标确定。成本部填制竞争性谈判/直接委托结果审批表按权责手册审核审批。4.8 直接委托（城市公司）4.8.1 金额小于10万元的材料设备采购项目由工程部负责直接委托采购。4.8.2 工程部在材料设备供应商信息库中选择合格以上供应商作为直接委托单位。4.8.3 成本部负责经济标（价格）的确定。4.8.4 成本部填写竞争性谈判/直接委托结果审批表，根据权责手册审核审批。4.9 履约评价4.9.1 在供应商合同履行结束之后，进行材料设备供方的履约评价，由工程采
12、购管理中心组织规划设计管理中心、工程部、成本管理中心/成本部参与评价，填写材料设备供方评定表材料设备类，并确定战略供应商。4.10 资料管理4.10.1 工程部、成本部负责各自职责权限内材料设备类采购过程中形成的各类文件的收集、整理，并定期归档并移交。4.11 合同实施4.11.1 成本部负责合同签订，工程部（采购组）组织合同交底，工程部（项目组）负责合同的实施。4.11.2 工程部（项目组）负责与供应商联系材料设备的供货事宜,具体包括材料设备入场前的全过程跟进，工程部（采购组）配合。4.11.3 工程部（项目组）负责材料设备入场验收及安装性设备的现场安装过程跟进、落实。4.11.4 工程部（
13、采购组）定期或不定期检查工程部材料设备原始送货单据、验收及现场供应等情况。5 支持性文件5.1 合同管理流程5.2 招标管理流程5.3 供方管理作业指引6 相关记录6.1 HTDC-CG-LC02B-BD01采购方式变更审批表6.2 HTDC-CG-LC02B-BD02竞争性谈判（直接委托）结果审批表6.3 HTDC-CG-LC02B-BD03材料设备类供方考察报告6.4 HTDC-CG-LC02B-BD04材料设备供应商信息库6.5 HTDC-CG-LC02B-BD05供应商资格预审表6.6 HTDC-CG-LC02B-BD06供方履约评价打分表(材料设备类)6.7 HTDC-CG-LC02B-BD07供方信息登记表（材料设备类）6.8 HTDC-CG-LC02B-BD08定标审批表
