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1、EXCEL 2003 电子报表处理软电子报表处理软 件件 计算机教师 联系电话 Excel概述 Excel 的启动和退出 ExcelExcel工作界面工作界面 基本操作基本操作 保护功能 数据的输入 目 录 工作表的格式化 数据的管理 公式函数的应用 图表 排版与打印 高级应用 一 Excel概述 在日常办公事务中 人们经常要 写 和 算 写 写通知 写报告等 可通过文字处理软件进行 而 算 计算 统计数字等 则应使用电子表格来实现 Excel 之所以被称为电子表格 是因为它采用表格的方式来管 理数据 Excel以二维表格作为基本操作界面 Excel 2003是微软公司出品的Office系列办
2、公软件中的一个组 件 确切地说 它是一个电子表格软件 可以用来制作电子表格 完成许多复杂的数据运算 进行数据的分析和预测并且具有强 大的制作图表的功能 表格标题 数据文字数值 自动填充公式函数 图表图形对象数据清单 排序筛选分类汇总 公式公式自动处理 图表图表直观显示 数据管理数据管理功能 Office家族成员之一 电子报表软件 二 Excel 2003的启动和退出 启动Excel的方法 用快捷图标启动 桌面快捷方式图标 双击已存在的表格文件 扩展名为 xls的文件 启动 用 开始 按钮中的 程序 项启动 1 2 3 4 从Excel窗口的 文件 菜单中选择 退出 命令 单击Excel窗口标题
3、栏右侧的关闭按钮 按Alt F4键 退出Excel的方法 三 三 ExcelExcel工作界面工作界面 工 作 簿 工作簿 Workbook 是用于存储并处理数据的文件 启动 Excel 2003后 系统将自动建立建立一个名为Book1的新工作簿 一个工作簿是一个Excel文件 扩展名为 XLS 工作簿的名字 就是文件名 xls 工作表 工作表标签 工作表 Worksheet 由单元格构成的表格 是工作簿的重要组 成部分 又称电子 报 表格 系统默认一个工作 簿包含三个工作表名称 为 Sheet1 Sheet2 Sheet3 一个工作簿最多有 255张互相独立的工作表 Sheet 工作簿是工作
4、表的 集合 一个工作簿可包 含多个工作表 同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理 正在使用的 工作表 即活动工作表 显示为白色 在活动工作表标签的左 侧有4个按钮 每个按钮显示不同的工作表 当前单元格 单元格 行和列的交点形成的每个网格称单元格 是 工作表的基本单元 每个工作表有256列和65536行组成 取消按钮 单击该按钮 可取消此次对单元格的输入或修改操作 相当于按Esc键 输入按钮 单击该按钮 可确认此次键入或修改的内容 相当于 按Enter键 插入函数按钮 调出 插入函数 对话框 以便于在单元格中输 入或修改函数 地址栏 名称框 编辑栏 名称框 显示活动单元格的地址或单元格区域名称
5、 也可以给单 元格区域命名 编辑区 显示活动单元格中的内容 向活动单元格输入数据 公 式或函数时 输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现 单元格 是工作表的基本单位 1 列标由A B C 字母表示 行标由1 2 3 数字表示 2 每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格 称为活动单 元格 当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时 它的四周 就会出现粗黑线框 同时它的名称还会显示在表格左上方的名称 框中 单元格工作簿 工作表 工作簿 255 3 为便于对单元格的引用 系统赋予每个单元格一个地址 列标 行号 如 F6表示的是第F列第6行交叉点处的单元格 A1 D4表示的是A1到D4单元格之间的巨型
6、区域 行号 列号 单元格地址 C2 单元格地址 B8 单元格地址 4 单元格的选取 单个单元格 鼠标左键单击 或 编辑 菜单 定位 命令 多个连续单元 鼠标变成空心十字时 按住左键拖动鼠标 不连续单元格 选一单元格 按住Ctrl 键 逐一选取 整行 列 单击相应的行号 列标 整表 单击左上角行列交叉的全选按纽 相临行 列 鼠标拖拽行号或列标 1 Excel文件的建立 选择 文件 新建 命令来建立一个Excel文件 直接点击常用工具栏中的 新建 按钮 按Ctrl N键来完成新建操作 2 Excel文件的打开 使用 文件 打开 命令 直接单击工具栏中的 打开 按钮 按Ctrl O键 3 Excel
7、文件的保存 四 工作薄与工作表的基本操作四 工作薄与工作表的基本操作 六 数据的输入 k输入文本 k输入数值 k输入日期和时间 k快速填充数据 每个单元格最多包含32000个字符 文本包含任何字母 中文字符 数字和键盘符号组合 当数字作为文本输入时 1 输入文本 存储数据 取消输入 默认单元格内左对齐 数字前输入单引号 表示输入的 数字作为文本处理 如 1234 Enter键或Tab键 上 下 左 右的光标键 或在其它单元格单击鼠标 都可以存储当前单元 格中输入的数据 若在未存储之前 取消输入的数据 按Esc键 进入修改状态的方法 按F2或双击 单元格内换行 按Alt Enter组合键可强制在
8、某处换行 确认操作取消操作 2 输入数字 对齐方式 默认右对齐 u正数 直接输入 u负数 带括号或使用 号 如 15或 15 均表示负数 u小数 工具 选项 编辑 正数 设置小数位数 负数 设置尾数0的个数 u输纯分数 应在分数前加 0 和一个空格 要避 免把输入的数字当作日期 如 0 3 4 提示两点 一 当要输入并显示多于11位的数字时 系统自动以科学记数 法 如7 89E 08 表示 而编辑栏中仍将显示输入的内容 无论 显示的数字的位数如何 Excel单元格中只保留15位数字精度 若超过15位的数字 则多余数字位将转换为0 低位 10位为十亿 15为百万亿 二 当输入一个超过列宽的较长数
9、字时 Excel会自 动采用科如果单元格中给出 标记 说明列宽已 不足以显示数据 扩大列宽后数据会重新完整地显示 但系统 记忆 了该单元格的全部内容 当选中该单元 格后 在编辑栏中会显示完整内容 练习题一 1 1 新建工作薄 成绩册 2 把工作表 sheet1 重命名为三 1 3 输入以下内容 4 另存到D盘 excel练习 文件夹下 5 熟悉excel工作界面 七 工作表的修饰 工作表格式化是指通过格式 设置或套用系统模板获得 所需格式的表格 行列的修饰 单元格的格式化 工作表的格式化 1 行和列的设置 调整单元格的行高和列宽 方法一 采用菜单命令 格式 菜单 行 命令 或 列 命令 方法二
10、 采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高 或列宽 行和列的设计 增 删 改增 删 改 1 单击某一行的行号选中该行或某一行的某个单元格 选择 菜单 插入 行 命令 添加一行或一列的方法 2 右击某一行的行号 从快捷菜单中选择 插入 选项 当然 在选中该行后 在该行任一单元格上右击 插入 也可 3 选中一行中任意单元格 在其上右击 从弹 出的快捷菜单中选择 插入 选项或选择 插入 行 命令 弹出 插入 对话框 选 整行 单选按钮 并单击 确定 整行 整列的删除 选中要删除的整行 或整列 编辑 菜单中的 删除 命令 或右键快捷菜单 删除 删除行 并不是真的删除这一行表格 而是删除了这一行内容 系统自动补
11、齐 删除行 列 数字选项卡 数值 设置小数位数 货币 设置货币样式 日期 日期的表示形式 百分比 0 2 20 科学计数法 0 145 1 45E 01 2 单元格的修饰 快捷键 快捷键 1 格式 单元格 设置对齐方式 默认情况下 Excel根据单元格中数据的类型 自动调整数 据的对齐方式 用户也可利用 单元格格式 的 对齐 选项卡进 行设置 文本对齐方式 水平 垂直 文本控制 合并单元格 文本方向 旋转度 设置字体 字体选项卡 字体 字形 字号 下划线 颜色 框线的设置 使用 格式 工具栏上的 边 框 各按钮 或执行 格式 单 元格 命令 可以为表格设置线 条和边框线 单击 格式 工具栏上
12、边框 按 钮右边的小箭头 屏幕出现 边框 各小图标 单元格底纹 满足条件的单元格显示特定的格式 2 格式 条件格式 例 将小于60分的用红色倾斜显示 大于90的绿色倾斜加粗 练习题二 1 将 成绩册 工作表加合适边框和底纹 2 把标题设置成黑体 18号 加粗居中 3 表头设置成 宋体加粗 14号 4 在第13行插入一行 内容自己填完 5 删除第9行内容 6 在 考号 前面插入一列 做成序号样式 为 001 002 7 班级 人数 下划线的添加 使用格式刷 首先选中要复制格式的单元格 然后单击工具栏上的 格式刷 按钮 最后在要复制到的单元 格上单击 3 格式的复制 选择性粘贴 复制后 单击鼠标右
13、键选择 选 择性粘贴 4 单元格的插入与修改 移动与复制 清除与删除 插入 选中要插入的单元格或区域 选择 插入 单元格 弹出 插入 对话框 在提供的四种选择中选择所需的一种 再单击 确定 按钮 若在原数据上略加修改且数据较长时 可通过双击单元格 来进行修改 此时状态栏显示为 编辑 也可单击要修改的单 元格 重新录入新数据 状态栏显示为 就绪 修改单元格内容 通过菜单方式完成复制和移动单元格内容与Word相同 通过鼠标拖动方式完成复制和移动单元格内容步骤如下 1 选定要被移动的单元格区域 将鼠标移到区域边框线上 鼠标指针将变成移动箭头形状 移动与复制单元格内容 2 按住鼠标左键拖动到需要移动数
14、据的目标位置 松开按 键即可完成数据的移动 如果鼠标移动时按住Ctrl键将完成数 据的复制操作 3 如果在鼠标移动时按住Shift键将以插入方式移动或复制 单元格内容 目标单元格原有内容相应右移或下移 思考有无快捷键 思考有无快捷键 清除 将单元格或区域的内容清除 使之成为空白区域 删除 将单元格或区域的整个内容 包括内容和单元格本身 去 掉 然后它的右邻 或下邻 单元格产生移动来顶替当前空间 明确明确 删除删除 和和 清除清除 是两个不同的概念 是两个不同的概念 删除与清除 数据的清除包括四个方面 数据的格式 批注 内容及全部 我 们可以只清除其中一个方面 如只清除数据的内容 这时格式仍 然
15、保留 例5 2 清除单元格B3 B4 B5的全部内容 操作步骤如下 选定区域B3 B5 选择 编辑 清除 全部 说明 在 清除 子菜单中 全部 清除所有信息 格式 只清除格式 内容和批注不变 内容 只清除内容 格式和批注不变 批注 只清除批注 在单元格的右上角有红色小三角的表示有批注 若只需要清除数据的内容 保留数据的格式 批注等 还可以用以下简单的 方法 方法一 选定B3 B5 按键 方法二 选定B3 B5 指针放在单元格区域内并用快捷菜单中的 清除内容 项 清除单元格 单元格还在 清除内容 格式 批注 删除单元格 单元格不存在 将选定的单元格从工作表中删除 右键快捷菜单 删除 或 编辑 菜
16、单 删除 Backspace键或Del键 5 插入批注 选择 插入 菜单的 批注 命令 就会出现一 个文本框 直接输入内容 即可 此时 在当前单元格 的右上角有一个红色三角 形 当鼠标经过它时 批 注会自动显示 批注就是单元格的说明 备注 1 页面 一 页面设置 十一 排版与打印 2 页边距 3 页眉和页脚 4 工作表 二 打印文档 打印的方法与Word基本相同 下面对打印对话框不 同点加以说明 选定区域 只打印工作表中选定的单元格区域 非相邻的选定区域打印在独立页上 此项优于在 页面设置 对 话框中设定的打 印区域 分页预览 指定 删除 视图分页预览拖动鼠标设置 视图常规 视图打印区域取消打印区域 选定工作表 打印所有当前选定工作表的所有区域 按选定的 页数打印 如果没有定义打印页数 则打印整个工作表 整个工作簿 打印当前工作簿中所有的工作表 也可直接单击 常用 打印 将根据先前在 页面设置 对话 框中指定的选项 直接打印当前活动工作表 打印预览与打印 选择 文件 菜单中的 打印预览 命令 或者单击 常用 工具 栏中的 打印预览 按钮进入打印预览方式 1 打印预览 下一页 上一页 按
