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1、商务投标注意事项 项目的组成 获取信息 确认信息 投 标 签定合同 采购设备 安装调试 系统验收 标书评审 标书评审机构 东软经营业务管理事业部 教育事业部 标书评审人员 张丽慧 经营业务管理部 职能 填写评审记录 标书归档 标书资料库 投标注意事项 1 明确投标目的 经济效益 开拓市场 2 了解招标内容 客户方背景 需求 投资额 决策人等 3 经过标书评审 购买标书 一 招标书的获得 1 无需购买获得招标书 2 需要购买获得招标书 金额在1万元以上的标书 由营销副 总经理审批同意 金额在5千元到1万元之间 由各纵向事业部总经理审批 5千元以下 由各分支机构负责人审批 标书评审 填写 客户需求
2、调查表 详细了解客户的背景和需求 分析项目的可行性 事业部根据分支机构提供的情况组织招标书 的评审 形成 招标书评审记录 客户情况 项目情况 平台情况 商务条款情况等10十项条款 满分140分 10 优秀 8 较好 6 一般 4 较差 2 很差 填写 商务条款检查表 项目类型 软件比例 付款条件 利润率 实施地域等8项 据实添入 自动生成分数 投标资料的准备 如果以东软名义投标 投标时应向经营业务管 理事业部申请准备投标资料和保函 则同时提 交 客户信息调查表 及 招标书评审记录 投标资料包括 最新的公司简介 公司的各种资质材料 各种 代理证明 厂家授权等 商务标的制作 商务标书原则上由销售人
3、员制作 商务标包括 开标一览表 各种资质文件 分项 报价表 规格偏离表 参加本项目的技术人员简历等 技术方案的制作 1 事业部自主制作的方案 通过销售人员申请 事业部领导批准 由事业部售前工程师 黄林 胡润德 赵柯 孟岩等进行方案设计 技术标书制作 事 业部组织对技术方案的评审 形成 技术方案评审记录 2 请求总部技术中心制作的方案 由分支机构或事业部提出 技术支持申请单 同时提交 客 户信息调查表 及 招标书评审记录 由技术中心组织相关人员进行技术方案编写 技术中心组织相关人员进行技术方案评审 形成 技术方案评审 记录 返给事业部 投标保证金 关于投标保证金 东软的规定是 1 金额在5万元以
4、下 由各分支机构负责人批准 2 金额在5万元到10万元之间 由纵向事业部总 经理批准 3 金额10万元以上由营销副总经理批准 4 对于特殊行业或项目可另行规定 5 当根据招标书购买金额与投标保证金确定的 审批范围不同时 适用从严原则 保函 保证金 1 投标保函金额在5万元以下的 履约保函金额在5万元以下的 总部财务部不予以办理 2 各子公司 办事处办理保函 保证金时必须按照保函 保证金的 申请格式 见附件 详细填写 并经营销副总经理和财务总监会签 同意后财务部门方予以办理 3 从保函的出具 保证金的支付到保函的到期归还 保证金的退回 经手人必须负全责 4 若保函金额在100万元以下 保函申请书
5、提交财务时间必须为扣 除休息日后的前3天 若保函金额在100万元以上 保函申请书提交 财务时间必须为扣除休息日后的前5天 极特殊情况 经领导批 准除外 5 对开出的保函及支付的保证金 财务管理部将减少行业 事业部 的内部银行存款 如内部银行存款余额不足 行业 事业部 需申请内部贷款 保函 6 开具保函的银行手续费由申请单位负担 费率为保函金额的 5 7 如到期未归还保函或保证金 计划财务部除有权停发经手人的 一个月工资外 如经手人离职 由经手人所在部门负责人负责 同时根据所拖延的日期按保函或保证金金额每日2 的利率计 息 直到保函 保证金收回为止 8 如保函丢失 不论何种理由 将对经办人按保函
6、金额的1 处 以罚款 但最高不超过3000元 9 境外保函 保证金除按上述相关规定执行外 从开具保函 支 付保证金之日起将按保函 保证金金额的3 年利率 补计行业 事业部 的利息支出 合同评审 合同 一定要经过评审 合同评审 评审部门 东软经营业务管理部 评审人员 李晓锐 教育事业部 评审人员 白海霞 需要总部评审的合同 1 需要签回总部的所有合同 2 签到子公司的200万元以上的硬件或集 成合同 3 签到子公司的所有软件开发合同 事业部自行评审的合同 签到子公司或事业部的 200万以下的集成和硬件合同 评审条款 关于文本的规定 1 一定要使用新的合同文本 2 软件开发合同和硬件 集成合同 一
7、定要 分开签 3 软件合同本公司留四份 4 合同评审时要提交齐全的合同文档 齐全的合同文档包括 合同草案 设备清单 技术方案 或标书 网 络拓扑图 技术协议 需求分析 调研报告等 培训协议等合同附件 合同中客户信息 包括客户名称 地址 联系人 联系方式等 应齐全 如有合同备忘 合同补充或其他与执行中不一致 说明可填写合同执行备忘在评审时一并提出 重要合同条款评审 1 利润率 销售人员与生产厂商 供货商事前谈判的折扣 让利等有关设备价格信息应在评审时提供 如没有提 供 以采购部提供成本价格为准 事业部规定 毛利 30 软件和防火墙等自有产品全 部算为利润 2 回款方式 付款条件的划分标 3 售后
8、服务 软件维护 软件产品版本升级的时间 费用等需严格按照公司规定 不能无限期及终身免 费 付款条件的划分标 其他条款 当一个项目分签不同合同 不同时间 及不同地域时 需要整体核算时 销 售人员在提交合同评审时可填写评审备 忘同时提交经营业务管理事业部评审 修改条款 针对各评审部门的意见 销售人员应澄清 和落实 如需修改 要求与客户洽谈修改合 同 如不能修改 需说明不能修改原因待领 导审批 评审通过的合同 由我公司先签字盖章 教育事业部合同执行流程 教育事业部合同种类 1以北辰名义签定的合同 2以沈阳东软股份名义签定的合同 合同执行 北辰签定的合同如需在总部下单 需以子公司 定单的方式 并将相关
9、合同文本 利润分析随 定单同时发给经营业务管理事业部审批 北辰签定的合同如需提前下单 需在子公司定 单上注明提前执行 并说明合同签定日期及回 款方式 并在合同签定后及时传回经营业务管 理事业部 如超过承诺时间1个月没有签定合 同 总部将停止下次的提前申请 定单在货物发货后由财务管理部与北辰结算 以沈阳东软股份名义签定的合同 必须经过评审合格后方能签定 如需总部负责 执行 由经营业务管理部负责下单采购 监控 如果由北辰负责合同执行 则总部与北辰之间 签定分包合同 明确双方分配方式 并将合同 中的全部权利义务转给北辰 如果回款到总部 总部按分包合同规定的金额 付款方式 返给北辰 如果款回到北辰 则
10、 北辰需将相应货款返给总部 提前执行审批 合同或定单的提前执行均需严格审批 1 提交提前执行申请时 需同时提交整个合 同草案及合同清单 进行合同整体的利润分析 2 需同时承诺合同预计签定时间及回款方式 并保证按时签定合同 将合同文本返回 如 超过承诺时间1个月 将停止下次提前采购资 格 3 审批权限与正式签定的合同相同 特殊事项 公司为事业部规定了一定的采购额度 教育事业部销售人员应积极控制回款 以及时还 清在总部采购的设备款项 并不至于于影响到其他项 目采购 销售人员需在提交合同评审或提前执行时 说 明是否有境外交货或用户办理免税情况 并提供境外交货所需的付款人信息 收货人信息等及外贸合 同 由于提交信息不全或没有事先声明所造成的交货延误以及经 济上损失 应分清责任 由责任人所在部门承担 END 祝大家愉快
