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1、 . 第二十章会务工作管理标准第一节会议前的准备工作一、安排会议议题会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由领导确定。秘书应做的工作是，根据领导的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，向领导提出建议，供领导决断。收集会议议题要注意提交会议讨论的问题是否集中，是否有必要提交会议。有些会议，如代表会议和代表大会的议题，要通过法定的程序来确定。二、确定会议步骤安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。1.议程议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。2.程序程序是对会议各项活动（如各种仪式、报告、发言、有特色的活动等）按先后次序作出的安排。隆重的会议，对程序的设计十分讲究，
2、要求甚严，并由领导审定。3.日程日程是对会议活动逐日作出的安排，是程序的具体化。议程、程序和日程，是会议进程的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，一旦确定，就不能随意更动。三、拟定与会人员范围或名单哪些人参加会议，须根据领导意图和会议的性质、任务、内容拟定。拟定办法大致有以下种：1.有固定成员的例会正副县长会、正副厂长会等，由于与会人员是固定的，只须根据议题的需要，另拟列席人员。2.担任一定职务的人参加的会议如省政府召开的厅局长会议、高校召开的系主任会议、公司召开的各部门经理会议等，其会议名称已确定了与会对象，只要按单位、按名单发通知就行。3.与会代表须通过选举或推举产生的会议如教书育人先进教师
3、代表会议、员工代表大会等，秘书人员要提出一个关于代表产生的范围、代表的名额分配、代表的条件的建议。4.由单位指派出席人的会议如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分发听讲证，有时还要提出听讲者的条件。5.对与会者有要求的会议各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，对与会者包括特邀代表有一定的要求。多少人出席，请谁参加，要全面考虑，因有时牵涉到政策性的问题。与会人员名单须报领导审定，人数从严控制，做到该参加者不漏，不该参加者不来。四、办理会议报批手续有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、
4、会议经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。五、签发会议通知签发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。六、准备会议文件和材料会议文件、材料指领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议
5、须知、日程表、编组名单等。讲话稿或工作报告有时由秘书人员起草。当秘书人员将其交给领导时，应提醒哪些问题是重点，哪些地方与会者可能提出质疑。文件和材料在认真核对后即打印好。印刷份数要留有余地，不能有多少代表就打印多少份，因个别代表可能丢了材料需要第二份，也可能临时增加了几位列席代表。另外，文件和材料分发时应注意：文件和材料不要堆在服务台由与会者自由取阅，那样会令人觉得欠缺诚意，而应装在资料袋里，在与会人员报到时分发；不要在会场上散发文件和材料，干扰会议；有保密性的文件、材料，要登记签收。七、选择和布置会场开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的
6、作用。而与会者的心理状态，直接影响到会议效果，因此，要重视会场的选择和布置。1.选择会场选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须：(1)大小适中棗太大显得松散，太小又显得小气。(2)地点适中尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。(3)附属设施齐全棗准备好照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等设备设施。2.布置会场会场选定后，接着是布置。不同的会议，要求有不同的会场气氛，如人民代表大会会场需隆重庄严，庆祝大会会场要喜庆热烈，纪念性会议会场要肃穆典雅，座谈会会场要和谐亲切。布置会场涉及主席台、会场形式（包括座位）、附属性设施（如上述）、装饰性设施（包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉
7、、字画等）等。大型会议的会场，大多设主席台，和与会人员成面对面形式。由于多在礼堂、会堂召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上下均可。如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。小型会议不用设主席台。会场形式依会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，还要符合美学原理和与会者的审美观，通常呈长方形、圆形、方形等。会场和桌椅的布置一般有如下四种类型：(1)圆桌式在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见，领导人和会议成员可以无拘束地自由交谈，适合于召开1520人左右的小型会议。(2)“口”字型如果出席会议的人较多，可把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。(3)匚字型、字型
8、摆成匚字型、字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕，就像研讨会使用黑板或幻灯那样，让与会者不必挪动席位就可以看到。(4)教室型召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议，或者是群众大会，因为人数众多，桌子都朝前方，就可布置成教室的样子。八、排列座次1.主席台座次主席台座次，以主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其他各排的排位可灵活掌握。座位上要摆置名片。座次须报领导审定。2.其他与会者座次其他与会者面对主席台，座次排列既要服从会议目的，又要体现平等精神。大抵有以下几
9、种办法：(1)按汉字笔划排列如召开全国性会议，可按各省（自治区、直辖市）名称的笔划多少排列座次区域，但不要把一个省的座位排得过宽，而要沿着一条适当的直线由前向后排列。(2)按地理位置排列如召开全省性会议，可按统一的市、县排列顺序安排各市、县与会人员的座次。(3)按行业系统排列如召开全市性的会议，可把同一个系统的单位，集中排列在一起。以上座次排列方案也要报领导审定。九、妥善安排后勤服务事宜后勤服务包括会议的物资、资金，与会人员的住宿、膳食以及交通、医疗等工作。如要制定住房分配方案，对不同级别的与会人员，要分配不同的住房；对年老和体弱的，要适当给予照顾。饭菜要可口、实惠，让与会者吃得满意。十、做好
10、新闻发布工作有些重要的、大型的会议，要做新闻发布工作。这项工作大多由公共关系部门负责，秘书人员只须把预先收到的发言者的情况（履历或自传的概要等）及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，秘书人员就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。十一、进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主，秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席
11、台服务人员的就位等。会前检查要求每个细节都不放过。就拿会议设备来说，“要保证做到随时提供放影机灯泡和电线的备用品。保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理”；“主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员”；“如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员来解决这些可能带来麻烦的小问题”。第二节会议期间的工作会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书的工作能力受到最严格的考验。这时秘书工作的中心任务是：掌握会议动态；协助领导指挥与控制；通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。一、搞好签到工作为准确了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好入场签到工作。这项
12、工作一般由会议登记处办理，有时也由秘书人员承担或负责监督。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。二、热情接待会议成员大中型会议，一般设专门接待员。他们要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场，会后及时向他们指示住房去处。小型会议大多由秘书人员担任接待，接待人员的态度如何，关系到会议给人的印象。如果会议由某单位召开，秘书应是热情主人的代表，自始至终彬彬有礼，服务周到，让与会者有宾至如归的感觉。三、传接电话开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不传呼。一般的电话，可记录下内容，待会议中间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话
13、才用纸条通知当事人接听。四、控制会议进程秘书人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数，并及时向会议领导报告。若会议依据某种错误的或片面的情况作出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况；当会议作出的决定与有关的政策或规定相抵触时，应主动介绍有关政策或规定，提请与会者注意。这样做的目的，是使会议不离题，不脱轨，顺利地进行。五、会议记录与会议简报的编写会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是秘书最重要的工作之一。记录的措词要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论。必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。会议简
14、报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论；会期只有三四天的会议，不用出简报。会议开始后，秘书有时还须宣读他（她）在上次会议做的记录，因为这次会议将做的决定，要依据上次会议所做的决定，与会人员需要回想一下上次会议的情形。秘书宣读时，须咬字清晰，音量足以使每个人听到，速度不要太快。六、调派车辆会议即将结束时，要赶紧调派车辆。会议代表一共需要多少车辆，哪些代表坐哪辆车，秘书人员都要了解清楚。这时，最忌讳只顾安排自己领导的车辆，忽略了来宾和其他代表的乘车。最好是让与会者在会议结束后，
15、一踏出大门就能看到自己坐的车。七、会议保密内部会议，一般都要做好保密工作，会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止为以后的工作带来麻烦。会议保密工作涉及范围很广。一般来说，内部会议的内容不能泄露、外传，涉及到经济、军事方面的数字和人事问题，更应如此。特别重要的会议，其召开的时间、地点、出席的人员等，都要严格保密。做好会议保密工作，应严格执行保密法规，严格执行保密纪律，制定一整套的保密措施。会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回；还应注意检查会场上扩录音设备及通讯线路，防止泄密；对与会人员，特别是现场服务人员应严格限制，加强保密纪律和保密观念教育；复印机、印刷机等印废的会议文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定专人销毁。八、通讯保障与会人员之间、会务各个部门之间、会议与外界通讯的畅通、保密、方便，是开好会议的基本条件。选择开会地点时，通讯条件如何是必须考虑的。特别重要的、绝密级的会议，可规定与会人员在一定时间内不与外界联系，但必须保证会议内部各部门、各单位、与会人员之间的通讯畅通。因此，会议使用的电话、电教、电传、数据通信、电子邮路等的安全保密
