《【精编】企业电子文件归档和电子档案管理建设规划教材》由会员分享，可在线阅读，更多相关《【精编】企业电子文件归档和电子档案管理建设规划教材（75页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、内蒙古电力（集团）有限责任公司企业电子文件归档和电子档案管理建设规划目录1企业概况42公司信息化建设情况43公司档案数字化建设情况54电子会计档案数字化建设情况65企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案65.1建设目标75.2建设内容75.3建设计划125.4保障措施17附件一 会计类电子文件元数据方案191范围232规范性引用文件233术语和定义243.1会计类电子文件243.2组合文件243.3文档243.4元数据243.5元素253.6简单型253.7容器型253.8复合型253.9捕获253.10实体254元数据元素、结构及描述方法264.1元数据元素及其结构264.2元数据的描
2、述方法295公共元数据元素描述305.1聚合层次305.2来源31档案馆名称32档案馆代码32全宗名称33立档单位名称345.3电子文件35文件类型35文件惟一标识符36存储路径375.4档号37全宗号39目录号39年度40保管期限41机构或问题41类别号42室编案卷号43馆编案卷号44室编件号45馆编件号45文档序号46页号476凭证元数据元素描述476.1凭证编号476.2制证日期486.3摘要496.4凭证分录49借方金额50贷方金额51科目52摘要526.5凭证惟一标识符536.6制证人546.7制证单位546.8类型556.9附单张数567账簿元数据元素描述567.1账簿惟一标识符5
3、67.2类型577.3建账日期587.4账簿编号587.5账簿名称598报表元数据元素描述608.1报表日期608.2报表类型608.3填报单位618.4报表惟一标识符629其他会计资料元数据元素描述629.1惟一标识符629.2其他会计资料名称639.3类型649.4生成日期649.5填报单位65附件二 会计类电子文件数据结构规范671凭证元数据结构规范682账簿元数据结构规范703报表元数据结构规范724其他会计资料元数据结构规范741 企业概况内蒙古电力（集团）有限责任公司是内蒙古自治区所属国有独资特大型电网企业，位列2015年中国企业500强第219位，自治区企业30强榜首。公司管理自
4、治区中西部8个市（盟）的电网建设及运营工作，供电面积72万平方公里，服务人口1,380万人。截至2015年底，公司资产总额789.3亿元；售电量完成1370.3亿千瓦时， 实现营业收入517.6亿元，利润总额8.45亿元。2 公司信息化建设情况“十二五”期间公司信息化建设和通信建设取得长足的发展。通过“十二五”阶段的信息化建设，公司信息化综合水平上升到了一个新的台阶，主要建成了公司ERP系统、一体化平台数据中心、协同办公系统、营销系统、生产管理信息系统、生产GIS系统、财务管控系统等，信息化应用基本覆盖了公司各项主营业务，贯穿到公司各个业务部门的核心业务流程。公司建成了覆盖各供电局、变电站的光
5、纤网络，通信网光缆达到22137.04公里；通信骨干网、业务网、支撑网完成规模建设，建成适用内蒙古电网的通信网络；ERP系统建设实现了公司人财物的一体化管控，提高了数据的一致性和准确性，实现公司流程、数据和资源的集约化管理；一体化平台数据中心的建设基本消除了信息孤岛，初步解决了跨区域跨系统的数据传输问题，实现了公司各业务系统的信息共享；协同办公系统建设实现了全公司行政办公、政务办公的大集中应用，实现了公司所有单位“业务规范统一、流程规范统一、应用界面统一、信息展示统一”、统一的机房管理、统一升级、集中维护、统一存储、统一备份与日常巡检、跨单位、跨领域业务协同；营销系统主要实现了营业收费、银行联
6、网、报表管理、通用查询、抄表管理、电量电费、营业帐务、电价监管、工作任务、业扩管理、配网管理、现场管理、线损管理、计量管理、检查管理、合同管理、95598、电量采集等功能；生产管理信息系统实现了公司输电、变电、配电的设备、运行和检修管理；生产GIS系统实现实现GIS平台公共应用、电网编辑、查询统计、电网专题图、三维浏览查询、移动应用、直升机巡检等基础应用功能，同时实现了全省超高压500千伏、呼供220千伏、110千伏输电、变电的可视化、智能化管理。将画面、卫星定位、数据集成、实时信息、高级分析等信息技术融入到生产业务中，实现了设备空间数据与属性信息拓扑连接及连通查询、分析，并以数字化、图形化方
7、式实现了电网资源数据的网架结构及拓扑关系的综合管理；财务管控系统实现了资金监控及支付，实时获取所属各单位财务信息，强化了公司财务信息集中管理要求，实现了各单位数据的集中管理，构建了横向集成、纵向管控、高度融合的财务管控系统应用，加强了财务管控力度，提升了公司财务管理工作的信息化管理水平；综合管理信息系统法律事务管理信息系统、业绩考核系统、同业对标系统、组织干部管理系统、供用电稽查管理信息系统等，实现了综合管理相关业务的系统建设。3 公司档案数字化建设情况内蒙古电力公司档案信息化工作以促进、完善我公司信息化和提升档案管理现代化为总目标，始终坚持技术与管理并重、坚持与集团公司信息化发展协调同步原则
8、。随着公司信息化工作的不断推进，由综合管理部提出的“建设智慧档案馆”的发展规划，已列入公司信息化建设“十三五”规划。近年公司进一步加强档案信息化基础设施建设，重点开展电子文件归档管理和档案基础数据建设工作，严格按照国家档案局数字档案室建设指南、电子文件管理暂行办法有关要求，把数字档案馆（室）建设纳入本单位信息化建设规划中。建立各门类档案纸质目录与机读目录，运用计算机和网络技术，通过办公自动化系统（OA），实现电子公文网上接收、整理、归档、保存和利用。利用现代化办公设施实现所有文件级目录利用计算机进行检索、查询，为档案利用者提供方便、快捷的服务，充分发挥档案工作的时效性、准确性和服务性。在“互联
9、网+ ”的环境下，进一步提升档案资源数字化建设水平，逐步实现档案信息化、现代化管理。2014年10月，公司对所属10家供电单位开展了档案数字化工作。截止2015年11月，10家供电单位档案数字化验收及挂接工作已全部完成。期间，共完成档案数字化 1025万页，整理扫描文书档案19,926盒，科技档案28,043盒，共计47,969盒；著录条目文书档案118,629条，科技档案302,107条，共计420,736条；共整理文书档案1,438,554页，科技文档2,660,301页，科技图档551,480张；共扫描文书档案1,039,757页，科技文档2,071,279条，科技图档501,348张；
10、共提交存储档案数字化实施数字成果的光盘851盒，移动硬盘25块；挂接至协同办公系统档案管理模块中的条目共计420,736条，其中既著录又扫描的条目共计359456条，只著录不扫描的条目共计61280条；上传PDF附件359,456个，共占用磁盘空间1,356GB,经过各单位抽查全部合格。系统档案电子文件基础数据库的建设已初步完成。2015年5月份，公司协同办公系统档案模块开始试运行，8月份正式上线。期间，档案馆不断优化档案模块，设置了科技档案模块、会计档案模块及实物档案模块，完成了48个功能的优化测试及运行工作。目前，公司总部及所属各单位已全面使用该系统进行归档工作。4 电子会计档案数字化建设
11、情况日常的会计和审计工作中对于会计档案的检索查询通常是针对原始凭证和纸质的帐表凭证进行的，由于这些资料都是实物形式，使用非常不便。随着信息化的逐步发展，通过财务软件进行会计工作，在积累了大量打印的纸质帐表凭证方式的会计档案的同时，也积累了大量的电子化的会计数据，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。为了实现各单位财务历史数据的集中存放、统一管理，内蒙电力公司于2013年财务管控系统一期建设中实施了电子会计档案模块，公司所属各单位的账套数据通过转换，统一存放在财务管控系统的电子会计档案模块内，实现了账务数据和报表数据档案化存储管理，其中账务数据管理实现了凭证查询、账页查询、科目汇总表查询、科
12、目辅助汇总表查询等功能，为日常会计和审计工作提供了有力的支持。5 企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案按照新版会计档案管理办法的要求，编制会计档案数据接口，实现公司档案管理系统通过会计档案数据接口与会计档案系统集成，实现对会计档案数据的归档、检索、查询、电子档案的元数据、背景信息的归档和自动采集。5.1 建设目标电子档案系统将全生命周期流程融入各应用环节，通过与电子会计档案衔接，以最新的会计档案管理办法作为指引，依托先进的电子影像技术，为会计档案的凭证、账簿等会计资料提供存放平台，方便财务系统等业务系统把待归档数据归档至档案管理系统中，加深财务向业务前端延伸力度，全面实现标准化数据、规
13、范化操作、无纸化办公、智能化分析等业财高度融合的新型财务管理模式，实现会计数据的安全存储、庞杂数据的有效管理、不同数据源的统一存放。切实发挥好“财务服务提供者”的管理定位，强化全局业财融合、财务决策支持、风险防范及共享服务能力，提升全局经济效益与效率。5.2 建设内容电子会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，内蒙电力通过财务管控系统的电子会计档案模块建设，加强了电子会计档案管理，以最新的会计档案管理办法作为指引，依托先进的电子影像技术，为会计档案的凭证、账簿等会计资料提供存放平台。为确保会计电子文件的真实、完整、可靠、可用的保存，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、
14、交换和利用，采用元数据管理方式进行数据规范管理，元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。随着会计电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用会计电子文件元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息。按照内蒙电力会计电子文件管理现状，结合目前我国电子文件管理实际，参考ISO 23081，内蒙电力会计类电子文件元数据主要制定凭证、账簿、报表、其他会计资料等几类元数据规范，同时制定会计档案归档接口规范。从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域，每个领域公有的元数据统称为公共元数据，包括档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、文件类型、文件唯一标识符、存储路径、全宗号、目录号、年度、保管期限、机构或问题、类别号、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号共计19个公共元数据，凭证、账簿、报表、其他会计资料分别有各自的实体元数据，具体如下： 7 / 76n 财务实体公共元数据表1 财务实体公共元数据编号元数据编号元数据M1-1聚合层次M1-2来源M1-2-1档案馆名称M1-2-2档案馆代码M1-2-3全宗名称M1-2-4立档单位名称M1-3电子文件M1-3-1文件类型M1-3-2文件唯一标识符M1-3-3存储路径M1-4档号M1-4-1全宗号
