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1、 企业文件材料归档范围与档案 保管期限规定 解读 10号令出台的背景 档案在企业发展过程中发挥了重要作用 规范企业档案管理已成为国际通行法规行为 国家对企业建档提出新的 明确的要求 原有的规定要适应企业发展需改进完善 10号令内容的新意 第一部专门规范企业文件材料归档范围和档 案保管期限的行政规章 第一次在行政规章中明确了各级档案行政管 理部门对企业 以及企业对所属单位编制文 件材料归档范围和档案保管期限表的审查责 任 第一次在企业档案工作的行政规章中 对无 纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出 要求 10号令正文第一条明确了指导思想 第一条 为便于企业正确界定文件材料 归档范围 准确划分档
2、案保管期限 促 进企业依法经营和规范管理 根据 中 华人民共和国档案法 中华人民共 和国档案法实施办法 制定本规定 是10号令的制定目的和法律依据 10号令制定遵循的原则 法规一致 科学发展 以人为本 合规管理 社会责任 与时俱进 明确责任 10号令正文条款的解读 第二条 本规定所指的企业文件材料是 指企业在研发 生产 服务 经营和管 理等活动过程中形成的各种门类和载体 的记录 对企业文件材料的定义 10号令正文条款的解读 第二条 本规定所指的企业文件材料是 指企业在研发 生产 服务 经营和管 理等活动过程中形成的各种门类和载体 的记录 对企业文件材料的定义 10号令与以往规定相比 创新和特色
3、 非常清楚说明该归档和不用归档文件的范围 第4 条和第5条 清楚界定管理类永久和定期保管档案的划分原则 第七条和第八条 将保管期限三分法改为标时制 所有类型档案要求 采用标时制 档案管理一致性 对国有企业文件归档范围和保管期限表设置了审查 机制 10号令正文条款的解读 第三条 各级档案行政管理部门依照企业 资产关系分别负责对企业文件材料归档 范围和档案保管期限表编制工作进行业 务指导和监督 对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求 10号令正文条款的解读 第四条 企业文件材料归档范围是 是重点内容之一 一 反映本企业在研发 生产 服务 经营 管理等各项活 动和基本历史面貌的 对本
4、企业各项活动 国家建设 社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料 二 本企业在各项活动中形成的对维护国家 企业和职工权 益具有凭证价值的文件材料 三 本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料 社会 中介机构出具的与本企业有关的文件材料 所属和控股企业 报送的重要文件材料 四 其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料 10号令正文条款的解读 第五条 企业下列文件材料可不归档 一 有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的 文件材料 任免 奖惩非本企业工作人员的文件材料 供工作 参考的抄件等 二 本企业文件材料中的重份文件 无查考利
5、用价值的事务性 临时性文件 未经会议讨论 未经领导审阅和签发的文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信 封 不需办理的一般性来信 来电记录 企业内部互相抄送的 文件材料 本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关 的文件材料 有关工作参考的文件材料 三 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件 材料 四 所属和控股企业报送的供参阅的简报 情况反映 其他社 会组织抄送不需本企业办理的文件材料 五 其他不需归档的文件材料 10号令正文条款的解读 第六条 凡属企业归档范围的文件材料 必 须按有关规定向本企业档案部门移交 实行 集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒 绝
6、归档 明确了单位各部门 项目参建单位及有关人 员职责范围内文件材料移交归档的责任 10号令正文条款的解读 第七条 企业档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 第一次在企业档案管理规章中对保管期 限的设置采用了标时法 10号令正文条款的解读 第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括 一 本企业设立 合并 分立 改制 上市 解散 破产或其他变动过程中形成的文件材料 本企业董事 会 监事会 股东会的构成 变更 召开会议 履行 职责和维护权益的文件材料 二 本企业资产和产权登记 变动评估与证明文件材 料 资产和产权转让 买卖 抵押 租赁 许可 变 更 保护等凭证性文件材料 对外投
7、资文件材料 本 企业资本金核算 确认 划转 变更等文件材料 企 业融资文件材料 三 本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位 的请示 报告 报表及其复函 批复 有关机关和上 级单位制发的需本企业办理的重要文件材料 行业协 会 中介机构等对本企业做出的重要决定 出具的审 计 公证 裁定等重要文件材料 本企业与其他组织 和个人形成的重要合同 协议及补充协议等文件材料 10号令正文条款的解读 四 本企业发展规划 战略决策 重大改革 年度计 划和总结文件材料 内部管理制度 规定 办法等文 件材料 五 本企业机构演变 人力资源管理的重要文件材料 本企业涉及职工权益的其他重要文件材料 企业文 化建设文件
8、材料 六 本企业经营管理工作的重要文件材料 七 本企业生产技术管理工作的重要文件材料 八 本企业行政管理工作的重要文件材料 九 本企业党群工作的重要文件材料 十 新闻媒体对本企业重要活动 重大事件 典型人 物的宣传报道 10号令正文条款的解读 十一 有关机关和上级主管单位领导 社会知名人士 等重要来宾到本企业检查 视察 调研 参观时的讲 话 题词 批示 录音 录像 照片及企业工作汇报 等重要文件材料 本企业参与国家和社会重大活动的 重要文件材料 本企业职工参加省级以上党 团 工 会 人大 政协等代表大会形成的重要文件材料 十二 本企业直属单位 所属 控股 参股 境外企 业和机构报送的关于重要问
9、题的报告 请示和批复等 文件材料 是10号令的重点内容 界定出了永久保存的管 理类档案范围的基本框架 10号令正文条款的解读 第九条 定期保管的企业管理类档案主要包括 一 本企业资本金管理 资产管理的一般性文 件材料 本企业涉及职工权益的一般性文件材 料 二 本企业部门工作或专项工作规划 半年 季 度 月份计划与总结等文件材料 三 本企业召开会议 举办活动的一般性文件 材料 发布的一般性公告 四 本企业经营管理工作的一般性文件材料 五 本企业生产技术管理工作的一般性文件材 料 10号令正文条款的解读 六 本企业行政管理工作的一般性文件材料 七 本企业党群工作的一般性文件材料 八 本企业关于一般
10、性问题向有关机关和上级 主管单位的请示 报告 报表及有关机关和上 级主管单位复函 批复 有关机关和上级主管 单位 行业协会制发的需本企业贯彻执行的一 般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件 本企业与其他单位和个人形成的一般性合同 协议文件材料 10号令正文条款的解读 九 直属单位 所属和控股企业一般性问题的 请示 报告 来函与本企业的批复 复函等文 件材料 十 本企业参与国家和社会活动的一般性文件 材料 本企业职工参加省以上党 团 工会 人大 政协等代表大会形成的一般性文件材料 本企业接待重要来宾的工作计划 方案等一 般性文件材料 是10号令的重点内容 界定出了定期保存的管 理类档案范围的基
11、本框架 10号令正文条款的解读 第十条 企业经营管理 生产技术管理 行政 管理 党群工作等管理类档案保管期限见附件 第十一条 本规定的管理类档案保管期限为最 低期限 各企业在具体划分时可选择高于本规 定的期限 10号令正文条款的解读 第十二条 企业产品生产和服务业务 科 研开发 基本建设 设备仪器 会计 干部与职工人事等文件材料的归档范围 和档案保管期限 按国家有关规定 标 准 结合企业实际执行 10号令正文条款的解读 企业档案工作规范 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 归范 科学技术研究档案管理暂行规定 科学技术研究课题档案管理规范 人身保险业务档案管理规范 会计档案管理规定 企业职工
12、档案管理工作规定 目前都可以作为编制的依据 10号令正文条款的解读 第十三条 企业应归档纸质文件材料中 有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的 应与文件正本 定稿一并归档 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限 企 业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档 10号令正文条款的解读 第十四条 多个企业联合召开的会议 联 合研制的产品 联合建设或研究的项目 联合行文所形成的文件材料 原件由 主办企业归档 其他企业将相应的复制 件或其他形式的副本归档 10号令正文条款的解读 第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相 关规定 结合本企业生产组
13、织方式 产品和服 务特点 编制本企业的文件材料归档范围和档 案保管期限表 企业应按资产归属关系 指导 所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期 限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范 围和档案保管期限表 10号令正文条款的解读 第十六条 中央管理的企业 包括国务院 国有资产监督管理委员会监管中央企业 金融企业 中央所属文化企业等 总 部的文件材料归档范围和管理类档案保 管期限表 报国家档案局审查同意后执 行 地方国有企业总部编制的文件材料归档范 围和管理类档案保管期限表 报同级档 案行政管理部门审查同意后执行 10号令正文条款的解读 第十七条 企业资本结构或主营业务发生 较大变化时 应及时修
14、订和完善文件材 料归档范围和档案保管期限表 10号令正文条款的解读 第十八条 企业在编制文件材料归档范围和档 案保管期限表时 应全面分析和鉴别本企业形 成文件材料的现实作用和历史价值 统筹考虑 纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求 准确界定文件材料的归档范围和划分档案保 管期限 全面统筹考虑 不能顾此失彼 10号令正文条款的解读 第十九条 本规定适用于在中华人民共和 国境内注册设立的企业 在境外经营的 企业 由企业总部参照本规定提出实施 要求 科技事业单位可参照执行 10号令正文条款的解读 第二十条 本规定由国家档案局负责解释 第二十一条 本规定自2013年2月1日起 实行 10号令附件内
15、容上的创新与特色 细化和突出股东大会 董事 监事会等 企业治理过程形成文件材料的管理 10号令附件内容上的创新与特色 企业档案工作规范 附件 10号令附件内容上的创新与特色 把资本经营分为融资和资产管理 10号令附件内容上的创新与特色 把资本经营分为融资和资产管理 10号令附件内容上的创新与特色 把资本经营分为融资和资产管理 10号令附件内容上的创新与特色 突出企业经营变化趋势 资本经营 证券业务文件归档 10号令附件内容上的创新与特色 突出企业经营变化趋势 资本经营 证券业务文件归档 10号令附件内容上的创新与特色 突出了审计 风险控制 社会责任等文件材料的归档 10号令附件内容上的创新与特
16、色 产品销售 改为 市场营销 10号令附件内容上的创新与特色 企业档案工作规范 为 产品销售 10号令附件内容上的创新与特色 增加 企业管理 和 项目管理 管理类文件 10号令附件内容上的创新与特色 对信息化工作单列条目 10号令附件内容上的创新与特色 将职工培训文件放入人力资源管理文件 10号令附件内容上的创新与特色 突出了 外事工作 方面文件的管理 10号令附件内容上的创新与特色 在 党务工作 中增加了 三重一大 文件归档内容 10号令附件内容上的创新与特色 对无批复的请示 确定为两保管期限 10号令附件内容上的创新与特色 将产品生产技术管理性文件在生产组织管理中体现 10号令附件内容上的创新与特色 将项目建设 设备仪器管理形成的文件材料纳入 企业管理类档案保管期限表的解读 1 保管期限表的体例 以机构为主线 以机构为主线的表头结构 1 保管期限表的体例 以职能为主线 以职能为主线的表头结构 2 归档范围的排列 以机构为主线排列 按职能部门以下的机构顺 序 并细化到具体文件 具有更强的可操作性 一般包括如下内容 本机构制订的业务工作的规章 制度 本机构工作的中长期规划 计划 总结
