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1、河河 北北 水水 务务 集集 团团 工工 程程 档档 案案 管管 理理 培培 训训 河 北 水 务 集 团 工 程 档 案 河北水务集团工程档案 指河北水务集团作为项目法人的工程 项目 在立项 规划 勘察设计 招 投 标 施工 监理 验收 试运行等 阶段以及工程建设管理 科研过程中形 成的 具有归档保存价值的文字 图表 声像 电子 实物等不同形式 载体 科技文件材料 工 程 档 案 工程档案三个特点 一是专业性 是工程建设活动的真实记录 包括 了工程勘察 设计 地质 水文 测绘 地震 建筑施工 设备制造及安装 安全监测 水土保 持 环境保护 自动化 科研等专业内容 二是成套性 围绕一个工程项目
2、 规律的形成了 一系列相关文件材料 记载和反映了这一工程项 目建设活动全过程和成果 构成了一个工程建设 项目完整的整体 三是现实性 具有较强的现实实用性 案卷 档号 文件归档 案卷目录 卷内目录 案卷是指由互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位 组卷原则是遵循工程文件材料的形成规律 保持案卷内文件材料的 有机联系和案卷的成套性 系统 便于档案保管和利用 档号是指以字符形式赋予档案实体的用于固定和反应档案排列顺 序的一组代码 工程文件归档是指工程项目的设计 施工 监理单位在项目 完成时向建设管理单位移交经组卷整理的全部相应文件材料 案卷目录登录案卷题名 档号 保管期限及其他特征 并按案 卷
3、号次序排列的档案目录 卷内目录登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的 表格 排列在卷内文件之前 2012年1月河北水务集团印发 河北 水务集团工程档案管理暂行办法 冀水 务 2012 1号文 2013年9月进行修 改 补充 完善以冀水务 2013 289号 文 关于做好南水北调配套工程档案管理 工作的通知 印发执行 一 总则 二 管理体制 三 档案管理 四 文件材料的整理与归档 五 档案验收 六 档案移交 河北水务集团工程档案管理暂行办法 工程档案类别及保管期限 工程建设前期与建设管理文件材料 施工文件材料 监理文件材料 机电设备 材料文件材料 安全监测文件材料 财务与资产管理文件 科
4、研项目文件材料 试运行文件 完工 竣工 验收文件 运行文件 1 规划报告及审批 建议文件 2 可行性研究报告 附件 附图 报批及审批 建议文件 3 初步设计报告 附件 附图 报批及审批 建 议文件 4 工程地质 水文 勘察 测量 气象 地震 水质 泥沙等材料 5 各阶段的环境影响 水土保持 水资源评价等 专项报告及审批文件 6 各阶段的评估 鉴定 实验等专题报告 7 技术设计文件 8 招标设计文件 9 施工图设计文件 一 工程建设前期与建设管理文件材料 10 企业 项目 法人委托授权文件 11 招标文件 招标修改文件 招标补遗及答疑文件 12 投标文件 13 招投标工作报告 含中标通知书 14
5、 合同谈判记录 纪要及变更文件 合同 协议 15 征地文件 包括临时占地及各类合同协议 16 工程建设管理有关规章制度 办法 标准 17 有关投资 进度 质量 安全 合同等控制文件材 料 18 开工报告及审批文件 转发文件不存档 19 工程建设计划 实施计划和调整计划材料 20 重要协调会 专业 专题 会会议纪要 会议记录 及相关材料 21 重大设计变更及审批文件 22 有关质量 安全生产事故处理文件材料 23 工程质量检查 稽查及整改文件材料 24 重大事件 事故 包括声像 材料 25 监理费支付文件 26 索赔与反索赔文件 27 工程建设不同阶段产生的有关工程启用 移交各种文件材料 工 程
6、实体移交文件 申请移交通知 现场移交证书 移交登 记表 28 财务 器材管理文件 财务计划 统计 预决算 审计等 29 出国考察报告及国外技术人员提供的有关文件材料 30 建设管理单位在工程建设管理方面与其他单位 函外商 的重 要来往函件 31 工程建设管理声像材料 32 临时通水阶段技术性初步验收资料和运行管理文件 33 档案项目法人验收文件 34 档案编制说明 1 合同项目开工申请及开工令或开工通知 2 施工组织机构 施工测量控制网 机械 试验设备进场 材料 进场等申报及审批文件 3 工程项目划分申报及审批文件 4 单位 分部工程开工申请及开工令或开工通知 5 施工工艺 技术要求 交底 作
7、业指导书 6 施工计划 安全措施 施工组织设计报批及审核文件 7 建筑原材料出厂证明 质量鉴定 复验单及试验报告 8 设计 变更 通知 工程更改洽谈单 变更申请及批复 变更 项目价格申报及审查意见 签认单等 9 施工定位 水准 导线 基准 控制点等 测量 复核记录 放样记录及相关材料 二 施工文件材料 10 地质勘探和土 岩 试验报告 11 基础处理 基础工程施工 桩基工程 地基验槽记录等 12 隐蔽工程验收记录 13 记载工程或设备变化状态 测试 沉降 位移 变形等 的各 种监测记录 14 各类设备 电器 仪表的施工安装记录 质量检查 检验 评 定材料 15 工程设备与设施强度 密闭性试验记
8、录 报告 16 网络 管线等设备 设施的试运行 调试 测试 试验记录与 报告 17 管线标高 位置 坡度测量记录 管线清洗 试压 通水 通 气 消毒等记录 报告材料 18 绝缘 接地电阻等性能测试 校对记录 19 材料 设备明细表及检验 交接记录 20 电器装置操作 联动实验记录 21 设备及管线施工 制造 中间交工等验收记录及相关材料 施 工 文 件 材 料 22 工程质量 安全 环境目标检查自评材料 23 报告单 联系单 24 施工进度 延长工期 索赔报审材料 25 保险索赔 理赔文件材料 26 施工日志 27 施工技术总结 28 施工预 决算材料 29 事故及缺陷处理报告等相关材料 30
9、 各阶段 单元 分部 单位 合同 工程质量评定 验收报 告 结论及相关文件材料 31 竣工图 含工程基础地质描图等 竣工图编制说明 32 反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料 33 档案编制情况说明 施 工 文 件 材 料 1 监理大纲 规划 细则 方案 及批复文件 2 设计交底 技术要求 图纸会审材料 图纸签发单 3 工程材料监理检查 实验记录 报告 4 监理通知 监理会议纪要 协调会审纪要 监理工程师指 令 指示 来往信函 5 监理日志 日记 巡视记录 周 月 季 年 报表 备 忘录 混凝土浇注及其他 旁站 记录 6 各项控制 测量成果及复合文件 7 质量检测 抽查记录 8
10、 施工质量检查分析评估 工程质量事故 质量缺陷 施工 安全事故等报告 9 工程进度计划实施的分析 统计文件 10 支付审批 索赔处理文件 工程价款估算支付文件 三 监 理 文 件 材 料 11 设备采购调查 考察报告 12 设备制造的检验计划和要求 检验记录及试验文件 13 设备支付证书和设备制造结算审核文件 14 有关设备质量事故处理及索赔文件 15 设备采购 监造文件 16 监理工程师通知单 监理工作联系单 17 声像材料及其他有关的重要来往文件 18 档案编制说明 19 项目划分文件 监 理 文 件 材 料 1 设备 材料投资计划 完成报表 2 采购工作中有关询价 报价 招投标 考察方面
11、的 材料 3 与国内 国外签订的设备 器材 物资的订货合 同 备忘录 谈判记录 4 设备 材料的报关 商检 海关 商业发票等材 料 5 设备 材料开箱检验记录及索赔材料 6 设备测试 验收记录 7 设备安装调试记录 测定数据 性能鉴定材料 8 与设备 材料相关的其他文件材料 注 此类只限于机电设备 材料单独招标的项目 四 机电设备 材料文件材料 五 安全监测文件材料 1 监测仪器厂家提供材料 2 内部监测仪器现场率定材料 3 外部监测仪器检定材料 4 施工计划 施工组织设计报批及审核材料 5 设计通知 设计变更 技术要求材料 6 仪器埋设 外部设施安装考证 工序质量评定材料 7 内观仪器及外观
12、设施观测材料 8 安全监测工作月报 分析报告及说明材料 9 与工程相关的其他材料 注 此类只限于安全监测单独招标的项目 1 财务投资计划 执行 统计文件 2 工程概算 预算 决算 审计 稽查文件 3 标底 合同价等说明材料 4 主要器材 消耗材料清单及使用情况 5 交付使用的固定资产 流动资产 无形资产 递 延资产材料 6 与财务相关的其他材料 六 财务与资产管理文件 1 项目立项 审查及批准文件 2 协议书 委托书 合同 3 研究方案 计划 调查研究报告 4 实验记录 图表 照片 5 实验分析 计算 数据整理 6 实验装置及特殊设备图纸 工艺技术规范说明 书 7 实验装置操作规程 安全措施
13、事故分析 8 阶段报告 研究报告 技术鉴定 9 成果申报 鉴定 审批及推广应用材料 10 考察报告 11 科研项目管理来往文件材料 七 科研项目文件材料 八 试运行文件 1 试运行准备计划 方案及审批文件 2 设备试车 验收 运转 维护记录 3 技术培训 安全操作 事故分析材料 4 试运行记录 5 试运行期工程检查 维修及报批材料 6 试运行管理及相关文件材料 九 运行文件 先期完工或竣工的工程运行管理工作系列文件 材料 1 工程验收申请报告及批复 2 工程建设管理工作报告 3 工程设计总结 设计工作报告 4 工程施工总结 施工管理工作报告 5 工程监理工作报告 6 工程试运行管理工作报告 7
14、 工程质量监督工作报告 含工程质量检测报告 8 工程建设声像材料 9 工程审计文件材料 工程决算或概算执行情况报告 10 环境保护 水土保持 文物 消防 人防 档案等专项验 收意见 11 工程完工验收鉴定书及验收委员签字表 12 完工验收会议重要文件材料及记载验收会议主要情况的声 像材料 13 项目评优报奖申报材料 批准文件及获奖证书 14 与完工验收相关的其他重要文件材料 十 完工 竣工 验收文件 工 程 档 案 形 成 阶 段 l 分部工程验收 单位工程验收阶段 是工程档 案的形成阶段 把建设过程中的文字材料真实 完整的保留下来是这个时期工作的重点 此阶 段属于工程文件材料的收集阶段 在验
15、收工作 中 要做好工程文件材料的检查工作 工 程 档 案 整 理 要 求 l 一 立卷 1 分类 2 组卷 3 案卷和卷内文件 1 卷内文件排列 2 卷内文件编页号 3 卷内文件目录 4 卷内备考表 5 卷皮内容 4 案卷目录 5 装订 6 图纸 7 声像资料 8 电子文档 二 移交 卷内文件目录录 顺顺 序 号 责责 任 者 题题 名 日 期 页页 号 备备 注 第 页页 共 页页 注 一式二份 日期8位数 如 2010 12 04 题题名责责任者 文件 形成 时时 间间 页页 数 项项 目 号 二 级级 项项 目 号 保 管 期 限 归归 档 年 度 三 级级 项项 目 号 案 卷 号 顺
16、顺 序 号 页页 号 归归 档 日 期 卷 内 目 录 注 上交excel表格电子文档 数据库录入 填表格时 表格内容一行添不下 不得换行 勿随意合并或删除表格的行或列 案 卷 目 录录 案 卷 号 题题 名 年 度 页页 数 保管 期限 备备 注 2008 第 页页 共 页页 注 一式三份 交接 检索 项项 目 号 二 级级 项项 目 号 三 级级 项项 目 号 归归 档 年 度 题题 名 总总 页页 数 总总 件 数 归归 档 日 期 编编制 单单位 编编 制 时时 间间 保 管 期 限 案 卷 号 负责组负责组 卷 单单位 案卷目录 注 上交excel表格电子文档 数据库录入 填表格时 表格内容一行添不下 不得换行 勿随意合并或删除表格的行或列 说说明 说明卷内文件总数 总页数 文件的缺损 修改 补 充移出 销毁情况 与其他案卷联系及需要说明的情 况的其他情况 立卷人 年 月 日 检查检查 人 年 月 日 卷 内 备 考 表 档号 宋体 小二号 案 卷 题题 名 宋体 28号 立卷单单位 宋体 小二号 起止日期 宋体 小二号 保管限期 宋体 小二号 永久 密 级级 宋体 小二号
