办公自动化 中文Excel 2010电子表格处理软件

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1、计算机应用基础 上一页下一页 第4章 中文Excel 2010电子表格处理软件 上一页下一页 4 1 EXCEL 2010概述 Excel 2010是Office 2010的一个组件 是一个性能优越 的电子表格软件 以表格和图表的形式组织和管理数据 而且方便数据的查找 Excel 广泛应用于财务 统计 数据分析领域 为日常数据处理带来很大的方便 本 章主要通过任务驱动 的方式来介绍Excel 2010的基本概念 基本操作 图表操作 数据管理等功能 4 1 EXCEL 2010概述 Excel 2010的启动与退出操作同Word 2010类似 第 一次启动Excel 2010后 系统自动建立一个

2、名为Book1的 空工作簿 供用户添加内容 工作界面如下图所示 Excel 2010窗口由快速访问工具栏 选项卡 功能区 标题栏 单元格名称栏 状态栏 编辑栏 列号 行 号 滚动条 视图按纽 缩放控件和工作表窗口等组成 4 1 EXCEL 2010概述 上一页下一页 4 2成绩绩表的设计设计 与制作 如下图所示是下面各项任务所要处理的学生成绩表 我们将对学生 成绩表从建立到数据输入 格式设置 工作表的编辑 页面设置 打 印 成绩表的统计 与分析 函数应用 数据清单的建立 数据排序 数 据筛选 分类汇总 图表制作等进行分别处 理 4 2 1 任务一 工作簿的建立 工作簿就是一个Excel文件 当

3、启动Excel后 Excel将自动 创建一个新的工作簿文件 简称工作簿 例如book1 xlsx 注意 扩展名是 xlsx 一个工作簿由一个或多个工作表组成 系统一 般默认为三个工作表 一个工作簿最多可包括255个工作表 工作表是工作簿中编辑二维表格的场所 每个工作表的列 标题 列号 用字母A 表示 共256列 行标题 行号 用 数字1 65536表示 为了区分不同的工作表 每个工作表都有一 个名称显示在工作表标签上 如sheet1 sheet2 sheet3 既为工作表名 用户可以根据表格内容更改工作表表名 每打 开一个Excel就打开了一个工作簿 工作簿如同一个本子 而工 作表如同本子里的

4、一张张页 面 4 2 1 任务一 工作簿的建立 单击 桌面 上Excel图标或点击 开始 菜单 程序 Microsoft Office Microsoft Excel 2010 打开Excel窗口 也可以单击 文件 新建 打 开如下图所示的对话框 可选择所需要的模板创建一个新的工作簿 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 1 单元格 单元格是Excel工作表中的矩形框 是工作表的基本元素 单元格中可以 存放文字 数字和公式等信息 当前单元格是选中的单元格 单元格是深色 的其它单元格颜色是浅色的 2 单元格区域 单元格区域是工作表中的矩形区域 进行数据处理时 常用到多个单元 格中的数据 单元格

5、引用 一组连 接在一起的单元格组成一个矩形区域 称为单 元格区域 标示方法 左上角单元格标示 右下角单元格标示 例如 选中区域A1 C3 表示由A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 单元格组成的矩形区域 A1 C3 中的冒号必须是半角英文符号 3 数据类型 Excel中常用的数据类型包括数字 文本 日期 时间 等常量数据 以及 公式 批注 超链接等类型 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 1 输输入文本 文本数据主要包括数字 文本及符号等内容 一个单元格最 多可以输入255个字符 默认情况下 文本在单元格中是左对 齐 数字是右对齐 1 直接输入文本 2 在一个单元格中输入多

6、行文本 3 在多个或不连续 的单元格 输入数据 4 输入文本形式的数字 5 单元格复制 剪切 粘贴 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 2 输输入时间时间 和日期 Excel能够识别 常用的时间 和日期格式 如果输入日期 输入 格式可以是 年 月 日 年 月 日 等格式 如果输入时间 输入格 式可以是 时 分 秒 时 分 等格式 Excel能识别 出一个有效 的日期和时间 格式 在单元格内以右对齐显 示 如果不能识别 则输 入的内容被视为 文本 以左对齐 方式显示 用户可以自己设 置日期和时间 的格式 单击 开始 数字 功能区右下角的按钮 弹出 设置单元格格式 窗口 选择 数字 选项 卡中

7、的 日期 和 时 间 选项 卡进行设置 如果在单元格中输入当天的系统日期可以按 Ctrl 组合键 输入当前的系统时间 按 Ctrl Shift 组合 键 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 3 输输入公式 在单元格中输入公式 必须以 开头 先选择 公式计算 后结果所在的单元格 然后直接输入 再输入表达式 如下图所示 然后回车或点击编辑栏 的 就可以把 结果输入到I3单元格 如果公式编辑错误 可以点击编辑 栏中的 重新输入 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 在单元格内输入 在Excel中可以有 参照 的功能 如在下图中 Sheet2工作表的B3单元格中有 恭喜你 三个字 要求把这三个字

8、用公式 的方法放到Sheet1工作表中的B5单元格中 注意不是要复制 而是要求 用公式 方法是在Sheet1的B5单元格中输入 然后选择 Sheet2工作 表的B3单元格 此时B3单元格四周是闪烁 的虚线 再回车 就可以把 Sheet2中B3单元格中的内容放到Sheet1工作表中的B5单元格中 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 参照 功能的另一个用处 如在 学生成绩表 工作簿中已经有 成绩 表 工作表 现在在Sheet2中制作一个 选修课成绩表 当然学号 姓名 等基本信息和 成绩表 中一样 那么在 选修课成绩表 工作表中的基本 数据可以采用复制的方法 现在我们用参照的方法也可以 先在 选

9、修 课成绩表 中选择 姓名 列的B3输入 然后回到 成绩表 中选择 B3 回车后就把 成绩表 中B3单元格的内容 马援 参照到 选修课成绩表 中B3单元格了 最后点填充柄填充即可 其它数据参照一样 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 4 输输入函数 可以使用函数对单 元格数据进行计算 如SUM求和 先把 光标放在计算结果要放的单元格 然后按公式编辑栏 中的 按钮 进入插入函数对话 框 进行操作 如果要计算的单元格 区域正确 选择 确定 按钮就可以把结果计算出来 如果选择的 单元格区域不正确 可以在参数Mumber1中重新输入正确的区 域或按 按钮回到工作表中选择单元格区域 再回车回到函 数

10、窗口确定就可以了 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 5 输输入序列数据 如果在单元格中输入的是序列数据 如 星期一 星期二 或2 4 6 8 等有规律的数据 可以使用Excel的自动填充数 据的功能 填充的内容可以是Excel提供的自定义序列 也可以是 数字 文本 文本与数字的混合形式 公式 函数 更可以是根 据需要自己定义的序列 如我们在输入 成绩表 时 姓名 列一般是不变的 那么就可以 把学生的姓名作成一个自定义序列 以后只要输入其中一个学生 的姓名就可以利用填充的方法把其他学生的姓名填充出来 自定义序列的步骤如下 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 4 2 2 任务二 在工作表

11、中输入数据 6 数据的有效性 使用数据有效性可以控制用户输入到单元格的数据或值的 类型 保证数据的有效而不至于输入的数据错误 例如 将数 据输入限制在某范围列表限制选择 输入序列 限制日期或时 间的范围等 使用列表限制选择 在某些单元格中需要输入固定格式的数据 如 学生成绩 表 中 性别 字段 因为 性别 只有 男 女 如果手动输入可 能会输入错误 而不会进行错误检查 就会出现 性别 是其他 内容的情况 可以利用 数据有效性 做成一个下拉列表 进行 选择性输入 可以保证输入数据的正确性 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 先选定 学生成绩表 中 性别 字段下的单元格区域C4 C18 单击

12、数据 选项 卡 在 数据工具 组中 单击 数据有效性 按钮下的向下箭 头 选择 数据有效性 命令 打开 数据有效性 对话 框 单击 设置 选项 卡 并单击 允许 右侧的下拉按钮 从中选择 序列 选项 在 来源 方框中输入序列的各元素 男 女 注意男女中间的逗号必须是 西文的逗号 再单击 确定 返回 在 学生成绩表 中 性别 字段下的单元格 当选中时会出现一个下 拉按钮 单击 此按钮 在弹出的下拉列表中就可以选择刚 才输入的序 列 而不需要进行手动输 入了 实际 上凡是在数据输入时固定的数据 都可以做成序列 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 限制数据的输入范围 在 学生成绩表 中 学生的各

13、科成绩应该 在一个范围内如0 100 分之间 如果不进行限制就可能输入超出正常分数范围的情况了 就需要通过数据有效性进行限定设置 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 1 选择编辑 区域 不管是对单 元格还是对工作表的操作 都要首先确定操作对象 包 括 1 选择 单元格 用鼠标直接点击工作表中要进行操作的单元格 2 选择 单元格区域 如果是连续 的单元格区域 就用鼠标拖动选择连续 区域 如果连 续区域很大 也可以先选择连续 区域的第一个单元格 然后按住 Shift 再点击连续 区域右下角最后一个单元格即可 如果是不连 续区域 首先选择 一个单元格 然后按住 Ctrl 键不松 用鼠标点 击其它不

14、连续单 元格即可 3 选择 整行或整列 用鼠标在行标题 或列标题 上直接点击 即可选中该行或该列 在行 标题 或列标题 上拖动鼠标可以选择 多行或多列 也可以结合 Ctrl 键选择 不连续 的多行或多列 4 选择 整个工作表 选择 整个工作表可以利用 Ctrl A 组合键 也可以单击 行标题 和列 标题 交叉处的 全选 按钮 可以快速选择 整个工作表 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 2 编辑单 元格 1 插入一行 列 和插入单元格 先选择 准备插入的单元格位置 再选择 开始 功能区中的 插入 下的下拉按钮 在 插入 对话 框中选择 插入的选项 可以在事先 选择 的单元格位置选择 插入的类

15、型 可以是插入一行或一列 如 果事先选择单 元格是连续 多个 则插入所选相同数量的单元格或 行列 2 调整单元格的行高和列宽 为了适应数据的长度和宽度以及排版的美观 需要对行高和列宽 进行调整 有以下三种方法 简单 的方法是直接用鼠标拖动行标题 或列标题 的边界 此时 鼠标变 成一个黑色双向箭头 按住鼠标左键拖动就可以改变成所 需的行高或列宽 先选择 需要调整的行或列 再选择 开始 功能区中的 格式 按 钮下的下拉按钮 在联级 菜单下选择 行高 或 列宽 在弹出的 对话 框中输入数据即可 选定整行或整列 单击 行号或列号 单击 鼠标右键 在弹出 的快捷菜单中选择 行高 列宽 命令 同样会弹出相

16、应的对话 框 输入合适的数值即可 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 3 移动和复制单元格 移动和复制单元格的基本方法在前面已经介绍 这里主要介绍 选择 性粘贴 因为在以后的操作中选择 性粘贴非常重要 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 4 删除或清除单元格数据 在编辑过 程中 如果要删除单元格数据 首先选择 需要删除内 容的单元格区域 然后按 Del 键或其它方法的删除方法 同复 制方法 还有一个重要的方法 在 开始 功能区中 清除 按钮 在下拉菜单中可以根据需要选择 要清除格式 内容 批注等 5 设置单元格格式 单元格格式包括数字类型 对齐样 式 字体样式 边框样式 单元格底纹和单元格保护 选中需要进行设置的单元格区域 选择 开始 功能区中的 格式 按钮命令 打开 设置单元格格式 对话 框 或单击 鼠标右键 在弹出的功能菜单中打开 设置单 元格格式 对话 框进行设置 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 4 2 4 任务四 工作表的编辑 1 添加工作表 在Excel中 一个工作簿默认有三个工作表 用户可以根据需要添 加更多的工作表 方法一 在 开始 功能区中选择 插入 按钮的下