办文办会规范.ppt

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1、略谈办文 办会 2011年9月23日 楼建悦 第一部分 办 文 一 公文的起源与概念一 公文的起源与概念 二 公文的分类二 公文的分类 三 收文规则三 收文规则 四 行文规则四 行文规则 五 行文程序五 行文程序 六 行文注意事项六 行文注意事项 七 案例分析七 案例分析 介绍内容 中央办公厅颁发的 中国共产党机关公文处理条例 中办发 1996 14号 国务院颁发的 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 GB T9704 199 国家行政机关公文格式 浙江大学党委办公室颁发的 浙江大学党群系统行文 处理细则 浙大党办 2006 22号 讲述依据 n 公文的起源 u 公文即公务文书

2、是随文字 阶级和国家的出现而形成发 展起来的 u 殷商时期最早见诸文字记载的公务文书叫 书契 u 先秦和秦汉之间 公文被称作 简牍 u 西汉时称为 文书 或 文案 u 东汉时期最早出现公文一词 但更相告语 莫肯公文 u 三国时期 公文 开始成为一个通称 公文的历史源远流长 一 公文的起源与概念一 公文的起源与概念 n 公文的概念 u 所谓公文 就是公务文书 是指按特定的程序和格式 处理公务的书面行文 n 公文的作用 u 是传达贯彻党和国家的方针政策 发布行政法规和规 章 实施党政领导 联系和处理公务的重要工具 是各 级机关 团体 企事业单位工作的依据和凭证 一 公文的起源与概念一 公文的起源与

3、概念 1 公文具有自身的特点和规律 2 公文作为反映公务活动的文字形式 与其他文字形式 有很大不同 3 要写好公文可以范例为借鉴 常写多练 经历从 仿 造 到 创造 的升华 例如 u 通知性 公文 在开头的末尾要写 现将有关事项通知如下 u 意见性 公文 在开头的末尾要写 现提出以下意见 u 会议纪要 要用 会议认为 会议指出 会议强调 会议要求 等 分段撰写会议精神 u 现就有关问题作如下说明 改为 现将有关事项通知如下 几点启示几点启示 4 写作公文不能随心所欲 公文必须正确体现领导机关的意图 是一件严肃的政 治任务 不是个人行为 5 公文处理有严格的规则和程序 公文仅限于特定的机关 团体

4、 企事业单位的公务活 动 表现出很显著的专业和领域特征 且都有特定的 程序 办理的规则和对阅读对象的规定 6 公文一旦制发 就具有权威性 必须执行 几点启示几点启示 二 公文的种类二 公文的种类 u 中央办公厅颁发的 中国共产党机关公文处理条例 分为 14 种 决议 指示 公报 条例 规定 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 u 国务院颁发的 国家行政机关公文处理办法 分为 13 种 命令 令 公告 通告 议案 决定 通知 通报 批复 报告 请示 意见 函 会议纪要 R 通用规范公文一共是18种 1 从行文关系分 上行文 报告 请示等 平行文 通知 函等 下行文 命令 批复

5、 指示等 2 从公文作用分 指令性文件 命令 决定 批复 指导性文件 指示 通知 意见 条例 周知性文件 公告 通告 通知 通报 公报 报请性文件 报告 意见 请示 议案 函 记录性文件 会议纪要 3 从作者分 政府机关公文 党派机关公文 群众团体公文 企业单位公文 事业单位公文 4 从规范性和使用范围分 规范性公文 办法 和 条例 规定的18种公文 非规范性公文 计划 总结 调查报告 章程 制度 讲话稿等 5 从紧急程度分 特急件 急件两种 不作特别说明的为平件 6 从秘密等级分 绝密件 机密件 秘密件等 二 公文的种类二 公文的种类 1 决议 用于发布经会议讨论通过的重要决策事项 如 党的

6、十一届六中全会通过的中共中央关于建国以来 党的若干历史问题的决议 就是党的全会作出的决议 2 决定 用于对重要事项作出决策和安排 如 中共浙江大学委员会关于表彰优秀共产党员的决定 就是学校党委 行政对重要事项作出的决策和安排 决议与决定的区别 相同之处 都是发布重要决策事项 不同之处 决议仅用于会议决定事项 而决定不仅仅用于会议决 定事项 它可以是会议决定事项 也可以其他形式决定的事项 二 公文的种类二 公文的种类 发布规章 如 关于印发 浙江大学信息与电子工程学系学术委 员会议事规则 试行 的通知 任免干部 如 关于孙毅任职的通知 传达上级机关指示 如 信电系党委转发 中共浙江大学委员会 关

7、于印发在党的基层组织和党员中深入开展以 服务发展 争创一 流 为主题的创先争优活动实施方案 的通知 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 发布要求下级机关共同执行或周知的事项 如 中共浙江大学委员 会关于开展学习宣传贯彻党的十七大精神的通知 3 通知 二 公文的种类二 公文的种类 4 意见 用于对重要问题提出见解和处理办法 如 中共浙江大学委员会 浙江大学关于调整和加强学部功能的若干意见 浙江大学关于教师本科教学工作考核的原则意见 中共浙 江大学委员会 浙江大学关于落实2010年应届毕业生入伍预征工作的 实施意见 浙江大学创先争优活动领导小组办公室 浙江大学离 休党工委关于在离

8、退休党支部和党员中深入开展创先争优活动的指导 意见 等等 通知与意见的区别 相同之处 都是对下级发布指示性要求的文种 不同之处 是通知部署的任务 提出的要求相对管得时间比较短 着重对当前和不长时间内的工作提出要求 而意见相对提出的要求 部署的任务管的时间比较长 要管几年或一个时期 二 公文的种类二 公文的种类 5 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级 机关的询问 报告与请示是两个不同的文种 虽然它们都是向上行文 不能混用 报告是向上级报告工作 一般不用上级批复或答复 请示是需上级给予答复或作出批示的 二 公文的种类二 公文的种类 6 请示 用于向上级机关请求指示 批准 如

9、 信电系关于邀请来茂德副校长参加学系2010年教学工作会议的请示 7 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 印发领导讲话 交流重要情况 如 浙大党办通报 主要用于印发学校党委领导的讲话稿 8 批复 用于答复下级机关的请示事项 如 中共浙江大学委员会关于同意召开浙江大学第二十九届学生委员 会扩大会议的批复 9 规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 如 中共浙江大学委员会关于规范XXXXX的规定 10 通告 用于公布重大事项和应当注意或遵守的事项 如 中共浙江大学委员会办公室关于XXXXXX的通告 二 公文的种类二 公文的种类 11 函 用于无隶属关系的有关部门之间商洽

10、工作 询问和 答复问题 请求批准等 如 浙江大学关于组织部分学生党员参观73021部队的函 12 会议纪要 用于记载会议主要精神和决定事项 如 信电系党政联席会议纪要 二 公文的种类二 公文的种类 13 规章制度类公文 章程 条例 规定 办法 规则 细则 公 约 二 公文的种类二 公文的种类 章程 是政党 团体对本组织的性质 宗旨 任务 机构 组织成员 及活动规则等作出明文规定的文件名称 条例适用于对某一方面的行政工作作比较全面 系统的规定 规定用于对某一方面的工作或行动事项作出比较具体的规范 办法用于对某项工作做出具体的安排或规定 规则 对一些具体的事务性工作进行规定 对有关事项做出统一要求

11、 制订管理的措施和程序 细则 是针对已有法律 条例 规定 办法 规则等规章制度类公文 做出的更加具体的补充或辅助说明性的公文 浙江大学信息与电子工程学系章程 信息与电子工程学系系设奖助学金评定条例 信电系教师岗位聘任若干具体规定 信息与电子工程学系 I SEE 学术论坛管理办法 浙江大学信息与电子工程学系学术委员会议事规则 信息与电子工程学系研究生优秀奖学金评定实施细则 二 公文的种类二 公文的种类 规章制度类公文 n特点 作者的限定性 职权范围内 明显的强制性 法定的强制力和执行效力 严格的程序性 调查研究 掌握资料 集体讨论 反复修改 广泛征求意见 会议批准 效用的稳定性 不能朝令夕改 不

12、能部分适用 二 公文的种类二 公文的种类 规章制度类公文 n结构 一般由标题 题注 正文三部分组成 1 标题 事由 文种 构成 或 法定作者 事由 文种 构成 如 浙江大学信息与电子工程学系章程 信息与电子工程学系关于研究生导师缴纳研究生培养费的若干规定 2 题注 如 北京市人民政府工作规则 二 三年一月二十日第一次市政府常务会议通过 3 正文 1 章断条连式 由 章 条 款 组合而成 适合内容较复杂 篇幅较长的公文 分为 总则 分则 附则 三部分组成 用 第一章 第 一条 一 一 等方式排序 一般不用阿拉伯数字做标注 2 总述条款式 3 一条到底式 题注 二 公文的种类二 公文的种类 规章制

13、度类公文 签收 就是发件人与收件人之间履行一种交接手续 登记 就是文件管理人员对来文进行记载 便于管理 查找 拟办 送办公室主任提出拟办意见 批办 送领导阅批 承办 根据拟办 批办意见 按主办和协办送相关部门办理 催办 需阅办的公文要定期向有关部门催办 办结归档 先由部门归档 再集中交档案馆归档 三 收文规则三 收文规则 n 对密级公文管理的特殊要求 存放在有 三铁一器 的场所 制作必须用不连互联网 校园网的涉密计算机 未经批准不得复制 一般不汇编 确因工作需要汇编的 应按最高密级标注 并 按密件管理 不用普通传真 电子邮件 网络等渠道传输涉密公文 不得自行销毁 三 收文规则三 收文规则 办公

14、室是管理指导本单位公文的职能部门 一是办公室可根据本级领 导授权或同意 代本级组织向上级机关和下级机关行文 二是下级机 关代上级机关拟文 应送办公室按规定程序处理 上行文 就是下级机关向上级机关行文 文种主要是报告 请示等 注意 一是请示 报告不能混用 二是原则上不得越级行文 尤其不 得越级请示问题 三是请示性上行文应主送一个上级机关 如需其他 相关的上级机关阅知 可以抄送 四 行文规则四 行文规则 n 行文 应坚持确实需要 慎重精简的原则 文种恰当 注重 实效 下行文 就是上级机关向下级机关行文 文种主要是通知 意见 批复 决议 决定等 重要的下行文 应抄送上级机 关 平行文 就是同级机关或

15、没有隶属关系的机关 单位之间互 相行文 文种主要是通报 函 写法上不用指示性语气 而 用协商性语气 联合行文 就是几个平行部门或者党政部门之间联合行文 可以是上行文 下行文 平行文 联合行文必须协商一致 部门可以在职权范围内向平行机关的对口部门行文 但未 经上级机关授权 本级部门不得向平行部门发布指示性公文 n 拟文 综合性行文一般由办公室拟文 其他行文根据文件的 内容 涉及分线工作的可由部门科室代拟 送办公室时应经 代拟单位负责人签字 并署上拟稿人姓名和联系电话 n 审核 文稿在报送领导审签前 由办公室进行审核 审核的 主要任务是 严格把好政治关 政策关 法律关 文字关和 格式关 对文稿需作

16、较大修改的 审核部门应与拟稿单位协 商或请其修改 五 行文程序五 行文程序 基本程序 拟稿 审核 签发 n 会签 一是部门代学校所拟文件内容涉及其他单位的 由拟 文部门送相关单位会签 二是文件内容涉及若干领导分管事 项的 需送有关领导会签 党政联合行文的 还需要党委 行政领导会签 n 签发 根据文件内容 由有关领导或主要领导签发 党政联 合行文的 由党委 行政领导签发 n 印发 根据领导所签 同意发文 的意见 方能印制 五 行文程序五 行文程序 n 文种使用不够恰当 如请示 报告不分 决定 通知不分 通知 意见不分 通知 批复不分等等 例 标题是 学校XX工作办公室关于做好院级单位学习调研阶段 小结工作的意见 后改为 浙江大学XX工作办公室关于做好 院级单位学习调研阶段小结工作的通知 n 文字表达不合要求 没有按照规定的格式行文 如写通知 意见性文件不分段落 也不用小标题 条理不够清楚 层次不够分明 应做到条 理清晰 逻辑严密 层次分明 文字不合要求 一是结构问题 二是出现文字错误 六 行文注意事项六 行文注意事项 n 开头用语 兹 兹有 兹经 兹定于 兹因 兹由 据 据悉 据查 据了