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1、电子档案治理系统二一六年十月75 / 81第一章 系统简介第一节 研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案治理工作日益受到重视，档案治理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案治理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。如此，对档案治理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案治理信息化要紧面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。档案治理信息系统需要治理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案治理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电
2、子档案类型，并能治理好。同时，还要适当兼容今后可能出现的档案实体类型和电子档案类型。信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在通过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案治理规章制度的要求归档到档案治理系统中。企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位治理和跨地域单位治理的要求，因而，档案治理信息系统不再是治理某一个体单位的封闭的系统，而应具有跨地域治理全集团、全行业的能力。开放性应用。档案治理信息系统不再是一个简单的封闭的治理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统
3、、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流淌和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。档案治理工作前移，为现实工作服务。档案治理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生时期和现行时期就介入，以便为现实工作服务。如此就要求档案治理工作前移，与各项工作紧密结合。新应用要求和新技术集成。随着档案治理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案治理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。异构数据海量存储。在档案治理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，同时这些档案数据是
4、异构的多种类型的。因而，要求档案治理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案治理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案治理系统档案治理信息平台，并在此基础之上，开发了针对各个行业的行业版。知识资源治理是以后企、事业单位信息治理的重要组成部分，也是企业信息治理的基础，是以后的进展趋势和进展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源治理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源治理，首先要做好电子档案的治理，才能以档案治理为核心和基础，逐步扩大和延伸治理范围，最终实现知识资源的治理。档案治理不管从人才储备
5、、信息分类和组织、治理制度以及方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面差不多上以后知识资源治理所必须的。电子档案治理系统从设计时就考虑了知识资源治理进展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识治理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源治理提供了技术手段。第二节 目标应用电子档案治理系统平台要紧面对各行各业的中高端用户，用以解决复杂的档案治理应用。可广泛应用于企业、机关和事业单位。例如，大型企业集团的统一档案治理，可统一规划和治理总部及其所属二级单位和三级单位的档案，并可实现跨地域的档案治理应用。其特点是数据集中/相对集中、业务分布式处理、实体属地治理。同样，
6、可实现具体行业的全行业的统一档案治理，可统一规划和治理全行业各单位的档案，并可实现跨地域的档案治理应用；对具有多全宗档案治理要求的单位或具有复杂的档案种类治理要求的单位等。第三节 要紧特点系统是一个平台化的产品，一方面，它可作为开发平台，针对各种复杂的大中型应用项目进行二次开发，以满足特定应用的特定需求；另一方面，关于比较成熟的应用，也可作为产品化系统直接应用。电子档案治理系统是一个开放性的档案治理平台，它可与各种流行的应用系统环境进行集成，例如，各种流行的数据库、操作系统、服务器设备、存储设备、门户系统、安全系统等；同时，也能够与各种应用系统进行一体化集成，进行数据交换和数据共享，例如，OA
7、、ERP、各种业务治理系统等。系统是一个适应能力较强的系统，系统提供了强大的、完善的定制工具，可定义各种档案的数据结构、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制要求、数据正确性限制要求、辅助组卷规则、快速输入辅助信息等。通过这些定制工具，可针对用户的特定需求定制出满足用户实际需要的档案治理信息系统；同时，系统采纳结构化思想开发，各项功能采纳积木式组合与集成，可针对用户的特定需求，组合出用户需要的治理平台。系统是一个具有较强安全性的档案治理信息平台。它内置了较强的安全操纵体系统，同时也可与各种安全系统集成，确保了用户对安全性的要求。系统是一个稳定性较强的成熟的档案治理信息系统。它是基于公司十多年以
8、来的档案研发成果之上开发出的新一代成果，并通过近两年的完善和实际应用考验，稳定而成熟；系统平台具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各种版本，使老用户在升级时，数据得以良好的兼容；另一方面，设置了专用的数据导入工具，可兼容用户的其它系统产生的历史数据；系统集成应用了大量的新技术，系统应用集成了在线OCR技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据交换技术、图形图像处理技术、流文件扫瞄技术和与OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系统的接口技术；系统支持多种电子文件的扫瞄和显示，系统提供了200多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档治理和显示功能，为高水平的用户提供了更广泛的应用空间
9、。系统是一个功能强大的、适应能力较强的档案治理信息平台，可适应各行各业的主流档案治理应用需求。第二章 体系结构第一节 系统体系结构系统逻辑结构能够分为以下四个部分：信息采集、档案治理、档案利用、系统设置与维护。其体系结构示意图如下：数据导入各种历史数据离线移交数据数字化数据收集整编集中整理分散整理多级整理移交数据一体化接口OAERPPDM工程治理系统业务治理系统信息交换平台文件治理编研开发数据治理综合治理档案统计鉴定销毁借阅治理光盘制作专用检索引擎信息采集档案治理开发利用权限治理数据维护档案设置数据字典维护系统参数设置系统维护门户系统CA系统OA系统安全系统系统结构示意图信息服务信息采集部分，
10、要紧完成各种渠道的数据采集工作。通过数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到档案治理信息系统中或通过通用数据交换平台采集到档案治理信息系统中；通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整理和移交，对多全宗的单位，可实现逐级整理和移交；通过数据导入功能，可实现离线数据的收集、历史数据的导入以及将数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中。与电子档案的信息采集过程相对应，往往伴随着实体档案的收集、整理、移交和接收，在处理电子档案的业务流程中，同时处理了实体档案的这些相关工作。档案治理部分，要紧完成日常的档案治理工作。其中，档案数据治理，要紧完成档案信息的日常治理
11、和维护工作；综合治理，要紧完成与实体保管相关的各项工作；档案统计，要紧完成与档案治理工作相关的各种统计工作；鉴定销毁，要紧完成档案的鉴定工作和销毁治理工作。开发利用部分，要紧完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。一方面提供与实体相关的利用，另一方面通过网络提供各种方式的档案检索和利用，包括信息公布、全文检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息的专门需求专门开发，供各业务系统调用，以便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能方便地提取档案信息并按业务系统要求展现。系统维护部分，要紧完成与系统运行相关的各种数据维护工作。包括各种数据结构设置和
12、维护、权限治理、系统参数设置和维护、日志治理等。系统设置与维护为整个档案治理系统提供了全部后台的支持，是档案治理系统的基础平台。它提供了档案类型、全宗、分类结构的定制，能够使档案系统满足用户的各类档案资源的治理需求，并能够满足系统的扩展需求；同时将归档文件整理的规则形成系统的操纵设置，使得整个归档流程规范化、标准化；另外提供了数据日常维护、系统维护的一些必要设置工具，是系统治理员的强大工具包。第二节 存储体系结构系统对异构数据的组织和存储采取了“目录文件”存储结构，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路
13、径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。通过这种存储体系结构，不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以灵活的实现分类存储和分布式海量存储。如此，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。第三节 技术路线系统采纳C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护功能、档案治理功能、文件治理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅治理功能、光盘制作功能等交互性处理要求较强的部分采纳C/S方式实现，采纳DELPHI语言开发；面向宽敞档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采纳B/S方式实现，B/S模式通过WEB/中间件/服务器的J2EE技术架构实现。系统以XML作为
14、数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采纳成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案治理平台技术，双层PDF技术、流媒体技术等。第三章 档案治理系统功能介绍档案治理系统功能模块图如上图所示，系统功能依照使用者的不同分为以下三个部分：1. 针对一般用户的部分：针对一般用户的部分要紧包括上述模块中的：网站，要紧提供档案的信息服务，例如：检索查询、扫瞄、下载、网上借阅等功能，同时能够嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或PDM）提供用户网上查询扫瞄和下载的功能。为方便用户使用和治理员维护，本部分以B/S的方式实现。2.
15、针对档案治理员的部分：针对档案治理员的部分要紧包括上述模块中的：文件治理、收集整编、档案治理、开发利用四个模块，要紧提供档案治理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案治理人员对电子档案的治理、档案实体的辅助治理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便有用、简单快捷。3. 针对系统维护人员的部分：针对系统维护人员的部分要紧指系统维护，是提供系统维护人员（能够是信息人员、也能够是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护要紧提供了以下工具：系统权限的定制、档案治理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部分只能提供给对系统和档案业务熟悉的治理员使用，用于针对本单位情况建立档案治理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及能够针对今后的进展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。总之，系统既能够自成体系，提供用户完整的电子档案治理和网络查询利用，也能够与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程治理或MIS信息治理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息治理网络。下面将详细描述电子档案治理系统的各项功
