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1、會議管理課程大綱 前言 壹 會議結構與流程說明 貳 會議的目的與成功會議因素 參 有效的會議結構 肆 會議主持的程序 伍 會議參與者的技巧 陸 主持會議的技巧 柒 會議控制的技巧 捌 會議後續作業事項 玖 會議坐位安排 前 言 會必有議 議必有決 決必有行 行必有果 是大家對會議的共同期待 是求問題的解決 工作目標的達成 會議的定義 多數人聚集在一起討論議事 壹 會議結構與流程說明 一 會議結構 1 宣達 2 檢討 3 協調 4 解決問題 5 收集意見 1 計畫 2 執行 3 確認 4 修正 二 會議流程 貳 會議的目的與成功會議因素 一 會議的目的 集合 眾人智慧與資源 共謀解決問題之策 二
2、 成功的會議因素 1 主持人的角色 2 會議討論的結構 3 主持會議的技巧 議題 與會人 4 會議後的追蹤事項 三 會議常見的問題 1 未經深思及充分準備就主持會議 2 會前未發開會通知 3 開會議程未事先規劃 4 無法控制討論主題 5 沒有記錄會中決議及同意的行動計劃 問題 四 會議異常的問題處理 1 不必召開會議的方法 重点 a 目的 b 理由 c 方法 2 不得不召开会议的理由 重点 具體與明確化 參 有效的會議結構 一 會議的計劃 二 議程規劃與通知 三 議程內容的準備 四 會議討論可能問題點 五 會議進行控制 六 會議總結及記錄 步驟一 計劃會議 1 1 想清楚你的確切目標 1 2
3、確定為什麼開會 1 3 列下主題 步驟二 議程規劃與會議通知 2 1規劃開會前確認事項 1 確定出席者知道主題 2 清楚標示各個主題討論目的 3 出席名單及人員出席狀況確認 4 不克出席者應預先取得主席同意 並指定職務代理人 A 議程規劃 2 2規劃開會進行流程結構 1 宣佈開會的內容與時間配置 2 報告出席的人數 時間配置 3 報告會議的議程 時間配置 4 宣讀上次會議記錄 時間配置 5 報告上次決議案執行情況 時間配置 6 進行本次會議預定討論事項 時間配置 7 臨時動議 時間配置 8 宣讀決議事項 時間配置 9 宣佈散會 時間配置 2 3規劃開會後工作事項 1 會議記錄擔當者 2 會議內
4、容校對 3 會議內容呈報對象 4 會議內容確認作業流程 5 會議記錄分發作業與建檔 2 4準備開會通知注意事項 內容不要過於簡單或模糊 通知項目應適度的分類 最理想的會議通知時間是 天前 B 會議通知 步驟三 議程內容的準備 3 1 將討論主題依邏輯排列 3 2 分配每個主題討論時間 3 3 決定主題先後次序 以 重要性 為主 非緊急性為次 步驟四 會議討論可能問題點 以下幾個思考點 4 1 那些地方可能會出現問題 4 2 這些問題存在多久了 4 3 目前情況發展的趨勢或程度的後果 4 4 分析診斷問題癥結 4 5 有什麼解決方案 步驟五 會議進行控制 在詮釋及行動先提示證據 避免其他人穿插不
5、相關問題 不要停留在沒有決議的問題打轉 步驟六 會議總結及記錄 6 1 每個主題討論確定決議事項後 主席應彙整並確認同意事項 6 2 製作會議記錄並定時追蹤執行結果 肆 會議主持的程序 1 導入 議題 2 引出 意見 4 導出 結論 3 歸納 要點 第一階段 導入議題 q建立可自由發言的氣氛 q使與會人員的關注力得以集中 q詳細說明主題及目的 q明確表示會議的預定程序 q須通知全體人員的事項 第二階段 引出意見 q應討論的事項及其順序 q所期望的意見及資訊屬於何種層面 q發問的內容架構 q使全體人員發言 q使發言內容不致偏離主題 第三階段 歸納要點 q發言內容的整理方法 q檢討的事項為何 其標
6、準為 q少數意見應如何處理 q如何獲得全體的同意 q結論歸納的方法 第四階段 導出結論 q執行結論要點整理時目的的再確認 q完成討論的項目 q應對執行的內容求得同意 q表達謝意 1 如何做好會議的準備 2 會議中的溝通與報告技巧 伍 會議參與者的技巧 1 1 參加前的準備 1 1 1與會者有哪些人 1 1 2會議的目的 1 1 3應準備哪些資料 1 2 會議中應注意事項 1 2 1提早到會場 1 2 2不要中途離席 1 2 3儀容要整潔 1 2 4發言簡單扼要切中主題 1 如何做好會議的準備 2 1溝通技巧 2 1 1重點是說明內容 2 1 2對事不對人的要領 2 2報告流程 2 2 1首先報
7、告結果 2 2 2其次報告內容 2 2 3最後報告建議 2 會議中的溝通與報告技巧 陸 主持會議的技巧與實務 6 1討論議題的技巧 A 會議一開始 主席應確認今天會議必完成議題準備討論事項 B 主持人也許可以提供一些選擇 C 主持人需要確認每一成員都知道要討論的議題及討論的目的 D 萬一議題內容太複雜 則需拆成幾個細目分類討論 避免誤會 及混亂是主席的責任 E 針對討論主題 適度甄詢專業人士的經驗或事實真相 F 在複雜問題討論過程中 主持人要適時協助過濾整 理要點簡化討論內容 G 如果是討論一草案 發現有錯誤時 應指定專人限 時修正 並另外擇時再開會討論以節省時間 H 針對再費時整理準備取得實
8、據或陷入爭議短期 無法取得共識的項目 主席應適時制止並另外擇 時再開會討論 I 每一項目討論結果後 主席應簡單清楚彙總同意 事項及行動計劃並記錄於會議記錄中 6 2 安排人的技巧 嚴格要求與會人準時出席 會議環境的安排 a 會議桌 b 環境的安排 控制喋喋不休的場面 鼓勵沉默者表答意見 保護弱者 鼓勵不同意見產生 建議是明日成功的種子 所以留意建議不要受到不必要的排擠 越資深的人越後徵詢他的看法 可以刺激建議的多樣化 達成共識時要馬上記錄 6 3 主持人的技巧 1 開場白程序與技巧 程序 問候 說明目的 技巧 適時的讚美 2 結論程序與技巧 程序 說明與會者建議與想法 說明處置方式 技巧 具體
9、可行才提出 3 發問程序與技巧 程序 開放式的詢問 運用跟的話語 技巧 5why 4 傾聽程序與技巧 程序 要求詳述 覆誦的話語 技巧 能不能 5 時間不足的處理技巧 程序 喊停 說明處置方式 技巧 停 停 停 6 澄清程序與技巧 程序 重複發言者的話語 要求說明容內 技巧 如果我沒聽錯 6 4 會議主持人的檢核清單 1 形成問題事項為何 產生困擾的事項為何 2 能否在會議上提出 3 目的為何 期望的會議結果為何 4 會議的型態為何 5 主題 6 主席人員 7 召開日期 需要時間 8 場地 9 準備當天攜帶的資料 10 分發預先通知的資料 11 當日所需要的實際數據與資料 12 當天的工作分配
10、 何種工作 何人負責 時間如何 13 討論的要點 議程 柒 會議控制的技巧 1 如何處理與會人員不發言 2 如何處理人身攻擊 3 如何處理離題的狀況 4 如何處理爭議的議題 5 如何處理部門的本位主義 6 如何處理爭功諉過的情況 7 如何處理抱怨的情況 8 如何处理少数人垄断会议 9 如何处理主席离题 1 如何處理與會人員不發言 step1 說出對方不發言的現象 step2 說出自己的感受與建議 step3 要求對方給予看法或承諾 例 step1 老馮 今天你對會議都沒有意見 看法或是想法 喔 step2 我 個人 覺得這樣不發表意見你就失去了表達自己立場 的機會囉 多少講點話吧 step3
11、把你對本次議題的看法說出來嘛 至少可以讓大家知道你在想什麼 或做了多少吧 2 如何處理人身攻擊 step1 說出對方的問題點 step2 說出自己的感受與建議 step3 要求對方停止 step4 要求對方針對議題給意見 例 step1 老馮 你怎麼可以罵人家的老母呢 step2 我認為罵人家的老母似乎是不太有修養 偏題了 這 不是你平日會做的事情耶 或說不像你平日作風 step3 請你停止 停止評論 step4 請你該回到議題 對這件事情表達你的意見和立場 3 如何處理離題的狀況 step1 直接說出對方的目前離題狀況 step2 說出自己的感受與建議 step3 要求對方針對議題給意見 例
12、 step1 老馮 我問你雞蛋一斤多少錢 你告訴我的野雞很美味 這並不是我要的答案 step2 謝謝你告知 別再談野雞的事情了好嗎 step3 請你告訴我雞蛋究竟一斤多少錢 4 如何處理爭議的議題 step1 說出雙方的問題點與立場 step2 說出自己的感受與建議 step3 要求雙方立刻停止 step4 要求雙方針對議題給具體可行辦法 例 step1 老馮和老馬 你們兩個一個堅持比較粗比較好 一個說比較長比較好 我知道你們都有自己的立場 step2 但是我覺得這樣爭下去也不是辦法 step3 在我 個人 認為小黃瓜是脆而多汁比較好請停止這種爭辯 step4 這樣吧你們各自提出 你們要如何種
13、的小黃瓜要如何可以變得又脆又多汁 例 step1 老馮你們清潔部是負責公司的清潔任務 而老馬的打雜部本是負 責換 廁所的燈泡和衛生紙的 step2 我 個人 不讚同你們為了廁所的馬桶 究竟該誰來清潔搞得面紅耳赤 請你們兩部門為了同仁上廁所的舒適而努力吧 step3 請 停止 不要再吵了 step4 那請你們提出對於廁所維的責任區域和責任提出建言吧 5 如何處理部門的本位主義 step1 說出各部門的立場與任務 step2 說出自己的感受與建議 step3 要求與會者立刻停止 step4 要求與會者制要針對議題給具體可行辦法 6 如何處理爭功諉過的情況 step1 說出與會者的立場與任務 ste
14、p2 說出自己的感受與建議 step3 同意與會者功過的情況 step4 要求與會者制要針對議題給具體可行辦法 例 step1 老馮 這次參加此會議是為了討論環境清潔 與改進議題與各人的任務分組 step2 你們每個人都說廁所掃得很乾淨是自己的功勞 step3 我同意環境保養得好 是各位的功勞 step4 希望你們能對於環境的改善提出更具體的建議 7 如何處理抱怨的情況 step1 說出對方的抱怨的情況 step2 同意對方的感受 step3 要求對方停止 step4 要求對方只要針對議題給意見 例 step1 老馮 你似乎對於你的份內工作打掃廁所有所抱怨 step2 我相信你一定對於這工作內
15、容有不同看法 step3 但是請你停止抱怨 step4 請你對於如何讓廁所變得更乾淨整潔提出你的建議 8 如何处理少数人垄断会议 step1 說出目前會議發言的狀況 step2 同意少數的熱心的見解 step3 謝謝他們的參予並於停止 step4 要求其他與會人員針對議題給意見 9 如何处理主席离题 step1 立即謝謝主席討論的話題 step2 謝謝主席的關心 step3 提醒主席會議時間要求主席可否另闢時間再行研議 1 會後的提醒工作 1 1 依本次會議記錄確定下次開會時間 1 2 準備下次開會通知 1 3 追蹤本次會議同意行動方案進展 1 4 追蹤本次會議與會人同意行動方案的進展度 1 5 提醒與會人準時參加下次開會 捌 會議後續工作事項 2 下次會議準備事項 2 1 確定上次會議與會人均收到會議記錄 2 2 製作及發出下次會議通知 2 3 確定下次會議出席人數 2 4 下次會議如有任何更動 確認與會人均知道 玖 會議坐位安排
