【新编】费用管理及报销流程讲解

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1、严格保密 2015年7月2日 费用管理及报销流程讲解 新员工培训 财务管理部 1 目录 u财务管理体制简介 u费用管理及报销流程 2 财务副总监兼总经理 副总经理 综合部 财务总监 资金部核算部 税务部绩效部实业部会计部 财务管理部组织架构 副总经理副总经理总经理助理 财务管理体制 副总经理 3 绩效部资金部税务部 为保证公司资金安全 提高 资金使用效率 降低资金运 营成本 优化资源配置 根 据公司的战略规划和经营计 划需求 结合外部经济金融 环境 制定和完善公司资金 管理制度流程和运营管理方 案 并推动和协调各部门 上下游单位实施 财务各部门功能定位 1 2 财务管理体制 续 建立和完善适合

2、公司发展的 全面预算管理体系 负责公 司全面预算管理体系中的事 前预算 事中监控和事后考 核工作 发挥对经营过程的 监控作用 对业务发展和经 营决策的引导和参谋作用 按照税收法律法规 会计准 则 内部管理要求 负责建立健 全公司的税务管理制度 负责各 单位的税务风险管理和税务筹划 工作 负责指导各单位的税务基 础工作和税务管理工作 负责对 各单位重大业务交易 投资并购 及资产处置提出涉税意见 负责 协调各单位与主管税务局间的税 企交流 税务稽查和检查相关工 作 负责各种涉税法律法规的收 集及宣传工作 负责各种涉税报 表报告的上报工作 负责化肥公 司税务基础工作 4 财务管理体制 续 核算部会计

3、部实业部 规范和完善贸易与分销板 块的财务制度与操作流程 有效防范财务风险 确保财 务基础数据及时准确 依托 信息系统 不断提高会计处 理标准化和自动化水平 向 管理者提供准确 及时 高 效的财务信息 为业务经营 提供合理化建议 强化对下 属单位核算工作的监督 指 导和支持作用 负责化肥公 司管理费用和资产购置处置 的管理工作 负责化肥公司 统计报表上报工作 向化肥公司内外部会计信息 使用者提供并解释上市公司 合并及分部财务会计报告 负责拟订公司会计政策 制 度及设计财务内控制度并监 督执行 负责化肥公司国有 资产产权登记 生产企业财务管理中心 以成 本管理 预算管理 工程财务管 理为抓手 利

4、用信息化手段强化 过程管理 防范风险 优化资源 配置 提升生产企业整体财务管 理水平 财务各部门功能定位 2 2 综合部 在公司人力资源管理制度的框架 内 负责财务人员一体化管理工 作 为财务管理部提供日常行政事务 管理和后勤支持保障 5 费用管理原则1 2费用报销流程 3 费用管理内容 4 费用报销常见问题 费用管理及报销流程 6 费用管理原则 u 公司费用实行预算管理 各部门在批复的费用预算内开支 对于预 算外支出 无论什么费用 一律禁止报销 u 费用预算分解至各部门 部门实际费用需在批复的费用预算项目额 度内开支 费用预算总额或项目金额调整需经公司预算委员会或其 执行机构批准 u 凡能直

5、接认定或分拆到具体部门的费用 原则上一律计入各部门费 用中 财务管理部门定期公布费用预算执行进度 u 所有总部人员的各类费用不得以各种方式转嫁给下属单位 7 费用管理原则1 2费用报销流程 3 费用管理内容 4 费用报销常见问题 费用管理及报销流程 8 费用报销流程 报销人将原始发 票 相关审批单 据等附件资料按 要求粘贴到票据 粘贴单上 同时 在OA中填写报销 单 报销人提交保存OA报 销单 打印后将报销 单贴在粘好的票据粘 单上签名 并由相关 领导进行签批 报销人将领导签批后 的报销单送交到财务 管理部费用核算人员 处进行初审 通过后 交由领导进行复审 审核无误后 点击结 束OA报销流程

6、次工 作日数据传输到SAP系 统 财务核算人员审核 SAP数据无误后 提 起付款流程 领导签 字后将付款申请交至 资金部 出纳核对收 款人账户信息及收款 明细后 办理网银付 款手续 款项转入收 款人账户 填写报销单 领导审批 财务审核 财务入账支付报销款 9 费用管理原则1 2费用报销流程 费用管理内容 4 费用报销常见问题 费用管理及报销流程 3 10 费用管理内容 分类 费用管理分为日常项目管理和专项审批项目管理两部分 日常费用 指预算内下述费用支出 原则上通过OA报销系统填写报销单 办理付款 业务招待费 礼品费 差旅费 市内交通费 交通燃料费 邮电通讯费 办公用品费 会议费 书报资料 费

7、 办公设备维修费 汽车修理费等 专项费用 指预算内下述费用支出 原则上通过填写TC付款申请单办理 付款 工资及相关的社会保险 住房公积金 房租补贴 年金及其他福利费用 职工教育经费 专项福利费 出国费 咨询费 诉讼费 广告费 审计费 捐赠和赞助费 公司 文体活动和年会费用 非经营性固定资产购置 市场费用 研发费用 团体会费 办公用房租赁费等 11 费用管理内容 审批权限 日常费用单次 每张费用报销单 报销总金额在0 5万元 含 以内的 由各部门总经理 或主持 在预算范围内签批 单次金额在0 5 1万元 含 范围 内的 由各部门总经理 或主 持 财务管理部门总经理签 批 单次金额在1 5万元以上

8、的 由各 部门总经理 或主持 财务管 理部门总经理 财务总监 公司 总经理签批 单次金额在1 1 5万元 含 范围 内的 由各部门总经理 或主 持 财务管理部门总经理 财务 总监签批 审批权限 12 费用管理内容 报销项目 宴请前先填报 公务招待审批表 审批表由拟进行公务招待的各部门招待人 报请部门总经理 含主持工作人员 签批后报公司分管领导审批 然后送交财 务管理部门负责费用核销的人员签字后自行留存 报销时审批表作为报销附件 的一部分 并将审批表内容一次性报销 不可分次报销 公司领导级 总助及以上 一次宴请金额人均不超过600元 含酒水 饮料 下同 部门经理级 总助及以上 一次宴请金额人均不

9、超过300元 其他人 员一次宴请金额人均不超过200元 招待费标准确需超标的 需报请公司总经 理 财务总监批准 严禁为减少审批环节将同一招待活动发生的费用拆分后分 次报销 礼品支出 要求各部门尽量使用公司统一购买的礼品 对有特殊要求购买的其 他礼品 由各部门自行采购 礼品赠送标准参照宴请标准 报销时经公司分 管领导签字后 按照正常报销程序报销 提示 发票不显示 礼品 字样 公务招待费 13 费用管理内容 报销项目 指员工因在公司加班所发生的餐费 报销标准为每人每餐最高不超过50 元 在该标准内的按发票票面实报实销 超过 该标准的按该标准报销 超出部分不予报销 报销时需同时提交由部门总经理 含主

10、持工作人员 签署的 月度加班餐费明细 统计表 正本 统计表需显示加班人员 加班餐地点等信息 员工加班餐 费 指员工在出差过程中发生的员工个人普通餐费 非对外公务招待性餐费 出差人在出差期间的餐费在次以下标准内实报实销 超出部分报公司分管领导签 批后报销50 余下部分报销人自行承担 费用标准为直辖市 省会 单列市的人 均天标准 100元 其他城市的人均天标准 80元 出差期间确需单独宴请外部人员的 需报请公司分管领导审批 费用标准和审批 流程参照公务招待费费用标准及审批流程办理 参加集团公司 外部单位组织的出差时 由组织单位在会议费收费中统一安排餐 饮的 不得报销招待费 不统一安排餐饮的 适用本

11、规定 会议期间确需发生招 待费的 需报公司分管领导批准 招待费标准及批准流程按公务招待费标准和审 批流程规定执行 差旅餐费 14 费用管理内容 报销项目 差旅费 住宿标准 直辖市 省会 单列市的人均天标准 公司领导级 总助及以上 1000元 部门经理级 总助及以上 500元 其他人员300元 其他城市的人均 天标准 公司领导级 总助及以上 600元 部门经理级 总助及以上 400元 其他人员200元 单人出差或确实无法合住的 标准提高50 公司人员到控股工厂出差 如工厂有招待所 一律住招待所 因陪同外宾 重要客户及其他原因需要提高住宿标准的 需在出差申请中明确 并报公司分管领导和财务总监签批

12、参加集团公司 外部单位组织的出差时 由组织单位统一安排住宿的 实报实 销 组织单位不统一安排住宿的 适用本规定 报销时需提供宾馆出具的明细流水单 住宿费不含个人购买用品或用餐等其他费用 差旅住宿费 15 费用管理内容 报销项目 公司总经理助理及以上国内出差原则上乘坐飞机经济舱 火车 软座或软卧 高速铁路列车一等座 轮船 不包括旅游船 二等舱 所发生的交通费在 前述标准内据实报销 化肥公司部门总经理及以下人员在选择交通工具时 乘坐飞机时 应乘坐经济 舱 十二小时之内 夕发朝至 乘火车能到达的 应乘坐火车而非飞机 火车 为硬卧或硬座 高铁5小时以内 含 能到达的 须乘坐高铁 乘坐标准为二 等座 前

13、往高铁5小时以内 含 能到达的地区 不得乘坐飞机 除非实际报 销的机票款低于高铁二等座标准票价 如有特殊情况不便执行上述差旅交通标准的 部门总经理 含 以下人员需提 前报请公司分管领导 财务总监签批 违规乘坐交通工具的 其超标费用不得报销 核销 由违规人自行承担 国内 国际机票由办公室统一订购并登记 按部门定期核算 确需外购机票的 情况下 应由办公室审核路程 金额 时间并报公司主管副总经理签字 公司 原则上不允许各部门自行购买机票 如确有特殊情况需自行购买机票的 由办 公室负责人签批后方可提交财务管理部报销 公司已统一为员工缴纳人生意外险 因此不得自行购买交通意外险 差旅交通费 16 费用管理

14、内容 报销项目 市内交通费为在北京市内发生的出租车 公交车 地铁等费用 费用报销应在发 生后一个月内报销 出差途中发生的北京市内交通费 可以计入 差旅交通费 中 市内交通费 车用燃料由办公室负责统一购买和管理使用 统一办理费用支出结算及报销手续 公司职能部门关键岗位员工不配备公车 鼓励私车公用 其因公发生的费用实 行据实报销 在外地出差时发生的交通燃料费计入 差旅交通费 中 燃油费报销时 应在OA报销单的摘要栏中填写燃油数量 交通燃料费 17 费用管理内容 报销项目 移动电话话费标准由公司统一按岗位级别和工作性质予以核定移动电话报销标 准 公司领导 指公司总经理助理 含总经理助理 以上 标准为

15、1000元 月 部门 总经理 含主持工作 业务部门 标准为800元 月 职能部门 标准为500元 月 部门副总经理 含助理 业务部门 标准为600元 月 职能部门 标准 为400元 月 一般员工确因工作需要 需事先由部门总经理提出费用标准申请 经公司分管领导批准同意实施 并报财务管理部门备案 原则上业务人员应 控制在每月400元以内 职能部门人员控制在每月300元以内 因公出差发生的移动电话费 可凭发票和出差确认单报销 准予报销费用的移动电话 原则上只允许报销一部机主姓名与员工姓名一致的 手机电话费用 在使用中要本着节约原则使用 尽量缩短通话时间 并不得转 借他人使用 员工应优先使用公司配备的

16、手机进行司内 市内 国内外通话 报销通讯费时 应在扣除公司配备手机费用金额后的标准内报销 公司配备手机月度费用额 超出通讯费月度预算额的 员工应退回超额部分话费款项 邮电通讯费 18 费用管理内容 报销要求 日常项目费用报销应提供 有效签批的报销单 各式合规发票 发票真伪校验 单 机打发票500元以上 定额发票100元及以上 所有手工发票均需进行发票 真伪校验 报销会议费时应提供会议通知或会议总结 报销培训费时应提供培 训通知 报销差旅费时应提供出差审批表 报销办公用品费时应提供由发票开 具单位盖章的明细清单 财务管理部要求的证明费用合理性的其他文件资料 提供单据 理疗保健卡 运动建身卡 会所和俱乐部会员卡 高尔夫球卡等各种消费卡 与履行工作职责以外的 应当由个人承担的消费娱乐活动 宴请 赠送礼品及 培训等各种费用 为企业负责人支付各种学历教育以及为取得学位而参加在职教育的费用 严禁报销项目 19 费用管理内容 报销要求 发票专用章自2011年2月1日起启用 旧式发票专用章可以使用至2011年12月31 日 发票专用章的形状为椭圆形 长轴为40mm 短轴为30mm 边宽1mm 印色为红