秘书实务之秘书机构设置

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1、事业单位之江苏师范大学校长办公室秘书机构设置校长办公室工作职责一、 负责校长办公会、 行政办公会等会议的组织、 记录及会议纪要的整理发布， 督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；二、根据校领导的指示和授权，协调行政各部门、各院（系、所）的工作关系及有关事宜，做好督办督查工作；三、起草学校的重要行政文件和校长的重要讲话，负责校行政公文的收发管理及保密工作，指导校内各行政单位的公文处理工作；四、 负责校行政印鉴的管理和使用， 以及校内单位公章刻制、 启用、 回收等管理工作；五、组织、协调学校重大事项和重大活动；六、负责学校的对外联络和来宾接待工作；七、做好校领导的服务及工作条件保障工作；八、

2、做好群众来信来访的接待、协调、处理工作、 校长信箱 的管理工作和安排校领导接待日相关工作九、负责编纂大事记、信访简报等；十、负责学校综合统计工作；十一、负责校办车辆的调度及管理工作；十二、完成上级部门和校领导布置的其他工作，配合其他部门做好相关工作。校长办公室秘书机构设置校长办公室主任工作任务分工蔡国春 主任：1主持校长办公室全面工作；2校党政办公会、校长办公会、行政例会有关行政工作决议的督办和反馈；3学校规划、计划工作的参与；4学校重大活动的联络、组织、协调；5来文处理、印鉴管理；6行政信访、校领导接待日的安排及相关事宜的协调处理；7学校综合统计工作及有关专项统计工作的协调；8教学、科研、师

3、资、学科建设、研究生培养等事务的协调工作；9完成校领导交办的其他工作。联系领导：任校长、杨校长、刘校长分管人员：王璐、吴丁玲王作权 副主任：1分管对外联络和接待工作；2车辆的日常调度和管理；3协助主任做好学校重大活动的联络、组织与协调；4安全保卫、后勤基建、计划生育、爱国卫生、校体委等事务的协调工作；5完成校领导和主任交办的其他工作。联系校领导：何校长、郑校长、方校长分管人员：郝达、姜南、马苏春钱向农 副主任：1文件、文稿的办理；2校领导及办公室行政、内勤事务、设施设备管理；3财务“一支笔”；4学校信息公开、行政办公网管理及办公自动化系统；5校园信息化、学生教育管理（包括研究生）等事务的协调工

4、作；6完成校领导和主任交办的其他工作。联系校领导：王校长、周校长分管人员：王亚、潘震鑫、王璐、姜南、马苏春人员分工王亚 潘震鑫 文字秘书一、文字工作1. 教代会校长工作报告、提案工作报告的起草。2. 重要活动校领导讲话稿的起草。3. 以学校名义报送或发布的对外宣传材料起草或审核。 4. 以学校名义发布的贺电、贺信、邀请函、对外联系函件的拟发。5. 完成领导交办的有关材料的拟写或修改工作。二、文件工作1 校发各类行政文件的登记、审核、送签。上述部分文件的印发及上网。2. 部分“徐师大发”及其他行政文件的起草、登记、审核、送签、印发及上网以及落实和督办。三、校长办公会的相关工作1. 校长办公会议题

5、的征集。2. 会议通知及调度、会议记录。3. 会议纪要的起草、印发，决议执行单的分发及督办落实。四、信息工作1. 信息公开工作（王亚）。2. 做好学校重要信息的搜集、整理工作，编制每月一期的学校大事记。3. 向上级及有关单位报送年鉴材料；及时向校内媒体报送有关活动信息。五、部门秘书事务性工作（王亚）1. 校办内部会议的组织、协调、记录，协助主任、副主任贯彻落实会议确定的各项工作任务。2. 校办工作计划、总结及相关材料起草。3. “办发”文件的起草和印发。4. 上情下达、下情上达及信息报送工作。5. 编制部门值班安排。6. 所在支部的相关工作，包括会议记录、支部活动的组织及支部材料的整理上报等；

6、7完成办公室领导交办的其它工作。王璐 机要秘书一、文档管理行政收文的拆封、登记、呈批、传递、督办、日常保管和查阅。内部行政资料的传阅。校办年度文档立卷归档工作及文件的销毁、清退。内部明电网络传输的行政公文的接收和安全管理。二、印鉴管理学校行政印章、校长办公室印章以及校长印鉴的保管和使用。学校法人代表证书、组织机构代码证书的管理、使用。学校对外介绍信和便函的使用、管理。三、学校办公自动化（ OA）工作。四、其他工作中层干部手机号码的统计、发布、更新，电话费补助的核定。办公室物品的保管。校领导和办公室领导交办的其他工作。马苏春 行政科科长一、校领导及办公室的内勤事务。1. 校领导及办公室办公内务、

7、设备管理与维护。2. 校领导及办公室年度报刊订阅及日常报刊、信件的分发。3. 校领导及办公室电话费的交纳。二、校办会议室及会议中心的日常管理，包括使用安排、环境保持、设施配置及维护。三、车辆管理1. 校领导班车、外出事务用车的调度。2. 学校重大活动车辆的调度、使用与协调。3. 驾驶员的日常管理，包括安全教育、里程费的计算、发放， 督促车辆的维修与保养等。4. 车辆的年检、购置、报废的相关手续办理。四、其他工作1协调学院、部门行政事务。2保洁人员管理。3校领导及办公室交办的其他事务。郝达 联络与接待科科长一、协助主任、分管主任做好学校对外联络的具体工作1同各兄弟院校正常交往交流联系。2同地方政

8、府相关部门的工作联系。3与上级机关、各业务部门的沟通与工作联系。4领导交办的其他联络、沟通工作。二、负责学校重要接待活动的具体安排1协助做好在我校召开的重要会议的相关工作。2做好上级领导及兄弟院校领导来校的接待工作， 具体做好相关的联络、迎送、食宿、活动日程安排、约见、会谈、参观游览等工作。3. 一般性接待用品的采购。三、办公室网页的更新、维护与管理四、校领导和办公室交办的其他任务姜南 秘书一、协助主任、分管主任做好学校对外联络的具体工作1同各兄弟院校正常交往交流联系。2同地方政府相关部门的工作联系。3与上级机关、各业务部门的沟通与工作联系。4领导交办的其他联络、沟通工作。二、协助做好学校重要

9、接待活动的具体安排1 协助做好在我校召开的重要会议的相关工作。2协助做好来访接待中的相关的联络、迎送、食宿、活动日程安排、约见、会谈、参观游览等工作。三、办公室设备资产、办公用品采购及办公设备的管理。四、校领导和办公室交办的其他任务。企业之徐矿集团秘书机构设置徐矿集团董事会下设经理层， 经理层下设 21 个部门， 分别是党政办公室， 组织人事部，宣传部，纪委，公会，团委，保卫处，离退休管理处，教育培训部，生产技术部，安全监察部，规划发展部，技术中心，质量技术监督处，经营管理部，财务部，劳动工资部，投资管理部，审计部，多种经营部，卫生处。（ 1）党政办公室下设党委秘书部，其主要职责是1、 负责本

10、部门对外联络与接待工作。2、负责本部门公章的管理、使用和财务报销工作。3、负责部务会议和由部长主持召开的工作协调会议的安排和记录。4、负责由本部门组织的有关活动的通知、前期准备和服务等基础性工作。5、负责部内图书、报刊、杂志及音像资料的征订、造册、管理和借阅。6、负责部内设备、器材、物品的认购和保管。7、负责全校公费报纸、刊物的征订。8、完成部领导交办的其他工作。（ 2）组织秘书部下设秘书部，其主要职责是1、负责全院教职工的考勤、请假、休假、请假工作2、负责办理伤残忙教职工善后及遗属抚恤和遗属生活补助工作3、负责全院职工工资核算、调整及年终奖金统计分配工作4、负责干部、工资统计报表及人事信息资

11、料收集、整理、汇总工作5、负责办理教职工相关人事手续、聘用人员劳动合同的签订及社会保险工作优点 ：秘书机构完善，职责分明，缺点 ：秘书机构冗杂，人力浪费，降低工作效率，浪费资源。国家机关之徐州市中级人民法院的秘书机构设置：徐州市中级人民法院的机构中有办公室、综合处、教育培训处、宣传处、老干部处、组织人事处这几个机构具有秘书职能。办公室的职能主要是 ：协助院领导组织、协调、 处理政务工作； 督办院党组会议、院长办公会议决定事项和领导交办的事项； 负责与市人大代表、 政协委员的联络工作， 督办市人大代表建议和市政协委员提案及来信； 负责督办院领导和上级、 同级党委、人大批示交办的督查案件和事项；

12、负责院长人民来信的处理、 督办工作； 负责院重要会议、 重大活动的组织协调和机关公务接待活动；负责组织全市法院的报刊杂志的征订工作；负责各类文件及公文的处理、流转工作；负责法院工作通报的编发工作； 负责院大事记的收集、 编写和归档工作； 负责院机关公文网上传输、收发、图书资料管理工作；负责全市法院司法统计工作；负责院印管理工作；负责全院各类文件、法律文书的印刷、套红盖印和复印工作；负责本院各类档案的管理、利用、考核和全市法院档案管理业务指导工作； 负责院保密委员会的日常工作及对本院及全市法院保密工作的指导、监督和检查工作；完成院领导交办的其它各项工作。综合处的职能主要是：负责全市法院的思想政治

13、工作，协助市主管部门指导、协调全市法院的人员招录工作，负责全市法院人事信息工作， 协助地方党委、 组织部门抓好全市法院领导班子建设和后备干部的管理、考察、调整和交流工作，完成党组交办的其他事宜。教育培训处的职能主要是：研究制全市法院各类人员的教育规划、 年度培训计划； 组织实施各类教学培训工作； 负责各类教育培训班及继续教育名额分配、 手续办理相关工作； 协同相关部门选派法官几其他人员出国培训；负责全市法院培训机构与兼职教师的聘用和管理工作。宣传处的主要职能是：负责宣传全市法院重要会议精神和各项审判工作； 宣传全市法院队伍建设进展情况和先进典型；对本辖区内疑难、有重大影响的案件、最新的法律法规

14、、 审判案例以及司法解释进行宣传报道；负责接待协调各级新闻单位来访事宜，并对基层法院的司法宣传工作进行指导。老干部处的主要职能是 ：负责做好离退休干部的政治学习、 文件传阅、 听重要报告、 参加有关会议和政治活动等具体组织工作； 根据量力自愿的原则， 配合有关部门为老干部继续发挥作用创造条件； 做好老干部活动室的管理工作， 组织老干部开展适宜的文体活动； 对老干部进行家访和组织慰问活动， 经常了解老干部的身体、 学习和生活状况， 反映他们的意见和要求， 合理解决他们的实际问题；与有关部门协调 ,共同做好老干部的其他服务工作；承办院领导交办的其他有关老干部事宜。组织人事处的主要职能是：负责中院机

15、关工作人员的法官等级评定、 补员、 警衔报批审核等工作； 组织实施中院机关法官审判业绩考评，办理法官考评委员会决定的事项，负责中院机关岗位目标考核工作；负责中院机关办案等各类竞赛活动， 负责党组会记录及研究事项落实工作， 负责中院机关人员工资、福利、人事档案，负责实施干警健康疗养、祝贺、慰问制度落实工作，负责中院机关人事信息工作人民团体之段庄街道办事处党政办公室主要职责 :协助街道党工委、街道办事处领导拟定年度工作计划，为领导决策提供方法、措施和依据；负责综合性文字材料的起草、修改及印发；负责会议组织、机要保密、信息反馈、文书档案管理和后勤保障工作；负责组织、纪检、宣传、统战、工会、共青团、妇联、老干部等项工作。