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1、一 、会议方案的拟订 （一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 3.电话会议及视频
2、会议 （1）电话会议交流信息的特点 1）电话会议:方便灵活，准备时间短，回复迅速。缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。 为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。 2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。 （2）视频会议 1）视频会议的特点:声音和图像同时传送。不受空间的限制。节省时间、费用。交流效果较好。视频会议的交流不够深入广泛。 2）视频会议信息
3、工作的要求 由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。 4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。 5.会务机构分工的要求 会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。 （二
4、）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。 二、会务筹备概述 （一）会务筹备概述 1.会务筹备情况检查的主要内容:（1）会议准备是否充分;（2）会议期间能否排除各种干扰;（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况;（5）会场布置情况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其他内容 2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。 3.会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：（1）听取会议筹备人员
5、的汇报;（2）会前现场的检查 （二）会务筹备的程序 1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括： (1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。 2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。（3）按照既定的检
6、查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。（4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。 三、审核会议文件夹概述:1.会议文件的类型,2.会议文件审核的内容:(1)审核会议文件的准确性和完整性(2)会议文件的具体内容3.会议文件审核的方法:(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，适用于整洁、改动不多的文件。读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。 （二）会议文件审核的工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。（2）由主管
7、乞讨书进行会议文件夹初审。（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。 四、与领导沟通会议的有关事宜 （一）与领导沟通会议概述 1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）及时原则；（3）全面原则。 2.与领导沟通会议有关事宜的方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有关会议;(4)其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。 3.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。 （
8、二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序 与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：(1)明确会议的目标;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领导。 五、拟订会议的应急方案概述 1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员 2.会议应急方案的作用:(1)会议应
9、急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。 3.会议应急方案特点:1.有的放矢；2.预防为主；3.留有余地。 4.会议应急方案实施的原则:1思想上充分重视；2在人、财、物方面要措施到位；3在实施的过程中要坚持定期检查。 5.处理会议突发事件的方法:1处理人员问题；2处理场地问题；3处理设备问题；4处理资料问题5处理健康与安全问题；6处理行为问题。 （二）会议应急方案的工作程序预测情况 准备应
10、对备选方案 讨论会议紧急情况 确定会议应急方案。一、会议总结工作的内容和要求 （一）基础知识 1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：（1）检查会议目标的实现情况。（2）检查各个小组的分工执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。 2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
11、（二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行总结。 二、会议评估工作的内容和要求 （一）基础知识 1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素 一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。 （2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面：1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。 2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。（2
12、）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。 3.会议评估工作的方法和要求 （1）会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。 （2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。 （二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素
13、设计会议效果评估表汇总评估结果。 （三）注意事项 会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。（2）对决议实不力。（3）不对会议的成败得失进行总结。（4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。（5）与会人员对会议感到不满。一、确定涉外礼次序（一）基础知识1.涉外接待的原则和要求（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。（2）依照来
14、宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；2在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。（5）不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。（二）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;2.提前通知有关各方;3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序二、安排涉外迎送仪式（一）基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请
15、，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。（二）涉外迎送仪仗式的工作步骤:1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.安排送行仪式三、安排涉外会见会谈和拜访（一）基础知识1.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：（1）充分了解又方的情况。（2）准备工作要落实到位。3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。2.拜访的要求:(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.(3)初次见面, 可以不送礼物.(二)会见、会谈的工作程序会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略） 四、涉外宴请的常识（一）基础知识1.涉外宴请的
