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1、第四章 Excel2000 的使用4.1 基础知识点基础 1Excel 2000 基本概念1.Excel 2000 袭本功能 （1）方便的表格制作。（2）强大的计算能力。（3）提供丰富的图表。（4）具有数据库管理功能。（5）数据共享。2.Excel 的启动与退出 1）启动 Excel（1）单击“开始”按钮，鼠标指针移到“程序”菜单处。（2）在“程序”菜单中单击MicrosoftExcel项，则出现 Excel 2000 窗口。（3）若桌面上有 Excel 快捷方式图标，双击它，也可启动 Excel。（4）可以双击 Excel 文档启动 Excel,2）退出 Excel（1）单击标题栏右端 Ex
2、cel 2000 窗口的关闭按钮“x”。（2）单击 Excel 2000 窗口“文件”菜单的“退出”命令。（3）单击标题栏左端 Excel 2000 窗口的控制菜单按钮，并选中“关闭按钮”。（4）按快捷键 AltF4。3.Excel 窗口 Excel 2000 窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、数据编辑区和状态栏等组成。1）标题栏标题栏左侧是控制菜单按钮，它包含恢复窗口、移动窗口、改变窗口的大小、最大（小）化窗口和关闭窗口。标题栏右侧有最小化、最大化还原、关闭按钮。2）菜单栏菜单栏包括文件、编辑、视图、插人、格式、工具、数据（见图 4 一 1）、窗口和帮助 9 个菜单项。各菜单均含有若干命令，可以
3、进行绝大多数的 Excel操作。3）工具栏默认显示的是“常用”和“格式”工具栏。可以根据当前需要显示工具栏：使用“视图”菜单、“工具栏”命令，选择某工具栏名称，则其前将出现“V”（工具栏将显示）；再单击之，其前的“V”又消失了（该工具栏将被隐藏）。4）数据编辑区数据编辑区是用来输人或编辑当前单元格的值或公式，其左边有冰鑫夔赓按钮，对应输人数据进行取消、确认和编辑公式。该区的左侧为名称框，它显示当前单元格或区域的地址或名称。 5）状态栏状态栏位于窗口的底部，用于显示当前命令或操作的有关信息。例如，在为单元格输入数据时，状态栏显示“输人”，完成输人后，状态栏就显示“就续”。6）工作簿窗口在 Exc
4、el 窗口中还有一个小窗口，称为工作簿窗口，有标题栏、控制菜单按钮、最小化和最大化按钮、关闭窗口按钮。工作簿窗口下方左侧是当前工作簿的工作表标签，每个标签显示工作表名称，其中一个高亮标签（其工作表名称有下划线）是当前正在编辑的工作表。4.工作薄与工作表 工作簿是一个 Excel 文件，扩展名为xls，其中可以含有一个或多个表格（称为工作表）。它像一个文件夹，把相关的表格或图表存放在一起，便于处理。一个工作簿最多可以含有 225 个工作表，一个新工作簿默认有 3 个工作表，分别命名为 Sheetl、Sheet2 和 Sheet3 工作表名字可以修改，工作表的个数也可以增减。5.单元格与当前单元格
5、工作表中行列交汇处的区域称为单元格，窗口左侧的 1，2,3，65536表示工作表行号，上方的 A, B.C，IU，IV 表示 T 一作表列号，它们构成单元格的地址，也就是说工作表是由 65536 行和 256 列组成的。 基础 2 工作簿操作 1.建立新工作薄 （1）每次启动 Excel,系统自动建立一个新工作簿，文件名为 Bookl. xls.,（2）单击“常用”工具栏的“新建”按钮。（3）单击“文件”菜单的“新建”命令2.保存工作薄 （1）使用“文件”菜单的“保存”命令。（2）使用“常用”工具栏的“保存”按钮。（3）换名保存。使用“文件”菜单的“另存为”命令，在另存为”对话框中设置。3.打
6、开工作薄 （1）使用“文件”菜单中的“打开”命令。（2）使用工具栏中的“打开”按钮。（3）单击“文件”菜单中存放的作簿文件名。4.关闭工作薄 （1）单击“文件”菜单的“关闭”命令。（2）单击工作簿窗口的“关闭”按钮。（3）双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”按钮，调出控制菜单，选择“关闭”基础 3 工作表操作 新建的工作簿默认有 3 个作表。可以选择对某个工作表进行操作，还可以对工作表进行重命名、复制、移动、隐藏和分割等操作。 1.选定工作表 在编辑工作表前，必须先选定它，使之成为当前工作表。选定皿作表的方法是：单击目标工作表中的标签，则该工作表成为当前 I:作表，其名字以自底显示，且有下划线。
7、若目标工作表未显示在工作表标签行，可以通过单击工作表标签滚动按钮，使目标工作表标签出现并单击它。l）选定多个相邻的工作表单击这几个工作表中的第一工作表标签，然后，按住 Shift 键并单击工作表中的最后一个工作表标签。此时这几个工作表标签均以自底显示，工作簿标题出现“工作组”字样2）选定多个不相邻的工作表按住 Ctrl 键并单击每一个要选定的改正标签。2.工作表重命名 为下作表重命名的方法是：双击要改名的工作表标签，使其反白显示，再单击鼠标，出现插人点，然后进形修改或输人新的名字。3.工作表的移动和复制 工作表的移动和复制方法如下。1）在同一工作簿移动（或复制）工作表单击要移动（或复制）的工作
8、表标签，沿着标签行拖动（或按住 Ctrl 键拖动）工作表到目标位置。2）在不同工作簿之间移动（或复制）上作表（1）打开源工作簿和目标工作簿，单击源工作簿中要移动（或要复制）的工作表标签，使之成为当前工作表。（2）单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现“移动或复制工作表”对话框。 （3）在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在“下列选定工作表之前”栏中选定在目标工作簿中的 插人位置。4.插入工作表 一个工作簿默认有 3 个作表有时不够用，可用如下方法插人新的工作表。（1）单击某工作表标签，新工作表将插在该工作表之前（2）单击“插人”菜单的“工作表”命令5 删除工作表 （1）单击要删除
9、的）几作表标签，使之成为当前工作表（2）单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，出现MicrosoftExcel对话框。（3）单击对话框中的“确定”按钮。6.工作表的分割 在工作簿窗口的垂直滚动条的上方有“水平分割条”、在水平滚动条的右端有“垂直分割条”。当鼠标指针一分别移到水平和垂直滚动条上时，鼠标呈“上下和左右双箭头”。1）水平分割工作表鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。每个窗口有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分。2）垂直分割工作表基础 4 3 种类型的数据输入操作 Excel 20
10、00 每个单元格最多可输人 32000 个字符。常量数据类型分为文本型、数值型和日期型 3 种。1 输入字符 单击目标单元格，使之成为当前单元格，名称框中出现了当前单元格的地址，然后输人字符串。输人的字符串在单元格中左对齐。1）取消输入取消当前单元格中刚输人的数据，恢复输人前状况的两种方法：（1）按 Esc 键。（2）单击“X”按钮。2）存人单元格输人后数据存人当前单元格的方法有：（1）按箭头键（一、个、咨），则存储当前单元格中输人的数据，并使箭头方向的相邻单元格成为当前单元格。（2）单击“”按钮，存储当前单元格中的数据。（3）按 ENTER 键，存储当前单元格中的数据，本列下一行单元格成为当
11、前单元格。3）长字符串的输入单元格的宽度有限，当输入的字符串超出单元格的宽度的时，存在两种情况。（1）如果右侧单元格内容为空，则字符串超宽部分一直伸到右侧单元格，成为宽单元格。例如 A1 单元格输入“北京大学计算机系 2003 年期期末考试成绩单”A1 则成为宽单元格，如图 42 所示。（2）入右侧单元格有内容，则字符超宽部分隐藏，不再右侧单元格显示。例如再 C4 单元格中输入“2003 年”。再 B4 单元格中输入“03 计算机系信息管理 3 班”，可以看到 B4 单元格中显示“03 计算机”隐藏了“机系信息管理 3班”。 4）数字字符串的输人有 些数值是无须计算的代码，如电话号码、邮编等，
12、常常把它们处理为由数字字符组成的字符串。为了与数值区别，先输入单撇号“”，然后再输人数字字符串。数字 字符串不参加计算，如求和。如图 4 一 2 所示，B5 单元格为数值“56.（右对齐）,C5 单元格为字符串“100（左对齐），D5 单元格的 56是 B5 和 C5 的和，可见 C5 的 100 未参加求和计算。2.输入数据 输人数值时，默认形式为普通表示法，如 78,100.54 等。当长度超过单元格宽度时自动转换为科学计数法表示，如输人“110000000011”，在单元格显示“11E11”。数值在单元格中右对齐，如图 4 一 2 所示3.日期和时间 若输人的数据符合日期或时间的格式，则
13、 Excel 将以日期或时间存储数据。1）输人日期 用户可以用如下形式输人日期（以 2002 年 10 月 5 日为例）。2002/10/052002 一 10 一 505 一 OCT 一 025/OCT/02日期在 Excel 系统内部是用 1900 年 1 月 1 日起至该日期的天数存储的例如：1900/02/01 在内部存储的是 32。2）输人时间用户可按如下形式输入时间（以 20 点 40 分为例）。20：408：40PM20 点 40 分下午 8 时 40 分PM 或 P 表示下午，AM 或 A 表示上午3）日期与时间组合输人例如，2002 一 10 一 05.20：40，2002
14、年 10 月 5 日 20 时 40 分等：若单元格首次输人的是日期，则该单元格就格式化为日期格式，以后再输人数值仍然换算成日期。4.智能填充数据 当相邻单元格中要输人相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用Excel 的智能填充功能实现快速输入。在当前单元格的右下角有一小黑块，称为填充句柄。1）填充相同数据在当前单元格 A1 中输人“北京大学”，鼠标指针移到填充句柄，此时，指针呈“”状，拖动它向下直到 A11，松开鼠标键。从 A2 到 All 均填充了“北京大学”。2）填充已定义的序列数据在单元格 B2 输人“一月”，拖动填充句柄向下直到单元格 B11，松开鼠标左键，则从 B2 起，依次是“
15、一月”，“二月”，“十月”数据序列：“一月，二月，十二月”事先已经定义。所以，当在 B2 单元格中输入“一月”并拖动填充句柄时，Excel 就按该序列数据依次填充二月、只月若序列数据用完，再从开始取数据。即“一月，二月，十二月，一月”。Excel 中已定义的填充序列还有：Sun，Mon，Tue，Wed，Thu，Fri，SatSunday，Monday，Tuesday，Wednesday，Saturday日，一，二，三，四，五，六星期日，星期一，星期二，星期二，星期四，星期五，星期六Jan，Feb，Mar，Apr May，Dec一月，二月，十二月第一季，第二季，第不季，第四季甲，乙，丙丁癸用户也
16、可自定义填充序列，方法如下。 （1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框。（2）选择“自定义序列”标签，可以看到“自定义序列”框中显示了已经定义的各种填充序列，选中“新序列”并在“输人序列”框中输人填充序列（如：一级，二级，八级）。（3）单击“添加”按钮，新定义的填充序列出现在“自定义序列”框中。（4）单击“确定”按钮。3）智能填充除了用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（如等比、等差）进行智能填充。以 A7：E7“依次按等差数列填充 6，8，10，12，14 为例。（1）在 A7 中输人起始值 6。（2）选定要填充的单元格区域（鼠标自 A7 一直拖到 E7）。（3）单击“编辑”菜单“填充”命令的“序列”，出现“序列”的对话框二（4）在“序列产生在”栏中选定填充方式（按行或列）。本例中选择按“行”填充。（5）在“类型”栏中选择填充规律，选择“等差数列”。（6）在“步长
