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1、 内审技巧 质量管理体系术语 审核 审核证据 审核准则 审核发现 审核结论 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定 满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并 形成文件的过程 审核准则 用作依据的一些方针 程序或要求 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事 实陈述或其他信息 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价 的结果 审核结论 审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得 出的审核结果 质量管理体系审核 质量管理体系审核是质量审核的一种 它的审核对象是组织的质量体系 目的评价 质量管理体系的符合性和有效性 体系审核的特点 质量管理体系审核是一项系统的 独立的 客观的
2、审核 系统性表现在它是有组织的 按特定的计划 和查检表进行审核 独立性是指审核不会导致将质量责任从受 审核方的工作人员身上转移到审核组或审核员 人身上 客观性为审核重客观证据 推测或推理不 会作为判定依据 质量管理体系审核依据 nISO19011 n质量管理体系文件 n 质量管理体系要求 n 法律 法规要求 质量管理体系审核种类 n第一方审核 又称内部审核 用于内部目的 由组织自己 n 或以的名义进行 可作为组织自我合格声明 n 的基础 n第二方审核 由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以 n 相关方的名义进行 是外部审核的一种 n第三方审核 由外部独立的组织进行 这类组织提供符合 n 要求
3、如 GB T19001 的认证或注册 n联合审核 当两个或两个以上审核组织合作 共同审核同 n 一受审核方的情况 n结合审核 质量管理体系与环境管理体系一起审核的情况 内部审核的种类 例行审核 滚动式 在较短的时间内完成一次完整的审核 集中式 在一段时间内逐一完成所有部门或全部要 素的审核 临时审核 有如下情况时进行的审核 公司的管理模式 组 织架构 质量方针发生重大变更时 质量体系本身存 在重大缺陷 如 顾客投诉情况严重 重大的品质问 题等影响质量体系 公司的产品 生产工艺 技术 出现重大变动 管理者代表认为有必要时 审核计划内容 1 审核的目的与范围 2 审核组的组成 审核组长 组员 3
4、审核的依据和审核性质 4 审核时间安排及任务的分配 审核 员 受审核部门 人员 时间 首 次会议 末次会议等 5 审核计划的制定与批准 审核查检表 1 内容 审核项目 审核方法 抽样数量 相关文件 受审部门 人 2 作用 查检表列出了需审核的要点 以确保审核覆盖面的完整 使审核目的清楚 并使审核按计划进度进行 减少审核的偏见并减轻审核工作量 作为审核记录 报告 的参考文件 3 编制原则 应对照质量体系标准及组织的质量体系文件 应选择典型的质量问题 应突出要审核区域的主要职能 抽样必须具有代表性 要选好准备审核的项目及要寻找的 客观证据 审核方法 1 文件评审 2 面谈 3 观察 4 查阅 5
5、验证 审核方法 面谈 通过与当事人的交谈 询问获得客观证据 常用于审核员了解实际工作人员对自己的工作文 件内容是否正确理解和掌握 也用来了解文件中 可能规定不十分清楚之处 应注意 1 询问 交谈对象必须是所要收集证据 的工作当事人 2 其它人员的谈话可能有参考价值 但 在未证实之前不能作为客观证据 3 无关人员的谈话往往会干扰审核员的 正常思路 审核技巧 1 问的技巧 2 听的技巧 问的技巧举例 n坦诚 友善的态度 n少说多听 n适时 恰当提问 因人因事适当选择提问 方式 n选择恰当面谈场所 听的技巧举例 n坦诚 友善的态度 n敢于沉默 少说多听 并专注 认真地 听 n及时 适当 明确进行肯定
6、与回馈 避 免打断 干扰 反驳对方说话 其他 1 不要只听受审核人员讲 还应仔细观察 2 一次只谈一个问题 且问题搞清楚后再进 行下一个项目 3 对容易误解的问题应注意进一步澄清 确 认 4 谈话时注意观察对方的表情与态度 审核方法 查阅 查阅文件和记录以获得客观证据常用在对已经过 去的事实的证实 因记录都是已发生的事件 有助 于审核员对以往事实的调查和了解 应注意 1 记录的真实性与可信度 不真实的记录 不能作为客观证据 如 明显涂改 明显编造和事 后补做的记录 2 进行连续性检查以发现接口问题 如 查到一批产品不合格的检验报告 接着查核该批不 合格品的评审报告 返工或返修的处置记录及其复
7、检记录 入库发货记录 顾客有无投诉记录 审核方法 观察 通过观察获得客观证据最适用于检查有关人员 是否按文件规定进行操作 应注意 1 首先要清楚文件的要求 然后再观察 操作者操作 2 可通过同一岗位不同操作者的操作观 察来评价文件的充分性与培训的有效性 3 观察时应不易为人察觉较好 否则易 引起观察对象的紧张造成误操作或引起观察对象 的警觉而发现不了问题 审核方法 验证 通过对活动及结果的验证获得客观证据 常用 来证实有疑问的活动及结果 也可作为一种正常 的验证手段 应注意 1 对被验证的活动及结果应有一定的了解 对验证的方法有所了解 2 采用验证手法时 被验证活动的责任人往 往有不被信任的感
8、觉 应使对方确信审核员只是 想看看工作是如何做的 3 即使对某项活动及其结果没有疑问之处 按抽样计划和检查表规定 也应做抽查验证 内审问题深度跟踪 1 执行人对流程不了解 2 不同作业员做法不一致 n人 需要跟踪问题的根源 没有培训 自我 理解问题 上司的培训方式问题 等 n事 没有控制措施 审核路线 逆向和顺向审核方法 从过程的始端查到终 端 或从过程的终端查到始端 适用第二方审核 自上而下和自下而上的审核方法 如 文 件控制适用自上而下 检验测量和试验适用自下而 上 按标准条款审核和按部门审核 一般应采用 按部门审核为宜 比较小公司 部门较少时可采用 按标准审核的方法 审核记录 清楚 简明
9、 易懂 对所要描述的客观事实应叙述清楚 表达准确 并简单扼要和易为审核组其他成员及受审核区域的 人员所读懂 可追溯和再现性 当需要复核时 可以找到原提供的证据 因此 审核记录应将客观证据的特征记录下来 如 场所 岗位 职位工号 文件 记录 设备编 号 产品 材料的批号等 不符合报告内容 受审核方 部门或地点 审核员 时间 不符合事实的描述 不符合的审核准则 标准 文件 等 受审核方确认 不符合判定原则 基于事实原则 文件 记录 谈话内 容 实物 由表及里原则 给出事实和原因 按 原因判定 严格区分容易混淆条款 销售合同需 评审 而采购合同需审批 就近原则 合理不合法 以法为准则 不符合类别 严
10、重不符合 标准要求没有执行的事项 某一要素或某区域内存在的 经常或大 量发生的错误事项 该事项可导致严重后 果 对系统的影响很难消除或需花费较多 时间和精力才能消除 一般不符合 所发生的不符合为孤立的 偶发性的人为错误 后果一般不严重 对 系统无重大影响 观察项 不符合的客观证据不足 但有 可能会发展成为不符合的事件 审核报告内容 审核概述 审核结论 不符合分布 纠正措施要求 重大问题说明 不符合关闭 1 提出纠正措施与预防措施的要 求 2 制定纠正与预防措施及其实施 计划并实施 3 验证纠正与预防措施的有效性 并记录 质量管理体系术语 纠正 纠正措施 预防措施 纠正 为已发现不合格所采取的措
11、施 纠正措施 为消除已发现的不合格或其他不期 望的情况的原因所采取的措施 预防措施 为消除潜在不合格或其他潜在不期 望情况的原因所采取的措施 审核中常见问题及对策 问题对策 1 现场审 核不能按计划完成 需延 迟时间 现场审 核发现重要线 索需追踪 但可能会造成计划延 迟 组员应 及时报告组长 可由组长派人增 援 当无人可派时 组长应 与受影响的 部门 正在审核及可能会推迟的下一个 部门 协商 做适当的调整 2 需扩大抽样范围和扩大抽样量 扩大抽样范围和抽样量 如不会造成计 划的延误 审核员可自行决定并做好记 录 影响计划则应征得组长同意 3 受审核方过于随便 不在乎审核 员的调查和询问 审核员应耐心 并严肃的告诉对方自己 需要了解的情况 按查检表的内容进行 检查 4 人为设置障碍 使审核不能顺利 进行 审核员及时报告组长 如属于审核员个 人素质问题 可换人 如属受审核方问题 审核组长进 行协调 直至上报管理层 无论如何不能发生争执
