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1、2020 3 6 商务审计部 1 共享现代信息文明 新员工入职培训 2012年第四期 商务与审计2012年8月6日 2020 3 6 商务审计部 2 一 商务管理体系二 商务管理制度与流程三 内部审计制度与公司各项审批流程 2020 3 6 商务审计部 3 一 商务管理体系 一 成立商务管理部门的目的 适应快速发展需要 规范公司经营管理行为 保障公司的正当权益不受侵害 减少因项目实施过程监管缺失造成的损失 规避企业经营风险 2020 3 6 商务审计部 4 一 商务管理体系 二 体系架构 2020 3 6 商务审计部 5 一 商务管理体系 三 架构设置说明 1 公司商务审计部 负责公司商务管理
2、 内部审计制度和流程的建设及组织实施等工作 2 分支机构商务管理 1 成立商务中心或在综合部设置专门商务专员 2 分公司或办事处筹建初期 由财务人员兼职商务管理工作 3 各商务专员在公司商务部门的指导下负责本单位商务管理工作 2020 3 6 商务审计部 6 四 商务管理职能 1 建章立制 制定商务管理相关制度 流程 2 定价 制定定价原则 组织建立成本定价模型 3 商务工作组织 项目立项 招标工作 统管项目的调度管理等 4 商务审核职能 项目立项 合同审批 合同付款审核 开具发票审核等 5 合同管理 合同台账管理 定期与财务部门进行核对 一 商务管理体系 2020 3 6 商务审计部 7 6
3、 项目实施的过程管控 项目实施进度 工作量 收入 成本费用及资金使用 重点跟踪和分析阶段目标的可实现性 付款审核 结合实施进度 合同约定及项目立项 7 客户信息管理 客户信息的收集 整理 维护管理 8 对各单位商务活动的指导和监督 一 商务管理体系 2020 3 6 商务审计部 8 一 商务管理办法 二 合同管理办法 三 统管项目管理办法 四 工程建设业务管理办法 五 管理细则 采购 招投标管理 关于省外项目及办事处资金 费用的管理细则 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 9 六 相关通知 规范等 1 关于进一步明确销售业务立项 定价 结算及分包等原则的通知 2 关于新设立分
4、支机构业务开展的协调管控 3 关于重复进行合同签订审批的流程规范 4 关于加强公司流程管控的通知 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 10 公司商务管理包括以下几个方面 一 销售业务管理 二 采购业务 包括业务外包 管理 三 客户信息管理 四 招投标管理 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 11 一 销售业务管理流程不执行立项的销售业务管理 新设机构单笔金额在10万元以下 成熟机构单笔金额50万元以下的销售业务 组织商务 市场 业务实施主管 财务等部门评价后 如项目专业利润率符合要求 则直接签订合同并组织实施 双方原有框架协议的 可不再另行签订合同或协议 二
5、 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 12 执行立项的销售业务管理1 新设机构单笔金额10万元以上的 须单独立项 2 成熟机构单笔金额在50万元及以上的 包括电信业务 须执行总 分两级立项 新设分支机构视同总部部门进行管控 3 跨区域拓展的项目须通过总部立项 4 对于分支机构自行拓展但须公司代管的项目执行总 分两级立项 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 13 执行立项销售项目管理流程 1 项目立项 2 项目投标 3 合同签订 4 项目实施及跟踪反馈 5 完工 竣工 验收 6 结算及分析 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 14 1 项目立项
6、1 原则技术可行性 并具备施工能力 经济可行性 项目专业利润率等经济指标符合要求 市场战略意义 特批 专业利润率 专业税前利润与收入占比 成本费用 人工成本 直接成本 分包及材料采购等 间接费用 差旅费 招待费 车辆使用费 协调费等 不包括综合管理成本分摊 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 15 2 项目立项的具体实施 市场部向商务及业务主管部门提交项目详细资料 拟订项目实施方案 反馈给市场部并抄送商务 商务发各部门征求意见 组织立项专题会议分析评价 评审通过后 市场部提交 立项审批表 办理立项签批流程 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 16 2 项目立
7、项的具体实施 续 项目立项后资金垫付发生变化的 对原立项审批补充说明 执行两级立项的 公司业务主管部门应指派专人了解项目细节 在分支机构完成立项签批流程后 传真其签批后的 立项审批表 到公司市场部 由其代为办理审批流程 补充附件 项目立项时对前期申请资金的项目的运作情况汇总 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 17 2 项目投标 1 参与投标的 但最低报价须满足立项的利润率要求 2 投标时外部条件变化时 该实际利润率仍应满足专业利润率要求 对于从公司经营战略角度考虑 预计利润率低于专业利润率要求的市场支撑项目 须经公司经理会批准后 方可继续参与投标 相关签批流程后补 执行修订
8、后的立项审批表 特殊流程 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 18 3 合同签订 1 无须参与投标的 市场部签订销售合同或协议 2 参与投标的 待中标后 市场部签订相关的销售合同或协议 3 合同签订 双方已有框架协议 无须另行签订合同的 可以凭派工单安排施工 在框架协议要求下运作 4 正式签署后的销售合同或协议 派工单须在公司商务部门备案 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 19 4 项目实施和跟踪反馈 1 合同签订后 由业务主管部门安排项目具体实施 2 业务实施单位要执行既定的实施方案 变更须经业务主管部门 市场和商务同意后方可进行 3 公司商务根据立项审
9、批 销售合同管控项目实施流程 对项目进行全过程跟踪 4 业务主管部门和财务部门需按月向商务部门提交各项目进度情况表的相关数据 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 20 5 完工 竣工 验收项目完工后 市场部门负责推动客户进行验收 业务主管部门和承办部门必须给予密切配合 6 结算及分析 1 财务配合市场部做好发票开具 款项结算 2 业务主管部门应及时向财务部提供工作量 收入分配的相关资料 财务部据此进行项目的收入 成本费用及资金结算分配工作 3 项目完工验收 交付后 业务主管部门须对项目认真做好总结分析 提交 项目完工总结报告 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计
10、部 21 二 采购业务管理流程 采购业务范围1 固定资产 低值易耗品 无形资产等自用资产 2 固定资产 低值易耗品 材料物资 无形资产等费用类资产 凡所购买资产或物资用于销售的 均属于费用类资产采购 3 业务外包 资产采购流程实行评审与执行职能分开 评审职能在商务部 执行职能在资产管理部门或相关业务部门 资产的采购流程包括采购申请 合同签订和到货验收 采购流程包括采购申请 合同签订和到货验收 办理入库和出库手续 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 22 三 客户信息管理 1 建立 健全并更新客户档案信息 收集客户资料并定期审查和调整 对所有潜在客户就其质量和价格进行可行性评估
11、 2 定期了解客户的满意度 处理客户的投诉 巩固维护与客户的关系 总结经验与教训 为与客户建立长期合作奠定基础 3 定期对客户进行评价 分级 定期总结 分析客户的履约能力 付款能力等 为选择优良客户提供依据 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 23 四 外包业务管理通过分包方式 交由具有相应资质的外包公司办理 按照协议约定结算相应费用的经营行为 1 外包单位的选择标准 一定规模 一般注册资本在50万元以上 具备相应的经营资质 人员 技术力量 设备及办公场地 具有良好信誉和长期的服务能力 公司业务的外包单位原则上不得为个体工商户及自然人 二 商务管理制度及流程 2020 3 6
12、 商务审计部 24 2 外包业务的取费标准 所有分包业务必须采用招标的形式确定外包公司 3 外包业务的日常管理 为了保障外包业务的施工质量 维护质量 加快外包业务的竣工 完工 决算速度 商务部门和业务部门须成立外包管理小组 负责对外包业务的监督检查和支撑协调工作 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 25 关于新设立分支机构业务开展的协调管控1 公司商务审计部 当新设立分支机构有需要总部给予协调配合事项时 须及时与公司商务审计部沟通 商务部门应给予明确指导 并协调相关部门给予配合 2 09年后成立的分公司及办事处 视同公司总部部门进行商务管控 包括各项业务的项目立项 合同签订等
13、 3 新设立分支机构 据筹建方案及实施计划及时提报阶段资金申请 经批准后 财务部将根据实际进度分期拨付资金 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 26 关于商务管理流程的组织 发起部门界定1 公司商务部门组织项目立项 招标工作 参与招标定价工作及非招标采购的采购审核 2 公司市场部门商务专员作为销售项目立项 合同会签流程发起人 负责项目的结算及回款工作 3 公司相关业务主管部门 包括工程技术部 维护部 信息化事业部 采购合同会签流程的发起部门 同时 负责项目的付款流程办理 二 商务管理制度及流程 2020 3 6 商务审计部 27 公司各项审批流程 1 财务管理类2 商务管理类
14、3 综合管理类4 人力资源类 2020 3 6 商务审计部 28 商务管理类审批流程 项目立项审批 信息化项目与非信息化项目合同审批审批 销售合同与采购合同项目租人审批 2020 3 6 商务审计部 29 综合管理类审批流程 法律文书 资质证件 档案及公章等使用审批 各类法律文书 资质证件的使用 公司正式存档的各类档案的使用 公章使用制度 公文等发布审批 各类规章制度 正式公文的发布 各类通知 通报 业务类文件等日常文件发布 2020 3 6 商务审计部 30 综合管理类审批流程 资产采购及处置审批 固定资产采购及处置 低值易耗品采购及报损 装修申请 资产调拨申请资产租赁审批 房屋租赁 办公场
15、所搬迁 员工笔记本租赁 车辆租赁申请其他审批流程 机票申购 名片印证申请 各类业务招待费用 礼品采购及领用申请 车辆使用申请 私车公用申请 2020 3 6 商务审计部 31 人力资源类审批流程 招聘 入职 员工招聘 人员需求申请 员工入职 入职员工邮箱 OA开通 员工宿舍租赁 员工宿舍入住及退租申请 户口迁移转正 员工转正评估调动 员工异动 S10岗及以上 员工异动 S10岗以下社保 公积金提取 工资 福利的发放 员工薪资调整 社保 公积金补缴 社保 公积金转移 社保 公积金减员 公积金提取 销户 各种奖罚 工资及福利发放 2020 3 6 商务审计部 32 人力资源类审批流程 培训申请 培
16、训申请 年度培训计划审批离职 员工离职工作 交接 员工离职审批请假审批 员工请假 员工加班申请 员工出差审批各单位考核 公司总部各部门的考核 分支机构目标考核评优 核心人员甄选 年度评优方案审批 核心员工甄选方案审批通信费报销额度申请 通信费用报销 额度标准申请其他人类资源类申请 员工满意度调查方案审批 2020 3 6 商务审计部 33 三 审计制度与公司及流程 一 内部审计制度 二 内部审计流程 2020 3 6 商务审计部 34 总则审计机构及人员审计范围审计时间公司内部审计的主要任务内部审计的工作程序内部审计的权利与责任奖励和处罚 内部审计制度 架构 2020 3 6 商务审计部 35 内部审计制度 审计机构及人员 1 公司设立审计部 配备内部审计人员 在董事会领导下 独立行使内部审计职权 对董事会负责并报告工作 2 为保证审计工作的独立 公正 与审计事项有利害关系的 应当回避 可临时组织所属审计人员或邀请有关部门业务人员共同审计 必要时可聘请外部特邀专家进行专题审计或专案审计 3 内部审计人员应具备良好的政治素质 职业道德和会计 审计 管理等方面的专业知识及工作经验 熟悉本组
